档案管理与保护作业指导书

档案管理与保护作业指导书TOC\o"1-2"\h\u11961第1章档案管理概述 3117661.1档案的概念与特点 31201.2档案管理的目标与任务 323474第2章档案管理体系 4182872.1档案管理机构设置 4273682.1.1机构设置原则 4285772.1.2机构设置要求 4272592.1.3人员配置 470482.2档案管理职责与制度 4116532.2.1档案管理职责 4108362.2.2档案管理制度 429952第3章档案收集与整理 513783.1档案收集的范围与途径 5102383.1.1范围 556503.1.2途径 557743.2档案整理的原则与方法 640043.2.1原则 6257763.2.2方法 621714第4章档案鉴定与分类 6261234.1档案鉴定标准与方法 6161754.1.1鉴定标准 6144084.1.2鉴定方法 7324124.2档案分类体系与编号 764554.2.1分类体系 7146744.2.2编号规则 779794.2.3编号示例 76483第5章档案存储与保管 7279545.1档案存储介质选择 767175.1.1存储介质类型 725815.1.2存储介质要求 8171075.2档案保管条件与措施 8307835.2.1保管环境 840255.2.2保管设施 8240635.2.3保管措施 8167005.2.4档案利用与归还 918631第6章档案检索与利用 930946.1档案检索工具与系统 9110796.1.1检索工具 9280446.1.2检索系统 9301136.2档案利用服务与方式 995726.2.1档案利用服务 9245876.2.2档案利用方式 1011380第7章档案保护技术 109127.1档案防火与防水 10299267.1.1防火措施 10311897.1.2防水措施 10269807.2档案防潮与防虫 11174217.2.1防潮措施 1127557.2.2防虫措施 1131358第8章电子档案管理 11184098.1电子档案的特点与分类 1144238.1.1特点 11189438.1.2分类 1292928.2电子档案的收集与整理 12325688.2.1收集 1229218.2.2整理 12165548.3电子档案的存储与备份 12167348.3.1存储 1251318.3.2备份 1215131第9章档案法规与标准化 13205679.1我国档案法规体系 13313069.1.1档案法规概述 13257719.1.2档案法规层次结构 13156919.1.3档案法规主要内容 13150569.2档案标准化建设 1449.2.1档案标准概述 14151829.2.2档案标准分类 14235979.2.3档案标准制定与实施 14263769.2.4档案标准化建设意义 143330第10章档案管理与保护实践 142320410.1档案管理流程优化 151472010.1.1档案分类与编目 152926510.1.2档案收集与归档 1541310.1.3档案存储与保管 151450910.1.4档案利用与销毁 152818010.2档案保护案例分析 152503910.2.1档案火灾案例 15812310.2.2档案霉变案例 152350110.3档案管理与保护发展趋势与展望 161703310.3.1数字化与智能化 16209310.3.2标准化与规范化 161066710.3.3绿色与环保 16361810.3.4开放与共享 16第1章档案管理概述1.1档案的概念与特点档案，是指国家机关、企事业单位、社会团体以及个人在工作和生活中产生、接收、办理的各种文字、图表、声像等不同形式的信息记录。档案具有以下特点：（1）真实性和原始性：档案是历史活动的真实记录，反映了当时的实际情况，具有不可替代的原始性。（2）价值性：档案是国家和民族历史文化的重要遗产，对研究历史、总结经验、传承文明具有重要作用。（3）时效性：档案的产生、流转和使用具有一定的时效性，需要在有效期内进行妥善管理和保护。（4）系统性：档案是相互关联、相互制约的有机整体，需要按照一定的规律和原则进行分类、整理和保存。