电子商务办公司管理制度

办公室管理制度第第页办公室日常管理制度第一章总则办公室是员工从事工作的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境。为了加强公司管理,维护公司良好形象，特制定本规范,明确要求,规范行为，创造良好的企业文化氛围。员工自觉维护良好的办公环境.第二章员工行为规范（一）仪表规范【着装】整洁、大方、得体员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目；可化淡妆，上班时间不得当众化妆，勿穿领口过低、裙子过短的衣服,勿带过多饰品；鞋袜应保持干净，在公共场所不赤脚,不穿拖鞋，男职员不穿背心.【举止】文雅、礼貌、精神上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取；对待上司要尊重,对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人,微笑服务；开诚布公,坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异;保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人;出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门.【语言】亲切、诚恳、谦虚1．语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简；2．与他人交谈,要专心致志，面带微笑,不能心不在焉，反应冷漠；3．禁止在办公室内说脏话、杂语,使用文明语言；4．见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简洁、明确.【接待】礼貌、热情现场接待,遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间（包括午餐时间）办公室内应保持有人接待；电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录,推销电话或无聊电话，应婉转及迅速拒绝，严禁占用公司电话时间太长；待客:热情大方的对待来客，客人到时应起立迎接，安排入座，双手递水；告辞时，应道别。客人约见要准时，如另有客人来访须等待时，应主动端茶道歉；社交活动:应注意维护企业形象，男员工要修面,头发梳理整齐，衣服整洁大方，保持仪态大方得体；女员工应适当化妆,衣着色彩协调，大方得体。（二）办公秩序【上班】作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗、请勿在室内吸烟、吐痰,确保办公环境的安静有序；职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐、桌面清洁,需保密的请妥善保管或锁好，个人文件及贵重物品保存妥当；下班时必须检查好公司一切电源及门窗后方可离开；各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁,公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作；接听电话及时应有礼貌，一般铃声不应超过三声，当要找的人员不在时，应询问留言等,及时的予以转告当事人；客户上门时，由相关业务人员在接待室负责礼貌待客；上班时间（包括午餐时间)办公室内应保持有人接待;工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌；保持良好的工作情绪,禁止将私人情绪带入工作当中；工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题;职员间的工作交流应在规定的区域内进行或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）;工作时间内不打私人电话或发送手机短信，不接待与工作无关的来客,不利用公司电话打私人电话（特殊情况除外)；公司员工禁止在工作时间内或办公场所谈情说爱,影响工作者一律扣发当月奖金，严重者酌情进行当月工资相应的扣发，屡劝不改者将进行解雇；未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公用具、办公设备；各种文件、表单、用品应分类，便于使用,所有人员应随时保持其整齐；各类证件、协议、采购单等均为公司秘密，不得向无关人员泄露有关公司的内部情况,凡文字性的办公垃圾，均要粉碎后再丢弃；公司的电脑、传真机、复印机、照相机等原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用；电脑专人专管,不允许下载任何游戏、玩游戏、下载电影、上私人QQ聊天及做与工作无关之事；员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器;当离开时,关闭电脑上打开的所有窗口，长时间不使用时(如因故外出）应将电脑关闭；发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时,员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题，人为损坏遗失照价赔偿;非工作相关严禁在展厅或者会议室逗留；服从公司领导及主管人员的管理，遵守公司的各项规章制度。【外出工作】一、适用范围：

1．上级交代必须马上办理的事务;

