《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）专业解读与应用（雷泽佳编制-2024-11月A0）

《电子档案管理办法》概述一、总则《电子档案管理办法》共包含八条内容，主要规定了立法目的和依据、适用范围、管理要求和效力、基础配置保障及电子档案安全保护要求。立法目的和依据：为了加强和规范电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，促进档案工作更好地服务党和国家工作大局以及服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本办法。适用范围：本办法适用于档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织（以下统称“组织机构”）的电子档案管理。电子档案是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。管理要求和效力：组织机构应当确保电子档案符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。基础配置保障：组织机构应当配备必要的设施设备，建立管理机制、制度规范、安全措施和人才队伍，满足电子档案管理需求。电子档案安全保护：电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等相关法律法规要求，确保电子档案的安全。二、电子档案的全流程管理《电子档案管理办法》对电子档案的全生命周期管理进行了全面规定，涵盖电子文件的整理与归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管与处置以及电子档案的开放与利用。电子文件整理与归档总体要求：电子文件应当按照国家相关法律法规和标准规范的规定进行整理与归档。归档格式：电子文件应与元数据一并归档，归档格式应具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。技术要求：电子文件及元数据归档时不得采用非开放的压缩技术、非开发的加密技术措施，并且应完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据及其整个管理过程元数据。电子印章处理：党政机关电子公文归档时，应去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。电子档案移交与接收移交接收期限：组织机构应定期向档案馆移交电子档案；专业性较强或需要保密的电子档案可延长移交期限；未到规定移交期限的电子档案，在明确划分权责后可提前移交。移交接收方式：包括在线移交和离线移交两种方式，均应符合安全管理要求。移交接收程序：双方应对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，合格后方可移交。移交时应去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。电子档案保管与处置保管要求：电子档案应与传统载体档案数字化成果进行统一管理。国家档案馆应建设专用应用系统支持电子档案从接收到销毁的全流程管理工作，并配备相应的服务器、存储和安全设施。备份要求：电子档案数据及电子档案管理系统应至少备份三套完整数据，一套在线应用，两套备份。备份介质应选择磁介质、光介质、缩微胶片等至少两种，并实施异地备份。转换迁移要求：电子档案的转换和迁移应实施全过程管理，包括事前技术分析、风险评估，事中留存过程记录，事后进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。鉴定要求：定期对到期的电子档案进行鉴定，对仍需继续保存的应重新划定保管期限。销毁要求：电子档案销毁需履行相关审批手续，禁止擅自销毁。销毁记录应包括销毁范围、数量、大小以及审核人、操作者等信息。电子档案开放与利用开放要求：符合国家法律法规的电子档案，档案馆应通过网站或其他方式定期公布开放电子档案目录。利用渠道：应充分利用政务网、互联网等渠道提供电子档案利用服务，并根据不同服务对象和利用范围建立相应网络的档案数字资源利用服务平台。利用者要求：利用电子档案时不得擅自复制、篡改，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体的合法权益。档案数字资源再利用：应利用人工智能等信息技术开展档案编研、展览和建设专题数据库等工作。电子档案共享：档案主管部门应推动档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。《电子档案管理办法》章节条文第一条为了加强和规范电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全，促进档案工作更好服务党和国家工作大局、服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本办法。第一章总则第一条：制定目的与依据立法目的；加强和规范电子档案管理：随着信息化的发展，电子档案的数量和重要性日益增加，需要专门的法规来规范其管理，确保电子档案的合法性、合规性和有效性；确保电子档案的真实、完整、可用、安全：这是电子档案管理的核心目标，也是档案工作的基本要求。真实性要求电子档案内容真实可靠；完整性要求电子档案内容、结构、背景信息齐全；可用性要求电子档案能够被便捷地检索和利用；安全性要求电子档案在存储、传输和利用过程中不被非法访问或篡改；服务党和国家工作大局、服务人民群众：档案工作作为国家治理体系的重要组成部分，必须紧密围绕党和国家工作大局，同时满足人民群众对档案信息的需求。立法依据；本办法依据《中华人民共和国档案法》等法律法规制定，体现了档案工作的法制化、规范化要求。适用范围：本办法适用于档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织（以下简称组织机构）的电子档案管理。这意味着所有产生和管理电子档案的组织机构都必须遵守本办法的规定。第二条档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织（以下简称组织机构）的电子档案管理，适用本办法。本办法所称电子档案，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。第二条：适用范围与电子档案定义适用范围；本条明确规定了《电子档案管理办法》的适用范围，即所有档案馆和各类组织机构（包括机关、团体、企业事业单位等）的电子档案管理活动都必须遵守本办法。无论是政府机构、社会团体、企事业单位还是其他组织，只要其涉及电子档案管理，均需遵循本办法的相关规定。电子档案定义。电子档案定义：电子档案是通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。这一定义明确了电子档案的形成方式（电子设备）、存储介质（电子形式）、价值属性（具有保存价值）以及管理状态（归档保存）。形成主体：电子档案的形成主体包括机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人。无论是组织还是个人，在履行法定职责或处理事务过程中形成的电子档案，只要具有保存价值，都应纳入本办法的管理范围；形成过程：电子档案的形成过程包括通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储等环节。这体现了电子档案的生成、流转和存储的全程电子化特点，也是与传统载体档案（如纸质档案）的重要区别之一；价值属性：电子档案必须对国家和社会具有保存价值，这是电子档案得以归档保存的前提。这一要求确保了电子档案的重要性和必要性，避免了无关紧要的电子信息的无谓存储和管理。管理状态：电子档案必须被归档保存，电子档案应经过鉴定、整理、分类、命名等一系列归档流程后，才能被正式纳入档案管理范畴。归档保存不仅是对电子档案的有效管理，也是对其长期保存和有效利用的重要保障。第三条组织机构应当确保电子档案符合下列要求：（一）来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。（三）要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。