建筑装饰工程公司-行政办公管理制度

建筑装饰工程公司_行政办公管理制度**建筑装饰工程有限公司二?？九年元月目录第一章职工守则及服务礼仪第一节职工守则第二节礼仪第二章行政办公规范、纪律管理制度第一节行政办公规范第二节行政办公纪律第三章文件及收发文管理制度第一节文件管理制度第二节收发文管理制度第四章档案、资料及图书管理制度第一节档案管理制度第二节图书、资料管理规定第五章印章管理制度第六章考勤及假期制度第一节考勤第二节假期制度第七章物资管理制度第一节固定资产管理制度第二节办公用品管理制度第八章车辆管理制度第九章会议管理制度第一节公司主要会议类型及会议组织第二节会议管理第三节会议规范第四节会议纪要第十章会议室、洽谈室、文印室管理制度第一节会议室、洽谈室管理制度第二节文印室管理制度第十一章网络管理制度第一节总则第二节网络管理规范第三节责任行政办公管理制度第一章职员守则及服务礼仪第一节职员守则一、遵法制学习理解并模范遵守国家的政策法律、本市的法规条例；严格遵守本公司的规章制度，争当一名好公民、好市民、好职员。注意培养良好的职业道德和正直无私的个人品质。二、爱集体和企业荣辱与共，必须尽职尽责、精诚合作、敬业爱岗、坚韧不拔、积极进取;关心公司的经营管理和效益，学习经济及管理知识，提高工作能力，多提合理化建议.明确公司的奋斗目标和个人工作目标；善于协调，融入集体，有团队合作精神和强烈的集体荣誉感，分工不分家，互相信任，互相学习，沟通思想，交流感情。三、听指挥服从领导听指挥.服从公司的组织领导与管理，对未经明示事项的处理，应及时请示，遵照指示办理，全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。要按照民主集中制原则,坚决支持、热情帮助领导开展工作。四、严纪律不迟到，不早退,出满勤，干满点,工作时间不串岗，不办私事，不饮酒，不在禁烟区吸烟.员工不得利用工作时间从事第二职业或经营与本公司类似或职务上有关的业务;不得兼任其他公司的职务;不得索要和收受关联单位和个人赠送的贵重物品;员工不得在经营和管理活动中将折扣费、中介费、回扣费、佣金费等私分或据为已有；员工不得利用职务上的便利,个人从事中介活动,收取中介费;员工不得在参加健身、娱乐活动中接受与其有关联业务关系的单位和个人及外商、私营企业主提供的各种奖励、赞助;员工一律不得接受外单位或者个人的现金、有价证券和支付凭证；员工不得在公务时间和公务场所打麻将，不准以任何娱乐方式敛财；员工不得损毁或非法侵占公司财、物;不做有损团结之事;员工对纪检监察部门进行监督检查工作应当支持与配合,不得拒绝或者阻碍其工作。五、重仪表保持衣冠、头发整洁。男职员不准留长发、留胡须，女职员要淡妆上岗，打扮适度.在公众面前，员工要做到仪表整洁，举止端庄，行为检点，谈吐得体。切记每位员工的言行是公司形象和风貌的体现;主动、热情、周到的为他人服务，努力让他人满意.六、讲卫生常剪指甲，注意卫生,无汗味、异味，消除体臭.工作前不得饮酒，吃蒜、韭菜等异味食品,消除口臭。为此，一定要培养刷牙、洗澡的习惯。七、讲学习员工要具备创新能力、讲究工作方法，通过培养学习新知识使个人素质与公司发展保持同步。八、重安全员工在工作中必须注意安全问题,不得因个人过失令公司承担安全责任。九、敬客户1、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时应使用“您好”、“欢迎您"、“不客气"等礼貌用语，站立端正、讲究礼貌、用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度，有分寸，语气温和、文雅，不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报。2、遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会"、“不管"、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客.3、尊重客人风俗习惯,不以肤色、种族、信仰、服饰取人。不议论、指点，不讥笑有生理缺陷的客人，不嬉戏客人小孩，不收受礼品。4、会见客人时，不主动握手。必须握手时，应面带笑容、姿势端正,用力适度，不能用左手。握手时,左手不得插兜。与客人相遇,要主动相让;与客人同行时，应礼让客人先行;同乘电梯时，让客人先上、先下。5、在客人面前不得化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、打饱嗝、伸懒腰、打响指、哼小调.十、守机密必须严格保守公司的经营、财务、人事、技术等机密，务必妥善保管所持有的涉密文件。未经公司授权或批准，不准对外提供公司文件,以及其它未经公开的经营情况、业务数据和财务资料;不向客户或外部人员谈论本公司的一切事务;不议论客户短长；一切内部文件、资料、报表、总结等，都应做到先收锁再离人,保证桌上无泄密。员工要对自己所使用的计算机的信息安全负责，每位员工的计算机应设置开机密码。开机密码由使用者自己设置和保管。密码遗忘，用户自行负责。职员保密纪律规定：1、保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。2、保密工作原则:积极防范，突出重点,严肃纪律。3、全体职员应做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说.4、文件和资料保密：(1)拟稿。文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。(2）印制。文件统一由综合部印制。（3)复印。复印秘密文件和资料，由总经理批准.(4)递送。携带秘密文件外出,由两人同行,并包装密封.（5)保管。秘密文件由综合部统一保管，个人不得保存。如需借阅,由总经理批准，并于当天收回.(6）归档。没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。（7）销毁。按档案管理的有关规定执行.5、对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：由部门经理、总经理、法律事务处会签。6、保密内容按以下三级划分:（1)绝密级:?公司领导的电传、传真、书信;?