2024年学术研讨会会场预订协议

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年学术研讨会会场预订协议本合同目录一览1.会场预订1.1会场选择1.2会场容量1.3会场设施1.4预订时间1.5预订流程2.会议日期与时间2.1会议日期2.2会议时间2.3会议持续时间3.会场布置与设置3.1布置要求3.2布置时间3.3设备提供3.4特殊需求协商4.技术支持与服务4.1音响设备4.2投影设备4.3网络接入4.4技术支持团队4.5服务费用5.会场租赁费用5.1租赁价格5.2支付方式5.3支付时间5.4发票开具6.取消与修改政策6.1取消政策6.2修改政策7.会场管理与协调7.1会场的管理与协调责任7.2会场出入管理7.3突发事件处理8.保险与安全保障8.1保险购买8.2安全保障措施8.3责任归属9.违约责任9.1违约定义9.2违约责任承担9.3违约赔偿10.争议解决10.1争议解决方式10.2争议解决机构10.3法律适用11.保密条款11.1保密信息定义11.2保密义务11.3保密期限12.合同的生效、变更与终止12.1合同生效条件12.2合同变更12.3合同终止13.其他条款13.1附加服务13.2第三方参与13.3合同附件14.签字页14.1甲方签字14.2乙方签字14.3日期第一部分：合同如下：第一条会场预订1.1会场选择甲方根据会议需求，选择乙方的会场A作为2024年学术研讨会的举办地点。乙方应确保会场A的预订日期符合甲方的需求。1.2会场容量会场A的容量为500人，甲方应确保研讨会参会人数不超过该容量。1.3会场设施（1）舒适的座椅和桌子；（2）音响设备；（3）投影设备；（4）无线网络接入；（5）必要的电源插座。1.4预订时间甲方应至少在研讨会日期前3个月向乙方预订会场A。1.5预订流程（1）甲方通过电子邮件或电话向乙方提出预订请求；（2）乙方确认会场A的可用性，并向甲方提供会场的详细信息；（3）甲方确认预订并提供所需信息；（4）乙方向甲方发送会议确认函，包括会议详情和付款信息；（5）甲方按照确认函上的付款指示进行支付；（6）甲方支付完毕后，乙方向甲方发送付款确认函，确认合同的生效。第二条会议日期与时间2.1会议日期研讨会将于2024年5月15日至17日在会场A举行。2.2会议时间每天会议时间为上午9点至下午5点，共计3天。2.3会议持续时间研讨会共计2天，包括主题演讲、小组讨论和互动环节。第三条会场布置与设置3.1布置要求甲方希望会场A以学术研讨会为主题进行布置，包括悬挂横幅、摆放指示牌等。3.2布置时间乙方应在研讨会前至少1周完成会场的布置工作。3.3设备提供乙方应提供所需的音响、投影等设备，并确保设备正常运行。3.4特殊需求协商如甲方有特殊的布置或设备需求，应提前与乙方进行协商，并承担相关费用。第四条技术支持与服务4.1音响设备乙方应提供高质量的音响设备，并确保音响效果满足甲方的需求。4.2投影设备乙方应提供投影设备，并确保投影效果清晰。4.3网络接入乙方应提供稳定的无线网络接入，并确保参会人员能够正常使用。4.4技术支持团队乙方应派遣专业的技术支持团队在现场提供技术支持，确保会议的顺利进行。4.5服务费用乙方提供的技术支持与服务费用已包含在会场租赁费用中。第五条会场租赁费用5.1租赁价格会场A的租赁价格为每场日人民币10,000元，共计30,000元。5.2支付方式甲方应通过银行转账的方式向乙方支付租赁费用。5.3支付时间甲方应在合同签订后的5个工作日内完成支付。5.4发票开具乙方在收到全款后，向甲方开具正规发票。第六条取消与修改政策6.1取消政策如甲方需取消预订，应至少在研讨会日期前60天书面通知乙方。取消预订将导致甲方支付20%的违约金。6.2修改政策如甲方需修改会议日期或时间，应至少在研讨会日期前30天书面通知乙方。修改预订将导致甲方支付10%的违约金。第八条保险与安全保障8.1保险购买甲方应自行购买适用于本次研讨会的保险，包括但不限于公众责任保险、财产保险等。8.2安全保障措施乙方应采取必要的安全措施，确保会场的公共安全，包括消防安全、人员管理等。8.3责任归属如因乙方原因导致的安全事故，乙方向甲方承担相应的法律责任。第九条违约责任9.1违约定义一方违反合同约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，视为违约。9.2违约责任承担违约方应承担因违约产生的损失赔偿责任，包括但不限于对方直接损失、预期利益等。9.3违约赔偿违约方应按照实际损失金额的20%向守约方支付违约金。第十条争议解决10.1争议解决方式双方发生合同争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。10.2争议解决机构如双方协商不成，任何一方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。10.3法律适用本合同的订立、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律。第十一条保密条款11.1保密信息定义保密信息指本合同的签订过程、内容以及与研讨会相关的未公开的技术、商业信息等。11.2保密义务双方对在合同履行过程中获知的对方保密信息予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。11.3保密期限双方的保密义务自本合同签订之日起生效，至合同解除或终止后三年内有效。第十二条合同的生效、变更与终止12.1合同生效条件本合同自双方签字盖章之日起生效。12.2合同变更合同的变更须经双方协商一致，并以书面形式签订。12.3合同终止合同终止后，乙方应协助甲方搬离会场，并退还剩余的租赁费用。