公司行政文档与档案管理制度

公司行政文档与档案管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是为了规范公司行政文档和档案的管理，确保信息安全、方便查阅和保护知识产权，提高工作效率和决策准确性。该制度依据国家有关法律法规、公司章程和其他相关规定。第二条适用范围本制度适用于公司内全部的行政文档和档案的管理，包含纸质和电子档案，适用于全体员工。第三条定义行政文档：指公司内部相关部门和人员在工作中产生的各种文件、报告、备忘录等书面料子。包含纸质和电子形式。档案：指公司内各部门在工作过程中产生的具有业务价值的信息载体，包含文件、报告、合同、协议等。包含纸质和电子形式。第二章行政文档管理第四条行政文档的分类依据行政文档的性质和用途，行政文档分为内部文档和外部文档。内部文档：指仅供公司内部使用的行政文档，包含各部门、团队之间的工作报告、会议纪要、备忘录等。外部文档：指涉及公司对外沟通的行政文档，包含合作伙伴、客户、政府机构等外部机构之间的信函、合同、协议等。第五条行政文档的保密与归档内部文档应分类管理，依据机密程度分为机密、秘密和普通级别，设置相应的权限。机密级别的内部文档应仅限于相关人员阅览，传阅和复制必需经过授权。行政文档的归档应依照年度、月度或项目进行分类整理，确保档案清楚、易于查阅。行政文档的电子备份应定期进行，备份数据应存储在安全可靠的存储介质中。第六条行政文档的传阅和审批行政文档的传阅应依据需要和权限进行，传阅过程应记录传阅人、时间和阅读看法。行政文档的审批程序应明确，应具备法律合规性，包含发起审批、审批流程、审批人员等。第七条行政文档的保管期限内部文档的保管期限原则上不得少于2年，依据需要可以酌情延长保管期限。外部文档的保管期限应依据法律法规和合同商定进行管理。第八条行政文档的销毁与报废行政部门负责定期审查行政文档，对已实现保管期限且无连续使用价值的文档进行销毁和报废。销毁和报废的行政文档应进行登记，并合规地进行文件碎纸、磁带擦除、电子数据彻底删除等程序。第三章档案管理第九条档案的归档各部门应依照标准档案分类，对业务工作中产生的紧要档案进行归档。归档标准应明确，并建立相应的档案目录和检索系统，便于查阅和使用。第十条档案的保管期限档案的保管期限应依据国家有关法律法规和公司规定进行管理，不得随便销毁。原始档案应依照保管期限存放于指定的归档库，确保其安全和可靠性。第十一条档案的借阅和复制借阅档案需要填写借阅申请表，并经过主管领导批准。档案的复制需要经过档案管理部门审批，并依照有关规定执行。第十二条档案的修整和整理档案管理部门应定期对档案进行修整和整理，确保档案的完整性、准确性和易于查阅。第四章附则第十三条本制度的监督和责任公司各级管理人员应加强对行政文档和档案管理的监督和检查，确保制度的执行和落实。违反本制度的行为将受到相应的纪律处分，并承当相应的法律责任。第十四条本制度的修订和解释本制度的修订和解释权归公司管理层全部，修订时应征求相关部门和员工的看法，并及时公布。修订后的制度应重新进行培训和宣贯。第五章附则第十五条附件本制度的相关表格