华南理工大学数字档案室试点建设情况报告

华南理工大学数字档案室试点建设情况报告

作者：欧阳慧芳胡春燕

来源：《档案天地》2021年第12期

2015年10月16日，根据《国家档案局关于公布第一批数字档案室建设试点单位名单的通知》（档发[2015]5号），华南理工大学成功获批国家档案局第一批数字档案室建设试点单位。自此，根据《数字档案室建设指南》（国家档案局2014年颁布），对照《国家档案局办公室关于印发<数字档案室建设评价办法>的通知》（档办发[2016]3号），华南理工大学在数字档案室建设关于领导与组织、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设等方面做了极大的努力，取得了预期的成效。情况如下：

一、领导与组织

（一）明确了电子文件归档管理与数字档案室建设的分管领导和职能部门。华南理工大学校内各二级单位（归档单位）均有明确的分管档案工作负责人及兼职档案员，在全校形成了一个较完整的档案工作网络，切实保障了电子文件归档与数字档案室建设等档案工作的人才队伍。

（二）将电子文件归档与数字档案室建设纳入了本单位电子政务（或信息化）建设发展规划。在华南理工大学改革和发展“十二五”“十三五”“十四五”规划、华南理工大学发展三大规划（2009-2020年）以及学校近五年年度工作要点以及学校第十六、十七次党代会文件汇编等材料中，均有将电子文件归档与数字档案室建设等重要工作列入其中，体现了学校对该项工作的重视。

（三）华南理工大学在实际工作过程中，已形成档案部门、信息化部门联合工作机制，开展业务系统电子文件归档功能开发、数字档案室建设与管理。近几年来，校档案馆与信息化办公室以及校内其他相关业务部门和各业务系统开发商的工作人员通过集中开会座谈、线上会议、QQ、微信或电话等不同方式，就校内各业务系统电子文件归档、数字档案室建设等问题进行了反复多次的讨论与沟通，建立起了顺畅的联合工作机制。

（四）华南理工大学已将数字档案室建设与管理工作纳入有关人员岗位职责和年度考核。在华南理工大学党政职能部门和直属单位工作职责（2017年修订）中有明确表述：档案馆负责组织实施档案信息化建设，推进数字档案馆建设工作，并纳入单位工作考核。

二、基础设施建设

（一）华南理工大学数字档案管理系统部署于学校网络中心主机房云平台（国际校区、五山校区各部署一套，做到了同城异地备份），相关服务器等硬件设备均放置于网络中心主机房。本校国际校区主机房是按照《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）要求的A级机房标准建设而成，五山校区主机房达到B级建设标准。

华南理工大学主机房具备双路供电系统，已配备计算机设备专用配电柜、计算机设备专用后备式不间断电源，蓄电池组供电时间高于2小时;已配备主机房安全防范与监控系统、门禁设施，监控视频保存周期达到三个月以上;已配备温度、烟感等报警装置、主机房洁净气体灭火系统;已配备主机房专用空调设施，主机房开机、关机温湿度控制符合标准要求（开机温度22-24℃、湿度40%-55%，关机温度5-35℃、湿度40%-70%）。

（二）华南理工大学数字档案室配备了能够满足数字档案资源管理需要的网络基础设施，具备互联网、校园网、单位内部局域网等网络信息点，各网络信息点数量配置满足业务要求。办公区、整理区和利用区网络信息点数量满足需要，应用系统运行在与因特网逻辑隔离的校园专网内，并通过防火墙IP策略实现校园网范围内特定可信终端访问系统，网络带宽满足各类数字档案资源传输、利用要求。

（三）本校数字档案室已配备能满足工作需要的专用服务器，包括档案馆自行采购部署的服务器以及云平台统一提供的虚拟机。

（四）本校数字档案室配备有数字档案资源在线存储设备。

（五）本校数字档案室配备了有近线和同城异地（广州市天河区及番禺区）备份设备。

（六）本校数字档案室配备了正版windows网络操作系统，正版操作系统统一由学校网络中心提供，数字档案管理系统配置的操作系统为WindowsServer2016TechnicalPreview4以及开源的centos7操作系统;采用操作系统自带的中间件IIS;使用广东科怡信息科技有限公司（原名广州市科怡信息科技有限公司）自行研发并获得软件版权的全文检索软件（科怡全文检索软件V1.0）;使用开源的TesseractEngine光学字符识别（OCR）等基础软件，还配备有通用的字处理、图像查看、音视频播放等工具软件，如福昕PDF编辑器（个人版）、windows照片查看器、光影魔术手图像处理软件、暴风影音播放器等。

