工程项目档案管理办法

工程建设项目档案收集与管理办法

第一章

总则

第一条为保证工程建设项目档案的时效性、完整性、可利用性,依据《建设工程文件归档整理规范》、《XX省城市建设档案管理办法》、《关于加强XX市城市建设档案管理实施意见》、《XX市建筑工程档案移交书（2016年版）》、《XX市档案馆关于声象档案的规定》，结合城建档案馆要求和学校工程建设实际，特制订本办法。

第二条工程建设项目档案是指在工程项目的决策、立项、报批、规划、设计、招标、施工、验收以及维护等活动中形成的有保存价值的文件、图纸、图表、影像、合同、协议、纪要、光盘等各种资料。

第三条工程建设项目档案收集内容包括但不局限于“浙江大学基本建设档案归档范围”（详见附件）。

第四条工程建设项目竣工验收前要先行组织档案验收，获得杭州市城市建设档案馆《建设工程竣工档案认可意见书》后方可组织竣工验收。

第五条工程建设项目档案材料原则上必须是正本、原件(盖公章),如果原件另有它用,则在复印件上应注明原件存档处。档案材料做到审查手续完备、字迹清楚，图面清晰、整洁，能长久保存。

第二章档案的收集

第六条基本建设处档案管理员负责档案整理、立卷、归档、督办和移交。

第七条基本建设处各科室负责本科室档案的收集、整理并及时移交给档案管理员。包括但不限于以下材料：

(一)综合性的文件、文书、财务等档案由综合财务管理办公室负责;

（二）立项、报批、验收、征地拆迁有关批复、文件等档案由前期工作办公室、征地拆迁办公室负责;

(三)招投标有关文件、各类合同、结算资料由招标与合同管理办公室、预决算审核办公室负责;(四)

规划、勘察、设计过程中的档案由总工程师办公室负责；

（五）监理日志和监理过程产生的资料、施工过程产生的资料和竣工图等档案由工程现场管理中心负责。督促、检查监理单位和施工单位按照《杭州市建筑工程档案移交书》、《杭州市档案馆关于声象档案的规定》和《基本建设档案归档范围》的规定分类、整理、装订和移交。

第八条工程建设项目启动后，由各科室明确收集该项目工程档案的具体负责人。各负责人根据“浙江大学基本建设档案归档范围”及时收集工程档案,并进行分类整理,及时移交档案管理员。

第三章

档案的移交、查阅、移存

第九条档案管理员按照工程建设项目建立工程档案登记账簿,工程各类档案移交存档时由移交人签字后，予以登记备案。

第十条工程建设项目档案各类资料移交时间

（一）综合财务管理办公室、前期工作办公室、征地拆迁办公室负责收集的：在各项工作完成后一周内移交;

（二）招标与合同管理办公室负责收集的：工程项目招投标有关文件、各类合同，在签订完合同后两周内移交；（三）预决算审核办公室负责收集的：结算资料在完成审核审计报告后一月内移交；（四）总工程师办公室负责收集的：勘察、图审、规划的资料在完成使用后一周内移交；

（五）工程现场管理中心负责收集的：施工准备、施工阶段档案在竣工前一周移交，竣工验收材料在竣工验收合格后

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天内移交。

第十条档案管理员不得允许无关人员查阅工程档案;重要工程档案的查阅须经处领导批准。相关人员查阅时除现场查阅当即归还外,须登记签字,归还时注销。

第十一条档案管理员要及时完成工程建设项目档案收集工作