1.2档案管理的目标与任务档案管理的目标主要包括以下几点：（1）保证档案的完整、准确、系统和安全。（2）提高档案的利用率，为各项工作提供及时、准确、高效的服务。（3）传承历史文化，弘扬民族精神。为实现这些目标，档案管理的主要任务如下：（1）收集和整理档案：对产生的各类档案进行及时收集、分类、整理，保证档案的完整性和系统性。（2）保管和保护档案：采取科学的方法和手段，对档案进行妥善保管和有效保护，防止档案遗失、损毁、篡改等。（3）档案的利用和开发：为各项工作提供档案查阅、借阅、复制等服务，充分发挥档案的价值；同时对档案进行深度挖掘和开发，为研究、教育、宣传等领域提供支持。（4）档案信息化建设：运用现代信息技术，对档案进行数字化、网络化、智能化管理，提高档案管理效率和服务水平。（5）档案法规制度和标准化建设：建立健全档案管理法规制度，规范档案管理工作；制定和实施档案管理标准，提高档案管理的科学性和规范性。（6）档案队伍建设：加强档案管理人员培训，提高档案管理人员的业务素质和专业水平，保证档案管理工作的顺利开展。第2章档案管理体系2.1档案管理机构设置2.1.1机构设置原则档案管理机构应根据组织规模、业务性质及档案数量，遵循统一领导、分级管理、专业协作的原则进行设置。2.1.2机构设置要求（1）设立专门的档案管理部门，负责对组织内各类档案的统一管理和监督；（2）根据档案类别和业务需求，设立相应的档案管理分支机构；（3）明确档案管理机构与其他部门的职责划分，保证档案管理工作的有效开展。2.1.3人员配置（1）配备具备专业知识和业务能力的档案管理人员；（2）定期对档案管理人员进行培训，提高其业务素质和管理水平；（3）保证档案管理人员数量与工作需求相适应，保证档案管理工作的正常进行。2.2档案管理职责与制度2.2.1档案管理职责（1）制定并实施档案发展规划、年度工作计划，保证档案管理工作有序开展；（2）制定并完善档案管理制度，加强对档案的规范化管理；（3）负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作；（4）指导、监督和检查组织内各部门的档案管理工作，保证档案安全与完整；（5）开展档案信息化建设，提高档案利用效率；（6）定期对档案管理人员进行培训和考核，提高管理水平。2.2.2档案管理制度（1）档案收集制度：明确档案收集的范围、途径、时间等，保证档案的齐全和完整；（2）档案整理制度：制定档案分类、编目、排列、装订等整理规范，保证档案的有序存放；（3）档案鉴定制度：定期对档案进行价值鉴定，保证档案的真实性、完整性和有效性；（4）档案保管制度：制定档案保管条件、环境、安全措施等，保证档案的安全和完好；（5）档案利用制度：规范档案借阅、复制、查阅等程序，提高档案利用效率；（6）档案销毁制度：明确档案销毁的条件、程序和责任人，保证档案销毁的合规性；（7）档案统计制度：建立档案统计指标体系，定期对档案管理情况进行统计和分析；（8）档案信息化管理制度：制定档案信息化建设规划，加强档案信息资源的管理和利用。第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与途径3.1.1范围档案收集的范围包括但不限于以下各类资料：（1）反映单位基本职能、业务活动、管理制度等内容的文件材料；（2）单位内部及与外部单位往来形成的各类文件材料；（3）单位举办或参与的活动、项目、会议等形成的文件材料；（4）单位财产、设备、技术等资料；（5）法律法规、政策文件、行业标准等；（6）其他具有保存价值的文件材料。3.1.2途径档案收集的途径主要包括：（1）定期接收各部门移交的文件材料；（2）对单位内部信息系统、数据库进行采集；（3）对外部网站、数据库等公开渠道获取的资料进行收集；（4）通过购买、交换、接受捐赠等方式获取档案资料；（5）对重要会议、活动、项目等进行现场采集。3.2档案整理的原则与方法3.2.1原则档案整理应遵循以下原则：（1）完整性原则：保证档案资料的内容、形式、结构等方面完整无缺；（2）真实性原则：保证档案资料的真实性、可靠性和准确性；（3）系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行分类、排列、编目等整理工作；（4）安全性原则：保证档案资料在整理、保管、利用过程中的安全与保密；（5）便捷性原则：便于档案的检索、利用和保管。