（七）本校数字档案室应用系统已通过《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2008）信息系统安全等级保护二级测评，于2021年4月取得了测评报告。

（八）本校数字档案室每人均配备有专用终端计算机，馆内共有台式计算机42台，手提电脑3台。另外还配有工程扫描仪1台、平板扫描仪7台、数码照相机3台、数码摄像机2臺、打印机7台、打印复印一体机3台、录音笔3支等终端设备，以及3个恒温恒湿防磁柜、2个刻录机、100多个移动硬盘等辅助设备。

三、应用系统建设

华南理工大学数字档案室应用系统是由广东科怡信息科技有限公司研发，实现了对纸质档案与电子档案的同步收集、保管和利用，于2020年正式上线运行。

该系统设计采用前后端分离，前端使用H5，CSS3，JS等技术，后端主要基于.NetMVC设计模式，M代表模型Model，V代表视图View，C代表控制器Controller。MVC模式将系统分为三层，层与层之间通过一定的模式联系，使数据实体与业务逻辑、业务逻辑与页面展现分离。该应用系统功能模块包括文件管理、整理编目、档案管理、档案采集、元数据采集、档案检索（全文检索、智能检索、分类检索）、档案利用、档案保管、销毁鉴定、档案统计、档案移交、档案编研、系统维护、数据备份、灾难恢复、统计分析、用户、角色管理权限等功能模块，包含PC端和移动端。

几年来，我们通过逐一对照国家档案局《数字档案室建设评价》办法中关于应用系统建设的各项细则要求对系统功能进行了反复的改进和完善，目前系统各项功能已满足评价指标要求。

在原生电子文件归档工作方面，本校数字档案管理系统已对接OA系统和招投标系统，实现了上述两个系统所生成的原生电子文件的在线归档。

四、数字档案资源建设

华南理工大学数字档案资源建设符合数字档案室建设评价指标要求：

（一）已将各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理;使用档号为电子档案或传统载体档案数字副本命名;电子文件归档及时，齐全完整，整理规范，元数据基本符合标准要求;电子档案文件格式、质量符合规范要求;电子档案元数据基本齐全完整。

（二）在传统档案数字化工作方面，制定了档案信息化长期规划，其中就包含档案数字化工作规划内容。校档案馆从2008年起就委托专业从事该项业务的上海新影捷公司开展馆藏档案数字化工作，按照优先利用率高、保存价值高的档案数字化的原则，分期分批开展。截至2020年12月21日，已经完成了总共16期的档案数字化，全馆馆藏档案数字化总量达到5435424页，约占馆藏总量的75%。我校档案数字化外包项目管理档案（包括项目合同、招投标文件、验收报告、数字化明细清单等）齐全完整，项目外包管理、数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式等符合国家、行业标准规范要求。

（三）已完成馆藏全部传统载体档案目录数据库建设，数据库质量符合要求。截至2020年12月21日，全馆电子目录共2680914条（其中案卷级327390条，文件级2353524条），挂接电子原文912974个，馆内电子原文总大小为4.25TB（一套）。馆藏涉密档案目录数据库或元数据库管理符合国家有关规定;馆藏传统载体档案目录数据管理规范，实现了各门类传统载体档案目录数据与相应数字化元数据、数字档案室应用系统相应元数据库融合管理;馆藏传统载体档案数字副本已全部导入数字档案室应用系统，并通过档号或计算机文件名等与相应的元数据建立关联。

（四）数字档案资源备份。已按照数字档案资源备份策略实施备份工作。为保证数据完整性、安全性，数字档案管理系统中的数据采用同城异地备份（双套业务系统和双套电子原文存储）和离线备份，其中离线备份又采用本地硬盘（大学城校区）和异地硬盘（五山校区）备份方法，根据备份对象的重要性、更新频率为其指定不同的备份周期;与此同时为各服务器定期进行杀毒、打补丁工作，最大限度保证服务器和数据的安全性。

五、保障体系建设

（一）华南理工大学数字档案室建设得到了学校经费支持，每年都能保证一定额度的档案信息化（包括数字档案室）建设经费，数字档案室建设、管理、升级和运维等费用纳入本单位预算，以确保数字档案室软件开发与维护、升级，硬件配置，馆藏档案数字化等工作的顺利开展。每年度财政下拨档案信息化（数字档案室）建设专项经费情况如下表：