非公开的规章制度、计划、报表及重要文件;?公司领导个人情况；?正在研究的经营计划与具体方案。(2)机密级:?公司电传、传真、合同;?公司的业务(财务)档案及与其有关的文件、资料；？职员档案;？组织状况、人员编制；?人员任免（未审批)。（3）秘密级:公司的经营数据、策划方案及万一泄漏将有损于公司利益的其他事项。十一、保廉洁不拉关系图私利。不贪污、不受贿，不挪用公款，不以权谋私.勇于揭发问题,敢于同不良的现象作斗争,要打击歪风，树立正气.因各种原因未能拒收的馈赠物品，要如数交公不得私留。对于收受后须登记、上交的礼品礼金在规定期限（7天)内不登记、不上交或不如实登记的,由所在部门或公司责令其登记、上交，并视情节轻重给予批评教育甚至行政处分或处罚。十二、勤节约克服“浪费难免论”,消灭长明灯、长流水。节约使用文具和器材，爱惜各种设备和物品。要发扬勤俭兴业的好传统，为公司的增收节支做贡献。第二节职员礼仪一、就餐1、就餐时不要出声音，喝汤时不能吸，饭后最好不使用牙签.2、餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用;若用餐完，要将刀叉一并放在盘子的右侧，此时侍者会撤下盘子。二、服饰1、服饰必须清洁卫生，不能染上脏物。2、衣服扣不能脱落，所有衣扣都要系好.3、在公司时穿着不应过于花哨、暴露。4、在服饰的色彩搭配方面，要考虑全身色调的和谐。三、身体1、保持头发的整洁,至少三天要洗一次头，每日梳理头发.2、保持耳后、脖子、牙齿、指甲的干净.3、每天要换袜子,以免产生异味。4、不能留长指甲，养成每日修剪指甲的习惯。5、女员工不能化浓妆.四、动作1、站立时挺胸收腹,不得插兜、叉腰、抱肩,不得前后叉腿或单腿打点，不得东张西望、不能摇头晃脑.2、走路时，脚底不能擦地，不能给人以拖泥带水的感觉.3、在走廊、通道等地方，与上司、同事和客人相会时，要点头致礼。4、在楼梯与上司、同事和客人相会时，应在同层或下层点头致礼，不能居高临下致礼.5、在门口，应礼让客人、上司和老职工先行.6、从客人面前通过时，应点头致歉。7、进入房间时，一定要按门铃或敲门。进入房间后，要点头致谢。五、表情1、不论什么情况下,紧绷着脸和面无表情是绝对不允许的。2、公司员工的表情必须明朗、快活、微笑。3、与客人讲话时，应直视对方，不能垂头低目，否则给人以缺乏自信和消极的感觉。当然,视线过高，也会给人以目中无人的感觉。六、语言服务用语要永远充满生气，永葆魅力。真诚的语言、永恒的微笑、这是语言礼仪最基本的要素。1、巧舌如簧,华词丽句，只是一种装饰,最重要的是每句都要发自内心。2、语言的背后要有行动支持，要言行一致，言而有信。3、在讲话之前,要设身处地为客户着想，首先心灵沟通,才有语言的沟通。4、不能以自我为中心讲话，把更多的机会与话题让给他人。5、善于掌握话题，多谈对方感兴趣的话题，或一些共同话题，如:衣食住行、工作、家庭、气候、娱乐、运动、新闻、共同朋友的近况等。七、对同事的礼仪1、同事间不要忘了打个招呼、道个辛苦.2、不谈及使对方不愉快的话题。3、不讥笑同事的失误、缺点和错误。4、不造谣中伤他人，不私下传播同事的不良消息。5、面对失误,不推脱责任，不相互责备。6、不搞小集团，应统一协调行动。7、同事间绝对不借贷金钱，因为矛盾多源此而生,个人有困难时可借助企业的职工互助金.八、电话接待礼仪1、响铃时电话铃声响后，应尽快拿起话筒。最好在电话铃响两声之后、五声之前接起电话。拿起话筒后，不等客户询问，要立即报出“您好，越艺公司”，如果客户首先询问，电话员应予以肯定,“是的，这里是越艺公司”。2、找人时若遇到找人电话，应迅速把电话转给被找者。如果被找者不在，应告诉对方，“对不起，xx先生（小姐)刚出去了”之类。若需传言，应做好记录。3、电话声音太小时如果对方语音太小，就大声“喂、喂"之类是不礼貌的，而应讲“十分对不起，您的声音有点小”。4、通话时注意的问题客户来电话，多是询问与经营业务有关的问题,所以接话员必须熟知企业情况。由于新职员对企业情况知之不多，一般不抢接电话,若一问三不知，会给客户留下坏印象.通话过程中，若需与其他人讲话，应讲一句“请您稍等一会儿”,然后手捂送话筒,小声交谈。如果通话过程中，需要客户等待，应讲一句,“请您稍等一会”，如果等待时间过长，再讲一句,“对不起,请您再等一会儿”,否则客户会挂机。再次通话时，应首先致歉:“对不起，让您久等了"。在通话时，如果有其他客户，接电话者不应目中无人,应点头致意。5、放下电话时通话结束后，要等对方先挂上电话，以免对方还有什么话要说。同样，自己先挂电话，对客户来讲，是不礼貌的；放下电话时，不能乱摔乱扔，而应手托话筒,轻轻放下。6、打错电话时往往会有人错打电话，这时不能粗暴地讲“错了!”正确的做法是:“您打错了，这里是越艺公司。”态度不能居高临下，语言应诚恳、亲切。7、打出电话时非紧要事情，在客户来电话的高峰时，尽量不要占用电话。需要打出电话时，应先确认号码。通话规范是,先报出自己或公司的名字,然后转入正题。打出电话要简洁，少占用时间，并向对方致歉:“对不起，因为是电话高峰。。。..。”。第二章行政办公规范、纪律管理制度第一节行政办公规范一、办公室规范1、办公桌:桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品;2、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；3、电脑：桌面呈45?贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面;4、拖柜：置办公桌下右角，面朝办公椅；5、垃圾篓:罩塑料袋，置写字台下左前角;6、饮水机：放指定地点,不得随意移动;7、报刊:阅完后必须放置在报架上,不得随意乱放;8、外衣与袋：置挂于衣帽间或柜子内,严禁随意放在办公桌椅及地柜上。二、语言规范1、交往语言：您好，早晨好，您早，晚安，再见,请问，请您，劳驾您，关照,谢谢,周末愉快，拜拜。2、电话语言:您好，请问,谢谢，再见。3、接待语言:您好，请稍候,我请示一下，请坐,对不起,请登记，我即去联系,打扰您一下，好的，行(切勿说“不”)。第二节行政办公纪律1、坚守工作岗位不要串岗。2、上班时间不准看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。