电子档案存储与管理规范标准

电子档案存储与管理规范标准TOC\o"1-2"\h\u8228第一章电子档案存储与管理概述 3271911.1电子档案的定义与特点 3288681.1.1电子档案的定义 360791.1.2电子档案的特点 3307511.1.3保障信息安全 319141.1.4提高档案利用率 4303731.1.5降低档案管理成本 413771.1.6适应现代信息技术发展趋势 4267941.1.7促进档案资源整合 425539第二章电子档案存储系统要求 4187591.1.8存储设备 48311.1.9服务器设备 423031.1.10备份设备 4172101.1.11其他硬件设备 5160691.1.12操作系统 5264591.1.13数据库管理系统 536211.1.14电子档案管理系统 585981.1.15数据安全 5213871.1.16网络安全 6117141.1.17身份认证与权限管理 6286811.1.18环境安全 64832第三章电子档案分类与编码 661541.1.19电子档案分类的必要性 6326201.1.20电子档案分类体系构成 6258081.1.21电子档案分类体系的特点 785691.1.22电子档案编码的必要性 799051.1.23电子档案编码规则构成 782921.1.24电子档案编码规则的特点 89836第四章电子档案收集与整理 8198061.1.25电子档案收集的重要性 8138481.1.26电子档案收集的原则 823441.1.27电子档案收集的方法 8139331.1.28电子档案整理的意义 842671.1.29电子档案整理的原则 970381.1.30电子档案整理的方法 912115第五章电子档案著录与标识 951461.1.31概述 934221.1.32著录内容详述 9208531.1.33概述 10167611.1.34标识规则详述 106337第六章电子档案存储介质与格式 11185261.1.35硬盘存储 11222361.1.36光盘存储 11231231.1.37网络存储 11282351.1.38云存储 1155641.1.39文本格式 12312461.1.40图像格式 12284441.1.41PDF格式 12215231.1.42XML格式 1267121.1.43数据库格式 1225689第七章电子档案备份与恢复 13320581.1.44备份策略概述 1397211.1.45备份实施步骤 1315431.1.46恢复策略概述 13311541.1.47恢复实施步骤 1415137第八章电子档案安全管理 14229621.1.48制定安全管理方针 14278591.1.49建立安全管理制度 14247421.1.50实施安全风险管理 15205971.1.51开展安全监测与预警 15262101.1.52物理安全防护 15243241.1.53网络安全防护 15180681.1.54数据安全防护 15228941.1.55权限管理 16190521.1.56应急响应与恢复 1610302第九章电子档案利用与共享 16133381.1.57引言 16147211.1.58电子档案利用原则 1690961.1.59电子档案利用范围 17223141.1.60电子档案利用方式 1714851.1.61引言 173171.1.62电子档案共享原则 1733511.1.63电子档案共享模式 17293061.1.64电子档案共享保障措施 1823853第十章电子档案维护与更新 18275071.1.65电子档案的安全存储 18145161.1.66电子档案的访问控制 18325511.1.67电子档案的维护与保养 1976401.1.68更新原则 19137211.1.69更新流程 19299641.1.70更新注意事项 1915357第十一章电子档案审计与监督 19191971.1.71审计内容 20223841.1.72审计方法 2058711.1.73监督管理 20139141.1.74责任追究 2022804第十二章电子档案存储与管理培训与宣传 21240371.1.75培训目的 21308871.1.76培训内容 2172191.1.77培训方法 21183801.1.78宣传对象 21279571.1.79宣传内容 219041.1.80宣传推广策略 22第一章电子档案存储与管理概述信息技术的飞速发展，电子档案作为一种新型的档案形式，已经逐渐取代了传统的纸质档案。