因公赴港出差管理规定

第第页因公赴港出差管理规定发文日期：文件编号：LHL010071拟文人：审核人：审批人：因公赴港管理规定V1.05（试行）1.总则1.1目的：规范公司因公赴港的申请、审批、办理、借款、报销流程。1.2适用范围：联想集团有限公司全体员工。1.3所需证件名称及签注种类：1.3.1证件名称：《因公往来香港特别行政区通行证》（以下简称《香港通行证》）1.3.2签注种类：分为单次赴港签注、多次往还签注。1.3.3有效期：单次签注和多次往还签注的有效期原则上都是3个月。时间是从北京市外办受理签注之日开始计算，除掉市外办制证时间，实际为2.5个月。1.4申请、审批原则政府对因公赴港仍实行指标管理，尤其是多次往还签注。公司的签注资源有限，必需充分、合理利用。申请和审批赴港签注种类时，应以满足工作需要为准则，树立联想良好的签注使用信誉，实现良性循环，以便争取更多的签注资源。2.流程第一步：申请（1）申请人填写《因公赴港申请表》，提交给部门总经理。部门总经理以上人员的赴港申请，提交给直接上级。（2）为简化流程，申请人可同时申请办理两个连续的多次签注，第3次需按程序重新申请。第二步：审批（1）审批人在2个工作日内完成《因公赴港申请表》的审批，交人力资源部。（2）人力资源部在2个工作日内与申请部门、申请人直接沟通，提出办理何种类型签注看法。因公往还香港，频次或时间未实现多次签注要求，办理单次签注。符合下列条件之一，可办理多次签注：3个月内往还香港3次（不含）以上；3个月内往还香港23次，其中2次间隔时间不足10个工作日。（3）主管人力资源副总裁在接到人力资源部核定看法之后的2个工作日内完成审批（仅限于多次签注）。第三步：办理（1）人力资源部通知申请人提交料子，启动办理赴港证件及签注手续。（2）正常情况下，单次签注需要5周时间，多次签注需要8周时间。（3）突发紧急任务，可申请加急办理。单次签注至少需要3周时间，多次签注至少需要6周时间。（4）加急办理只适用于突发紧急任务，如因部门或个人延误申请，导致赴港手续不能正常办理，部门或个人自行承当责任，并将受到公司的严格批判。特别提示：由于赴港签注手续办理全过程的外部环节多而杂，任何一个环节显现问题，都将导致时间延误，包含节假日、档案所在地等可能延误签注办理的因素。为确保业务正常进行，员工应提前订立赴港工作计划，尽早申请。上述时间不包含公司内部审批时间。申请人需提交料子：3张照片小二寸、黑白、光纸、正面、免冠、露双耳、不佩带任何饰物。申请人户口簿本人信息页、身份证复印件各1份。3.赴港证件管理3.1赴港证件需妥当保管，不得丢失。3.2多次往还签注的通行证由本人持有,签注取消或期满后1周内交回人力资源部。3.3单次赴港签注的通行证须在返回后1周内交回人力资源部。3.4由公司办理的赴港证件为因公证件，只能用于公务，严禁利用公务证件赴港办理与工作无关的私事。一经发现用于私事，公司将取消其签注，并通报批判。4.赴港费用预算、借款报销管理4.1员工因公赴港，借款和报销依照《公司境内出差管理规定》办理。4.2借款时必需持经审批的《出差申请、总结表》（附件2）及《因公赴港费用预算表》，借款金额不超出审批后的费用预算合计数。特别提示：《因公赴港费用预算表》（附件3），只在出差期间发生会议、礼品、接待等事项开支的情况下使用，且必需在出差前填写，依据审批权限报批。4.3出差期间固定补贴（含伙食补贴、交通费、长话费、杂费等）标准为200港币。4.4报销时须持《香港通行证》原件，以确认出差天数；赴港出差天数等于《香港通行证》上标明的出入境时间之差再加一天。