3、办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。4、上班时不准在办公室化妆。5、接待来访和业务洽谈应在会议室进行。6、未经允许，不准使用其他部门的电脑.7、未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门资料.8、吸烟到卫生间，否则将被罚款。9、不得将公司烟灰缸、茶叶、文具和其他公物带回家私用。10、在业务宴请中,勿饮酒过量。11、无工作需要不准进入总经理（经理）办公室、秘书室、前台、财务部以及会议室、洽谈室。12、上班时间接听或打私人电话不准超过3分钟。第三章文件及收发文管理制度第一节文件管理制度一、总则为适应公司全方位、规范化科学管理，做好公司文件管理工作,使之规范化、制度化,特制定本制度。1、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务.2、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。二、文件处理文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由综合部统一发放、传递、复印、保管和立卷归档。1、公司的文件由综合部负责起草和审核,总经理签发;公司所属各部门的文件由各部门负责起草、综合部审核，总经理签发。2、文件签发后，送综合部统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。3、文件和原稿，由综合部分类归档，保存备查。4、属于秘密文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围.秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。5、文件统一由综合部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门接收人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件应由专人按核定的范围报送。6、外来的文件由综合部专人负责签收，并分类登记.由综合部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送.7、传阅文件由综合部专人负责收回，对领导批示的文件，综合部应及时组织传达和落实。三、文件处理的稽查公司总经理室应不定期派员稽查各部门的文书处理情况并随时予以辅导，如有异常反应及时通知经办部门经理进行处理。第二节收发文管理制度1、本公司的收文由综合部签收，属总经理、业务部经理亲收的信件，一律交收件人本人亲自拆封。2、公文登记后,转交领导传阅，如需转交有关部门阅办,应由综合部人员送交，并经登记签收后才可送交,不得拖延。3、各部门实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对经手处理的公文，必须认真负责，应事事有下文，件件有落实，催办有结果，转办要及时，防止积压误事。4、秘密级以上文件须到综合部阅读。因工作需要借阅文件，应办理相关手续,用完后及时退还。各级领导及有关人员均不得将秘密文件带出办公室.5、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料应整理立卷。6、中层领导调动时，应将文件（含保密记录本)清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送综合部登记保管。7、需要销毁的公文经鉴别和总经理批准,由综合部定期销毁.销毁秘密公文要进行登记，要有专人监督，保证不漏销、不丢失，秘密级文件—律集中按有关规定处理。第四章档案、资料及图书管理制度第一节档案管理制度档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录.档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据.因此，特制定本制度，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。一、档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。二、档案名称、分类及编号1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊.2、档案按其内容及关联部门可分为五大类:(1）行政类（2）财务类（3)人事类(4）业务类(5）工程类3、档案编号(1)机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。（2）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以“一案一号”为原则，以便查阅。（3)档案分类各级编号内应预留若干空当，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。(4)新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次顺序，自左而右来编列档号。(5）归档后须填写《档案管理登记表》。三、机要档案1、机要档案按其内容分为“绝密"、“机密”、“秘密"三级。2、划分标准:(1）绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。(2)机密档案包括:1）财务(业务)资料;2)公司重要会议纪要；3）公司经营情况;4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；5)金额在10万—100万元的合同。（3）秘密档案包括：1)重要项目资料;2）项目合同协议。四、案卷质量1、案卷质量按国家标准执行。(1)案卷必须遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的联系，区分保管价值.（2)卷内文件材料按照批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，结论文件在前、依据材料在后排列。