集团公司公文格式规范要求

第第页集团公司公文格式规范要求公文格式规范要求集团公文格式分为两种，红头公文和一般公文。1.红头公文（见式样1）1.1适用情况：（1）集团本部向上级政府部门、有合同合作关系的单位的正式行文。（2）集团向各职能部门、各子公司的正式下行文，包含人事任免、奖惩，紧要通知、通告、决议、决议等。1.2构成部分本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大构成部分。公文首页红色线以上部分统称眉首；红色线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。1.3眉首眉首由集团全称、发文字号、签发人构成。（1）集团全称：即“上海A集团控股（集团）有限公司文件”，套红居中印在公文首页上部，字体为一号黑体字。（2）发文字号：即“A集团控字+发文年份+发文序号”，发文序号用（）括起，从001号起编。在第二行居中排布，字体为四号黑体字。（3）签发人平行排列于发文字号右侧，用冒号标注签发人姓名，字体为四号黑体字。1.4主体主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位、成文日期、印章、附件等部分构成。除标题用小2号宋体字外，其余内容均用4号宋体字。（1）标题：在红色线下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行时要保证词意完整，排列对称美观。标题的内容一般由发文单位或规范化建成、公文主题和文种三个要素构成。标题中除法规、规章名称加书名号及并列的几个单位或部门之间加顿号外，一般不用标点符号。（2）主送单位：是指行文的对象，是要求主板和回复的单位或部门，亦即负有对文件内容进行掌握、回复或贯彻执行责任的受文单位或部门。主送单位必需是以单位作为收件人标注，而不得以个人标注。因告知集团全体员工的“人事任免”可以不写主送单位。在标题下空1行，左侧顶格标注，主送单位名称后标全符冒号。（3）正文用来表述公文的内容，准确反映行文的目的。在主送单位名称之下一行，左空2字开始，回行顶格。以下每起一个自然段均空2字。每行28个汉字，行距1.5倍，页码编在每页末行居中。（4）附件：公文如有附件，应在正文之后，发文机关之上，注明附件的名称和次序。最终另起一段标识“附件+附件序号+:+附件名称“，附件名称后不加标点符号。（5）发文单位或部门署名应用全称，为于正文右下方。联合行文时，各单位名称应平行排列，主办单位排在第一位。（6）成文日期：也叫发文日期，即发文的年、月、日，在发文单位下面，一般以签发的实在时间为准，会议通过文件，以会议通过时间为准。一般性公文料子，如涉及实在事项的通知、公告、函等的发文日期，常常用它的印发时间。日期需用汉字书写，“0”写为“零”，成文日期位置应靠右边距。（7）用印：公文原稿必需经过签发领导核签后才可以盖章，集团公司的公章用印核签人为总裁、常务副总裁，子公司公章的核签人为子公司负责人。用印应当端正、清楚，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。（8）附件。公文附件应与正文一起装订，并在附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的序号和名称应与“附件说明”中的附件序号、名称保持全都。1.5版记版记由主题词、抄报单位、抄报人、拟文单位等部分构成。一般情况下，集团“红头”公文不用版记，除非有特殊情况，才标注“版记”。2.一般公文2.1一般公文种类：可以是集团发文、集团行政人事部发文、也可以是子公司发文，包含通知、通告、请示、信函、会议纪要等。一般公文的紧要特点是不标注发文字号，属于常规性公文。2.2通知、通告：集团内部通知、通告公文格式见式样2.通知、通告由标题、版记、主体三大构成部分。（1）标题用3号黑体字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告标题为“关于的通知”。（2）版记由拟稿人、拟稿单位、拟稿部门、收件人、发件人、公司、日期、抄送、总页数、咨询电话、附件、保密等级、签发人以及实在要求。其中，收件人、发件人都以单位部门标注，不得标注个人作为收件人、发件人。保密等级分为：“绝密、机密、秘密、一般”四种情况。依据相应项目填写。（3）主体格式与集团红头公文主体格式同等要求，不再概述。2.3请示。集团请示分为请示（申请）、报告，见式样3.请示单位部门依据请示单相应栏目要求填写，请示内容可以另外附页。2.4工作协调单，见式样4用于集团职能部门之间、子公司之间因工作布置上需要相互协调、相互支持的行文，实在内容依据表单格式填写。2.5信函格式，见式样5公文标题为集团全称加“函”字，居中排布。信函字体为宋体，标题为小2号，正文内容为4号宋体。