本章将围绕电子档案的定义、特点以及电子档案存储与管理的重要性进行概述。1.1电子档案的定义与特点1.1.1电子档案的定义电子档案是指在计算机系统中、处理、存储和传输的，以数字形式存在的，具有保存价值的各类信息资源。它包括电子文件、电子数据、电子图像等，是现代信息技术在档案领域的应用成果。1.1.2电子档案的特点（1）数字化：电子档案以数字形式存储，便于计算机处理、检索和传输。（2）易于复制与传播：电子档案可以轻松地进行复制和传播，大大提高了信息资源的利用率。（3）高效检索：通过计算机检索系统，可以快速准确地找到所需的电子档案，提高了档案利用的效率。（4）安全性：电子档案可以采取加密、备份等措施，保证信息安全。（5）灵活性：电子档案可以方便地进行增删改查等操作，满足不同用户的需求。第二节电子档案存储与管理的重要性1.1.3保障信息安全电子档案存储与管理能够保证档案信息的安全，防止信息泄露、丢失等风险。通过加密、备份等技术手段，可以有效地保护档案信息不受非法访问和篡改。1.1.4提高档案利用率电子档案存储与管理可以实现档案资源的共享，提高档案的利用率。通过计算机检索系统，用户可以快速找到所需档案，提高工作效率。1.1.5降低档案管理成本相较于传统的纸质档案，电子档案存储与管理可以降低档案管理的成本。无需大量购买纸张、档案柜等设备，同时减少档案库房的占地面积。1.1.6适应现代信息技术发展趋势信息技术的不断发展，电子档案存储与管理已成为档案管理的发展趋势。掌握电子档案存储与管理的技术和方法，有助于适应时代发展需求，提高档案工作的现代化水平。1.1.7促进档案资源整合电子档案存储与管理可以实现档案资源的整合，为企事业单位提供全面、系统的档案信息支持，促进各项工作的顺利开展。第二章电子档案存储系统要求第一节系统硬件要求1.1.8存储设备（1）存储容量：电子档案存储系统应具备足够的存储容量，以满足大量电子档案的存储需求。存储容量应在TB级别以上，并支持灵活扩展。（2）存储功能：存储设备应具有高速读写功能，以满足电子档案快速检索和访问的需求。（3）存储冗余：存储系统应具备冗余功能，保证数据的安全性和完整性。可采用RD技术实现数据冗余。1.1.9服务器设备（1）处理器：服务器应采用高功能处理器，以满足电子档案处理和检索的需求。（2）内存：服务器内存容量应足够大，以支持多任务并发处理。（3）网络接口：服务器应具备高速网络接口，以满足数据传输和共享的需求。1.1.10备份设备（1）备份存储：备份设备应具备足够的存储容量，以满足数据备份的需求。（2）备份功能：备份设备应具有高速备份功能，以减少备份时间。1.1.11其他硬件设备（1）显示器：显示器应具备高分辨率，以满足电子档案显示的需求。（2）扫描仪：扫描仪应具备高分辨率和高速扫描功能，以满足电子档案数字化需求。第二节系统软件要求1.1.12操作系统电子档案存储系统应采用稳定可靠的操作系统，如WindowsServer、Linux等。1.1.13数据库管理系统（1）支持大数据量处理：数据库管理系统应具备处理大量电子档案数据的能力。（2）支持多用户并发访问：数据库管理系统应支持多用户同时访问，以满足实际应用需求。（3）支持数据备份与恢复：数据库管理系统应具备数据备份与恢复功能，保证数据安全。1.1.14电子档案管理系统（1）功能完善：电子档案管理系统应具备档案录入、编辑、查询、修改、删除等功能。（2）支持多种档案格式：电子档案管理系统应支持多种档案格式的存储和转换。（3）支持远程访问：电子档案管理系统应支持远程访问，便于用户随时查看和操作电子档案。第三节系统安全要求1.1.15数据安全（1）数据加密：对存储在电子档案存储系统的数据进行加密处理，防止数据泄露。（2）数据备份：定期对电子档案数据进行备份，保证数据安全。