(3)跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷;案件文件应放在结案年立卷。(4）卷内文件材料按时间顺序排列。发文正稿在前,依次为公文处理用纸、发文底稿。（5）案卷封面题名应能准确地反映出卷内文件材料的内容.（6）案卷卷首为“卷内文件目录”。(7）卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸，破损的文件要进行裱糊。（8)案卷备考表应写明立卷人、审核人姓名、时间，以示负责。2、每年的3月末前，综合部根据公司制定的归档范围将上一年度的文件归档,任何人不得将资料据为己有。3、严格执行档案借阅制度。4、失去保存价值的档案经由公司总经理批准后方可销毁。销毁由两名以上行政管理人员共同进行.5、按照规定使用公司内部单据，不得违规对单据进行涂改，填写单据不得字迹潦草或出现填写错误.部门设立专人对本部门单据进行管理，保证存放整齐有序,并按照有关规定进行归档。五、档案装订1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠,使其整齐,再装订.六、保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理：1、永久保存:(1)公司证照;（2）各级批文；（3)印鉴；(4)公司年度经营计划；（5）公司年度经营总结;（6)年度财务报表；（7)技术资料；（8）不动产所有权及其他债权凭证；(9）人事资料;(10)大型活动图片、音像资料；(11）政府机关核准文件；(12)其他核定须永久保存的文书。2、十年保存:（1）预算、决算书类；(2)会计凭证;（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存十年的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)3、五年保存：（1)期满或解除的合同协议；（2)完结后的项目方案；（3)其他经核定须保存五年的文书。4、一年保存:(1)部门工作计划及工作总结;（2)完结后的部门请求报告;（3)完结后无长期保存必要之文书。5、公司规章制度由综合部永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。七、保管部门1、财务机要档案由财务部会计负责保管。2、人事机要档案由综合部负责保管.3、其他档案均由综合部指派专人保管。八、档案移交1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交综合部。2、合同协议应在签订之日移交综合部.3、财务档案、人事档案由财务部和综合部门各自立卷、归档、管理。4、其余档案半年移交一次,时间为每年的,月和，月。5、档案移交须填写《档案移交清册》。6、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，行政人力部留存一份。九、档案调阅1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经档案负责人核准后方可调阅。2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案的调阅须部门经理核准;跨部门档案调阅须综合部经理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印；使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅.4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。5、《档案调阅申请单》由行政部专人管理、留存备查。6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。7、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理.十、档案借阅1、借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记薄登记,秘密级以上的档案文件须经理级领导批准后方能借阅.2、卷案不许借出,只供在档案室查阅,未归档的文件及资料可借出。3、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。4、借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则，按违反《保密法》追究当事人责任。5、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导。6、外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。7、外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。十一、档案销毁1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相应核准人核准后方可销毁.3、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由综合部经理核准销毁。4、销毁档案须两人以上人员共同完成，综合部指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。5、档案销毁每半年进行一次，即每年的，月和,月。6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，行政人力部一份.十二、其他1、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全.2、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿.3、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所.4、公司所有有价值的档案文件、报表、业务记录等必须备份.5、各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案.