2．偶发事件需要马上外出处理；

3．行政事务，必须马上赶办或计划办理;4．外部专业培训；

5．出席活动或外出接待客户。二、外出时间规定:视地点之远近,事情之繁简。

三、外出前,应事先填妥“临时外出申请单"，报本部门负责人核准.离开公司时,凭此条到行政人事部前台进行登记,返回后到行政部备案。

四、临时外出的核准权限如下：

1．普通员工：由部门经理核准；

2．部门经理：由总监核准，部门未设总监的，由总经理核准。五、外出注意事项：往返请注意交通安全，如未能在规定时间返回者，应先行与主管领导联络，返回时再重新到行政部备案；外出工作时不得处理私人事情或其他与工作无关之事，不得偷懒导致影响工作进度;外出工作时应注意维护企业形象,保持仪态大方得体。【午休】因下午工作时间较长，午休时间请抓紧时间解决午餐，以便有充足的午间休憩,保持良好的工作状态；打包叫餐吃回来办公室的，请保持卫生整洁，自带便当的，使用微波炉的，是安全使用;值班人员请做好自己的本职工作，电话记录及接待工作;午休时，请勿大声喧哗,影响作息;午休时如不用电脑空调，请关闭电脑显示屏、空调等。【下班】请同事们自觉关闭电脑、电灯、空调等；下班前值日人员再次检查是否关闭所有门、窗、窗帘、饮水机、电脑、空调等，必须检查好公司一切电源及门窗后方可离开；员工下班时请打卡。（三）考勤【工作时间规定】正常上班时间:办公室人员_______________、档口人员__________________签到时间：办公室人员______________前、档口人员_____________分前;员工自觉遵守工作时间，严格劳动纪律，上班不迟到、不早退、不无故旷工；员工考勤以每日考勤机打卡记录为准,不准代打，漏打，忘打；员工于规定时间上（下）班忘打卡者(包括加班)，不得重打卡，可在行政部填写忘打卡证明单，呈直属部门主管或经理签证后，送行政部处理；如忘打卡事后三天内未及时呈主管批示的，行政部将视本日未出勤论，一个月内允许有三次可申请忘打卡机会.【关于迟到、早退的规定】未按规定时间上班的视为迟到，未按规定时间下班、擅自离岗的视为早退。迟到、早退扣款情况:1）5分钟以内，不扣钱；2)15分钟以内，扣款10元；3）30分钟以内,扣款15元；4）1小时以内，扣款20元；5）超过1小时，扣款50元；超过3小时以上，扣除当天工资；6）无故旷工者，扣除基础工资的双倍工资.7)未经批准早退，每分钟扣5元，最多扣除当天工资基本工资的双倍。【关于加班规定】公司明确规定加班的，每小时按基本工资的1。5倍补贴，加班2小时以上的，公司提供快餐一份，如因特殊原因不能提供快餐，按10元/每人补贴餐费。【关于请假的规定】员工请假应提前向领导或部门主管申请,获得审批后,方可请假；如因特殊情况未能在事前请假的，员工本人应口头申请或来电申请,并在3日内补办请假手续；病情严重请假时间长的，请先和上司申请审批;请假期间（无论病假事假）均无薪。事假(1)员工在工作期间确有私事要处理,必须请假的,须先填写“请假单”，由部门主管批准，请事假当月无全勤奖；(2）本年因有事需要请长假的需要提前半年通知主管，事假超过10天以上的，公司有权予以解聘，经过批准的申请单交财务部登记结算工资使用；（3)因急事不能及时提前请假的，应于当日打电话通知本部门主管，回来后及时补填请假单;未经请假或请假未经批准而擅自离开的，一律按旷工处理。病假（1)员工各工作期间确实因病不能上班时，应填写“请假单”，请病假当月无全勤奖；(2）请病假1天以上的由主管批准，3-7天以上的,需要出示医生证明，7—30日以上的，停薪留职，30日以上公司有权予以解聘；经过批准的申请单交财务；（3）员工因急病，不能及时提前请假的提前打电话通知本部门，回来后及时补填请假单。【关于旷工的规定】有下列情形之一的视为旷工：1)未按规定办理请假手续的;2）请假但未获批准的；3)以虚假理由请假的;4）续假未获批准的；5）部门或职位调整，逾期不到岗的；6)虽提交辞职申请，但未到规定离职日期而不到岗的；7）一整天都没有出勤记录的；一个月内累计旷工达三次或者全年累计旷工超过三次者，取消优秀奖，不予评优、评先进，旷工累计达到一周予以辞退.