（3）数据恢复：当数据出现异常时，应具备数据恢复能力，以恢复数据到正常状态。1.1.16网络安全（1）防火墙：设置防火墙，防止非法访问和攻击。（2）入侵检测系统：部署入侵检测系统，实时监测系统安全状况。（3）安全审计：对系统操作进行审计，以便及时发觉和处理安全隐患。1.1.17身份认证与权限管理（1）用户身份认证：采用用户名和密码认证方式，保证用户身份的真实性。（2）权限管理：根据用户角色和权限，限制用户对电子档案的访问和操作。1.1.18环境安全（1）温湿度控制：保证电子档案存储环境的温湿度在适宜范围内，防止设备损坏。（2）防尘、防潮：采取措施防止灰尘和潮湿进入存储设备，保证设备正常运行。（3）防火、防盗：加强防火、防盗措施，保证电子档案存储安全。第三章电子档案分类与编码第一节电子档案分类体系1.1.19电子档案分类的必要性信息技术的飞速发展，电子档案已经成为我国企事业单位和部门的重要信息资源。为了更好地管理和利用这些电子档案，对其进行分类具有重要意义。电子档案分类体系可以帮助我们明确电子档案的类型、特点和用途，便于检索、保管和利用。1.1.20电子档案分类体系构成（1）按照档案内容分类（1）文书档案：包括企事业单位和部门在日常工作中形成的各种文件、报告、请示、批复等。（2）技术档案：包括科研、生产、基建等方面的技术文件、图纸、标准等。（3）财务档案：包括企事业单位和部门的财务报表、凭证、账簿等。（4）人事档案：包括员工个人信息、劳动合同、培训记录等。（5）其他档案：包括不属于以上几类的其他电子档案。（2）按照档案来源分类（1）内部档案：企事业单位和部门内部形成的电子档案。（2）外部档案：从外部单位接收的电子档案。（3）按照档案载体分类（1）磁盘档案：存储在硬盘、U盘、光盘等磁性载体上的电子档案。（2）网络档案：存储在网络服务器上的电子档案。1.1.21电子档案分类体系的特点（1）科学性：电子档案分类体系应能够反映出电子档案的内在规律和特点。（2）系统性：电子档案分类体系应具有层次性、完整性，便于管理和检索。（3）动态性：信息技术的不断发展，电子档案分类体系应不断调整和完善。第二节电子档案编码规则1.1.22电子档案编码的必要性电子档案编码是对电子档案进行唯一标识的一种方式，可以方便地检索、管理和利用电子档案。制定电子档案编码规则有助于提高电子档案的管理效率。1.1.23电子档案编码规则构成（1）编码对象：电子档案的每一个文件或资料。（2）编码结构：电子档案编码应包括以下几个部分：（1）档案类型代码：根据电子档案分类体系，为每种类型的档案分配一个唯一代码。（2）档案来：根据档案来源，为内部档案和外部档案分别分配一个唯一代码。（3）档案载体代码：根据档案载体，为磁盘档案和网络档案分别分配一个唯一代码。（4）档案序号：为每个电子档案分配一个唯一序号。（3）编码示例：（1）文书档案：WS01001（2）技术档案：JS02001（3）财务档案：CW030011.1.24电子档案编码规则的特点（1）唯一性：每个电子档案的编码都是唯一的，可以保证档案的唯一标识。（2）可读性：编码应易于理解和记忆，方便检索和管理。（3）灵活性：编码规则应具有一定的灵活性，以适应电子档案管理的发展需求。第四章电子档案收集与整理第一节电子档案的收集1.1.25电子档案收集的重要性信息技术的飞速发展，电子文件已经成为机关、企事业单位日常工作的重要载体。电子档案收集是档案管理工作的基础环节，对于保障电子档案的完整性、真实性和有效性具有重要意义。1.1.26电子档案收集的原则（1）完整性原则：保证电子档案的收集范围全面，涵盖各类电子文件及其元数据。（2）真实性原则：保证电子档案的内容、结构和格式与原始电子文件保持一致。（3）及时性原则：在电子文件或办理过程中及时进行收集。（4）规范性原则：按照国家和行业相关规范、标准进行电子档案的收集。1.1.27电子档案收集的方法（1）制定电子档案收集计划：明确电子档案的收集范围、时间节点、责任人等。（2）建立电子档案收集制度：规范电子档案的收集流程，保证电子档案的完整性。（3）利用技术手段：通过自动化、半自动化的方式收集电子文件及其元数据。