第三条：电子档案的基本要求组织机构应当确保电子档案符合下列要求：来源可靠。来源可靠的要求；合法、明确的形成者：电子档案必须由合法、明确的组织或个人形成。电子档案的来源必须是经过法律认可或授权的机构，或者是具有明确身份和职责的个人。这样的要求确保了电子档案的合法性和权威性；履行法定职责或处理事务活动中产生：电子档案必须是在履行法定职责或处理事务活动中自然产生的，而非人为制造或篡改。这要求电子档案的内容必须真实反映其形成时的背景和情境，具有原始性和真实性；形成者、形成活动、形成时间可确认：电子档案的形成者、形成活动和形成时间必须能够清晰确认。这要求电子档案的管理系统必须能够记录并追踪电子档案的来源信息，确保电子档案的追溯性和可验证性。系统安全可靠的要求。形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠：电子档案从形成到移交的全过程，所涉及的系统必须安全可靠。这包括对电子文件的生成、处理、存储、传输等各个环节的严格控制和保护，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。同时，电子档案管理系统本身也必须具备高度的安全性和稳定性，确保电子档案的长期保存和有效利用；技术手段和管理措施：为确保系统安全可靠，组织机构应采取必要的技术手段和管理措施。技术手段包括采用先进的加密技术、防篡改技术、访问控制技术等，确保电子档案在存储和传输过程中的安全性。管理措施则包括建立健全电子档案管理制度、规范操作流程、加强人员培训等，提高电子档案管理的规范化和专业化水平。程序规范；程序规范的重要性：程序规范是确保电子档案管理合法合规、高效有序的关键。它要求电子档案从生成、收集、整理、归档、保管到利用、鉴定、处置等全过程，都必须严格遵循国家相关法律法规以及标准规范的规定，确保每一环节都有章可循、有据可依。符合国家法律法规及标准规范；法律法规：电子档案管理必须遵守《中华人民共和国档案法》及其实施条例等相关法律法规，确保电子档案的合法性。同时，还应遵循《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规，保障电子档案的信息安全。标准规范：电子档案管理应参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92）等标准规范，确保电子档案管理的标准化和规范化。这些标准规范对电子档案的分类、编号、元数据、存储、利用等方面都提出了具体要求，是电子档案管理的重要参考依据。准确记录与可追溯性。准确记录：电子档案管理系统应能够准确记录电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等全过程信息，包括形成时间、形成者、文件内容、元数据、操作记录等；这些记录信息对于电子档案的追溯、验证和管理具有重要意义。可追溯性。电子档案管理应确保电子档案的全过程可追溯，即能够通过相关记录信息追溯到电子档案的形成源头、流转过程以及利用情况等。可追溯性不仅有助于保障电子档案的真实性和完整性，还有助于提高电子档案管理的透明度和公信力。要素合规；要素合规的含义：要素合规是指电子档案在内容、结构、背景信息和管理过程信息等各个构成要素方面，都必须符合国家相关标准规范的要求。这是确保电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的重要基础；内容合规；真实性：电子档案的内容必须真实反映其形成时的原始状况，不得有任何篡改或伪造。这要求电子档案在形成和收集过程中，必须确保信息的真实性和准确性；完整性：电子档案的内容必须完整，不得有遗漏或缺失。这包括电子文件的正文、附件、元数据等所有组成部分都必须齐全；可用性：电子档案的内容必须可以被检索、呈现和理解。这要求电子档案在存储和传输过程中，必须保持其格式的可读性和兼容性，确保用户能够方便地访问和利用。结构合规：电子档案的结构必须清晰、合理，符合国家相关标准规范的要求。这包括电子档案的分类、编号、格式、存储结构等方面都必须符合规定，以便于电子档案的管理和利用。背景信息合规：指电子档案在形成和流转过程中所产生的与电子档案内容相关的附加信息，如形成时间、形成者、形成环境等。这些背景信息对于理解电子档案的内容和价值具有重要意义。因此，背景信息必须真实、完整，并符合国家相关标准规范的要求。管理过程信息合规：指电子档案在管理过程中所产生的与电子档案管理和利用相关的附加信息，如归档时间、归档者、保管期限、利用情况等。这些管理过程信息对于追溯电子档案的历史和现状具有重要意义。因此，管理过程信息必须准确、完整，并符合国家相关标准规范的要求。电子档案与传统载体档案同等效力。法律效力等同：电子档案作为现代信息技术发展的产物，其在记录信息、保存证据、提供凭证等方面具有与传统载体档案相同的功能和价值；本条款的出台，为电子档案在法律诉讼、行政管理、商务活动等领域的应用提供了明确的法律依据，确保了电子档案的合法性和有效性。电子形式凭证作用：电子档案可以以电子形式直接作为凭证使用，无需再转换为传统载体档案。这大大简化了档案的使用流程，提高了档案利用的效率和便捷性；例如，在电子政务领域，政府部门可以直接使用电子档案作为审批、决策的依据；在商务活动中，企业可以使用电子合同、电子发票等电子档案作为交易凭证。对组织机构的要求。组织机构在管理和利用电子档案时，应充分认识到其法律效力，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；组织机构应建立完善的电子档案管理制度，采用先进的电子档案管理系统，加强电子档案的安全防护和备份工作，以确保电子档案的法律效力得到有效保障。第四条组织机构应当配备必要的设施设备，建立管理机制、制度规范、安全措施、人才队伍，满足电子档案管理需求。第四条：电子档案管理的基础设施与保障体系建设配备必要的设施设备；组织机构应配备符合电子档案管理要求的硬件和软件设施，包括高性能的计算机、服务器、存储设备、网络安全设备等，以及先进的电子档案管理系统；这些设施设备应能够满足电子档案的长期保存、安全存储、高效检索和便捷利用等需求。建立管理机制；组织机构应建立健全电子档案管理的组织架构和管理体系，明确各部门和岗位的职责分工，确保电子档案管理的各项工作有序开展；管理机制应涵盖电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个环节，确保电子档案管理的全流程可控。建立制度规范；组织机构应制定完善的电子档案管理制度和规范，明确电子档案的管理标准、操作流程、安全要求等，为电子档案管理提供制度保障；制度规范应具有可操作性和可执行性，能够指导档案管理人员规范操作，确保电子档案管理的规范化和标准化。采取安全措施；组织机构应采取有效的安全措施，确保电子档案的安全性和保密性。这包括建立网络安全防护体系、实施数据备份和恢复策略、采用加密技术等手段；组织机构应建立健全电子档案的访问控制机制，确保只有经过授权的人员才能访问电子档案，防止电子档案的非法泄露和篡改。建立人才队伍。组织机构应建立一支专业的电子档案管理人才队伍，包括档案管理人员、技术人员、安全人员等，确保电子档案管理工作的顺利开展；人才队伍应具备相应的专业知识和技能，能够熟练掌握电子档案管理系统的操作和维护，以及应对各种电子档案管理中的问题和挑战。第五条组织机构应当加强电子档案全过程管理，确保承载形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置、利用等各业务环节的应用系统之间相互衔接，并且持续进行元数据采集、维护等活动，完整记录电子档案管理过程。第五条：电子档案全过程管理与系统衔接要求全过程管理的重要性；电子档案的全过程管理定义：指从电子档案的创建、收集、整理、归档、移交、接收、保管、利用、处置到最终销毁或永久保存的整个生命周期内，对其进行全面、系统、连续的管理。这一管理过程不仅涉及电子档案的物理存储和逻辑组织，还包括对电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的保障；全过程管理的重要性在于：保障电子档案的法律效力：通过全过程管理，确保电子档案的真实性和完整性，从而保障其在法律诉讼、行政管理等领域的法律效力；提高电子档案利用效率：通过全过程管理，实现电子档案的快速检索和便捷利用，提高档案资源的利用效率。