【关于全勤奖的规定】为加强公司日常管理，规范内部管理工作，提高工作效率，结合本公司实际，建立全勤奖考核制度，全勤基本奖金为每月50元。当月在公司规定的上班时间内未出现任何迟到、早退、请假、旷工者，公司给予全勤奖；当月无论请事假或病假（不计时），均扣除本月100%全勤奖；当月旷工一次即扣除100%全勤奖。【关于年终奖的规定】工作满一年的员工，年终奖为一个月基本工资的双倍工资；工作未满一年的员工，年终奖为一个月基本工资的双倍工资＊工作月数/12【关于预支规定】由于特殊情况，员工可提前向公司预支部分工资，预支金额不得超过当月工资的60%（四）办公环境的规范公共卫生由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护,随时保持干净，维护公司形象；办公室环境要求：环境整洁、摆放有序;随手清洁,及时归位；不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物（鞋、雨伞存放于指定场所）；严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐;垃圾桶不超过3/4满；个人工作桌面必须清洁、整齐、有序，桌面不允许放书包等大件杂硬物，文档放在抽屉或文件柜内，物品用后务必归位；每次接待客人后,负责接待的人员应对卫生进行清理（茶杯清洗归位，烟缸的清洗）,以保持公司的清洁；公共办公用品请节约使用，如矿泉水、电灯、空调、纸巾,牙签等;公共办公区域、展厅、会议室、洗手间内严禁吸烟；注意生活及私人习惯，节约水电、电话费；不得长时间打私人电话或发送手机短信；开完会后,保持会议室桌面整洁干净，椅子归位；文明用厕，节约用纸，洗手间使用后请随手关门关灯，洗手台请保持干净，无水渍；上班期间大门请保持关闭状态；午休时请锁好重要资料及贵重物品，保护公司财产及个人财产；下班时做好个人工作区内的卫生保洁工作,需保密的请妥善保管或锁好，个人文件及贵重物品保存妥当；下班后必须关闭公司电脑，电风扇等电器电源，方可离开。第三章物资管理为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定。（一)办公用品的管理【分类】公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产；低值易耗品:笔、纸、电池、订书钉、胶水等；管制品:订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等；个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；实物资产：物资价格达300元以上，如：电脑、空调、计算机、摄像机、照相机。【采购】办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买;申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意,办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批；物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：定点：公司定大型超市进行物品采购；定时：每月月初进行物品采购;定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性；特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用.【领用规定】办公用品领用要根据物资的分类，有以下几种领用方式:低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用;如笔、笔记本、便条本纸巾等,纸巾每位员工一月限用两卷；管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用；贵重物品:根据专立文件的领用程度来领用；实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状；