备份盘与源盘应分开存放.6、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。有下列行为之一,据情节轻重，给予50-500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任：(1)毁损、丢失或擅自销毁公司企业档案；(2）擅自向外界提供、抄摘公司企业档案;(3)涂改、伪造档案；（4)未及时上报归档或管理不善的档案管理者;(5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）.7、本制度监督责任部门为公司综合部，第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。第二节图书、资料管理规定一、总则1、制定本规定的目的，在于通过对资料室资料的有效管理，提高研究效率、促进技术进步、改善业务工作，以及增进对业务工作的了解.2、职员在利用资料室资料时，必须遵守本规定,并在本规定范围内承担相应的责任.3、资料的分类（1)图书资料(即单行本、辞书等);(2）定期刊物（报刊、杂志等)；(3）文书资料(手册、目录、文件资料、报告、图纸等);（4)视听声像资料(照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等）.4、资料室的资料一律由综合部管理。综合部经理在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。二、购买程序1、购买资料时,首先填写“购买申请书”，经部门经理审批后，提交综合部经理;由综合部经理决定。2、资料室在购进资料后，对新进的资料贴上标签，进行编号.3、在资料购买的申请期中,希望终止购买时，应立即通知行政部经理.4、资料室的负责人应经常就资料购买的情况，尤其是开支金额状况做出统计；并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查，在月末及年末，向综合部经理做出报告，以便于综合部经理把握资料购买的开支状况。5、综合部经理在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求,分配购买各类资料的金额比例;如果超支，立即经财务部经理向总经理提出报告,按总经理指示办理。三、资料借出1、借阅图书书籍、杂志时,应先向资料管理员登记，然后取书。2、资料负责人必须在“借出资料登记簿”上做好登记，并且经常检查借还状况。3、非常重要的和带有保密性质的资料不得外借,只允许在资料室中阅览。4、上班时间阅读资料，必须经上级领导同意。5、原则上资料借出期限为一周，最长不超过两周,期限一满,应立即归还给资料室或办理续借。超过两周未归还者，应承担一定责任，可进行20,50元的罚款(以资料流通频率、重要性而定),执行权限归行政人力部。6、从资料室借的资料，不得转借.7、对于所借的资料应妥善保管,如有遗失或严重损坏等情形,须负责赔偿。离职时,必须还清所借资料。第五章印章管理制度一、印章刻制印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由综合部统一办理。印章刻好后，由综合部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。二、保管1、印章由指定保管人妥善保管.保管人对所负责的印章丢失或盗用而引起的经济损失和法律责任等负全部责任。2、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续,填写“印章使用管理登记表”。三、公章的使用办法1、公司可以对外使用的公章:(1)公司公章。（2）公司业务专用章。2、公司公章使用范围:(1）以公司名义向上级国家机关、各省市、自治区党政机关发出的重要公函和报告、文件.（2）以公司名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文及公司内劳动合同等.3、公司业务专用章使用范围：(1)财务专用章：就有关计划、财务等方面业务代表公司用章.(2)法人章:以公司名义签订的协议、合同和会议纪要等需要使用法人章时。（3)项目部章:公司工程项目部需使用项目部章时。4、公司印章使用手续（1)总经理通过授权赋予一些部门对其部门(专用)印章享有保管权和使用权。由被授权人在综合部签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。（2）公司公章、财务专用章、法人章必须经总经理或综合部经理批准方可使用。（3)每枚印章使用前要由审批人审核、签字,审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任.（4）公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》，且必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责.（5)员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核,综合部签字后方可盖章。四、责任1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。审批人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。第六章考勤及假期制度本规定适用于公司总部，各工程项目部自定的考勤管理规定须由总公司审核签发.第一节考勤一、考勤时间：标准工作时间冬季：周一至周五上午9：00—12:00下午1：00-5:30夏季:周一至周五上午8:30—12：00下午1：30—6：00每周工作日为五天半，星期六下午、星期日为休息日.二、公司考勤管理规范1、公司员工每天上班时间必须准时签到或打卡。签到时间为早晨上下班时间和下午上下班时间.2、如因特殊情况第二天需直接外出办公而不能打卡或签到者，必须提前填写外出登记表。3、迟到、早退者每次扣罚工资10元。