降低管理成本：通过全过程管理，优化电子档案的管理流程，减少重复劳动和资源浪费，降低管理成本。各业务环节的相互衔接；电子档案的全过程管理涉及多个业务环节，包括电子档案的承载形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置和利用等。这些环节相互关联、相互影响，必须确保它们之间的无缝衔接，才能实现电子档案的有效管理。承载形成：确保电子档案的生成环境安全可靠，形成过程符合规范；整理：对生成的电子档案进行分类、排序、编号等处理，便于后续的管理和利用；归档：将整理好的电子档案按照规定的格式和要求进行归档保存；移交：将归档后的电子档案按照规定的程序移交给相关部门或机构；接收：接收部门或机构对移交的电子档案进行验收和登记；保管：对接收的电子档案进行安全存储和有效管理；处置：对不再需要保存的电子档案进行鉴定、销毁或永久保存等处理；利用：为用户提供便捷的电子档案检索和利用服务。为了确保各业务环节的相互衔接，组织机构需要建立完善的管理制度和流程，明确各环节的责任人和职责分工，加强沟通协调和协作配合。元数据采集与维护。元数据是描述电子档案内容、结构、背景和管理过程等信息的数据。它是电子档案管理和利用的重要依据。因此，在电子档案的全过程管理中，必须重视元数据的采集和维护工作。元数据采集：在电子档案的生成、整理、归档等环节中，及时、准确地采集电子档案的元数据，确保元数据的完整性和准确性；元数据维护：定期对电子档案的元数据进行检查和更新，确保元数据的时效性和有效性。通过持续的元数据采集和维护活动，可以完整地记录电子档案管理过程，为电子档案的长期保存和有效利用提供有力支持。第六条组织机构应当积极应用新一代信息技术，不断提升电子档案管理水平。第六条：积极应用新一代信息技术提升电子档案管理水平新一代信息技术的定义与范畴；新一代信息技术：指近年来随着计算机技术、网络技术和通信技术的飞速发展而涌现出的一系列创新技术，包括但不限于云计算、大数据、人工智能、区块链、物联网等。这些技术具有高效、智能、安全等特点，为电子档案管理提供了强大的技术支持。应用新一代信息技术的必要性；提高管理效率：新一代信息技术能够实现电子档案的自动化处理、智能化检索和远程访问等功能，显著提高档案管理的工作效率；增强安全性：通过采用加密技术、访问控制、数字签名等手段，新一代信息技术能够有效保障电子档案的安全性和完整性，防止信息泄露和非法篡改；促进资源共享：云计算、大数据等技术使得电子档案能够跨地域、跨机构进行共享和交换，促进了档案资源的有效利用和整合；支持长期保存：新一代信息技术为电子档案的长期保存提供了可靠的技术保障，通过数据迁移、格式转换等手段，确保电子档案能够长期可读、可用。具体应用场景与实践。云计算技术：利用云计算技术构建电子档案云平台，实现电子档案的集中存储、统一管理和远程访问。云平台提供的高可用性、可扩展性和安全性，为电子档案管理提供了强大的基础设施支持；大数据技术：通过大数据技术对电子档案进行深度挖掘和分析，发现档案中的隐含知识和价值，为决策支持、知识管理等提供有力依据；人工智能技术：应用人工智能技术进行电子档案的智能分类、智能检索和智能推荐，提高档案管理的智能化水平。同时，通过智能审核、智能鉴定等手段，确保电子档案的真实性和完整性；区块链技术：利用区块链技术的去中心化、不可篡改等特性，为电子档案的真实性、完整性和可追溯性提供有力保障。通过构建电子档案区块链平台，实现电子档案的分布式存储和共享；物联网技术：通过物联网技术实现电子档案与实体档案的关联管理，提高档案管理的精准度和便捷性。同时，物联网技术还可以用于电子档案的智能化监控和管理。第七条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强各类电子文件收集、归档工作，保障具有保存价值的电子文件应归尽归，并按规定移交档案馆。档案馆应当提升接收和管理各类电子档案的能力，保障电子档案应收尽收。第七条：加强电子文件收集归档与提升档案馆接收管理能力加强电子文件收集与归档工作；责任主体：本条款首先强调了各单位作为电子文件形成和管理的责任主体，应当高度重视电子文件的收集与归档工作。这要求各单位建立健全电子文件管理制度，明确电子文件归档的范围、流程和要求，确保电子文件在形成、办理过程中得到有效控制和管理；归档原则：保障具有保存价值的电子文件“应归尽归”是电子文件归档工作的基本原则。各单位应对本单位产生的所有电子文件进行全面梳理和评估，根据电子文件的保存价值和相关法律法规要求，确定哪些电子文件需要归档保存。对于确定需要归档的电子文件，必须严格按照规定的流程和要求进行归档处理；归档流程：电子文件归档流程一般包括电子文件的收集、整理、分类、编号、著录、打包、提交等环节。各单位需要建立完善的电子文件归档流程，确保每个环节都有明确的责任人和操作规范，确保电子文件归档工作的规范性和有效性。提升档案馆接收和管理电子档案的能力。接收能力：档案馆作为电子档案的长期保存机构，应当具备接收和管理各类电子档案的能力。这要求档案馆不断完善自身的信息化基础设施和档案管理系统，确保能够接收来自各单位的电子档案，并对其进行有效的管理和利用；管理能力：档案馆在接收电子档案后，需要对其进行有效的管理。这包括电子档案的存储、检索、利用、备份、恢复、鉴定、销毁等环节。档案馆需要建立健全电子档案管理制度和流程，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；应收尽收：保障电子档案“应收尽收”是档案馆的重要职责。这要求档案馆积极与各单位沟通协调，了解各单位电子档案的生成和管理情况，及时接收符合条件的电子档案。同时，档案馆还需要不断优化自身的服务流程和质量，提高电子档案的接收效率和准确性。第八条电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等相关法律法规要求，确保电子档案的安全。第八条：确保电子档案管理全过程安全合规遵循法律法规的必要性；电子档案管理不仅涉及单位内部的信息管理，还关系到国家安全和社会公共利益。因此，必须严格遵守国家相关法律法规，确保电子档案在收集、整理、归档、利用、移交等全过程中的安全。这既是法律的要求，也是维护国家信息安全和保障社会公共利益的必要措施。关键法律法规要素；网络安全：确保电子档案在传输、存储等过程中不受网络攻击、病毒侵害等安全威胁，保障网络系统的稳定运行；数据安全：对电子档案进行加密、备份等处理，防止数据泄露、篡改或丢失，确保数据的完整性和真实性；个人信息保护：在电子档案管理过程中，严格遵守个人信息保护法律法规，确保个人信息不被非法收集、使用或泄露；保密管理：对涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的电子档案，严格按照保密管理规定进行管理，防止泄密事件发生；密码管理：对电子档案进行加密处理，确保在传输、存储等过程中不被非法访问或篡改。同时，加强密码管理，确保密码的安全性和有效性。实施策略与措施。建立安全管理制度：制定完善的电子档案管理安全管理制度，明确各项安全管理的具体要求和操作流程，确保电子档案管理的规范性和安全性；加强技术防护：采用先进的技术手段，如防火墙、入侵检测、数据加密等，对电子档案进行全方位的安全防护。同时，定期对电子档案管理系统进行安全检测和漏洞扫描，及时发现并修复安全漏洞；强化人员培训：对电子档案管理人员进行定期的安全培训，提高其安全意识和安全管理能力。确保管理人员能够熟练掌握各项安全管理规定和操作流程，有效应对各种安全威胁；实施权限管理：对电子档案的访问和利用进行严格的权限管理，确保只有经过授权的人员才能访问和利用电子档案。同时，对电子档案的修改、删除等操作进行记录和审计，确保电子档案的真实性和完整性；加强监督与检查：建立健全电子档案管理的监督与检查机制，定期对电子档案管理情况进行检查和评估。对发现的问题及时整改和处理，确保电子档案管理的持续改进和优化。第二章机构及其职责第二章机构及其职责第九条国家档案主管部门统筹规划、组织协调、监督指导全国电子档案管理工作，研究制定政策制度，建立健全标准规范体系，推进电子档案安全保管和有效利用，推动电子档案全过程管理能力评估。县级以上地方档案主管部门监督指导本行政区域内电子档案管理工作。乡镇人民政府应当将电子档案管理纳入档案工作范围，并监督指导所属企业事业单位、基层群众性自治组织等的电子档案管理工作。