3.2.2方法档案整理的方法主要包括：（1）分类：根据档案的性质、内容、形式等，将其分为不同的类别；（2）排列：按照档案的形成时间、重要程度等，进行有序排列；（3）编目：对档案进行编号、著录、标引等，形成档案目录；（4）装订：对档案进行装订，便于保存和利用；（5）数字化：将档案资料进行数字化处理，提高检索和利用效率；（6）销毁：对失去保存价值的档案资料进行鉴定，按照规定程序进行销毁。第4章档案鉴定与分类4.1档案鉴定标准与方法4.1.1鉴定标准（1）真实性：保证档案内容的真实性、准确性和完整性。（2）合法性：符合国家法律法规、政策规定以及行业规范。（3）重要性：反映单位主要职能、业务活动和历史变迁的关键性档案。（4）时效性：根据档案的形成时间、内容以及保存价值进行鉴定。（5）完整性：保证档案的组成部分齐全，无缺失。4.1.2鉴定方法（1）直接鉴定法：通过查阅档案原文、相关资料和背景信息，进行直接判断。（2）比较鉴定法：将同类档案进行对比，分析其价值差异。（3）专家鉴定法：邀请相关领域的专家对特定类型的档案进行鉴定。（4）综合鉴定法：结合多种鉴定方法，进行全面评估。4.2档案分类体系与编号4.2.1分类体系（1）按照档案的性质和形成过程，分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等。（2）按照档案保管期限，分为永久保管、长期保管和短期保管档案。（3）按照档案的密级，分为绝密、机密、秘密和普通档案。4.2.2编号规则（1）档案编号由分类号、年度号、保管期限号和顺序号组成。（2）分类号：采用字母和数字组合，表示档案的类别。（3）年度号：用四位数字表示档案形成的年份。（4）保管期限号：用一位数字表示档案的保管期限。（5）顺序号：用三位数字表示同一分类号、年度号和保管期限号下的档案顺序。4.2.3编号示例例如：A12320193001，其中A123表示文书档案分类号，2019表示年度号，3表示长期保管期限号，001表示顺序号。第5章档案存储与保管5.1档案存储介质选择5.1.1存储介质类型档案存储介质应根据档案的重要性、利用频率、存储期限及经费等因素综合考虑。常用的存储介质包括：（1）纸质介质：适用于传统档案及具有重要历史价值的档案。（2）磁性介质：如硬盘、磁带等，适用于大量电子档案的存储。（3）光学介质：如光盘、U盘等，适用于电子档案的长期保存。（4）云存储：利用互联网技术，将档案存储在远程服务器上，便于共享和远程访问。5.1.2存储介质要求（1）稳定性：保证存储介质的物理和化学性质稳定，不易损坏，避免档案丢失。（2）兼容性：存储介质应与现有设备和技术相适应，便于档案的读取和迁移。（3）可靠性：存储介质应具有较高的数据存储可靠性，降低数据丢失风险。（4）安全性：存储介质应具备一定的安全防护措施，防止档案被非法访问和篡改。5.2档案保管条件与措施5.2.1保管环境（1）温度：档案保管环境的温度应控制在1424℃，相对湿度控制在45%60%。（2）光照：避免阳光直射，室内照明应采用柔和的灯光，防止档案褪色。（3）防潮：保持室内干燥，防止档案受潮、发霉。（4）防尘：保持室内清洁，防止灰尘对档案的损害。5.2.2保管设施（1）档案柜：选用符合国家标准的档案柜，具有防火、防盗、防潮等功能。（2）消防设施：配备适当的消防设施，如灭火器、烟雾报警器等，保证档案安全。（3）监控系统：安装视频监控设备，对档案保管区域进行实时监控。5.2.3保管措施（1）分类存放：按照档案类别和编号，有序存放档案，便于查找和管理。（2）定期检查：定期对档案进行清点、检查，发觉问题及时处理。（3）防虫蛀：采取适当措施，如放置驱虫剂，防止档案被虫蛀。（4）防霉变：定期通风换气，保持室内干燥，防止档案霉变。（5）信息安全：加强信息安全防护，对电子档案进行备份，防止数据丢失和泄露。5.2.4档案利用与归还（1）借阅管理：建立健全借阅管理制度，对借阅人员进行身份验证和权限控制。