高校固定资产的清查与管理思路构建

随着中国特色社会主义改革的不断深化，国民可支配收入增加，受教育水平逐渐提升，对于高等教育的重视程度越来越高，再加上产业转型的实际需要，国家和各级地方政府对高等院校进行了统一管理，希望进一步完善人才培养体系，提高人才质的专业素质，如，通过合并、变迁等方式建立大学城。为了改善办学条件、提高教育教学质量，高等院校获得的财政拨款越来越多，固定资产的数量与规模快速增加，为科研、教学等创造了良好的条件，但值得注意的是，这也增加了固定资产清查与管理的难度。一、固定资产清查、管理的作用通过固定资产的清产与管理，可以发现高校资产管理制度存在的问题，及时弥补不足，完善资产管理制度；会计工作人员能够及时了解到固定资产的使用情况，为预算管理提供精确的数据，减少不必要的损耗；可以让领导层了解到学校的实际情况，有助于实现科学决策，提高工作效率。二、固定资产清查与管理存在的问题（一）固定资产管理制度不完善部分学校的管理意识较差，没有建立固定资产管理制度，有的学校建立了管理制度，但各类固定资产的管理部门不同，如，教学设备管理处、办公设备管理处，各部门工作人员的交流协作较少，在清查、管理过程中容易出现重复计算、遗漏等问题，增加了管理工作的难度和工作量。资产管理部门的工作人员责任意识较差，对于新购买的固定资产，不进行实际核对，只在意购买发票，在固定资产的建造过程中，不进行抽查，建造完成后，不与施工方案核对，固定资产的质量不合格。（二）资金使用不当各教学部门的资金较多，不需要资产管理部门的专项拨款，可以直接购买教学活动所需要的固定资产，这导致固定资产的重复率较高，部分设备长期闲置，浪费了高校的教学资金，有的教学部门为了维护自身经济利益，在自身经费充足的情况下，仍然申请上级拨款，这样一来，资产管理部门获得的财政拨款减少，没有资金购买急需的教学设备。（三）缺少必要的监督体系高校管理层对于固定资产管理的重视程度较低，未明确固定资产管理的重要性与必要性，缺少必要的监督体系，增加了不必要的支出，例如，采购员与供货商相互利用，故意提高固定资产价格；教学设施施工过程中缺少监管，建造商以次充好，导致工程质量不合格。（四）固定资产管理人员专业能力不足高校固定资产管理人员大多由其他部门调任或兼职，专业能力不足及其他业务繁忙，学校未组织各类培训活动，固定资产管理人员的专业知识无法更新，资产管理水平不高。三、高校固定资产清查与管理的改进措施（一）完善监督管理体系规范审批流程。高校在购买固定资产前，资产管理工作人员要进行实际调查，是否需要、是否存在重复购买等情况，符合规章制度后，再进入审批流程。在审批过程中，管理人员需要了解新购固定资产的各项信息，如，名称、用途、购买原因，记录在案，如果购买项目所涉及的资金数额较大，管理人员需要上报管理层，进行可行性分析，实现科学决策；对于普通金额的固定资产，购买负责人需要在发票上签字，并归入档案，实行终身负责制。如果出现弄虚作假、中饱私囊等行为，追究相关责任人，根据校规做出处罚，如果累计数额较大，可移送公安机关；建立黑名单制度。在固定资产建设前，可进行公开招标，选择社会信誉较好的企业，施工过程中，定期不定期进行抽查，检查工程用料是否符合标准，施工结束后，邀请专业团队进行检查，如果工程质量不符合设计标准，将相关企业拉入黑名单，不再合作，并追究相关法律责任。严格把控验收标准。对于新购进的固定资产，工作人员需要按照正规流程进行验收，依据合同进行核对、依照说明书进行核对、随机抽样检测检测，满足条件后再进行记录，对于不符合标准的，由相关负责人或部门承担损失；如果购进物品没有发票，则购买人需要在验收单上签字，对于精密仪器，可以组织专家学者进行检查，无误后集体签字，将票据备份保管。