DB3304T027-2024机关事务管理 会务服务规范

ICS03.080.99CCSA20ICS03.080.99CCSA20浙江省嘉兴市地方标准DB3304/T027—2024代替DB3304/T027-2018机关事务管理会务服务规范Administrationofgovernmentofficesaffairs-Specificationforconferenceservices20242024031520240415嘉兴市市场监督管理局发布前 言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本标准代替DB3304/T027-2018《机关事务管理会务服务规范》。与DB3304/T027-2018相比，除结构调整和编辑性修改外，主要技术变化如下：（1,20181）；GB14934”20182（20183.4）；20184）；2018（456）；“”（520187）；（6,20188（C,2018C）；”（D,2018D）；G”（G,2018G）；H（H,2018H）；I（I,2018I）；J（J,2018J）。本文件及其所替代文件的历次版本发布情况为：——2017年首次发布为DB3304/T043—2017；——本次为第一次修订。机关事务管理会务服务规范范围（GB/T20647.9GB/T30520下列术语和定义适用于本文件。供应方supplier提供会务服务的组织。3.2供应方supplier提供会务服务的组织。3.2需求方demander要求会务服务的组织。3.3会务服务conferenceservice对会议房屋及配套设施、设备和相关场地进行管理、维护，维护相关区域内的环境和秩序的活动。4服务基础供应方应根据岗位需要配置人员，在选聘时宜考虑下述事项：供应方应对人员进行系统培训，培训内容应包括但不限于以下方面：A；应采用但不限于以下方面：供应方应明确岗位职责，形成文件，纳入供应方质量管理体系中。供应方应制定会务服务工作规程。制定工作规程时，宜考虑但不限于以下要素：5服务提供5.1.3B策划供应方应根据需求进行策划，形成实施方案。实施方案宜包含但不限于以下内容：宜包含但不限于以下内容：DFLEDG茶具水HC宜包含但不限于以下内容：H10min～15min）宜包含但不限于以下内容：检查会议厅（室）室）评价宜考虑以下途径并识别有效性：注：评价内容包括服务质量、响应时效、投诉反馈等；评价方式可分为抽查、问卷调查等；频次可分为月度、季度、半年度及年度评价。注：评价内容包括服务质量、响应时效、投诉反馈等；评价方式可分为抽查、问卷调查等；频次可分为月度、季度、半年度及年度评价。K；改进1附录A（资料性）会务服务人员的仪容、仪表、仪态仪容发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，不可涂抹艳丽/显眼的指甲油，长发应束起，统一佩戴头花网。仪表裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。A.2.2.2男士着装应统一，着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好。工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18cm，距中线5cm，不应斜戴。裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。A.2.2.2男士着装应统一，着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好。工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18cm，距中线5cm，不应斜戴。着黑色工鞋(以软底鞋为宜)；鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持干净光亮。仪态A.3.1.2VA.1图A.1站姿示意图A.2图A.2行姿示意图背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。A.3。图A.3坐姿示意图452～3A.4图A.4导引示意图A.3.5笑容面部保持自然亲切的微笑。A.3.6使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。附录B（资料性）会议预约单会议预约单见表B.1。会议预约单见表B.1。表B.1会议预约单填表时间：年月日跟班人员：会议单位会议时间年月日会议人数人：--：会议名称会议联系人手机主要领导会议台型会议场所会议类别结算方式服务保障具体要求会议台型预览必填项：1.主席台坐（）人2.台下（）个方阵3.单个方阵横向（）人4.单个方阵纵向（）人5.选择自定义形式的请拍照上传台型示意图会务组迎宾提前15分钟会议室门口迎宾技术组话筒□不使用话筒□使用话筒服务1.做好续水工作2.把握室内空调温度主席台：（）个、台下（）个横幅□不使用□使用横幅标语请输入摄像机□不使用□使用徽标□不使用□国徽□党徽□政协徽发言桌□不使用□使用舞台幕布□不使用 □中间大屏 左右小屏外接设备□无外接设备□有外接设备表B.1会议预约单（续）填表时间：年月日跟班人员：会务组台型布置按要求提前做好台型、茶具摆放技术组请输出外接设备名称与需要端口防控...一会一消4.会务人员配戴口罩屏幕□不使用 □中间大屏 □左右小屏显示内容：请将屏幕显示内容上传注意事项1.做好会前会中会后的会务服务工作；2.节水节电和关门工作场外电子屏□不使用 □使用□不使用 □中间大屏 □左右小屏服务保障领班： 服务员：技术保障安保组停车引导参会人员车辆有序停放工程组空调根据会议安排提前开启空调、新风大门照明灯□不使用 □使用过道根据会议时间开启和关闭过道灯广场喷泉□不使用 □使用设备与用电除会议系统外的用电设备正常安全保障工程保障根据会议安排提前开启空调、新风文印组会议材料1.数量；2.A3A4；3.双面单面；4.