第九条：国家档案主管部门与地方档案主管部门的职责国家档案主管部门的职责；统筹规划：国家档案主管部门负责全国电子档案管理工作的整体规划，包括确定电子档案管理的发展方向、目标、策略和重点任务；组织协调：负责组织协调各级档案主管部门、各机关、团体、企业事业单位以及其他组织之间的电子档案管理工作，促进资源共享和协同合作；监督指导：对全国范围内的电子档案管理工作进行监督和指导，确保各项政策制度、标准规范得到有效执行；研究制定政策制度：根据国家法律法规和电子档案管理的实际需求，研究制定相关政策制度，为电子档案管理提供政策保障；建立健全标准规范体系：制定和完善电子档案管理的标准规范体系，确保电子档案管理的规范化、标准化和科学化；推进电子档案安全保管和有效利用：采取有效措施，推进电子档案的安全保管和有效利用，确保电子档案的真实、完整、可用和安全；推动电子档案全过程管理能力评估：推动对电子档案全过程管理能力的评估工作，提升各单位的电子档案管理水平。县级以上地方档案主管部门的职责；县级以上地方档案主管部门负责监督指导本行政区域内的电子档案管理工作，确保国家档案主管部门的政策制度、标准规范在本行政区域内得到有效执行。同时，地方档案主管部门还需结合本地区的实际情况，制定具体的实施方案和细则，推动电子档案管理工作的深入开展。乡镇人民政府的职责。纳入档案工作范围：将电子档案管理纳入乡镇人民政府的档案工作范围，体现电子档案管理在基层的重要性；监督指导基层单位工作：监督指导所属企业事业单位、基层群众性自治组织等的电子档案管理工作，确保基层单位的电子档案管理工作得到有效开展。第十条按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织应当履行下列职责：（一）确定管理电子档案的机构或者人员，将电子档案管理纳入档案工作责任制，纳入本单位信息化建设规划等，建立健全电子档案管理制度和规范，配备满足电子档案管理需要的信息化基础设施；（二）协调档案、文秘、业务、信息化、保密等职能部门共同推进电子档案管理，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设；（三）电子文件形成部门负责本部门电子文件的收集、整理、归档等工作；（四）管理电子档案的机构或人员负责本单位电子档案的管理，监督指导各部门电子文件的形成、收集、整理以及归档等工作，按照有关规定向档案馆移交电子档案。第十条：机关、团体、企业事业单位和其他组织的电子档案管理职责——按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织应当履行下列职责：明确电子档案管理主体与职责要求；确定管理电子档案的机构或人员：核心要求：各单位必须明确指定负责电子档案管理的机构或专职人员。这是电子档案管理工作的基础，确保有人员专门负责电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等全过程管理；目的：通过明确责任主体，避免电子档案管理的混乱和遗漏，确保电子档案的安全与完整。纳入档案工作责任制；核心要求：将电子档案管理纳入单位的档案工作责任制，作为单位档案工作的重要组成部分；目的：强化单位领导对电子档案管理工作的重视和支持，确保电子档案管理与单位整体档案工作同步规划、同步发展。纳入本单位信息化建设规划；核心要求：将电子档案管理纳入单位的信息化建设规划中，确保电子档案管理与信息化建设相互衔接、相互促进；目的：通过信息化建设提升电子档案管理的效率和水平，实现电子档案的数字化、网络化、智能化管理。建立健全电子档案管理制度和规范：核心要求：各单位应根据国家相关法律法规和标准规范，结合本单位实际情况，制定和完善电子档案管理制度和规范；目的：通过制度规范明确电子档案管理的流程、要求、责任等，确保电子档案管理的规范化和标准化。配备满足电子档案管理需要的信息化基础设施。核心要求：各单位应配备满足电子档案管理需要的计算机、网络、存储设备等信息化基础设施；目的：为电子档案管理提供必要的物质保障和技术支持，确保电子档案管理工作的顺利开展。协调多部门共同推进电子档案管理；跨部门协作的必要性：电子档案管理不仅仅是档案部门的工作，它涉及到单位内部的多个部门。档案部门负责电子档案的整体管理和规范制定，而文秘部门、业务部门、信息化部门、保密部门等则各自在文件的形成、处理、传输、存储等环节中发挥重要作用；通过跨部门协作，可以确保电子档案管理流程在各环节中的无缝衔接，避免信息孤岛和管理盲区，提高档案管理的整体效率和质量。加强办公自动化系统、业务系统的归档功能建设；办公自动化系统和业务系统是现代单位日常工作中不可或缺的工具，它们产生了大量的电子文件。这些电子文件是电子档案的主要来源；加强这些系统的归档功能建设，意味着在系统设计和开发阶段就要充分考虑电子文件的归档需求，将归档功能内置于系统中，实现电子文件的自动收集、整理、归档和移交；这不仅可以减轻档案部门的工作负担，提高归档效率，还可以确保电子文件的真实、完整、可用和安全。具体协作措施。建立协作机制：单位应建立跨部门的电子档案管理协作机制，明确各部门的职责和分工，定期召开协调会议，解决工作中遇到的问题。制定统一标准：各部门应共同制定电子文件的分类、命名、格式、元数据等统一标准，确保归档的电子文件符合规范要求；加强培训与交流：组织跨部门培训和交流活动，提高各部门人员对电子档案管理的认识和操作技能，促进知识共享和经验交流。电子文件形成部门的职责；收集工作；电子文件形成部门负责收集本部门在履行职责或处理事务过程中产生的所有电子文件。这包括各种格式的数字信息记录，如文本文件、图像文件、音频文件、视频文件等；收集工作应确保电子文件的全面性和完整性，避免遗漏任何重要信息。同时，还需要关注电子文件的来源和背景信息，以便在后续的管理和利用过程中能够提供准确的历史记录和上下文环境。整理工作；在收集到电子文件后，电子文件形成部门需要对其进行整理。这包括分类、排序、命名、编号等操作，以便将无序的电子文件组织成有序的信息集合；整理工作的目的是提高电子文件的可检索性和可理解性，为后续的归档和利用工作奠定基础。通过整理，可以确保电子文件在归档后能够快速、准确地被检索和利用。归档工作；归档是电子文件形成部门在电子档案管理流程中的最后一项职责。归档工作包括将整理好的电子文件按照规定的格式和要求，通过电子档案管理系统或其他指定方式提交给档案部门或档案管理机构进行长期保存和管理；在归档过程中，电子文件形成部门需要确保电子文件的真实性、完整性和可用性。这要求部门在归档前对电子文件进行严格的检查和校验，确保其没有被篡改或损坏，并且能够在需要时被准确、完整地还原和利用。责任与意识。电子文件形成部门的管理人员和普通员工都应充分认识到电子档案管理的重要性，并切实履行自己的职责。他们需要通过培训和学习，掌握电子文件管理的相关知识和技能，提高自己的专业素养和管理水平；同时，电子文件形成部门还需要建立健全的内部管理制度和流程规范，明确各岗位和人员的职责和分工，确保电子档案管理工作的有序进行。管理电子档案的机构或人员的职责。全面管理电子档案；管理电子档案的机构或人员需负责本单位所有电子档案的管理工作。这包括电子档案的接收、存储、保管、利用和处置等各个环节，确保电子档案在生命周期内的每一步都得到妥善处理。监督指导电子文件形成、收集、整理与归档；该机构或人员还需监督指导各部门电子文件的形成、收集、整理以及归档工作。这要求他们与各部门保持密切沟通，确保电子文件在形成之初就符合归档要求，避免后续整理归档时的繁琐和错误；在监督指导过程中，管理电子档案的机构或人员应提供必要的培训和支持，帮助各部门提高电子文件管理的专业水平和效率。按照规定向档案馆移交电子档案；按照国家有关规定，管理电子档案的机构或人员需定期向档案馆移交本单位形成的电子档案。这一工作对于确保电子档案的长期保存和可访问性至关重要。在移交过程中，应严格遵守移交程序和规定，确保电子档案的真实性和完整性不受损害。同时，还需与档案馆保持密切联系，确保移交工作的顺利进行。确保电子档案的安全与保密；在管理电子档案的过程中，机构或人员还需高度重视电子档案的安全与保密工作。这包括采取必要的技术措施和管理手段，防止电子档案的非法访问、篡改或泄露；对于涉及国家秘密或商业秘密的电子档案，应严格按照相关法律法规和保密规定进行管理，确保信息安全。推动电子档案管理创新与优化。随着信息技术的不断发展和应用，管理电子档案的机构或人员还需积极推动电子档案管理的创新与优化工作。这包括引入先进的电子档案管理系统和技术手段，提高电子档案管理的效率和水平；同时，还需关注电子档案管理领域的最新动态和最佳实践，不断学习和借鉴先进经验，为本单位的电子档案管理工作注入新的活力。