无适当理由迟到超过1小时及提前1个小时早退者按旷工半天处理.4、员工无故不上班，且没有向有关部门请假或无法出具有关的证明，以旷工处理。5、因病、事假不能上班者，需书面申请，经部门经理或总经理批准后方可安排休息.员工因病请假而缺勤时，须提交医院证明（请假在一日以内则免)。并填写“请假申请表"，以便综合部作考勤依据。6、员工在登记考勤时，不能弄虚作假。否则,每次做假的时间部分按旷工半天处理。有代别人签到行为者,凡一经发现,一次双方按旷工半天处理.7、由于个人原因未报送或不报送考勤单造成无考勤记录的，按旷工处理。8、上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月工资总额的10，。9、每月累计3天旷工者，扣除当月工资总额，并给予记过一次处分.10、对综合部反馈的异常考勤记录，员工本人应在2个工作日内回复原因或说明情况。因员工个人原因而使异常考勤记录的处理时间延滞导致员工本人的经济损失，综合部有权不再处理考勤异常记录，有权不补发缺勤扣款。11、免打卡人员名单由总经理和综合部审批，每年审定一次，以综合部发布之日起生效。12、如外出、请假、调休申请时间超过实际时间,员工本人应在到岗后3个工作日内主动到综合部销假。如因员工没有及时销假而导致本人的考勤记录失真及经济损失,综合部有权不再修改考勤记录.13、其他从事特殊职务的专职人员的出勤时间，应视工作上的需要由综合部另行制定。14、综合部负责处理日常考勤工作方面的争议问题，重大问题向总经理申报处理。15、本规定的解释权在综合部.三、考勤工作组织与程序1、综合部负责员工考勤、汇总工作，并有权随时对各部门确认的考勤情况进行检查。2、综合部应于每日检视考勤表,遇异常状况或违规事情，应即主动签办,并与部门经理联络。3、员工出勤情况，综合部应于每月终了后，编制统计表两份,一份综合部审核用于薪资加扣，一份公布，限3日内接受更正申请。4、综合部应建立每一员工一份年度考勤统计表,按月依据考勤表予以登记，经登记后考勤表即可销毁作废。5、每一年度终了，综合部应即依据年度考勤统计表，统计是否有末休完年假的人员，予以计入12个月份加班统计表内，换发薪金.四、部门经理考勤管理制度1、部门经理须按公司规定的上班时间提前到岗，综合部负责考勤。2、因病、因事不能上班者，提前到综合部经理办公室请假并说明原因，或事前打电话，综合部记录备案.3、因病、因事、因公不到岗又未及时说明者，按旷工处理。4、综合部严格统计考勤，每月及时上报总经理.5、部门经理考勤情况将作为年终考评及工作绩效的依据之一。五、加班制度1、工程项目部人员由于属计件性质工作，不适用加班制度.2、公司总部行政或其他人员加班时间按月由综合部统计并上报总经理审核，该加班时间用于调休冲抵。第二节假期制度一、员工休假制度1、员工除星期日休息外，还享受国家休假日.（1）公休日（适逢星期六下午、星期日)A。周休日,依国家统一公休日执行；B.元旦节一天(1月1日）;C.春节七天;D.劳动节三天（5月1日、2日、3日）；E.国庆节三天（10月1日、2日、3日);(2）纪念日（适逢星期六、星期日，则不补假）“三八”妇女节，妇女放假半天;(3)有薪年假A.正式员工（以正式签合同时间为准）在公司工作2年后均可享受有薪年假。?第二年至第五年享有2天年假;?第六年至第十年享有4天年假;?十年或以上每年享有8天年假.B.有薪年假只能按天计算，不能以小时数累计。C。有薪年假必须在当年使用，不能累计，否则视为自动放弃.如因工作需要，公司允许延至下一年度，延期的年假总天数不得超过应休年假的50％,所延年假必须在下一年度的6月30日前休完.如确实因工作需要无法休假的，公司将以薪代假，于次年度结束时结算.D。计算方式：以薪代假工资=(累计年假当年的12月份基本工资？21）×累积年假天数(4）特殊休假(属有薪假,均应连续使用）A。婚假:2天,晚婚为3天（男25周岁，女23周岁)。申请婚假须持结婚证明书。婚假为自领取结婚证之日起3个月内有效。B。丧假:2天(指父母、配偶、子女、公婆、岳父母、兄弟姐妹死亡）.C.产假：40天，其中产前休假10天，剖腹难产或多胎产假增加15天。申请产假须持医院证明。产假期间，员工只享受100%基本工资。2。其他假期1）事假:员工因个人原因不能上班或工作时间因私事外出、会面等,应事先履行请假手续。2）病假：病休1天以上需出具医院的证明，否则按事假处理。员工如经常因病缺勤，公司将对其健康状况做出判断以确定其是否胜任其职位.如公司认为该员工不再适合此职位,有权终止其《劳动合同》,病假7天(包括7天）以内发基本工资，8天(包括8天）以上发放基本工资的50%.3)员工在年假内生病将不视为病假,直到假期完结为止。二、员工请假制度员工请假分为八种:事假、病假、公假、工伤假、婚假、丧假、产假、年假。1、请假制度A.无论事假、病假，请假时间在半个工作日以上，一律提前填写“请假申请表”。B.如果申请的假期为连续三天以上（病假、丧假除外）,员工需提前2个工作日提出申请，若没有足够的通知期,公司有权否决其申请。如遇突发事件(未能提前填写的），须在假期完毕后的第一个工作日内补办请假手续，病假需出具医院证明。C。请假在半个工作日以内,须提前向直接上司口头申请，并填写“请假申请表”以便登记,如未能事先办理相关手续,须在当天9:15前电话通知直接上司和人力资源部门，假期完毕后及时补办请假手续.请假未满半小时者，以半小时计算，累积满8小时为一日，请假日期的计算均自每年1月1日起至同年12月31日,中途到职者，按比例扣减.D.凡未履行请假手续、谎报者或假期期满后无批准未准时返岗者，一律按天以旷工处理.2、员工请假，假期的核准权限如下：(1）经理(中层)级以下的人员，假期2天内(含2天)由部门经理核准，2天以上的由综合部经理核准。(2)部门经理请假，假期2天内(含2天)由综合部经理核准，2天以上的由总经理核准。(3)请假批准后，请假单一律送综合部留存.3、请假逾期,应照下列规定办理：(1)事假逾期按日扣发工资，一年内事假累计超过20天者免职或解雇。(2)病假逾期可以未请事假的假期抵消，事假不敷抵消时按日扣发工资。但患重大疾病需要长期疗养,经总经理特别核准者不在此限。（3)特准病假以半年为限，其假期延至次年时应合并计算。特准病假期间工资减半发给，逾期者可予命令退休或资遣。(4）本公司员工请假除因急病不能自行呈核可由同事或家属代为之外,应亲自办理请假手续。