（2）归还检查：归还档案时，检查档案的完整性和完好性，发觉问题及时处理。（3）档案修复：对受损档案进行及时修复，保证档案的长期保存和利用。第6章档案检索与利用6.1档案检索工具与系统6.1.1检索工具档案检索工具是实现档案快速、准确查找的关键。主要包括以下几种：（1）目录：包括案卷目录、分类目录、主题目录等，以手工或电子形式编制，便于查找档案。（2）索引：包括关键词索引、人名索引、地名索引等，对档案内容进行详尽揭示，提高检索效率。（3）数据库：利用计算机技术，建立档案数据库，实现档案的电子化管理，提高检索速度和准确性。6.1.2检索系统档案检索系统是整合档案资源、提高档案利用效率的重要手段。主要包括以下几种：（1）手工检索系统：以纸质档案为主，通过编制各类目录、索引，实现档案检索。（2）计算机检索系统：利用计算机技术，建立档案数据库，实现档案的电子化检索。（3）网络检索系统：通过互联网，实现档案资源的共享，为用户提供远程检索服务。6.2档案利用服务与方式6.2.1档案利用服务档案利用服务主要包括以下几种：（1）查阅服务：为用户提供档案查阅场所，协助用户查找所需档案。（2）复制服务：根据用户需求，提供档案复制、打印等服务。（3）借阅服务：对部分可外借的档案，提供借阅服务，方便用户使用。（4）咨询服务：为用户提供档案相关问题的解答，协助用户了解档案内容。6.2.2档案利用方式档案利用方式主要包括以下几种：（1）现场利用：用户到档案部门查阅、复制、借阅档案。（2）远程利用：通过电话、邮件、网络平台等方式，实现档案的远程查询和利用。（3）展览利用：通过举办档案展览，展示档案内容，提高档案利用率。（4）编纂出版：对档案内容进行整理、编辑，形成出版物，满足社会公众需求。（5）学术研究：将档案作为研究资料，为学术研究提供支持。（6）数字化利用：将档案数字化，通过网络平台提供在线浏览、等服务，方便用户利用。第7章档案保护技术7.1档案防火与防水7.1.1防火措施档案材料的防火工作是档案保护的重中之重。为有效预防火灾，应采取以下措施：（1）加强档案库房的消防安全管理，保证消防设施设备齐全、有效；（2）对档案库房进行防火隔离，防止火势蔓延；（3）定期检查电气线路，避免老化、短路等安全隐患；（4）库房内禁止使用明火，严禁吸烟；（5）对档案材料进行防火处理，如使用防火档案柜、档案盒等。7.1.2防水措施档案材料的水害防护同样重要。以下是防水措施：（1）保证档案库房选址在地势较高、排水良好的位置；（2）加强库房地面的防水处理，避免地面渗水；（3）对档案进行防水包装，如使用防水档案袋、档案盒等；（4）库房内配备防水设施，如防水门、防水帘等；（5）定期检查库房地漏、排水管道等设施，保证其正常使用。7.2档案防潮与防虫7.2.1防潮措施档案材料在潮湿环境下易受潮、发霉，影响档案的保存。以下为防潮措施：（1）保持档案库房干燥，相对湿度控制在40%60%之间；（2）合理使用除湿设备，如除湿机、干燥剂等；（3）定期检查库房地漏、排水管道等设施，防止渗水；（4）对档案进行防潮处理，如使用防潮档案盒、档案袋等；（5）库房内避免堆放湿物品，减少湿气来源。7.2.2防虫措施档案材料易受虫蛀，影响档案的完整性和使用寿命。以下为防虫措施：（1）保持档案库房清洁，定期进行卫生打扫；（2）对档案材料进行防虫处理，如使用防虫剂、防虫纸等；（3）定期检查库房内是否存在虫害，发觉虫害及时处理；（4）合理储存档案，避免过度拥挤，减少虫害发生的可能性；（5）加强对库房门窗的管理，防止虫害入侵。注意：本章内容旨在指导档案保护技术的应用，具体实施时需结合实际情况进行调整。同时应密切关注档案保护领域的新技术、新产品，以提高档案保护水平。第8章电子档案管理8.1电子档案的特点与分类8.1.1特点电子档案相较于传统纸质档案，具有以下特点：（1）便于存储、传输与检索；（2）占用空间小，节省存储资源；（3）易于复制、修改与删除；（4）可快速检索，提高工作效率；（5）安全性要求高，需采取相应措施保护。8.1.2分类根据电子档案的存储形式和内容，可分为以下几类：（1）文本类：以文本为主的电子文件；（2）图像类：以图形、图像为主的电子文件；（3）音频类：以声音为主的电子文件；（4）视频类：以动态图像为主的电子文件；（5）多媒体类：融合文本、图像、声音等多种形式的电子文件。