第十一条档案馆应当履行下列职责：（一）建设满足电子档案长期保存和安全管理需要的信息化基础设施；（二）收集、保管和提供利用本馆分管范围内的电子档案；（三）建立健全本馆电子档案管理制度和规范。第十一条：档案馆职责建设满足电子档案长期保存和安全管理需要的信息化基础设施；信息化基础设施的重要性：信息化基础设施是档案馆进行电子档案管理的基础支撑。它涵盖了网络、服务器、存储设备、安全系统等多个方面，为电子档案的接收、存储、管理和利用提供了必要的硬件和软件环境；通过建设完善的信息化基础设施，档案馆能够确保电子档案在数字化环境下的安全存储和高效管理，满足长期保存的需求。满足长期保存的要求；电子档案的长期保存需要解决存储介质老化、数据迁移、格式兼容等问题。因此，档案馆在建设信息化基础设施时，应注重选择可靠、稳定的存储设备和存储技术，确保电子档案能够长期可读、可用；同时，档案馆还应建立数据备份和恢复机制，定期对电子档案进行备份和迁移，以防止数据丢失或损坏。满足安全管理的要求；电子档案的安全管理包括防止非法访问、篡改、泄露等风险。因此，档案馆在建设信息化基础设施时，应注重加强安全系统建设，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保电子档案的安全存储和传输；此外，档案馆还应建立完善的安全管理制度和应急预案，对电子档案的安全风险进行监测和评估，及时应对安全事件。持续优化与升级。随着信息技术的不断发展，档案馆应持续优化和升级信息化基础设施，以适应新技术、新应用的需求。例如，引入云计算、大数据、人工智能等先进技术，提升电子档案管理的智能化水平。收集、保管和提供利用本馆分管范围内的电子档案；电子档案的收集；档案馆应按照相关规定和标准，及时、完整地收集本馆分管范围内的电子档案。这包括接收各立档单位移交的电子档案、征集社会散存的电子档案等；在收集过程中，档案馆应确保电子档案的来源可靠、内容真实、格式规范，并对电子档案进行必要的整理和鉴定工作。电子档案的保管；档案馆应对收集到的电子档案进行科学、规范的保管工作。这包括建立电子档案的存储体系、制定保管制度、采取技术措施确保电子档案的安全存储等；同时，档案馆还应定期对电子档案进行检查和维护，及时发现和处理存储介质老化、数据损坏等问题，确保电子档案的长期可读、可用。电子档案的提供利用；档案馆应积极开展电子档案的提供利用工作，为社会各界提供便捷、高效的电子档案服务。这包括提供电子档案查询、复制、借阅等服务，以及开展电子档案的开发利用工作，如编纂档案汇编、制作档案展览等；在提供利用过程中，档案馆应严格遵守相关法律法规和保密规定，确保电子档案的安全和保密性。加强服务创新与优化。随着信息技术的不断发展和用户需求的不断变化，档案馆应不断加强服务创新与优化工作。例如，利用互联网、移动通讯等新技术手段，提供在线查询、远程利用等服务；开展个性化、定制化服务，满足用户多样化的需求。建立健全本馆电子档案管理制度和规范。制定和完善管理制度；档案馆应根据国家相关法律法规和行业标准，结合本馆实际情况，制定和完善电子档案管理制度。这些制度应涵盖电子档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节，确保电子档案管理的各项工作有章可循、有据可依。明确管理职责和流程；在管理制度中，档案馆应明确各岗位的管理职责和工作流程。这包括明确电子档案收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节的责任主体和具体操作流程，确保各项工作能够有序、高效地进行。加强制度执行与监督；档案馆应加强对电子档案管理制度的执行与监督工作。通过定期检查、考核等方式，确保各项制度得到有效执行；对于违反制度规定的行为，应及时进行纠正和处理。持续优化与改进。随着信息技术的不断发展和电子档案管理实践的深入，档案馆应持续优化和改进电子档案管理制度和规范。通过总结经验、借鉴先进经验等方式，不断完善制度内容和管理流程，提高电子档案管理的水平和效率。第十二条档案主管部门应当加强与本行政区域有关信息化建设、电子政务建设、电子文件管理、数据管理、密码管理、保密管理等主管部门的工作协同，共同推进电子档案管理工作。第十二条：档案主管部门应强化跨部门协同，共同推进电子档案管理工作跨部门协同的重要性；电子档案管理是一项系统性工程，涉及多个领域和部门。档案主管部门作为电子档案管理的核心机构，需要与信息化建设、电子政务建设、电子文件管理、数据管理、密码管理、保密管理等多个相关部门紧密合作，共同制定和执行相关政策、标准和规范；通过跨部门协同，可以整合各方资源，避免重复建设，提高工作效率和质量。同时，还可以及时发现和解决电子档案管理过程中出现的问题和难点，确保电子档案管理工作的顺利进行。协同推进的具体内容；信息化建设与电子政务建设：档案主管部门应与信息化建设、电子政务建设主管部门协同，推动电子政务平台与档案管理系统的无缝对接，实现电子文件的在线归档、管理和利用；电子文件管理：与电子文件管理主管部门协同，共同制定电子文件分类、元数据、归档范围等标准规范，确保电子文件的真实、完整、可用和安全；数据管理：与数据管理主管部门协同，推动电子档案的长期保存和有效利用，确保电子档案的数据质量和安全性；密码管理与保密管理：与密码管理、保密管理主管部门协同，加强电子档案的保密管理，确保涉密电子档案的安全保密。共同推进电子档案管理的具体措施。建立协同工作机制：档案主管部门应与其他相关部门建立定期沟通、信息共享、联合检查等工作机制，确保协同工作的顺利开展；制定协同工作计划：根据电子档案管理工作的实际需要，制定跨部门协同工作计划，明确工作目标、任务分工、时间节点等，确保各项协同工作有序进行；加强人员培训和交流：组织跨部门培训和交流活动，提高相关人员的业务水平和协同工作能力，推动电子档案管理工作的深入开展。第十三条组织机构应当支持电子档案管理人员按照有关规定参加业务培训，电子档案管理人员应当具备相应的专业知识和技能。第十三条：组织机构应支持电子档案管理人员参加业务培训组织机构的职责；支持业务培训：组织机构应当充分认识到电子档案管理的重要性，以及业务培训对于提升电子档案管理人员能力的关键作用。因此，组织机构应当积极为电子档案管理人员提供参加业务培训的机会和资源，包括资金、时间和培训渠道等；确保专业知识和技能：通过业务培训，电子档案管理人员应当掌握电子档案管理的基本理论、方法和技术，熟悉相关法律法规和标准规范，具备开展电子档案管理的实际工作能力。组织机构应当确保电子档案管理人员具备这些专业知识和技能，以满足电子档案管理工作的需要。业务培训的内容；电子档案管理基础理论：包括电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等全生命周期管理的基本理论和方法；电子档案管理技术：包括电子档案存储、备份、迁移、转换、检测、利用等过程中的技术手段和工具；相关法律法规和标准规范：包括《中华人民共和国档案法》、《电子档案管理办法》等相关法律法规，以及电子文件管理、数据管理、信息安全等相关标准规范；实践操作技能：通过案例分析、模拟操作等方式，提升电子档案管理人员的实际操作技能，确保他们能够熟练处理电子档案管理中的各种问题。业务培训的方式。内部培训：组织机构可以邀请专家学者、行业内的资深人士等进行内部培训，或者组织内部经验分享和交流活动。外部培训：组织机构可以鼓励和支持电子档案管理人员参加由档案主管部门、行业协会、高校等举办的外部培训活动，以拓宽视野、了解最新动态和技术趋势。在线培训：利用互联网资源，组织电子档案管理人员参加在线培训课程或学习平台，灵活安排学习时间，提高培训效率。第三章电子文件整理与归档第三章电子文件整理与归档第十四条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家相关法律法规和标准规范的规定，确定本单位电子文件归档范围和电子档案保管期限、电子档案分类方案，并纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表、档案分类方案进行管理。第十四条：确定电子文件归档范围、保管期限及分类方案确定电子文件归档范围；依据法律法规和标准规范：各单位在确定电子文件归档范围时，必须严格依据国家相关法律法规和标准规范的规定。这些法律法规和标准规范为电子文件的归档提供了明确的指导和依据，确保归档工作的合法性和规范性；全面覆盖：归档范围应全面覆盖本单位在履行法定职责或处理事务过程中产生的具有保存价值的电子文件。