（4）加强培训与宣传：提高工作人员对电子档案收集工作的认识，保证电子档案的收集质量。第二节电子档案的整理1.1.28电子档案整理的意义电子档案整理是对收集到的电子档案进行有序排列、分类、鉴定、编目等操作，便于档案的保管、检索和利用。1.1.29电子档案整理的原则（1）科学性原则：按照电子档案的规律和管理要求进行整理。（2）系统性原则：保持电子档案之间的有机联系，形成完整的档案体系。（3）实用性原则：根据电子档案的利用需求进行整理，提高档案的利用效率。（4）安全性原则：保证电子档案在整理过程中不受损坏、泄露等风险。1.1.30电子档案整理的方法（1）分类：根据电子档案的性质、特点和利用需求，进行合理分类。（2）鉴定：对电子档案的价值、真伪、完整性等进行鉴定。（3）编目：按照一定的规则，为电子档案编制检索目录。（4）装订：将整理好的电子档案进行数字化存储，便于保管和利用。（5）数据备份：对重要电子档案进行备份，保证档案的安全。（6）档案管理系统：利用档案管理系统，实现电子档案的自动化管理。第五章电子档案著录与标识第一节电子档案著录内容1.1.31概述电子档案著录是指对电子档案进行描述、记录和整理的过程，它是电子档案管理的重要组成部分。电子档案著录内容主要包括以下几个方面：（1）电子档案的基本信息：包括档案名称、档案号、档案形成单位、档案形成时间等。（2）电子档案的文件属性：包括文件类型、文件大小、文件格式、文件版本等。（3）电子档案的内容描述：包括档案主题、档案内容摘要、关键词、档案正文等。（4）电子档案的背景信息：包括档案的形成背景、档案的形成过程、档案的使用范围等。1.1.32著录内容详述（1）电子档案的基本信息（1）档案名称：应准确、简明地反映档案的主题内容。（2）档案号：按照档案管理部门的规定编制。（3）档案形成单位：填写档案的形成单位全称。（4）档案形成时间：填写档案的形成日期。（2）电子档案的文件属性（1）文件类型：根据电子档案的实质内容，分为文本文件、图像文件、音频文件、视频文件等。（2）文件大小：以字节为单位，反映电子档案的存储空间。（3）文件格式：填写电子档案的存储格式，如.pdf、.docx、.jpg等。（4）文件版本：如有多个版本，应逐一记录。（3）电子档案的内容描述（1）档案主题：简要概括电子档案的主题内容。（2）档案内容摘要：对电子档案的主要内容进行简要描述。（3）关键词：提取反映电子档案主题的核心词汇。（4）档案对电子档案正文进行整理、排版。（4）电子档案的背景信息（1）档案的形成背景：描述电子档案产生的历史背景、政策依据等。（2）档案的形成过程：记录电子档案的形成、审批、发布等环节。（3）档案的使用范围：说明电子档案的使用范围、权限等。第二节电子档案标识规则1.1.33概述电子档案标识是对电子档案进行唯一性识别和管理的手段。电子档案标识规则主要包括标识符的编制、标识符的分配和使用等内容。1.1.34标识规则详述（1）标识符编制（1）标识符应具有唯一性，保证电子档案在档案系统中的唯一性。（2）标识符应简洁明了，便于识别和记忆。（3）标识符可由字母、数字、下划线等字符组成，长度不超过20个字符。（2）标识符分配（1）标识符分配应遵循档案管理部门的规定。（2）标识符分配应与电子档案的基本信息相结合，保证标识符的唯一性。（3）标识符分配过程中，应充分考虑电子档案的类别、形成时间等因素。（3）标识符使用（1）电子档案在存储、传输、查询等过程中，应使用统一的标识符。（2）标识符应与电子档案的著录信息相对应，便于检索和管理。（3）标识符的使用应遵循档案管理部门的规定，保证电子档案的安全和完整。第六章电子档案存储介质与格式第一节存储介质的选择信息技术的飞速发展，电子档案已成为现代企事业单位和部门信息管理的重要组成部分。选择合适的存储介质是保证电子档案安全、高效存储的关键。以下是几种常见的存储介质及其优缺点，以供选择时参考。1.1.35硬盘存储硬盘存储是当前最为常见的存储方式，主要包括机械硬盘（HDD）和固态硬盘（SSD）两种。（1）优点：存储容量大，读写速度快，价格相对较低。（2）缺点：机械硬盘易受物理损伤，固态硬盘价格较高。