2.6会议纪要格式，见式样6（1）标题由会议名称加“会议纪要”构成，用3号黑体字，居中排布。（2）标题之后为会议纪要要项，依照要求有以下要项：会议名称、会议时间、会议地方、出席人员（迟到人员、缺席人员）、会议主持、会议记录等。（3）会议纪要正文每一段发言内容必需写明发言部门、发言人、发言时间，用小4号宋体加粗，会议纪要实在内容用小4号宋体字。3.公文文字版面从左至右横排，一般采用国际标准A4型。附件2:A集团集团公文式样式样1：红头公文格式；式样2：通知通告格式；式样3：请示（申请）报告格式；式样4：工作请示单格式；式样5：信函格式；式样6：会议纪要格式；式样7：文件呈报表格式；式样8：制度（发文）审批单格式。篇2:高校党办电子公文办理程序及规范州苏高校党办电子公文办理程序及规范一、电子公文类型及适用范围电子公文办理是指通过苏州高校网络办公系统进行的公文办理。“学校发文”紧要用于起草学校的“红头文件”，只有机关部门的各用户才有权起草，假如院系、直属单位要起草有关学校文件，需向职能部门提出申请，由职能部门起草。“校内行文”紧要用于各院系、各部门、各直属单位向学校行文报告、请示各类事情。“院系部门行文”紧要用于各院系、各部门、各直属单位之间的公文（无须报告、请示学校的）流转，每个单位都有一个存档库，可以自行编号。“校外来文”紧要用于各类非涉密校外文件的流转。“通知公告”紧要用于公布各院系、各部门、各直属单位的有关通知，该通知起草的权限是：各单位的领导以及秘书（每单位仅限一人）。二、紧要电子公文办理程序（一）学校发文办文程序学校发文包含上行文和下行文。办文程序一般包含拟稿核稿编号套红头审核审签校对用印发送存档等环节。1、拟稿委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决议、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。（1）选择公文类型、公文种类、紧急程度、文件类型。（2）拟文要素①拟文单位。②标题：公文标题应当准确简要地概括公文的紧要内容。③主送单位和抄送单位。④正文：正文内容每自然段左空2个全角字符，回行顶格。数字、年份不能回行。三号仿宋GB2312字体，段落1.5倍行距。⑤附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。多个附件：用阿拉伯数字标注次序号（如“附件：1.”）。⑥行文机关名称、成文日期。发文时间与发文机关署名分二行置于正文右下方，发文机关署名在上，发文时间在下。单一机关行文时，在行文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名依照发文机关次序整齐排列在相应位置，先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。发文日期一般署会议通过或者领导人签发的日期；联合行文以最终签发人的签发日期为准。发文日期应当用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。（3）草拟公文内容实在要求：①符合国家的法律、法规及其他有关规定。②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。③公文的文种应当依据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。④拟制紧急公文，应电话联系发文单位，说明紧急原因，并依据实际需要确定紧急程度。⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明实在的年、月、日。⑥结构层次序数和字体。文中结构层次次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一级标题用黑体字，二级用楷体字，三级和四季用仿宋字体标注。⑦应当使用国家法定计量单位。⑧文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次显现时注明准确的中文译名。⑨公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰颜色语句中作为词素的数字必需使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（4）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当自动与有关部门协商，取得全都看法后方可行文。（5）拟制公文必需经拟稿部门负责人核稿、并在承办核稿栏签名后方可进入网络办公系统流转。2、核稿党委办公室秘书收到文件后，要对文稿内容和发文名义进行初步审核，再发给党办主任进行审核。