完善档案管理制度。学校管理层需要明确固定资产档案管理的重要性与必要性，建立健全固定资产档案管理制度，定期对本校所用于的固定资产进行普查，建立相应的档案，记载固定资产的各项信息，若出现变动，需要及时记载；对于新购进的固定资产，除了建立基础档案，还要收集整理审批与验收过程中所涉及的文件资料，如，申请书、收据、验收单……固定资产档案由专人进行看管，对于重要资产，可设置查阅权限，定期检查档案，避免档案信息出现遗漏、错误，还可以引入信息化技术，将纸质档案数字化，建立统一的信息管理体系，固定资产管理人员需要相关信息时可随时查阅、修改。（二）明确使用、维护环节的职责为了维护高校利益，减少不必要的损失，每个固定资产必须配有专门的负责人，并建立档案，明确职责，如果出现负责人变动等情况，在交接前，双方需要对固定资产的使用情况做出评估并记录在案。固定资产的负责人需要建立维护档案，如实记录固定资产的维护经过，如，原因，时间、维护人员等，标出重难点，让借用者能够快速了解固定资产的情况，减少损坏。对于高、精、尖仪器设备，学校需要拨发专门款项，对负责人进行培训，让他们掌握必要的维护技能，出现意外时及时止损。使用固定资产的个人或部门，需要注意固定资产的定期维护，以延长使用寿命。固定资产使用前，借用者与负责人进行核对，与档案无差异后进行使用，固定资产使用后，负责人对固定资产进行评估，若无差别，则完成交接，若出现损坏，则使用者承担维护成本。学校需要加强宣传力度，让师生了解维护固定资产的积极作用。如果在检查过程中固定资产现状与档案记录情况不一致，根据校规对负责人做出处罚，对于表现较好的负责人，可以进行公开表彰，给予物质奖励，激发工作积极性。（三）明确固定资产处置标准在固定资产使用、转移过程中，会出现损毁、折旧等情况，为了实现对固定知产的有效管理，学校需要根据固定资产的价值进行分类，并明确固定资产处置的标准。如果固定资产出现损毁，负责人需要及时上报，根据处理标准进行审核，若固定资产价值较高，负责人需要做出公开报告，并接受校领导的质询；如果固定资产使用年限到期，负责人要与相关部门积极联系，无误后给予核销；如果固定资产未经过审核擅自作报废处理的，追究相关责任人。组织专业的审查队伍，直接向校领导负责，减少其他部门的干预，定期或不定期开展抽查活动，如：固定资产核销的相关文件是否齐全；核销的固定资产后续处理情况；因人为原因导致固定资产报废的是否追究相关责任人，是否缴纳罚款，罚款是否计入学校总账；固定资产变卖的原因及后续；是否存在重复购买等情况，若证实，查明原因，并追究相关责任人。（四）完善固定资产清查制度建立固定资产清查制度是非常重要的，在定期或不定期的查验中可以帮助校领导了解本校固定资产的使用情况，为各项决策提供数据支持，减少不必要的损失。伴随着高校的快速发展，固定资产的总量快速增加，原有的固定资产清查制度已经不适合发展需要，因此，各高校需要结合本校实际情况，进一步完善清查制度，提高资产管理水平。积极引入信息化技术，购买或研发信息系统，各部门建立适合自身特点的固定资产清单，由学校管理层统一监管，各部门可以在网络平台上交流固定资产管理的经验，加强各部门的沟通协作。定期开展固定资产清查活动，检查固定资产的现状是否与记载数据一致，如果出现差异，分析原因，追究相关责任人。对于重要的固定资产，如，精密仪器、实验室，加大巡查力度，对于可能存在的风险提前做出预案，提高应对风险的能力，从而有效保护固