（二）数字档案室建设制度保障

华南理工大学数字档案室建设已纳入学校“十二五”“十

三五”“十四五”

华南理工大学发展三大规划（2009-2020年）以及学校近五年年度工作要点中，并且付诸实施;已制定并实施《华南理工大学档案归档范围及保管期限表》，其中包含《高校档案实体分类法》中所规定的党群、行政文书、声像（含照片、录音、录像）、科研、基建、教学、出版、产品、外事、财会、设备、人物、实物等13个门类的档案分类方案、归档范围和档案保管期限表;制定并实施了各项规章制度，并汇编成册，形成《华南理工大学档案工作规章制度汇编》，其中包含了《华南理工大学档案管理办法》、13个门类档案工作规定。相关规章制度明确规定了文件材料归档、人才配备与经费保障、数字档案资源备份管理、应用系统运维和安全管理、突发事件应急预案、奖惩制度，电子档案鉴定和销毁、移交、保密和利用等各项规章制度;电子文件归档工作已纳入单位业务工作流程。

（三）数字档案室建设人才保障

華南理工大学数字档案室建设由分管档案工作的副校长领导，档案馆馆长、副馆长直接统筹负责，档案馆信息技术与科技档案管理科承担具体工作，该科室负责档案信息化建设和数字档案馆建设，包括档案管理系统拓展、馆藏档案数字化、信息安全与备份、人员培训等;同时负责科技档案（包括科研、基建、设备、出版、产品等档案）、电子档案的管理和业务指导、监督、检查工作。本科室的正式人员编制数核定为4个（目前在岗3人），另有合同制员工2人，其中计算机科学与技术专业毕业生2人，非计算机专业3人。馆内综合文书档案管理科、展馆管理与编研科的成员参与数字档案室建设，其中含1名档案学专业硕士研究生。可基本满足数字档案室建设的人才需求。此外，我校数字档案室的IT维保工作外包给了专业团队、深耕教育行业IT运维服务商——广州市点易资讯科技有限公司承担，确保我校数字档案室应用系统及桌面的日常维护、性能优化、版本（补丁）升级、安全加固、数据库维护、数据备份、机房动环设备的定期巡检、监控机告警、故障响应及处置、网络入侵检测系统软件更新升级、安全设备升级保修等的专业性及安全性。

本校下属各归档单位均配有分管档案工作的负责人和兼职档案员，共134人，负责各二级单位的归档工作，形成了完整的档案工作网络，确保了归档渠道的畅通。

六、工作亮点

（一）关于专业类纸质档案目录数据库的建设。作为高校，本校数字档案室除了已将教学、科研、综合文书等档案全部建立了数据库以外，也对学校产生的会计档案、招标档案、基建档案、审计档案、设备档案等专业类档案全部建立了目录数据库。其中财会凭证61350条，会计账本3526条，会计报表964条，招标档案4753条，设备档案3270条。此外，本校档案馆分别于2013、2014年度成功获批国家档案局和广东省档案局的科研项目《广东客家文化档案信息资源数字化共享平台建设》《华南理工大学名人档案资源库建设及开发利用研究》，通过项目研究和实施，成功征集了一批特色档案资源库，包括客家文化档案资源以及我校名人档案资源，建立了目录数据库。其中名人档案案卷级1208条，文件级11271条，成功征集到本校97位名人的档案共计11271件（其中包括照片3473张，实物210件，笔记本217本，各类工作证书、荣誉证书、会员证、代表证、资格证等1202件，手稿120件，信函96封，光盘31张，视频文件35个，音频文件29个，还有其他如论文、教材、媒体报道、讲义、幻灯片、奖品、纪念品、贺卡、邀请函等一大批具有珍贵史料价值的档案。同时完成了名人档案大约80%的数字化工作，对征集到的部分名人实物也进行了数字化拍照工作，形成图片约500张）;客家文化档案信息资源库包括客家建筑、客家民俗、客家人物、客家饮食、客家书画和民间艺术、音乐、戏剧、影视、动漫、学位论文、期刊论文、客家作家、文学作品以及光盘等等，共6146条。

几年来，我们通过逐一对照国家档案局《数字档案室建设评价》办法中关于应用系统建设的各项细则要求对系统功能进行了反复的改进和完善，目前系统各项功能已满足评价指标要求。