这包括但不限于各类公文、业务数据、声像资料等，确保重要信息得到完整保存；动态调整：随着业务的发展和信息技术的进步，电子文件的类型和数量可能会不断增加。因此，各单位应定期对归档范围进行审查和调整，确保归档工作的时效性和准确性。确定电子档案保管期限；依据档案价值：电子档案的保管期限应根据其价值和重要性来确定。对于具有永久保存价值的电子档案，应设定较长的保管期限；对于价值相对较低或时效性较强的电子档案，可适当缩短保管期限；参考国家相关规定：在确定电子档案保管期限时，各单位应参考国家档案局及其他相关部门发布的关于档案保管期限的规定，确保保管期限的设定符合国家标准和要求；明确标注：在电子档案管理系统中，应对每份电子档案的保管期限进行明确标注，以便在到期时进行及时处理。制定电子档案分类方案；科学分类：电子档案分类方案应科学、合理，能够准确反映电子档案的内容和属性。分类方案可以根据电子档案的来源、形成时间、内容主题等因素进行制定；便于检索和利用：分类方案应便于电子档案的检索和利用。通过合理的分类，用户可以快速定位到所需的电子档案，提高档案利用效率；纳入统一管理：电子档案分类方案应纳入本单位文件材料归档范围和档案分类方案的统一管理之中，确保电子档案与纸质档案在分类上保持一致性和协调性。纳入本单位相关管理制度。文件材料归档范围和档案保管期限表：各单位应将确定的电子文件归档范围、电子档案保管期限以及电子档案分类方案纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。这样可以确保归档工作的规范化和标准化；档案分类方案：同时，这些内容也应纳入本单位的档案分类方案之中，以便在档案管理过程中实现电子档案与纸质档案的统一分类和管理。第十五条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家相关法律法规和标准规范形成、办理、传输、存储属于归档范围的电子文件，保证电子文件真实、完整、可用、安全，确保电子档案符合本办法第三条规定。办公自动化系统、业务系统的归档功能应当符合相关标准规范，支撑电子文件收集、整理、归档等业务。第十五条：确保电子文件真实、完整、可用、安全，规范办公及业务系统归档功能确保电子文件的“四性”（真实性、完整性、可用性和安全性）；真实性：电子文件应如实反映其形成时的原始内容和意图，未被篡改或伪造。这要求各单位在电子文件形成过程中采取有效措施，如使用电子签名、时间戳等技术手段，确保电子文件的来源可靠和内容真实；完整性：电子文件及其元数据应齐全、完整，未发生缺失或损坏。在电子文件的收集、整理、归档过程中，应严格核对文件及其组件的完整性，确保无遗漏；可用性：电子文件应具备可被检索、呈现或理解的条件，确保在需要时能够迅速找到并利用。这要求各单位采用符合国家标准的文件格式和存储方式，确保电子文件的长期可读性和可用性；安全性：电子文件应受到妥善保护，防止未经授权的访问、修改或泄露。各单位应建立健全的电子文件安全管理制度，采用加密、防火墙等技术手段，确保电子文件的安全存储和传输。符合相关法律法规和标准规范；各单位在电子文件形成、办理、传输、存储过程中，必须严格遵守国家相关法律法规和标准规范的要求。这些法律法规和标准规范为电子文件管理提供了明确的指导和依据，确保电子文件的合法性和规范性。规范办公及业务系统的归档功能。符合标准规范：办公自动化系统和业务系统的归档功能应符合国家相关法律法规和标准规范的要求。这包括但不限于电子文件的自动收集、整理、归档功能，以及元数据的自动捕获和关联功能等；支撑业务流程：办公自动化系统和业务系统的归档功能应能够有效支撑电子文件的收集、整理、归档等业务流程。通过内置的电子文件分类方案、保管期限表等工具，系统应能够自动对电子文件进行分类、划定保管期限，并生成归档数据包向电子档案管理系统推送；确保互操作性：办公自动化系统和业务系统应与电子档案管理系统实现有效对接，确保电子文件的顺利移交和接收。系统间应采用标准的数据交换格式和接口协议，确保电子文件的完整性和一致性在移交过程中不受影响。第十六条电子文件应当与元数据一并归档。电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。电子文件元数据格式应当符合国家有关标准规范要求。第十六条：电子文件与元数据一并归档，归档格式要求电子文件与元数据一并归档；要求：电子文件在归档时，必须与其元数据一并归档。元数据是描述电子文件内容、结构、背景及其管理过程的数据，对于电子文件的检索、利用和管理具有重要意义；目的：这一要求旨在确保电子文件的完整性和可追溯性。通过将电子文件与其元数据一同归档，可以清晰地了解电子文件的形成背景、处理过程和管理情况，为后续的利用和管理提供便利。电子文件归档格式要求；开放性：归档格式应具备开放性，即不依赖于特定的软硬件环境，能够在不同的系统和平台上进行读取和展示；不绑定软硬件：归档格式不应与特定的软硬件绑定，以避免因软硬件更新换代而导致的电子文件无法读取或利用的问题；显示一致性：在不同系统和平台上展示电子文件时，应保持其内容、格式和布局的一致性，确保电子文件的真实性和完整性；可转换性：归档格式应支持向长期保存格式转换，以适应未来技术发展的需求。长期保存格式通常具有更好的稳定性和耐久性，能够确保电子文件在较长时间内的可读性和可用性；易于利用：归档格式应便于用户检索和利用电子文件，提高电子文件的使用效率和价值。电子文件元数据格式要求。符合国家标准：电子文件元数据格式应当符合国家有关标准规范要求，以确保元数据的规范性和互操作性。这些标准规范通常由国家档案局等相关部门制定和发布，为电子文件的元数据管理提供了明确的指导和依据；目的：通过遵循国家标准，可以提高电子文件元数据的质量和管理水平，为电子文件的长期保存和有效利用提供有力保障。第十七条电子文件形成部门应当在电子文件形成、办理、收集过程中完成保管期限鉴定、分类、命名等工作，确保电子文件符合归档要求，并且完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据及其整个管理过程元数据。电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。党政机关电子公文归档，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。其他组织机构电子文件归档可以参照处理。第十七条：电子文件整理与归档要求及元数据管理电子文件整理与归档要求；电子文件形成部门的整理与归档职责；保管期限鉴定：电子文件形成部门在电子文件形成之初，就应根据其重要程度和保存价值，确定合理的保管期限。这一步骤对于后续的电子文件管理和利用具有重要意义。分类与命名：电子文件应按照一定的分类体系进行整理，并赋予明确的命名规则，以便于后续的检索和利用。分类和命名应体现电子文件的业务属性和内容特征。确保归档要求：电子文件在整理过程中，应确保其符合归档要求，包括格式规范、内容完整、元数据齐全等。只有符合归档要求的电子文件才能被正式归档保存。元数据管理。元数据采集：电子文件形成部门在电子文件形成、办理、收集过程中，应完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据，以及整个管理过程的元数据。元数据是电子文件的重要组成部分，对于电子文件的检索、利用和管理具有关键作用。开放性要求：电子文件及其元数据归档时，不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。这是为了确保电子文件的可读性和可用性，避免因技术措施导致的读取障碍或数据丢失问题。电子印章处理：对于党政机关电子公文归档，应去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。这一要求旨在保护电子公文的真实性和完整性，同时便于后续的利用和管理。其他组织机构的电子文件归档可以参照此处理方式进行。第十八条电子文件形成部门和电子档案管理部门应当对提交归档的电子文件及其元数据等相关信息进行清点、登记，对其真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，并由相关责任人确认。第十八条：电子文件归档前的清点、登记与检测清点与登记；电子文件形成部门和电子档案管理部门在提交归档前，必须对电子文件及其元数据等相关信息进行清点、登记。