未办妥请假手续，不得先行离职,否则以旷工论处.(5）本公司员工请假期届满办理续假或虽办理续假尚未核准而不到职者，除确因病或临时发生意外等不可抗力事情外,均以旷工论。（6）请假理由不充分或有妨碍工作时，可酌情不予给假，或缩短假期或令延期请假.(7）请假者必须将经办事务交代其他员工代理，并于请假单内注明。（8)计算全年可请假日数，均自每年1月1日起到12月31日止，中途到职者，比例递减。特准病假延至次年销假者，其次年事、病假期比照中途到职人员计算。(9）本公司员工依本规则，所有请假如发现有虚伪事情者，除以旷工论处外，并依情节轻重予以惩处。第七章物资管理制度第一节固定资产管理制度为加强对公司所属固定资产的管理，使固定资产管理工作规范化,特制定本制度。一、总则1、本制度中的固定资产包括公司所属的土地、构筑物、建筑物、机械装置、车辆、工具、器具等。但不满规定使用年限或价值不足2000元的，不在此列.2、固定资产的取得、让渡、移交、报废、借贷及担保，必须向总经理请示，并经其裁决后才可进行。3、与固定资产取得相关的支出，均通过临时会计科目处理，待完工后，经总经理裁决后，编入正式的固定资产科目。固定资产的取得价格，按以下基准确定:(1)购入类。按购入价格和购入直接费合计额确定;（2)交换类。按不低于交换时的账面价格确定;(3)赠与类。参考市场价格来确定。4、管理责任者应设立固定资产管理台账，以准确记录固定资产的现状及增减情况。5、管理责任者应注意固定资产的状况，当需要改造或修理时，须迅速向行政部经理报告。6、在固定资产的改造与修理费中，能够增加其能力或延长其使用年限的部分，应计入该固定资产的价格中，但仅维持固定资产使用效果的费用应视作维护费。7、管理责任者应在第一财政年度末，与财会人员共同进行固定资产的核资查账。8、固定资产的让渡处理必须履行请示裁决程序,且应通过竞价方式处理固定资产。9、固定资产在公司内部移交，必须得到总经理的裁决。移交价格为原值扣除累计折旧额。10、固定资产在取得和移交时，应办理不动产登记手续。11、财会人员依据固定资产台账,进行会计处理.在每一财政年度，至少要进行一次固定资产台账与管理台账的对账，但账外资产不在此列。12、经总经理裁定价格后，可进行与资产增加、移交、临时折旧、处理、报废、让渡相关的固定资产台账修订。13、固定资产自启用日起进行折旧，折旧基金按照有关规定间接提取。但对预计可能中间报废而需临时折旧的固定资产，不提取折旧。14、在固定资产发生重大损伤且其价值明显减少的情况下,经总经理裁决，必须进行临时折旧处理。15、固定资产的残值，原则上定为其原值的1,。16、固定资产的使用年限和折旧率，按照法人税法的规定办理.17、固定资产应投保火灾保险，保险金额由行政部经理确定，并经总经理批准。第二节办公用品管理制度为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。一、总则1、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。（1）消耗品:铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便签纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。（2)管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复)印纸等。(3）管理品:剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等.2、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用"系个人使用保管用品,如铅笔、签字笔、便签纸等.“部门领用”系部门共同使用用品，如笔记本等。二、办公用品的购买1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由综合部专人统一负责。2、根据办公用品库存量情况以及消耗程度,向综合部经理报告,确定订购数量。3、印刷制品格式,由行政部门审核确定规格、纸张质地与数量，然后选购价格合适、格式相近的印刷制品。4、在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，本着成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。5、各部门申请办公用品,由申请部门填写一份请购单，综合部经理确认并派专人订购。6、所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对并确保品种、规格、数量与质量。7、办公用品原则上由公司综合部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门提出申请，就近采购.在这种情况下，综合部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。三、办公用品的领用及报废处理1、原则上,每人每月发放签字笔芯一支,便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者,可经部门经理批准后另行申请。2、每人及每部门设立“办公用品领用登记卡”一张,由综合部统一保管,并控制办公用品的领用状况。3、用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等.综合部门记账存档。对决定报废的办公用品,要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项.4、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次,原则上不再另行申请。四、办公用品的保管1、所有入库办公用品，都必须一一填写台账(卡片）。2、必须清楚地掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫，必要时要采取防虫等保全措施.3、办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月）.