总经理办公会会议制度

总经理办公会会议制度第一章总则

一、目的与原则

为确保公司决策的科学性、民主性和有效性，提高总经理办公会议事效率，规范会议组织与管理工作，特制定本制度。本制度遵循公开、公平、公正的原则，强调集体决策、分工负责、落实到位。

二、适用范围

本制度适用于公司总经理办公会议的召开、组织、管理及会议纪要的跟踪落实等相关工作。

三、定义

1.总经理办公会议：指由公司总经理主持，公司高层管理人员参加的决策性会议。

2.会议纪要：指记录会议议题、讨论内容、决策结果及分工负责等内容的书面文件。

四、会议组织

1.会议召集：总经理办公会议原则上每周召开一次，由总经理或总经理委托的其他高层管理人员负责召集。

2.会议通知：会议召集人应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议题等内容。

3.会议议程：会议召集人应根据公司运营管理需要，提前准备会议议程，并在会议通知中予以明确。

五、参会人员

1.必须参会人员：公司总经理、副总经理、各部门负责人。

2.特邀参会人员：根据会议议题需要，可邀请相关部门负责人或专业人员参加。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应提前向会议主持人请假。

2.会议内容属于公司内部信息，参会人员应严格保密，不得擅自泄露给无关人员。

3.参会人员应按时参加会议，因特殊情况无法参加的，应提前向会议召集人请假，并指派相关人员代替参会。

七、本制度的解释权归公司总经理办公会议。如需修改，由会议召集人提出，经总经理办公会议讨论通过后予以公布实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议议程收集：各部门应在每次会议前向总经理或会议召集人提交需讨论的议题，并提供相关背景资料。

2.议程确定：会议召集人根据各部门提交的议题，结合公司运营管理需要，制定会议议程，并在会议通知中明确议程顺序。

3.会议资料准备：会议召集人负责组织相关人员准备会议所需资料，并于会议召开前至少1个工作日送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到，确保会议准时开始。

2.会议主持人：会议主持人应严格按照会议议程组织会议，确保会议有序进行。

3.议题讨论：会议主持人按照议程顺序组织参会人员对各个议题进行讨论，鼓励参会人员积极发言，充分发表意见。

三、决策与表决

1.讨论结束后，会议主持人应对议题进行总结，并提出决策建议。

2.参会人员对决策建议进行表决，表决方式可为口头表决、举手表决或投票表决。

3.表决结果由会议纪要记录人进行记录，并计入会议纪要。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对本次会议的讨论成果、决策结果进行简要总结。

2.会议主持人强调会议纪要的落实责任，要求参会人员按照分工认真执行。

五、会议结束

1.会议结束后，会议纪要记录人应在2个工作日内完成会议纪要的整理，并发送至参会人员。

2.会议纪要应详细记录会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决策结果及分工负责等内容。

3.参会人员收到会议纪要后，应在2个工作日内确认无误，如有异议，应及时向会议纪要记录人提出。

六、会议资料的归档

1.会议结束后，会议召集人负责组织相关人员对会议资料进行归档，以备查阅。

2.会议纪要应作为公司重要文件进行存档，保存期限为5年。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要整理完成后，由会议纪要记录人发送给所有参会人员及相关部门。

2.参会人员应在收到会议纪要后的两个工作日内进行确认，确认内容包括决策事项的理解无误以及分工任务的接受。

3.若参会人员对会议纪要内容有异议，应在确认期内提出，由会议纪要记录人进行核实并作出相应调整。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中明确的任务分工，应具体到责任人，并明确完成的时间节点。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的工作计划，并按计划推进实施。

3.会议召集人应定期检查任务进度，对执行中存在的问题及时协调解决，确保决策事项得到有效落实。

三、进度报告与反馈

1.责任人需定期向会议召集人报告任务进度，对于重大或紧急事项，应实时报告。

2.会议召集人应将任务进度及存在问题及时反馈给总经理，并视情况决定是否召开临时会议进行讨论。

3.对于未能按期完成的任务，责任人需书面说明原因，并提出后续解决方案。

四、会议纪要的跟踪与评估

1.会议纪要记录人应建立会议决策事项跟踪表，对每项决策的执行情况进行跟踪记录。

2.定期对会议决策的执行效果进行评估，评估结果作为对相关责任人工作绩效的参考依据。

3.对于长期未落实的决策事项，应分析原因，并提出改进措施，以提高会议决策的执行力度。

五、会议纪要的归档与查阅

1.确认无误的会议纪要应由会议纪要记录人进行存档，确保资料的可追溯性。

2.会议纪要的电子版和纸质版均应保存，便于相关人员查阅。

3.公司员工可根据工作需要查阅会议纪要，但需遵循公司信息保密规定，不得擅自泄露。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用采取预订制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.行政管理部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议的顺利进行。

3.若会议室出现冲突，行政管理部门将依据会议的重要性、紧急性等因素进行协调安排。

二、会议室配置

1.行政管理部门应确保会议室基础设施完善，包括但不限于音响设备、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.会议室应保持干净、整洁，室内温度、湿度适宜，为参会人员提供舒适的会议环境。

3.行政管理部门定期检查会议室设备，发现问题及时报修，确保设备正常运行。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设备，遵守操作规程，不得擅自拆卸、损坏设备。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保设备安全。

四、会议室安全与保密

1.行政管理部门应加强对会议室的安全管理，确保会议期间的人员安全。

2.会议室内应配置必要的安全设施，如消防器材、安全出口等。

3.会议涉及公司内部机密信息时，参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容。

五、会议室维护与更新

1.行政管理部门定期对会议室进行维护保养，确保会议室设施设备处于良好状态。

2.随着公司发展，根据实际需要，行政管理部门可提出会议室改造、更新的建议，经审批后予以实施。

3.会议室改造、更新期间，行政管理部门应提前通知相关部门，做好会议安排调整工