会议监督日常化管理制度

会议监督日常化管理制度第一章总则

为确保会议效率，加强会议监督，提高决策质量和执行力度，制定本《会议监督日常化管理制度》（以下简称“制度”）。本制度适用于会议监督日常化管理制度下的所有会议管理活动。

一、目的与原则

本制度旨在建立科学、规范、高效的会议管理体系，确保会议的召开符合公司战略发展需要，遵循以下原则：

1.统一领导，分级管理。

2.高效务实，注重实效。

3.预算控制，合理使用资源。

4.透明公开，强化监督。

二、适用范围

本制度适用于公司内部各类定期会议、临时会议及专项会议，包括但不限于：

1.高层管理会议。

2.部门例会。

3.项目协调会。

4.专题讨论会。

三、会议类别及组织

根据会议的性质和目的，会议分为以下类别：

1.必开会议：定期举行，如高层管理会议、部门例会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召开。

3.专项会议：针对特定项目或议题召开。

会议的组织由会议主持人负责，会议主持人由会议召集人或指定人员担任。

四、会议纪律

参会人员必须严格遵守以下纪律：

1.准时参加会议，如有特殊情况提前请假。

2.会议期间保持手机静音或振动，非特殊情况不得接打电话。

3.会议内容保密，不得擅自泄露给无关人员。

4.会议决议事项必须认真贯彻执行。

五、制度修订与解释

本制度由公司管理层负责修订和解释。如有变更，应及时通知相关部门和人员，确保制度的贯彻执行。

六、制度生效与废止

本制度自发布之日起生效，原有相关制度同时废止。如遇特殊情况需临时调整，由公司管理层决定。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人应根据公司战略、部门工作计划或项目需求，明确会议主题和目标。

2.制定会议议程：会议议程应包括会议主题、时间、地点、参会人员、各议题讨论时间等，并在会前至少一天发送给参会人员。

3.通知参会人员：会议召集人应提前通知参会人员，确保相关人员按时参加会议。

4.准备会议材料：会议主持人负责整理会议相关材料，并在会前至少一天发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责参会人员的签到工作。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和纪律。

3.各议题讨论：按照会议议程，依次进行各议题的讨论。会议主持人应确保讨论内容紧扣主题，控制讨论时间。

4.会议决议：针对各议题，形成明确的决议。会议主持人应对争议性问题进行调解，确保会议决议得到充分讨论和表决。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决议事项进行总结，并对下一步工作进行部署。

三、会议记录

1.会议纪要：会议纪要应详细记录会议主题、议程、参会人员、各议题讨论情况、决议事项等。

2.纪要整理与分发：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，并分发给参会人员。

3.纪要确认：参会人员应在收到会议纪要后24小时内进行确认，如有异议，应及时向会议主持人反馈。

四、会议督办

1.决议事项跟踪：会议主持人或指定人员负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪督办。

2.进度反馈：各部门负责人应及时反馈决议事项的执行进度，确保会议决议得到有效落实。

3.效果评估：会议主持人应对会议决议事项的执行效果进行评估，并根据实际情况调整工作计划。

五、会议反馈与改进

1.会议评估：会议结束后，会议主持人可组织参会人员对本次会议的效果进行评估，收集意见和建议。

2.改进措施：根据会议评估结果，会议主持人应制定相应的改进措施，提高会议效率。

3.持续优化：会议组织者应不断总结经验，优化会议流程，提升会议管理水平。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要的准确性：会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，特别是会议决议和行动计划。

2.纪要的及时性：会议纪要应在会议结束后尽快编制完成，并在24小时内发送给所有参会人员及相关部门。

3.纪要的格式：纪要应采用统一格式，包含会议基本信息、讨论内容、决议事项、责任人和完成时限等。

二、会议决议的分解与责任分配

1.决议事项的分解：将会议决议分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成标准和时限。

2.责任分配：根据行动计划的特点和部门职责，合理分配责任，确保每项行动都有明确的负责人。

三、会议决议的跟踪机制

1.跟踪流程：建立会议决议跟踪流程，包括但不限于进度更新、问题反馈、协调解决等环节。

2.跟踪记录：会议纪要跟踪人应记录决议执行过程中的关键信息，包括进度、遇到的问题和解决方案。

四、会议决议的督促与检查

1.定期检查：设立定期检查机制，对会议决议的执行情况进行检查，确保各项行动按计划推进。

2.督促机制：对未按期完成的行动计划，应采取督促措施，包括提醒、催办、约谈等方式，确保决议落实。

五、会议纪要的更新与反馈

1.纪要更新：根据决议执行情况，定期更新会议纪要，反映最新的执行进度和状态。

2.反馈机制：建立反馈机制，允许责任人和相关部门对执行过程中的问题和建议进行反馈。

六、会议决议的闭环管理

1.完成确认：当行动计划完成后，责任人应向会议主持人或指定人员报告，进行完成确认。

2.效果评估：对已完成的行动计划进行效果评估，总结经验教训，为后续改进提供参考。

3.持续改进：根据会议决议执行过程中的问题和反馈，不断完善会议管理和决策流程，提升管理效能。

七、会议纪要的存档与查阅

1.存档：会议纪要应按照公司档案管理规定进行存档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.查阅：会议纪要应提供便捷的查阅方式，供公司内部相关人员查阅参考。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：设立专门的会议室预订流程，确保会议室使用的合理性和效率。

2.预订方式：提供线上预订系统，方便员工实时查看会议室使用情况并进行预订。

3.预订原则：遵循“先到先得”的原则，特殊情况可由管理层协调解决。

二、会议室配置

1.基础设施：会议室应配备必要的基础设施，如会议桌椅、投影仪、白板等。

2.技术支持：提供必要的技术支持，包括网络连接、音视频设备调试等。

3.环境布置：保持会议室整洁、安静，创造良好的会议环境。

三、会议室使用规范

1.使用时间：严格按照预订时间使用会议室，如有特殊情况需提前沟通调整。

2.使用要求：会议期间，遵守会议室相关规定，如保持安静、爱护设施等。

3.安全管理：会议室内禁止吸烟，严禁使用明火，确保消防安全。

四、会议室维护与保养

1.定期检查：定期对会议室设施进行检查、维修，确保设备正常运行。

2.资源更新：根据实际需求，及时更新会议室设备，提升会议体验。

3.环境清洁：定期对会议室进行清洁，保持环境整洁卫生。

五、会议室服务与管理

1.服务团队：设立专门的服务团队，负责会议室预订、使用、维护等管理工作。

2.用户反馈：收集用户对会议室服务的意见和建议，不断优化会议室管理。

3.违规处理：对违反会议室管理规定的行为，进行批评教育，情节严重者予以处罚。

六、会议室资源优化

1.使用率分析：定期分析会议室使用情况，提高会议室资源利用率。

2.跨部门协调：鼓励跨部门协调使用会议室，减少资源浪费。

3.绿色环保：倡导绿色会议，减少不必要的纸质资料，降低能耗。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司管理层