增加涉密会议管理制度

增加涉密会议管理制度第一章总则

鉴于信息安全在当今商业环境中的重要性，为了加强涉密会议的管理，确保会议内容的保密性、完整性和准确性，特制定以下涉密会议管理制度。

一、目的与原则

1.本制度的目的是规范涉密会议的组织、召开和管理工作，防止会议信息泄露，确保会议高效、有序进行。

2.涉密会议管理制度遵循以下原则：

（1）分级管理原则：根据会议内容的密级，实行相应的保密措施和管理制度；

（2）最小化原则：参会人员控制在必要范围内，减少涉密信息的传播；

（3）全程监控原则：会议从筹备到结束的全过程，均需进行严格监控和管理。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的各类会议。

2.本制度不适用于公司内部的一般性会议。

三、责任与权限

1.会议主持人：负责会议的召集、组织和主持工作，对会议内容的保密性、完整性和准确性负责；

2.参会人员：严格遵守会议纪律，保守会议秘密，履行参会职责；

3.会务工作人员：负责会议场地、设备、资料等方面的筹备和保障工作，确保会议顺利进行；

4.保密管理部门：负责对会议的保密工作进行监督、检查和指导。

四、保密措施

1.会议通知：会议通知应明确会议的主题、时间、地点、参会人员等，严禁通过非保密渠道发布；

2.会议场地：选择具备保密条件的会议室，确保会议期间不被外界干扰；

3.会议设备：使用符合国家保密标准的通信和办公设备，防止信息泄露；

4.会议资料：会议资料应标明密级，并在会议结束后及时收回，严禁外传；

5.参会人员管理：参会人员应签订保密协议，会议期间禁止携带手机、录音笔等具有录音、录像功能的设备。

五、违规处理

1.对违反本制度的参会人员，视情节轻重，给予批评教育、党纪政纪处分或追究法律责任；

2.对因工作失职导致会议信息泄露的，严肃追究相关人员责任。

本制度的解释权归公司保密管理部门所有，自发布之日起实施。涉及本制度未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。

第二章会议流程

为确保涉密会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据工作需要，明确会议讨论的主题和预期目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题、讨论重点和预计时间，经审批后发送给参会人员。

3.召集参会人员：根据会议主题和议程，确定参会人员范围，并向相关人员发出会议通知。

4.会议资料准备：整理会议所需的资料，包括背景资料、报告、统计数据等，确保资料准确、完整。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在指定时间到达会议室，进行签到，领取会议资料。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律和保密要求。

3.专题报告：会议主持人邀请相关人员就会议主题进行专题报告，报告人应详细阐述观点，为讨论提供依据。

4.讨论与发言：参会人员围绕会议主题和报告内容展开讨论，充分发表意见，提出建议。

5.会议决策：根据讨论情况，形成会议决策，明确责任人和完成时限。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论要点、决策结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，经主持人审批后发送给参会人员。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.参会人员应就会议效果、组织工作等方面提出意见和建议，以利于提高会议管理水平。

五、会议结束

1.会议结束后，参会人员应按时离开会议室，不得在会议室内逗留。

2.会务工作人员负责收回会议资料，检查会议室设备，确保会议场地恢复原状。

本章节所述会议流程适用于公司内部各类涉密会议，各部门应根据实际情况予以调整和补充。会议流程的执行情况纳入会议管理制度监督检查范围。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行和落实，加强对会议纪要的管理和监督，制定以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议纪要的制作与发布

1.会议纪要由专人负责整理，内容应真实、完整、准确地反映会议讨论情况和决策结果。

2.会议纪要应包括以下要素：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策内容、责任人和完成时限等。

3.会议纪要经主持人审批后，以适当的方式发送给所有参会人员和相关单位，确保相关人员了解会议内容。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各责任单位应按照会议纪要的要求，制定具体的实施方案，明确责任人，确保会议决策得到有效执行。

2.专人负责对会议纪要的执行情况进行跟踪，了解进度，协调解决问题，确保会议决策落到实处。

3.对会议决策执行过程中遇到的困难和问题，应及时向会议主持人报告，寻求支持和帮助。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各责任单位应定期向会议主持人报告会议纪要执行情况，包括已完成的任务、未完成的任务及原因、下一步工作计划等。

2.会议主持人应组织对会议纪要执行情况的评估，分析存在的问题，提出改进措施，以提高会议决策的执行效果。

3.对会议纪要执行不力的单位和个人，视情节轻重，给予相应的批评教育或问责处理。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的安全、完整和可追溯。

2.会议纪要的查阅应遵循公司保密制度，严格控制知密范围，防止信息泄露。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议纪要保管人提出申请，经审批后方可查阅。

本章节所述会议纪要跟踪落实制度适用于公司内部各类涉密会议，各部门应认真执行，确保会议决策的落实。会议纪要的跟踪落实情况将作为考核会议管理效果的重要依据。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，营造良好的会议环境，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议组织者提前向行政部门提出申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门负责对会议室预订情况进行汇总，确保会议室使用不冲突。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备符合国家保密标准的通信和办公设备，包括但不限于投影仪、音响设备、白板等。

2.行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行，避免会议期间出现故障。

3.会议室应保持整洁、安静，禁止在会议室内吸烟、进食，确保会议环境舒适。

三、会议室使用规范

1.会议组织者应按照预订时间使用会议室，如有特殊情况需提前或延后使用，应提前通知行政部门进行调整。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音，不随意离开会议室。

3.会议结束后，会议组织者应确保会议室恢复原状，包括清理垃圾、关闭设备等。

四、会议室安全管理

1.会议室应实行门禁制度，非会议相关人员禁止擅自进入会议室。

2.会议室内严禁携带具有录音、录像功能的设备，如需记录，应使用专用设备并遵守保密规定。

3.行政部门负责对会议室进行安全巡查，确保会议期间无安全隐患。

五、会议室资源调配

1.行政部门根据公司实际情况，合理调配会议室资源，优化使用效率。

2.对于重要会议或紧急会议，行政部门应优先保障会议室的使用。

3.鼓励部门间共享会议室资源，减少闲置和浪费现象。

本章节所述会议室管理规定适用于公司内部各类会议室，各部门应严格遵守，共同维护良好的会议环境。会议室管理情况纳入公司日常管理考核范围，对违反规定的单位和个人，将视情节给予相应处理。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，明确相关事项，特制定以下附则：

一、本