办公用品严禁带回家私用。

【部门办公用品领用】各部门需申请领用贵重或批量办公用品时,先由申请人填写“申请书”,并由部门经理签字后，上报总经理审批，再由公司总部进行购买和调配;公司总部须依照“申请书”的要求购买并进行调配；调配妥当后，经申请部门经理检查无误后即可领用；部门办公用品领用后，由部门经理或指定专人负责维护,并报办公室内务部备案。

【个人办公用品的领用】新员工办公桌椅的配备：由办公室内务部统一安排，在新员工到岗之前需完成相应的配置工作；新员工到岗后需在行政部领取一套办公易耗品，视工作性质和需要再申请调配其他办公用品。

【员工日常办公易耗品的管理】1．员工如需领用办公易耗品，须在行政部处填写“办公用品领用登记表”；2．办公室内务部每月须盘点一次办公低值易耗品的消耗情况，并上报总经理及财务部备案；3．员工应当自觉爱护公司的财产，不得乱刻乱画；对日常易耗品应节约使用；4．行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。【借用规定】1．凡借用公司办公器材，需填写物资借用单,并由部门主管签字认可；2．借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还；3．借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿.（二）公共设施管理规定【电话的使用】公司电话不允许接打私人电话；如因业务需要打长途电话时，必须做出书面申请，并尽可能地节约话费；推销电话或无聊电话，应婉转及迅速拒绝，严禁占用公司电话时间太长.【传真机的使用】传真机由行政助理负责使用和维护,要保障传真纸张的充足，传真效果清晰；传真件的收发工作由行政助理统一负责；传真件收发送完毕后，行政助理应及时确认传真件的收发状况和质量；【打印机的使用】禁止打印非工作文档,禁止用于私人用途；打印机由专责人员负责维护，保证打印机有良好的打印效果；公司员工应当爱护公共办公用品，打印、复印文件时应尽量避免浪费；复印纸、打印纸只能用于复印、打印，不能作稿纸使用，应做到重复利用。【公共电器的使用】未经许可，不得私自拆装或移动公司的电器，如饮水机、电话、打印机、传真机电器开关等；公司电器由办公室内务部统一管理和维护,如出现问题,应及时向专责人员提出，必要时其他员工须协助处理;共用电器请节约使用,如电灯、电脑、空调；（我国《室内空气质量标准》(GB/T18883-2002）中规定，夏季使用空调的房间，温度标准值为22～28摄氏度，相对湿度控制在40%~80％；冬季采暖的房间，温度标准值为16~24摄氏度，相对湿度应控制在30％～60％;脑力劳动者的最佳室温为18摄氏度，相对湿度控在40％～60％，有利于创造性思维，夏季室外超过30摄氏度、冬季低于8摄氏度方可开空调）.第四章员工入职与离职制度（一）入职程序【入职手续】被聘用人员应按照公司员工入职程序进行入职;入职者按公司要求的时间办理入职手续;入职员工需带身份证原件和复印件、两张一寸免冠近照(管理人员须提供学历及其他相关证明)，由行政部确认身份和证件无误，整理档案办理入职手续，填写《员工入职表》；如个别员工有特殊情况，资料未能带全，所缺相关资料需在一个月之内交齐，学历证明如无法提供,可用学籍证明代替.【转正】部门直接领导、人事部进行转正评估,新员工填写《员工转正自我鉴定、公司考核表》;主管以下级别的员工由所属部门领导审批,总经理审批同意；主管以上级别总经理直接审批同意;提交相关表格的期限必须在每月30日前，获审批同意后行政部并将《考核表》和其员工档案一起存档；如未能审批同意转正则向员工退回《考核表》,说明退回原因并鼓励员工；社保:新员工转正后（如表现优秀的员工可申请提前购买)，或根据其本人的工作能力及素质等各方面综合考虑,由公司审批后购买，费用按社保缴费标准收取，统一在工资里扣除。（注:请根据身份证上的资料填写清楚，尤其是户口所在地）。（二)辞职程序凡正式员工要求辞职者，必须提前15天以书面形式提出离职申请，经批准后办理离职手续；未申请擅自离职者,扣发当月工资；有特殊情况没有提前申请离职的员工应附情况说明书加以说明,可按正常离职并办理离职手续后按实际出勤结算工资；因触犯法律或违反公司规定而受到处分者，以开除处理（如违反公司规定造成损失的可扣发工资和奖金，严重者追究其相关责任）；合同员工未经批准离职称为自动离职，按照《劳动合同》及《劳动法》相关规定应支付公司一定数额的违约金；申请离职者工资发送按公司规定发放方式及日期；申请离职者本公司将会撤销购买社保待遇，在每月13日前填写好《员工增减社保月报表》交财务部确认.注:没有申购社保的员工则不用填写;员工在离职前需提交工作相关资料，不得带走，把手头上的工作处理完毕；行政部负责将离职员工的联系电话在《总部通讯录》中删除;离职后个人产生的行为一律与本公司无关。第五章假期制度【公休日及节假日】公休日：办公室人员每周休1天。法定节假日：（办公室人员）元旦,放假一天，调休一天（总计两天）春节,放假(根据公司情况而定）;清明节,放假二天，调休一天（总计三天）劳动节，放假一天，调休一天（总计两天）端午节，放假一天，调休一天（总计两天)中秋节,放假二天,调休一天（总计三天)国庆