会务接待与组织

1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4

会议组织的基本原则5突发事件的预防与处理6服务接待标准会务接待与组织

交流目的

通过本次交流，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定接待方案，掌握接待服务标准。“为更好的组织会议做好准备！！”案例分析：请柬发出之后

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉我们什么呢？会议的涵义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。会议的要素１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

会议概述基本任务

1、组织的工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)负责会议签到

(7)会中组织和协调；(8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(9)会议的结束收尾工作。

2、文秘工作(1)会议文书、讲话稿的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。

3、生活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。

4、安全保卫工作

(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。

2.1会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单2.2会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到会议期间外围的卫生工作报到及接待工作做好后勤保障工作留存照片资料做好会议保密工作会议信息工作2.3会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作

安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会前准备

“有备无患！！”

会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。 无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。会务工作的具体内容3.1会前准备工作

1、确定会议主题与议题

确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。2、确定会议名称

会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。

4、确定会议时间、会期

会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5、确定会议所需用品和设备

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

6、建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、交通组、接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。9、安排会议议程与日程

会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

10、制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。

会议通知的种类有书信式和柬帖式。

会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。

会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

11、准备会议文件资料

主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

12、安排食住行会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。13、

VIP服务会议要求确认设备、物品、音乐喜好确认饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求…日程安排车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…房间确认

是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常、温度是否舒适。

14、制定会议预算方案

文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。

15、布置会场

会场桌上物品摆放会议座次先后顺序

会议室物品摆放整洁、清新、统一、舒适A为客方，B为主方主席台坐次

主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；例证：中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。可参见中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图

会场内外的布置：

卫生、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

用餐座次

宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。

15、检查会场

（1）方式现场检查

（2）检查的内容

资料的准备和确认打印文件、PPT等

设备的准备和确认投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…

其他物品的准备和确认横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇会中服务工作

1、报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。

2、组织签到

3、会议期间（

（1）时间提醒：

发言时间、休息时间、返回时间

（2）午餐确认：留位确认、时间确认

（3）物品随检：麦克、纸笔、茶水…（4）关于参会者反应对内容、对环境（冷热）4、宣传工作

照相、摄像、录音5、值班保卫工作

（1）值班工作

服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。（2）保卫工作

①重要与会者人身安全保卫②重要文件的保卫③会场和驻地的保卫④会议设备的保卫⑤与会者贵重物品的保卫会后整理工作1、安排与会人员离会2、撰写会议纪要3、会议的宣传报道

4、会议文书的立卷归档5、会议总结工作

会议组织的基本原则责任到人备份烂笔头复查提前1、责任到人明确分工，专人专岗人人负责就是人人都不负责2、“烂笔头”原则我所知道的我所想说的我所说的他所听到的他所理解的他所接受的他所记住的他所想听的100%90%70%40%10-30%沟通的漏斗而且他还会向别人转述…...“好记性不如烂笔头！！”3、提前提前做好任务分工，规定完成时间节点宁可先预定再取消提前做好预案关键点：资料准备、酒店预定、设备调试、交通…4、复查自己重复确认换人重复确认关键点：物品准备的重复确认关键信息重复确认：时间、地点5、备份备不足、备意外（原定会议时间的临时增加）人如：多几个接待人员、多几个紧急联系人财留出足够