（1）核稿内容：①是否确需行文；②报批程序是否符合规定；③内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关文件精神相衔接；④涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得全都看法；⑤所提措施和方法是否切实可行；⑥人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发转达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否规范。（2）确定发文名义：①党委的工作计划、学习布置、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。②一般事务性通知，转发党委其他职能部门的实在事务性布置、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。③印发学校长时期发展计划、年度工作要点等重点事项或紧要改革举措的通知以学校党委和行政名义联合发文。（3）对于不符合办文内容、程序和格式要求的文稿，党委办公室应退还拟文部门修改或重拟。3、编号：将拟文发送党办秘书，在公文系统里编文号，实在文号拟定如下：（1）以学校党委和行政名义联合发布的文件、学校中长期发展规划、学校年度工作计划及要点、部分特别设机构的设立及调整、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件等编号为：苏大委号。（2）中层党务领导干部的任命、校党委对各党委（总支）、工委换届工作事宜的有关批复，以及党委组织部下发的一些规章制度等编号为：苏大委组号。（3）党委宣传部称赞决议，学习计划等编号为：苏大委宣号。（4）党委人武部的军训有关文件等编号为：苏大委武号。（5）以党办名义专项上报或下发的文件编号为：苏大委办号。（6）全委会决议、常委（扩大）会议纪要编号为：苏大委办纪号。（7）全委会决议、常委（扩大）会、党政联席会议纪要涉及职能部门需要抄送的内容编号为：苏大委办函号。（8）提交党委常委会审议通过的保密相关管理制度及方法编号为:苏大委密号。（9）其他不用提交党委常委会审议通过的保密日常管理制度及方法编号为：苏大委密办号。4、套红头：除苏大委办、苏大委办函和苏大委办密文号为*苏州高校委员会办公室红头，其他均为*苏州高校委员会红头。下行文发文字号右侧无需签发人，上行文则发文字号居左空一字，右侧保管签发人。5、审核：发送党办主任，进行拟文审核。6、审签（1）以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。（2）以党委和行政名义联合上报或下发的文件由党委书记和校长联合签发。（3）以党委办公室名义发出的上报文件料子，由分管党办工作的书记或副书记签发；党委办公室名义发出的下发文件，由党委办公室主任签发。上行文在校领导审签后可添加签发人，签发人在发文字号右侧居右空一字，签发人姓名用3号楷体。遇多个签发人，按发文机关次序排列。7、校对已经领导人审签过的文稿，在发送之前应交由拟文部门校对。经校对如需对文稿内容作实质性修改，须报原审批领导人复审。8、用印印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，顶端上距正文（或附件说明）一行之内。9、发送选择发文方式：依据公文性质、内容选择普发或点发。（1）普发：直接发布学校网学校发文。（2）点发：依据文件或会议纪要的内容分送领导和有关职能部门。上行文一般将纸质稿打印后加盖学校党委或党委、行政印章，寄送主送、抄送单位，并给拟稿部门留存一份。10、存档（1）打印底稿，加盖党委办公室印章后以备纸质存档。（2）电子公文发送后存档。（二）校外来文办文程序非涉密校外来文可在电子公文系统办理。校办来文途径紧要有：1、江苏省电子政务平台。2、苏州市电子公文交换系统。3、来信来函。4、两办传真。5、苏州市教育局。6、苏州市文件交换站。7、校领导开会带回文件。8、部门邮件来文办理。校外来文办文程序一般包含：核对录入发送批办流转催办办结存档等环节。1、核对：依据来文途径核对来文是否需要办理。紧要查阅来文抬头、发文机构以及文件内容，确定是否需要办理或周知。在确定办理后，按来文的轻重缓急，分党委和行政两类办理。2、录入：全部来文均按PDF或WORD格式录入公文系统校外来文，录入内容包含：（1）收文编号：按党委、行政（DW、*Z）分别按次序编号。（2）来文编号：来文的文号。（3）来文标题：来文的文件名。（4）来文日期：接收来文的日期。（5）来文单位：来文成文机构单位。（6）页数：一般是来文的正文页数。（7）紧急类型：按文件的轻重缓急选择：普通、紧急、特急。（8）备注：对来文正文中的紧要信息加以备注。（9）上传正文及附件，若有多个附件按次序上传。附件名一般是文件标题名+来文文