第十三条其他条款13.1附加服务如甲方需要乙方提供额外的服务，双方可另行协商并签订补充协议。13.2第三方参与如甲方邀请第三方参与研讨会，甲方应提前通知乙方，并承担第三方参与者的相关费用。13.3合同附件本合同附件包括会场的具体布置要求、设备清单等。第十四条签字页14.1甲方签字____________14.2乙方签字____________14.3日期____年____月____日第二部分：第三方介入后的修正第十五条第三方介入15.1第三方定义本合同所称第三方，是指除甲方和乙方之外，根据甲方或乙方邀请参与研讨会或提供相关服务的个人或实体。15.2第三方责任第三方应独立承担其行为所产生的法律责任，甲方和乙方不承担第三方行为的法律责任。15.3第三方义务第三方应遵守本合同的约定，如违反合同约定导致甲方或乙方损失的，第三方应承担相应的赔偿责任。第十六条第三方费用16.1第三方费用承担如甲方或乙方邀请第三方参与研讨会，相关费用由邀请方承担。16.2额外费用通知甲方或乙方应在第三方介入前，通知对方并明确第三方费用。16.3费用支付甲方或乙方应在第三方提供服务前支付相关费用。第十七条第三方权利与义务17.1第三方权利第三方根据本合同的约定，有权要求甲方或乙方提供必要的协助和服务。17.2第三方义务第三方应遵守本合同的约定，如因第三方原因导致甲方或乙方损失的，第三方应承担相应的赔偿责任。第十八条第三方责任限额18.1责任限额定义第三方责任限额是指第三方对甲方或乙方承担的最高赔偿责任限额。18.2第三方责任限额的确定第三方责任限额根据第三方的性质、参与程度等因素确定，并由甲方和乙方在合同中约定。18.3第三方责任限额的调整如甲方和乙方同意调整第三方责任限额，双方可签订补充协议并约定新的限额。第十九条第三方管理与协调19.1第三方管理与协调责任甲方和乙方应负责对第三方的管理与协调，确保第三方的行为符合本合同的约定。19.2第三方出入管理甲方和乙方应负责对第三方出入会场的管理，确保会场的安全与秩序。19.3第三方行为监督甲方和乙方应对第三方的行为进行监督，如发现第三方违反本合同约定，应及时制止并采取相应措施。第二十条保险与安全保障的补充20.1第三方保险第三方应自行购买适用于其参与研讨会的保险，包括但不限于公众责任保险、财产保险等。20.2第三方安全保障措施第三方应采取必要的安全措施，确保其行为不会对甲方、乙方及他人造成损害。20.3第三方责任归属如因第三方原因导致的安全事故，第三方应承担相应的法律责任。第二十一条违约责任与争议解决的补充21.1第三方违约第三方违反本合同约定，导致甲方或乙方损失的，第三方应承担相应的赔偿责任。21.2第三方争议解决如第三方与甲方或乙方发生争议，双方可协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。第二十二条合同的生效、变更与终止的补充22.1第三方合同生效第三方签署的合同，需经甲方和乙方同意后方可生效。22.2第三方合同变更第三方合同的变更须经甲方和乙方协商一致，并以书面形式签订。22.3第三方合同终止第三方合同终止后，第三方应按照合同约定履行相关义务。第二十三条其他条款的补充23.1附加服务与费用如第三方提供附加服务，双方可另行协商并签订补充协议，明确服务内容与费用。23.2第三方与参会人员的划分第三方与参会人员应明确划分，第三方不应以参会人员身份进行活动。23.3合同附件的补充本合同附件可包括第三方提供的服务清单、费用明细等。第二十四条签字页24.1甲方签字____________24.2乙方签字____________24.3第三方签字____________24.4日期____年____月____日第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：会场布置要求详细描述会场布置的具体要求，包括桌椅摆放、装饰品布置、投影仪和音响设备的摆放等。附件2：设备清单列出乙方需提供的设备清单，包括投影仪、音响设备、无线麦克风、演讲台等，并注明每种设备的品牌、型号和数量。附件3：技术支持服务说明详细描述乙方提供的技术支持服务内容，包括设备调试、技术保障、现场操作人员等。附件4：会场地图提供会场A的详细地图，标明会场的各个区域、座位布局、出口入口等信息。附件5：保险购买指南提供甲方购买保险的指南，包括保险类型、保险公司推荐、保险费用估算等信息。附件6：安全措施指南提供会场安全措施的指南，包括消防设施、紧急疏散路径、安全标识等信息。附件7：第三方服务清单列出第三方可能提供的服务，包括餐饮服务、翻译服务、摄影摄像服务等，并注明服务提供商的联系方式。附件8：额外服务费用明细详细列出可能产生的额外服务费用，包括第三方服务费用、超出设备使用费用等，并说明费用的计算方式和支付方式。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方未按约定时间支付租赁费用。2.乙方未按约定提供会场或设备。3.第三方未按约定提供服务或存在服务质量问题。4.任何一方未履行合同约定的其他义务。违约责任认定标准：1.违约方应承担因违约产生的直接损失赔偿责任。2.违约方应支付违约金，违约金金额为合同总金额的10%。3.违约方应承担因违约产生的其他费用，如律师费、诉讼费等。示例说明：如果甲方未按约定时间支付租赁费用，乙方有权拒绝提供会场，并要求甲方支付违约金。如果第三方未按约定提供服务或存在服务质量问题，甲方有权要求第三方赔偿损失，并要求乙方承担连带责任。说明三：法律名词及解释：1.甲方：指本合同的一方，负责租赁会场并支付租赁费用。2.乙方：指本合同的另一方，负责提供会场租赁服务及相关设备和技术支持。3.第三方：指除甲方和乙方之外，根据甲方或乙方邀请参与研讨会或提供相关服务的个人或实体