这一步骤是电子文件归档流程中的重要环节，旨在确保归档电子文件的数量、种类、格式等信息准确无误，为后续的管理和利用工作奠定基础。清点工作主要涉及到对电子文件的数量进行核对，确保没有遗漏或多余的文件；登记工作则是对电子文件的基本信息进行记录，包括文件名称、形成时间、保管期限、格式、大小等关键信息。通过清点与登记，可以建立起电子文件的初始档案，为后续的管理和利用提供便捷。真实性、完整性、可用性、安全性检测；除了清点与登记外，还应对提交归档的电子文件及其元数据等相关信息进行真实性、完整性、可用性、安全性检测的重要性。这四项检测是保障电子文件归档质量的关键措施。真实性检测：主要验证电子文件是否由法定责任者创建或发送，其内容是否被篡改或伪造。通过比对电子文件的元数据、数字签名等信息，可以确保电子文件的真实性。完整性检测：主要检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否齐全完整，没有缺失或损坏。完整性检测是保障电子文件长期保存价值的基础。可用性检测：主要测试电子文件是否可以被正常读取、显示和利用。通过模拟不同的读取环境和条件，可以确保电子文件在归档后仍然具备可用性。安全性检测：主要检查电子文件是否存在病毒、木马等安全隐患，以及是否采取了有效的保密措施。安全性检测是保障电子文件安全的重要手段。相关责任人确认。由相关责任人对清点、登记和检测结果进行确认的要求。这一步骤旨在明确责任，确保每一个环节都得到严格的执行和监督。相关责任人通常包括电子文件形成部门的负责人、电子档案管理部门的负责人以及具体负责清点、登记和检测的工作人员等。通过相关责任人的确认，可以建立起一套完整的责任追溯机制，一旦出现问题可以迅速定位到责任人并进行处理。同时，这一步骤也有助于提升工作人员的责任意识和工作质量，确保电子文件归档工作的顺利进行。第十九条电子档案管理部门应当对接收的电子档案进行审核、编制档号、确认保管期限等工作，确保电子档案符合档案管理要求。第十九条：电子档案管理部门的接收审核与编制档号工作接收审核电子档案管理部门在接收电子档案时，必须进行严格的审核工作。这一步骤是确保电子档案质量、维护档案真实性和完整性的重要环节。接收审核的主要内容包括：来源可靠性审核：验证电子档案的形成者是否合法、明确，形成活动是否真实存在，形成时间是否可确认。这是保障电子档案来源可靠性的基础。程序规范性审核：检查电子档案的形成、办理、整理、归档等全过程是否符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，且记录是否准确、可追溯。这有助于确保电子档案管理程序的规范化。要素合规性审核：核实电子档案的内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素是否符合国家相关标准规范的要求。这是保障电子档案质量的关键。通过接收审核，电子档案管理部门能够确保接收的电子档案符合档案管理要求，为后续的管理和利用工作奠定坚实基础。编制档号；在接收审核通过后，电子档案管理部门需要为电子档案编制唯一的档号。档号是电子档案的身份标识，具有唯一性和永久性，对于电子档案的检索、利用和管理具有重要意义。编制档号应遵循以下原则：唯一性：确保每个电子档案的档号在档案管理系统中是唯一的，避免重复和混淆；规范性：按照档案管理部门制定的档号编制规则进行编制，确保档号的结构清晰、易于理解；稳定性：一旦编制完成，档号应保持不变，即使电子档案的内容或存储位置发生变化，档号也应保持不变。通过编制档号，电子档案管理部门能够建立起电子档案的索引体系，为后续的检索、利用和管理提供便捷。确认保管期限。在编制档号的同时，电子档案管理部门还需要根据电子档案的种类、内容和价值等因素，确认其保管期限。保管期限是电子档案生命周期管理的重要依据，对于保障电子档案的长期保存和利用具有重要意义。确认保管期限应遵循以下原则：合法性：依据国家相关法律法规以及标准规范的要求，结合电子档案的实际情况，合理确定其保管期限。合理性：根据电子档案的内容、价值以及利用需求等因素，综合考虑确定其保管期限，避免过长或过短。可追溯性：确保保管期限的确定过程可追溯，便于后续的管理和审计。通过确认保管期限，电子档案管理部门能够建立起电子档案的保管体系，为后续的长期保存和利用提供有力保障。第四章电子档案移交与接收第四章电子档案移交与接收第二十条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交电子档案。档案馆应当做好接收工作，对于符合国家相关法律法规以及标准规范要求的电子档案，不得拒绝接收。经同级档案主管部门同意，专业性较强或者需要保密的电子档案，可以按照国家有关规定延长向档案馆移交的期限。经档案馆同意，对于未到国家规定移交期限的电子档案，明确划分在移交期限届满前该电子档案所涉及的利用、转换、迁移等权责后，可以提前交档案馆保管。涉及政府信息公开事项的，应当按照《中华人民共和国档案法》第十五条第二款规定办理。第二十条：电子档案移交与接收的基本要求与特殊规定电子档案移交与接收的基本要求；定期移交义务：机关、团体、企业事业单位和其他组织作为电子档案的形成和保管单位，负有按照国家有关规定定期向档案馆移交电子档案的义务。这一规定确保了电子档案的集中管理和长期保存，便于社会利用和历史文化传承；接收责任：档案馆作为电子档案的接收单位，应当做好接收工作，对于符合国家相关法律法规以及标准规范要求的电子档案，不得拒绝接收。这体现了档案馆作为公共文化服务机构的责任与担当，确保了电子档案的完整性和连续性。电子档案移交期限的特殊情况；延长移交期限：对于专业性较强或者需要保密的电子档案，经同级档案主管部门同意，可以按照国家有关规定延长向档案馆移交的期限。这一规定考虑了特殊类型电子档案的特殊需求，如科研档案、涉密档案等，因其内容的专业性、复杂性和保密性，需要更多的时间进行整理、鉴定和审查；提前移交：经档案馆同意，对于未到国家规定移交期限的电子档案，明确划分在移交期限届满前该电子档案所涉及的利用、转换、迁移等权责后，可以提前交档案馆保管。这一规定体现了档案管理的灵活性和实效性，允许在特定情况下对电子档案进行提前移交，以满足实际工作的需要。涉及政府信息公开事项的特殊处理。依法办理：对于涉及政府信息公开事项的电子档案，应当按照《中华人民共和国档案法》第十五条第二款的规定办理。这一规定强调了政府信息公开与档案管理之间的衔接与协调，确保了涉及政府信息公开的电子档案能够依法、及时、准确地向社会公开，保障公众的知情权。第二十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织向档案馆移交电子档案，应当符合下列要求：（一）按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求对移交的电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交；（二）电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；（三）采用技术手段加密的电子档案应当去除加密措施后移交；（四）移交的电子档案应当附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。第二十一条：电子档案移交的具体要求移交标准规范与检测要求；遵循国家标准规范：移交电子档案必须严格按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求进行组织。这些标准规范由国家档案局等相关部门制定，旨在统一电子档案的管理流程、数据格式、信息包结构等，确保电子档案的标准化、规范化。实施全面检测：在移交前，必须对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。这些检测项目涵盖了电子档案的各个方面，确保电子档案的内容真实无误、信息完整齐全、格式符合要求、能够正常读取且安全可靠。真实性检测：验证电子档案的内容是否真实反映了其形成时的原始状态，未被篡改或伪造；完整性检测：检查电子档案的信息是否完整，包括内容、结构、背景信息及元数据等，确保无遗漏或缺失；可用性检测：评估电子档案是否可以在不同环境下被正常读取和利用，包括其格式兼容性、软硬件依赖性等；安全性检测：检测电子档案是否存在安全隐患，如病毒、木马等恶意代码，以及是否采取了有效的加密、签名等安全措施。