8.2电子档案的收集与整理8.2.1收集电子档案收集应遵循以下原则：（1）完整性：保证电子档案的完整，无遗漏；（2）准确性：保证电子档案内容真实、准确；（3）及时性：及时收集电子档案，避免丢失；（4）合规性：遵循相关法律法规和规定，合法收集电子档案。8.2.2整理电子档案整理应遵循以下步骤：（1）鉴定：对收集到的电子档案进行真实性、完整性、准确性鉴定；（2）分类：根据电子档案的内容、性质和用途，进行合理分类；（3）编目：对电子档案进行编号、命名，便于检索；（4）归档：将整理好的电子档案存储到指定的位置。8.3电子档案的存储与备份8.3.1存储电子档案存储应遵循以下原则：（1）安全性：保证电子档案存储安全，防止丢失、损坏、篡改；（2）可靠性：选择稳定的存储设备和技术，保证电子档案长期保存；（3）易用性：便于电子档案的检索、利用和共享。8.3.2备份电子档案备份应采取以下措施：（1）定期备份：定期对电子档案进行备份，防止数据丢失；（2）多介质备份：采用硬盘、光盘、磁带等多种介质进行备份；（3）异地备份：将备份存储在异地，提高安全性；（4）检查与恢复：定期检查备份文件，保证其可恢复性。第9章档案法规与标准化9.1我国档案法规体系9.1.1档案法规概述我国档案法规体系是根据国家法律、法规及政策，结合档案工作实际需求构建的。它旨在规范档案管理工作，保障档案的安全、完整与有效利用，促进档案事业的发展。9.1.2档案法规层次结构我国档案法规体系主要包括以下四个层次：（1）宪法及有关法律：为档案管理工作提供根本法律依据，如《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国档案法》等。（2）行政法规：国务院发布的关于档案管理的规范性文件，如《中华人民共和国档案法实施办法》等。（3）部门规章：国家档案局等部门制定的具有普遍约束力的档案管理规范，如《档案馆工作通则》、《档案鉴定办法》等。（4）地方性法规和规章：地方人民代表大会及其常委会、地方根据本行政区域内档案管理实际需要制定的法规和规章。9.1.3档案法规主要内容我国档案法规主要涉及以下方面：（1）档案管理体制：明确档案管理机构及其职责、档案工作人员的权益与义务等。（2）档案收集、整理与归档：规范档案的形成、收集、整理、归档等环节，保证档案的完整、准确、系统。（3）档案保管与保护：规定档案保管、保护的基本要求、措施和技术方法，保证档案安全。（4）档案利用与开放：明确档案利用的方式、程序、范围等，保障公民、法人和其他组织依法利用档案的权利。（5）档案信息化建设：推动档案信息化发展，提高档案管理和服务水平。9.2档案标准化建设9.2.1档案标准概述档案标准化是指在档案工作中，依据国家有关法规和标准，制定和实施一系列关于档案管理的规范，以实现档案管理的规范化、科学化、现代化。9.2.2档案标准分类档案标准主要包括以下几类：（1）管理标准：针对档案管理工作的组织、计划、指挥、协调、控制等方面制定的标准。（2）技术标准：涉及档案收集、整理、保管、保护、利用等环节的技术要求和方法。（3）工作标准：对档案工作人员的岗位职责、操作规程、工作质量等方面进行规定。（4）信息化标准：关于档案信息化建设的技术规范、数据标准、系统接口等。9.2.3档案标准制定与实施档案标准的制定与实施应遵循以下原则：（1）科学性：根据档案管理实际需求，结合国内外先进经验，保证标准的科学性。（2）实用性：标准内容要明确、具体、可行，便于实际操作。（3）动态性：档案工作的发展，不断修订和完善标准。（4）强制性：档案标准具有强制性，各级档案管理部门和档案工作人员应严格执行。（5）监督与评价：加强对档案标准实施情况的监督与评价，保证标准得到有效执行。9.2.4档案标准化建设意义推进档案标准化建设，有利于提高档案管理质量，提升档案服务能力，促进档案信息资源共享，为国家和经济社会发展提供有力支撑。第10章档案管理与保护实践10.1档案管理流程优化档案管理流程的优化是提高档案管理工作效率与质量的关键。本节主要从以下几个方面对档案管理流程进行优