1.1.36光盘存储光盘存储是一种较为传统的存储方式，包括CD、DVD等。（1）优点：存储寿命较长，成本低廉，便于携带。（2）缺点：存储容量有限，读写速度较慢，易受环境因素影响。1.1.37网络存储网络存储主要包括NAS（网络附加存储）和SAN（存储区域网络）两种。（1）优点：易于扩展，数据安全性高，便于远程访问。（2）缺点：成本较高，网络延迟可能导致数据访问速度受到影响。1.1.38云存储云存储是一种基于互联网的存储方式，近年来逐渐受到关注。（1）优点：弹性扩展，按需付费，数据安全性高。（2）缺点：依赖网络，可能存在隐私泄露风险。在选择存储介质时，需根据电子档案的重要性、存储容量、读写速度、成本等因素综合考虑。第二节电子档案存储格式电子档案的存储格式直接影响其在存储、传输、检索等环节的效率。以下是几种常见的电子档案存储格式及其特点：1.1.39文本格式文本格式是一种简单的存储方式，适用于存储纯文本信息。（1）优点：文件体积小，兼容性强，易于编辑。（2）缺点：不支持图文混排，显示效果有限。1.1.40图像格式图像格式用于存储图片、图形等视觉信息。（1）优点：显示效果丰富，便于识别。（2）缺点：文件体积较大，不支持文本搜索。1.1.41PDF格式PDF（便携式文档格式）是一种广泛应用于电子文档存储的格式。（1）优点：跨平台兼容性强，支持图文混排，易于打印。（2）缺点：文件体积较大，编辑难度较高。1.1.42XML格式XML（可扩展标记语言）是一种用于存储结构化数据的格式。（1）优点：易于扩展，支持自定义数据结构，便于数据交换。（2）缺点：文件体积较大，解析速度较慢。1.1.43数据库格式数据库格式用于存储大量结构化数据，适用于电子档案管理系统。（1）优点：存储容量大，查询速度快，支持事务处理。（2）缺点：部署和管理成本较高，数据安全性需加强。根据电子档案的具体需求，选择合适的存储格式，有助于提高存储效率，保证档案信息的完整性和安全性。第七章电子档案备份与恢复第一节备份策略与实施1.1.44备份策略概述电子档案备份是指将电子档案数据进行复制，以防止数据丢失或损坏的一种措施。备份策略的制定是为了保证电子档案的安全性和完整性，主要包括以下几个方面：（1）备份范围：明确需要备份的电子档案类型、数据量和备份频率。（2）备份方式：选择合适的备份方法，如完全备份、增量备份和差异备份。（3）备份介质：选择可靠的备份介质，如硬盘、光盘、磁带等。（4）备份周期：根据数据重要性和变化频率确定备份周期。（5）备份地点：选择安全的备份地点，以防火灾、水灾等意外情况。1.1.45备份实施步骤（1）确定备份范围和周期：根据实际需求，明确需要备份的电子档案类型、数据量和备份频率。（2）选择备份方式：根据数据重要性和变化频率，选择合适的备份方法。（3）准备备份介质：根据备份方式和数据量，选择合适的备份介质。（4）制定备份计划：根据备份周期和备份方式，制定详细的备份计划。（5）执行备份操作：按照备份计划，定期执行备份操作。（6）检查备份效果：在备份完成后，检查备份数据的完整性和可用性。（7）存储备份介质：将备份介质存放在安全地点，保证数据安全。第二节恢复策略与实施1.1.46恢复策略概述电子档案恢复是指当电子档案数据发生丢失或损坏时，通过备份介质将数据恢复到原始状态的过程。恢复策略的制定是为了保证在数据丢失或损坏时，能够快速、有效地恢复数据，主要包括以下几个方面：（1）恢复范围：明确需要恢复的电子档案类型和数据量。（2）恢复方式：选择合适的恢复方法，如完全恢复、增量恢复和差异恢复。（3）恢复时间：确定恢复操作的截止时间，以保证业务连续性。（4）恢复地点：选择合适的恢复地点，以便快速恢复业务。（5）恢复验证：在恢复完成后，验证数据的完整性和可用性。1.1.47恢复实施步骤（1）确定恢复范围：根据数据丢失或损坏的情况，明确需要恢复的电子档案类型和数据量。（2）选择恢复方式：根据数据丢失或损坏的程度，选择合适的恢复方法。（3）准备恢复介质：根据恢复方式，选择合适的备份介质。（4）制定恢复计划：根据恢复时间、地点和恢复方式，制定详细的恢复计划。（5）执行恢复操作：按照恢复计划，进行数据恢复。