2024年公司级会议管理制度（二篇）

第5页共5页2024年公司级会议管理制度会议组织与管理：一、会议策划1、所有会议需有预先规划，重要和大规模会议应制定书面计划(或预案)。2、会议计划应涵盖以下内容：会议名称、主题、时间、地点、召集人(或部门)、组织者、参会人员、议程、日程、资料清单、筹备工作及预算。常规会议计划确定后，原则上不作变动，如有变动，由召集人(或部门)临时通知。小型或非正式会议可简化内容，由召集人(或部门)决定。3、会议计划(或预案)由总经办或召集部门拟定，报公司分管领导(大型会议报总经理)审批后执行。二、会议通知1、会议应提前通知参会人员，以便做好准备。2、通知方式包括口头(直接或电话)和书面通知，小型或非正式会议可采用口头通知，重要和大型会议应采取书面通知。常规会议在首次和变动时通知，之后不再通知。3、会议所需文件由召集会议的部门起草并经相关领导审批。如需分发给参会人员，由行政办复印并由召集部门或会务组分发。三、会务筹备1、会议文件由召集部门拟制并报批。如需参会人员准备材料，应在通知中明确。2、重要和大型会议应成立临时会务组，明确分工，确保会场布置(如标识、横幅、桌椅、座牌、灯光、音响等)、会议设施和用品的准备。同时，会议费用应遵循节约原则进行预算。四、会议期间管理1、会前需全面检查会议准备工作，包括参会人员通知、资料准备、会场布置、设施设备等。2、实行会议签到制度，确保与会人员到会。3、参会人员应遵守会议纪律，不得迟到早退，手机调至振动，如有重要电话需在场外接听。4、会议主持人应掌控会议进程，维持秩序，提高效率。5、会议记录应详实准确，重要会议应有专人记录，分组讨论时需安排记录人。6、重要和大型会议，领导讲话应准备稿子或提纲，其他人员发言时间应控制，以保持会议紧凑高效。7、如有讨论环节，应组织与会人员进行，大型会议可分组讨论，并指定小组负责人和记录人。五、会后工作1、根据需要，由会议记录人整理编写“会议纪要”或“决定”，经主持人审批后发布。2、参会人员负责传达贯彻会议精神，有纪要或决定的，由行政办送至相关部门和督察部门，由部门主管负责执行。3、对于会议决定、决议和领导指示，督察部门需跟进执行情况并及时反馈。4、会议结束后，应收集整理所有资料并归档，包括会议申请、计划、通知、发言稿、文件、记录、纪要、费用清单等。重要和大型会议需进行总结，以提升会议质量和组织水平。编制：审核：批准：浙江华森散热器制造有限公司行政部____年____月____日2024年公司级会议管理制度（二）第一章总则第一条目的为强化公司会议规范，确保议事日程的有序性，提升会议的效能和质量。第二条基本原则本制度着重强调会前通知、会时签到、会中记录及会后执行的四重标准。第三条适用范围本规定适用于公司所有例行会议及专题会议。第二章职责第一条管理部门行政人事部承担监督本制度执行的职责。第二条具体职责1.行政人事部负责组织公司周例会，以及协助监督项目例会和其他专题会议。2.行政人事部负责会议场地安排、设备准备，同时保管所有会议纪要的原始记录。3.各项目部门负责本项目例会及主要专题会议的组织和相关工作。第三章管理规定第一条会议分类1.公司例会：每周一固定召开，要求全体员工参加。2.项目会议：根据项目工作需求自行安排，原则上每周至少一次，要求项目管理人员参加。3.专题会议：由相关部门或人员针对特定问题组织，会议时间、地点和参加人员由召集部门决定。第二条会议通知1.公司周例会需提前____个工作日通知各参会部门(人员)。2.如会议时间调整，由行政人事部通知并说明原因。3.通知需明确会议时间、地点、内容和参会人员等信息。第三条会议准备行政人事部负责会场和设备准备，需在会前____分钟完成。第四条会议纪律1.会议组织部门负责维护会议纪律，准备签到表并组织签到。2.参会人员需提前____分钟到达会场签到。会议开始时，组织人收回签到表，并在签到表上标注迟到、未到人员。3.如不能按时出席，需提前____小时向会议组织部门请假，公司例会需提前____个工作日向行政人事部请假。未请假按缺席或迟到处理。4.公司例会需项目负责人参加，如无法出席，需指派本项目主管级人员代替，并提前通知行政人事部。5.无故缺席会议罚款____元，迟到罚款____元。第五条会议记录1.会议组织部门应安排专人记录会议，会后整理成会议纪