在原生电子文件归档工作方面，本校数字档案管理系统已对接OA系统和招投标系统，实现了上述两个系统所生成的原生电子文件的在线归档。

四、数字档案资源建设

华南理工大学数字档案资源建设符合数字档案室建设评价指标要求：

（一）已将各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理;使用档号为电子档案或传统载体档案数字副本命名;电子文件归档及时，齐全完整，整理规范，元数据基本符合标准要求;电子档案文件格式、质量符合规范要求;电子档案元数据基本齐全完整。

（二）在传统档案数字化工作方面，制定了档案信息化长期规划，其中就包含档案数字化工作规划内容。校档案馆从2008年起就委托专业从事该项业务的上海新影捷公司开展馆藏档案数字化工作，按照优先利用率高、保存价值高的档案数字化的原则，分期分批开展。截至2020年12月21日，已经完成了总共16期的档案数字化，全馆馆藏档案数字化总量达到5435424页，约占馆藏总量的75%。我校档案数字化外包项目管理档案（包括项目合同、招投标文件、验收报告、数字化明细清单等）齐全完整，项目外包管理、数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式等符合国家、行业标准规范要求。

（三）已完成馆藏全部传统载体档案目录数据库建设，数据库质量符合要求。截至2020年12月21日，全馆电子目录共2680914条（其中案卷级327390条，文件级2353524条），挂接电子原文912974个，馆内电子原文总大小为4.25TB（一套）。馆藏涉密档案目录数据库或元数据库管理符合国家有关规定;馆藏传统载体档案目录数据管理规范，实现了各门类传统载体档案目录数据与相应数字化元数据、数字档案室应用系统相应元数据库融合管理;馆藏传统载体档案数字副本已全部导入数字档案室应用系统，并通过档号或计算机文件名等与相应的元数据建立关联。

（四）数字档案资源备份。已按照数字档案资源备份策略实施备份工作。为保证数据完整性、安全性，数字档案管理系统中的数据采用同城异地备份（双套业务系统和双套電子原文存储）和离线备份，其中离线备份又采用本地硬盘（大学城校区）和异地硬盘（五山校区）备份方法，根据备份对象的重要性、更新频率为其指定不同的备份周期;与此同时为各服务器定期进行杀毒、打补丁工作，最大限度保证服务器和数据的安全性。

五、保障体系建设

（一）华南理工大学数字档案室建设得到了学校经费支持，每年都能保证一定额度的档案信息化（包括数字档案室）建设经费，数字档案室建设、管理、升级和运维等费用纳入本单位预算，以确保数字档案室软件开发与维护、升级，硬件配置，馆藏档案数字化等工作的顺利开展。每年度财政下拨档案信息化（数字档案室）建设专项经费情况如下表：

（二）数字档案室建设制度保障

华南理工大学数字档案室建设已纳入学校“十二五”“十

三五”“十四五”

华南理工大学发展三大规划（2009-2020年）以及学校近五年年度工作要点中，并且付诸实施;已制定并实施《华南理工大学档案归档范围及保管期限表》，其中包含《高校档案实体分类法》中所规定的党群、行政文书、声像（含照片、录音、录像）、科研、基建、教学、出版、产品、外事、财会、设备、人物、实物等13个门类的档案分类方案、归档范围和档案保管期限表;制定并实施了各项规章制度，并汇编成册，形成《华南理工大学档案工作规章制度汇编》，其中包含了《华南理工大学档案管理办法》、13个门类档案工作规定。相关规章制度明确规定了文件材料归档、人才配备与经费保障、数字档案资源备份管理、应用系统运维和安全管理、突发事件应急预案、奖惩制度，电子档案鉴定和销毁、移交、保密和利用等各项规章制度;电子文件归档工作已纳入单位业务工作流程。

（三）数字档案室建设人才保障

华南理工大学数字档案室建设由分管档案工作的副校长领导，档案馆馆长、副馆长直接统筹负责，档案馆信息技术与科技档案管理科承担具体工作，该科室负责档案信息化建设和数字档案馆建设，包括档案管理系统拓展、馆藏档案数字化、信息安全与备份、人员培训等;同时负责科技档案（包括科研、基建、设备、出版、产品等档案）、电子档案的管理和业务指导、监督、检查工作。本科室的正式人员编制数核定为4个（目前在岗3人），另有合同制员工2人，其中计算机科学与技术专业毕业生2人，非计算机专业3人。馆内综合文书档案管理科、展馆管理与编研科的成员参与数字档案室建设，其中含1名档案学专业硕士研究生。可基本满足数字档案室建设的人才需求。此外，我校数字档案室的IT维保工作外包给了专业团队、深耕教育行业IT运维服务商——广州市点易资讯科技有限公司承担，确