彩色黑白餐饮组中餐中餐（）人请上传打印文档晚餐晚餐（）人桌签请上传需要打印桌签的姓名包厢预订注意事项1.提交成功视同签字确认；2.若会议取消，已产生的费用不退注意事项文印服务餐饮保障附录C（资料性）会前准备工作检查表会前准备工作检查见表c.1。表C.1会前准备工作检查表会议室：会务领班：需求方联系人及联系方式：检查内容服务员记录会务领班检查确认大类序号小类需求情况是否完成未完成原因安全管理类01会场屏蔽□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成02保密措施□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成03其他要求□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成设施设备类04大功率电源□要求□不要求□是□否□完成□未完成05会场音乐□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成06话筒□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成07电脑连接线□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成08投影仪□要求□不要求□是□否□完成□未完成09翻页笔□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成10视频会议系统□要求□不要求□是□否□完成□未完成11转换插座□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成12空调/新风□要求□不要求□是□否□完成□未完成13其他要求□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成会场布置类14桌型□是□否□完成□未完成15会议指引牌□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成16签到台□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成17演讲台□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成18横幅/字幕□要求□不要求□是□否□完成□未完成19参会人数□座位数量 □是□否□完成□未完成20坐席牌摆放□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成21白板及笔□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成22配发资料□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成23茶水配置数量 品种 □是□否□完成□未完成24毛巾配置□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成25其他要求特殊需求26特殊座位□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成27其他特殊要求□要求数量 □不要求□是□否□完成□未完成各责任人签字服务员：会务领班：需求方：年月日附录D（）坐席牌15cm～20cm，宽7.5cm～10cmD.1表D.1坐席牌摆放要求场合摆放要求贵宾厅距沙发扶手前缘5cm～6cm处摆放。圆桌会议室距桌边5cm～10cm处摆放报告厅/礼堂摆放靠近麦克风右侧3cm～4cm、距离客人座位桌边50cm～60cm处摆放。麦克风20cm20cm电池10h～12h80gA43HB与记录纸呈30°，笔尖朝前。具体摆放要求可参见图D.1。图D.1记录笔摆放示意图饮用水（cm。演讲台1.2170cm30cm1.56060D.2图D.2演讲台摆放示意图其他附录E（规范性）大型会议主席台座次的安排主席台排定座次、放好坐席牌。座次安排如下：2131E.1图E.1主席台人数为奇数时座次的安排a)领导为偶数时，1、22131E.2图E.2主席台人数为偶数时座次的安排按会议主办方意见排列座次，最终由主办方（牵头方）检查确认。附录F（）长条桌F.1注：A为客方（或上级领导），B图F.1长条桌与正门正对时会议座位安排F.2注：进门右为客方，左为主方。图F.2长条桌与正门侧对时会议座位安排沙发席F.3注：A为主方，B图F.3与外宾会谈时座位安排示意图F.4。注：A为上级领导，B为主方领导。图F.4与上级领导座谈时会议座位安排F.3圆桌会议座次安排无主次之分。附录G（灯光1h15minFn+F1～F8(有电脑标志翻页笔10m空调会议室内温度高于2626会议开始前30min26LEDLEDLEDLEDLED显示屏时先关闭LEDLEDLEDLEDLEDLED：LEDLEDLEDLEDLEDLEDLED根据LED附录H（规范性）茶具准备、续茶规范茶具选择见表H.1。表H.1茶具准备要求茶具适用场合瓷杯贵宾厅选用；圆桌会议选用；报告厅、礼堂主席台选用。饮用水非正式场合使用或者与茶杯搭配使用。使用前应对瓷杯应进行检查，茶具清洁、无破损，且经过消毒。茶水温度要求如下：80（26℃）放置8min95（26℃）放置2min85（26℃）放置5min茶具统一摆放客人右侧，整体保持整齐一致；水杯距离客人12cm～15cm；瓷杯的杯耳朝向客人，呈45°。15min30min1515°～30°，7～8G.1H.2.5H.2.5附录I（）宜采取以下应急处理程序：宜采取以下应急处理程序：119疾病会场人员突发疾病时宜采取以下应急处理程序：会场人员突发疾病时宜采取以下应急处理程序：120设备故障麦克风（和音响麦克风啸叫宜采取以下处理程序：5cm~10cm；可采取以下处理程序：e)做好相关服务记录。显示设备无法使用时可采取以下处理程序：如有人扰乱现场秩序，会务人员应通知安保人员迅速将其带离现场，同时通知相关部