盘点工作由综合部经理指派专人负责.盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因,然后调整台账，使两者一致。4、管理印刷制品与各种用纸时,须对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量.一旦一批消耗品用完，立即写报告递交综合部门经理。5、必须对公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是每月5日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量)作出统计，向上报告.综合部对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。五、对办公用品使用的监督与调查1、核对用品领用传票与用品台账；2、核对用品申请书与实际使用情况;3、核对用品领用台账与实际用品台账;4、核对收支传票与用品实物台账；六、办公用品其他管理规定1、综合部负责公司办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放。电脑及附属设备的购置与管理,由综合部设专人负责。2、公司各部门将所需办公用品提前半个月报至综合部，综合部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经综合部经理批准后购置。3、特需办公用品、低值易耗品和通讯设备,须经总经理批准,由综合部负责购置,然后记入备品保管账目。4、备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理。5、备品仓库综合部设专人负责，备品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格等，验收入库，登记上账。未办入库手续,财务一律不予报销。6、备品保管实行“三清、两齐、三一致”,即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。7、做好出库管理.在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算.8、综合部负责收回公司离职人员的办公用品和物品。9、印刷品(如信纸、信封、表格等),除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合部统一管理。10、资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者,除追究经济责任外,还将视情节给予相应的行政处罚,甚至追究法律责任。第八章车辆管理制度一、总则1、为加强公司车辆的保管及有效运用,特制订本制度。2、本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。二、用车原则1、部门经理级以上人员因工作需要可申请用车；2、公司其他员工因工作急需用车者,需由部门经理核准，方可申请用车。三、公司非公用派车部门经理级以上员工因私人性事务用车,需填写申请单后，报总经理审批同意后,综合部可根据公司用车情况进行调派。1、经呈准的私人性事务用车，申请人应该负担使用里程的油资及过路桥费、停车费及专职司机的误餐补助等其它相关费用。2、原则上,公司私人性事务用车应由公司指定的专职司机或者有驾驶执照的公司员工(需经综合部及总经理同意)驾驶，非公司员工不得驾驶本公司车辆。3、非公用派车若发生违章产生罚款均由申请人自行负担，发生交通事故一切行车和刑事、民事责任也由申请人自行负担。四、车辆的维修及保养1、车辆需随时保持整洁,保证性能良好。车辆专职司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件的寿命,确保行车安全;2、车辆的有关证照及保险资料统一由综合部保管，综合部统一建立汽车档案，并负责按时进行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳;3、车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。如需大修要与厂家签定协议,车辆维修完毕需当场进行验车,确保维修质量,要求厂家出具修车费用决算单交回公司以便与厂方结算时对账。五、车辆安全1、为保障行车安全，司机在行车前应注意休息并不得饮酒；2、每次出车前应检查车况,如车灯、水箱、油箱、刹车系统、轮胎等，如发现损坏或其它问题应及时报告行政部；3、节假日或夜间，公司车辆原则上应停放在公司指定的停车场。如遇特殊情况需停放在外,驾驶人应报告综合部。驾驶人应保障车辆的安全并承担相应的责任。六、违规和事故的处理：1、超速、超载、任意停放及违反交通规则之一切罚款由驾驶人自行负责。指定驾驶人如把车随便交由其他人驾驶而发生违规、车损等之罚款或损坏全由指定驾驶人负责赔偿；2、无照驾驶发生车祸全部赔偿由驾驶人自行负责;有照驾驶如系本身操作不当发生车祸全部由驾驶人自行负责。第九章会议管理制度第一节公司主要会议类型及会议组织一、总经理办公例会1、研究、部署行政工作,讨论决定公司行政工作重大问题.2、总经理办公例会由公司综合部组织。综合部应于会前3天将会议的主要内容3、书面通知与会的全体人员,并在会后24小时之内整理、发布《会议纪要》。4、总经理办公例会分工作例会和专题会议.5、工作例会于每两周定期召开，由总经理主持。会议由综合部召集。6、专题会议必须由综合部提议,总经理同意后方可召开.7、总经理会议都应做好会议记录,必要时应形成会议决议.二、重大事项专题会议1、需由部门经理提议,由综合部统一安排。2、会议由部门经理召集、主持,由总经理核准。三、部门内工作例会1、部门内工作例会召开时间由部门自定.2、部门经理主持。第二节会议管理1、凡涉及多个部门经理参加的各种会议，均须于会议召开前5天经总经理批准后,由行政部统一安排,方可召开.2、综合部每周五应将公司例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到公司主要管理人员。3、凡综合部已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请综合部