检测合格后方可移交。只有经过全面检测并确认合格的电子档案，方可正式移交给档案馆。这一要求确保了移交的电子档案质量可靠，为后续的长期保存和有效利用奠定了坚实基础。电子档案移交中的电子印章处理规范；电子印章处理的具体要求不保留电子印章的数字签名信息：在移交电子档案时，不应保留电子印章所附带的数字签名信息。数字签名信息通常用于验证电子文件的真实性和完整性，确保文件在传输过程中未被篡改。然而，在移交至档案馆后，由于管理和利用的需要，以及长期保存的安全性考虑，通常不再需要保留这些数字签名信息；仅保留印章图形：与数字签名信息不同，电子印章的图形部分（即印章的外观图像）应予以保留。印章图形是电子印章的重要组成部分，它代表了印章的实体形态和法律效力。在电子档案中保留印章图形，有助于保持电子档案的法律凭证作用，便于在需要时进行核实和认证。电子印章处理的目的和意义。确保电子档案的长期可读性：去除数字签名信息可以减少电子档案对特定软件或系统的依赖，降低因技术过时或系统升级导致的电子档案无法读取的风险。同时，保留印章图形可以确保电子档案在视觉上与纸质档案保持一致，便于理解和利用；维护电子档案的安全性和完整性：数字签名信息虽然重要，但在电子档案移交至档案馆后，其验证和保护作用可能不再需要或适用。通过去除数字签名信息并仅保留印章图形，可以降低电子档案被恶意篡改或伪造的风险，维护其安全性和完整性；便于档案馆的管理和利用：档案馆在接收电子档案后，需要对其进行分类、编目、检索和利用等操作。去除数字签名信息并保留印章图形可以简化这些流程，提高档案馆的工作效率和服务质量。同时，这也符合档案馆对电子档案管理和利用的一般要求。解密后移交加密电子档案的要求；解密后移交的必要性；确保档案的完整性和可用性：加密电子档案在不解密的情况下，档案馆可能无法直接读取其内容，从而影响档案的利用价值。去除加密措施后移交，可以确保档案馆能够完整、准确地获取电子档案的内容，便于后续的管理和利用；遵守档案管理规范：根据相关档案管理规范，移交至档案馆的电子档案应当具备可读性、可用性等基本要求。加密电子档案不解密即移交，显然不符合这些基本要求。因此，解密后移交是遵守档案管理规范的必然要求；保障档案安全：虽然加密措施在一定程度上可以保护电子档案的安全，但长期保存和频繁使用的电子档案如果持续保持加密状态，可能会增加管理成本和安全风险。解密后移交，可以便于档案馆采取统一的安全管理措施，确保电子档案在保管和利用过程中的安全。解密后移交的具体操作要求；技术处理：移交单位应采用适当的技术手段去除电子档案的加密措施。这一过程中，应确保电子档案的完整性和真实性不受影响，避免在解密过程中出现数据丢失或损坏的情况；质量检查：解密后的电子档案应经过严格的质量检查，包括真实性、完整性、可用性和安全性等方面的检测。只有确认电子档案质量合格后，方可进行移交；移交手续：在解密并检查合格后，移交单位应按照规定的程序和要求，向档案馆办理电子档案移交手续。移交过程中，应详细记录电子档案的相关信息，以便后续的管理和追溯。注意事项。在解密和移交过程中，移交单位应严格遵守相关保密规定，确保电子档案内容不被泄露或滥用；对于涉及敏感信息或特殊保密要求的电子档案，移交单位应在移交前与档案馆进行沟通协商，制定专门的移交方案和安全保障措施。移交电子档案附具信息的完整性要求。附具到期开放意见的重要性；保障公众知情权：到期开放意见是档案馆确定电子档案何时向社会开放的重要依据。附具这一信息，有助于保障公众对档案的知情权，促进档案信息的公开透明。规范档案开放流程：通过附具到期开放意见，可以明确电子档案的开放时间和条件，规范档案开放的流程，避免档案开放过程中的随意性和不确定性。政府信息公开情况的附具要求促进政府信息公开：政府信息公开是建设法治政府、服务型政府的必然要求。附具政府信息公开情况，有助于档案馆了解电子档案的公开情况，促进政府信息的全面、及时、准确公开。便于档案利用服务：了解政府信息公开情况，有助于档案馆为公众提供更加精准、高效的档案利用服务，满足公众对档案信息的多样化需求。密级变更情况的附具意义；确保档案安全保密：密级变更情况是反映电子档案保密要求的重要依据。附具这一信息，有助于档案馆根据电子档案的密级采取相应的保密措施，确保档案的安全保密。便于档案分类管理：了解电子档案的密级变更情况，有助于档案馆对电子档案进行更加精准的分类管理，提高档案管理的效率和水平。操作要求与注意事项。信息填写的准确性：移交单位在附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等信息时，应确保信息的准确性、完整性和真实性，避免出现错误或遗漏；移交手续的规范性：在移交电子档案时，移交单位应按照规定的程序和要求办理移交手续，确保移交过程的规范性和有效性；保密责任的落实：对于涉及敏感信息或特殊保密要求的电子档案，移交单位在移交前应严格履行保密审查程序，确保移交过程不泄露相关信息。第二十二条档案馆应当按照国家相关标准规范要求对移交的电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可办理交接手续，接收登记入库。第二十二条：电子档案接收检测的标准流程与要求进行真实性、完整性、可用性、安全性检测；档案馆应当按照国家相关标准规范要求对移交的电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测真实性检测；检测目的：验证电子档案是否确由其声称的形成者创建或发送，且在其声称的时间创建或发送，未被篡改或伪造；检测内容：包括但不限于电子档案的数字签名、时间戳、电子印章等固化信息的有效性验证，以及电子档案内容与元数据的一致性检查；操作要求：档案馆应使用专业的检测工具和技术手段，对电子档案的真实性进行逐一检测，并记录检测结果。完整性检测；检测目的：确保电子档案的内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素齐全完整，未发生丢失或遗漏；检测内容：主要检测电子档案的总件数、总字节数是否与移交清单一致，元数据项是否完整，过程信息是否齐全等；操作要求：档案馆应对照移交清单，对电子档案进行逐一核对和清点，确保每一项内容都完整无缺。可用性检测；检测目的：验证电子档案是否可以被正常访问、阅读、理解和使用；检测内容：包括电子档案内容数据的格式是否符合接收要求，能否被正常打开和浏览，以及电子档案所依赖的软硬件环境是否满足运行需求等；操作要求：档案馆应在接收前对电子档案的可用性进行测试，确保电子档案在接收后能够顺利使用。安全性检测。检测目的：确保电子档案在移交、接收和存储过程中不受病毒、恶意软件等安全威胁的影响；检测内容：主要检测电子档案是否携带病毒，存储载体是否安全可靠，以及电子档案在传输过程中是否采取了加密等安全措施；操作要求：档案馆应使用专业的杀毒软件对电子档案进行全盘扫描，确保电子档案的安全性。同时，对于离线移交的电子档案，还应检测存储载体的物理安全性。合格后方可办理交接手续，接收登记入库。操作要求：在电子档案通过真实性、完整性、可用性、安全性检测后，档案馆应与移交单位办理正式的交接手续，包括填写交接登记表、签字确认等。随后，档案馆应将电子档案接收登记入库，并建立相应的电子档案数据库，以便后续的管理和利用。第二十三条电子档案移交接收应当通过符合安全管理要求的网络和信息系统进行。不具备在线移交条件的，应当配备符合安全管理要求的存储介质进行离线移交，存储介质的选择和检测应当符合国家有关标准规范要求。第二十三条：电子档案移交接收的安全管理要求在线移交的安全管理要求；符合安全管理要求的网络：电子档案移交接收应当通过符合安全管理要求的网络进行。这意味着网络必须具备相应的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、数据加密传输等，以防止电子档案在传输过程中被非法截获、篡改或泄露；安全的信息系统：移交接收双方的信息系统也应符合安全管理要求，包括系统架构的安全设计、用户权限的严格管理、安全审计机制的建立等，以确保电子档案在系统中存储和处理的安全性。离线移交的安全管理要求；符合安全管理要求的存储介质：对于不具备在线移交条件的电子档案，应当配备符合安全管理要求的存储介质进行离线移交。这些存储介质应具备较高的可靠性和稳定性，能够确保电子档案在存储和传输过程中的安全性。存储介质的选择和检测：存储介质的选择和检测应当符合国家有关标准规范要求。这意味着在选择存储介质时，应优先考虑其安全性、稳定性和兼容性等因素；在移交前，还