（6）验证恢复效果：在恢复完成后，检查数据的完整性和可用性。（7）更新备份策略：根据恢复过程中发觉的问题，及时调整备份策略。（8）培训相关人员：加强相关人员对恢复操作的了解和掌握，提高恢复效率。第八章电子档案安全管理第一节安全管理策略1.1.48制定安全管理方针电子档案安全管理方针是指导电子档案安全管理的总体原则和目标，应当贯穿于电子档案管理的全过程。安全管理方针应明确电子档案安全管理的责任主体、管理目标、管理原则等。1.1.49建立安全管理制度电子档案安全管理制度是保障电子档案安全的基础，主要包括以下几个方面：（1）组织机构：明确电子档案安全管理组织架构，设立安全管理机构，负责电子档案安全管理的日常工作。（2）制度建设：制定电子档案安全管理制度，包括安全保密、权限管理、备份与恢复、应急响应等方面的规定。（3）责任落实：明确各级领导和工作人员在电子档案安全管理中的职责，保证安全管理工作的有效实施。（4）培训与考核：开展电子档案安全管理培训，提高工作人员的安全意识和技术水平，定期进行考核。1.1.50实施安全风险管理（1）风险识别：分析电子档案管理过程中可能存在的安全风险，如数据泄露、篡改、损坏等。（2）风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（3）风险应对：针对不同风险等级，制定相应的风险应对措施，包括预防、控制、转移、接受等。1.1.51开展安全监测与预警（1）监测系统：建立电子档案安全监测系统，实时监测档案管理系统运行状况，发觉异常情况及时报警。（2）预警机制：制定电子档案安全预警机制，对潜在的安全风险进行预警，保证及时发觉并处理。第二节安全防护措施1.1.52物理安全防护（1）设备安全：保证电子档案存储设备安全，如采用加密存储、防火墙等手段。（2）环境安全：保障电子档案存储环境安全，如设置专门的档案库房，保证库房温度、湿度等条件适宜。（3）访问控制：对档案库房实施严格的访问控制，保证授权人员才能进入。1.1.53网络安全防护（1）防火墙：在电子档案管理系统与外部网络之间设置防火墙，防止非法访问和攻击。（2）安全审计：对电子档案管理系统进行安全审计，定期分析审计日志，发觉并处理安全隐患。（3）入侵检测：部署入侵检测系统，实时监测网络流量，发觉并报警异常行为。1.1.54数据安全防护（1）加密存储：对敏感数据采用加密存储，防止数据泄露。（2）数据备份：定期对电子档案数据进行备份，保证数据的安全性和完整性。（3）数据恢复：制定数据恢复方案，保证在数据损坏或丢失的情况下能够迅速恢复。1.1.55权限管理（1）用户权限分配：根据工作人员的职责和需求，合理分配用户权限，实现最小权限原则。（2）权限审批：建立权限审批机制，对权限申请进行严格审查，保证权限使用合规。（3）权限变更与撤销：实时监控用户权限变更，对离职或调岗人员及时撤销权限。1.1.56应急响应与恢复（1）应急预案：制定电子档案安全管理应急预案，明确应急响应流程和措施。（2）应急演练：定期开展应急演练，提高应对突发事件的能力。（3）恢复措施：在发生安全事件后，迅速采取恢复措施，保证电子档案管理系统恢复正常运行。第九章电子档案利用与共享第一节电子档案利用规定1.1.57引言信息技术的飞速发展，电子档案已成为我国档案管理的重要组成部分。为了规范电子档案的利用，保障档案资源的有效利用和安全，本节将介绍电子档案利用的相关规定。1.1.58电子档案利用原则（1）合法性原则：电子档案的利用应当符合国家法律法规和档案管理规定，保证档案资源的合法使用。（2）安全性原则：在利用电子档案的过程中，要保证档案信息的安全，防止泄露、篡改等风险。（3）效益性原则：电子档案的利用应注重效益，充分发挥档案资源在经济社会发展中的作用。（4）便捷性原则：电子档案的利用应便于查阅、检索，提高档案利用效率。1.1.59电子档案利用范围（1）公务活动：国家机关、企事业单位和社会团体在履行公务过程中形成的电子档案，可按照规定进行查阅、利用。（2）公共服务：电子档案可用于公共服务领域，如教育、医疗、社保等，为公众提供便捷的查询服务。（3）个人查询：个人可依法查询与自己权益相关的电子档案，如婚姻登记、房产证等。1.1.60电子档案利用方式（1）网络查询：通过互联网、政务外网等渠道，实现电子档案的在线查阅、打印等功能。（2）现场查阅：在档案管理部门设立查阅窗口，为公众提供现场查阅服务。（3）自助查询：通过自助查询终端，实现电子档案的快速查询。第二节电子档案共享机制1.1.61引言电子档案共享机制是指通过信息技术手段，实现电子档案在不同部门、不同系统之间的互通互认，提高档案资源的利用效率。本节将介绍电子档案共享机制的相关内容。1.1.62电子档案共享原则（1）统一规划：根据国家档案事业发展总体要求，统筹规划电子档案共享工作，保证共享机制的顺利进行。（2）标准先行：制定电子档案共享标准，规范电子档案的格式、元数据、接口等技术要求。（3）互联互通：通过技术手段，实现不同部门、不同系统之间电子档案的互联互通。（4）安全保障：加强电子档案共享过程中的安全管理，保证档案信息的安全。1.1.63电子档案共享模式（1）数据交换：通过数据交换平台，实现电子档案在不同部门、不同系统之间的交换。（2）服务接口：提供电子档案服务接口，便于其他系统调用和利用电子档案资源。（3）云计算服务：利用云计算技术，搭建电子档案共享平台，实现档案资源的集中管理和共享。（4）联合查询：通过联合查询系统，实现电子档案的跨部门、跨系统查询。1.1.64电子档案共享保障措施（1）政策支持：加强电子档案共享政策制定，明确共享机制的目标、任务、责任等。（2）技术支撑：加大电子档案共享技术研发力度，提升共享平台的技术水平。（3）人员培训：加强电子档案共享人员的培训，提高其业务能力和服务水平。（4）宣传推广：加大电子档案共享的宣传力度，提高公众对共享机制的认知度和参与度。第十章电子档案维护与更新第一节电子档案维护措施1.1.65电子档案的安全存储（1）选择可靠的存储设备：为保证电子档案的安全性，应选择具有较高安全功能的存储设备，如磁盘阵列、云存储等。（2）数据加密：对存储的电子档案进行数据加密，以防止非法访问和数据泄露。（3）定期备份：制定合理的备份策略，定期对电子档案进行备份，以防止数据丢失。1.1.66电子档案的访问控制（1）用户权限管理：根据用户的工作职责，合理分配访问权限，保证电子档案的保密性。（2）访问记录：记录用户访问电子档案的行为，便于跟踪和审计。（3）防火墙和入侵检测系统：部署防火墙和入侵检测系统，防止外部攻击。1.1.67电子档案的维护与保养（1）定期检查存储设备：定期检查存储设备的运行状况，保证设备正常工作。（2）数据清理与优化：定期清理无用的电子档案，优化存储空间。（3）软件更新与升级：及时更新和升级电子档案管理软件，提高系统的安全性和稳定性。第二节电子档案更新规则1.1.68更新原则（1）保持电子档案的完整性：在更新过程中，保证电子档案的完整性，不得遗漏任何重要信息。（2）保证电子档案的真实性：更新后的电子档案应真实反映原始档案的内容，不得篡改或伪造。（3）及时更新：根据电子档案的变化情况，及时进行更新，保证档案的时效性。1.1.69更新流程（1）提交更新申请：当电子档案需要更新时，相关人员应提交更新申请，说明更新原因和内容。（2）审核批准：相关部门对更新申请进行审核，保证更新内容的合规性。（3）执行更新：根据审核批准的结果，执行电子档案的更新操作。（4）更新记录：记录更新操作的时间、原因和内容，便于跟踪和审计。1.1.70更新注意事项（1）更新前备份：在更新前，应对电子档案进行备份，以防更新失败导致数据丢失。（2）更新后验证：更新完成后，应对电子档案进行验证，保证更新内容的正确性。（3）更新通知：及时通知相关人员电子档案的更新情况，以便于他们了解档案的最新状态。第十一章电子档案审计与监督第一节审计内容与方法1.1.71审计内容（1）电子档案管理的合规性审计：审查电子档案的、收集、整理、归档、保管、利用等环节是否符合国家有关法律法规、政策规定以及企业内部管理制度。（2）电子档案的真实性审计：检查电子档案的内容是否真实可靠，是否存在篡改、伪造等现象。（3）电子档案的完整性审计：评估电子档案是否完整，包括档案文件的齐