4.5赴港过境（从深圳罗湖至香港九龙）未使用公司其它交通资源的，报销时需在《出差申请、总结表》“其它费用“栏中注明过境小火车费用（往还双程66港币）；经部门总经理批准，予以报销。4.6报销金额在标准（预算）额度内，由借款人部门总经理审批；超标准（预算）部分报销时，需由报销人供应书面说明，依据财务审批权限，报总裁室相关领导审批。5.办理留宿及购票行政后勤部负责统一办理员工因公赴港购票和留宿事宜。本着节省费用的原则,实在规定如下:5.1机票:员工因公赴港，应从深圳出境和返程。如遇业务需要直飞，需提交经部门总经理批准的申请，由行政后勤部总经理依据机票差价情况予以批复。5.2留宿:由行政后勤部和香港分部布置入住定点酒店。员工应于出行前两个工作日内填写《联想集团有限公司员工赴港需求登记表》（见附件4），经部门总经理签字批准后，将表格面送或传真至北京或深圳的赴港接口人，由接口人予以布置并回复申请人。5.3结算:机票和留宿费用由行政后勤部和香港分部统一结算。6.监督岗位：本规定由人力资源部外事主管岗、行政后勤部差旅服务岗和财务部财务检查岗监督执行。7.解释权限：本规定由人力资源部负责解释，其中“费用预算、借款报销管理“部分由财务部负责解释，“办理购票及留宿“部分由行政后勤部负责解释。8.生效日期：本规定自下发之日起执行，有效期至20**年11月24日。附件1、联想集团有限公司因公赴港申请表附件2、联想集团有限公司员工赴港需求登记表附件3、联想集团有限公司因公赴港费用预算表附件4、联想集团有限公司出差申请、总结表公司内部信息注意保密不得随便传播版权全部：联想集团有限公司篇2:集团公司本部出差管理规定出差管理规定为加强集团出差费用的管理，遵奉并服从勤俭节省的原则。特修订《集团公司本部出差管理规定》。一、出差审批方法1.除董事长、总裁外，集团公司全部员工出差按逐级审批原则，经批准后方能出差。员工出差前填写“出差申请单”（见附件）一式三联，核准后的申请单第一联由出差人附于“差旅费报销单”（见附件）之后，报销时供财会人员核对，第二联送人力资源部存查，第三联做为预借差旅费依据（无须预借差旅费者可免填此联），财务部按“借款制度”办理借款，遇领导外出时由其职务代理人核准，否则差旅费将不予报销。特殊情况事先未办理手续，事后应及时补办。2.出差审批权限：部门副总经理（含副总经理）以下人员3天以内（含3天）出差，由部门总经理批准，3天以上出差，由部门总经理审核后，报主管副总裁批准；总经理3天以内出差，由主管副总裁批准，3天以上出差，报总裁批准；副总裁出差须总裁批准；部门总经理以下人员国外出差，由总裁批准；部门总经理（含总经理）以上人员国外出差，由董事长批准。3.出差人员出差期限经批准后，不得任意延期。因患病及交通堵塞或因工作实际需要等因素需要延期，应致电请示部门总经理或集团公司主管领导，经同意后方可延期，否则除不予报销差旅费外，延期时段作旷工处理。二、出差标准及费用核定1.员工出差交通工具乘坐标准核定如下：职级飞机火车轮船董事长、总裁不限常务副总裁、副总裁、总监、董秘经济舱软卧一等舱顾问、监事长、副监事长经济舱软卧二等舱总经理、副总经理、总经理助理经济舱硬卧三等舱主管、员工硬卧三等舱2.出差的留宿费、伙食费补贴、市内交通费补贴标准如下：职级留宿费伙食费出差地市内交通费董事长、总裁实报实销实报实销实报实销常务副总裁、副总裁、总监、董秘600元/天实报实销实报实销顾问、监事长、副监事长、500元/天60元/天60元/天总经理、副总经理、总经理助理400元/天50元/天50元/天主管、员工300元/天40元/天30元/天（注：其中留宿费除北京、深圳、广州、大连、厦门、上海、珠海以外的地区下浮10%，北京地区按以上标准上浮10%。）三、出差费用的报销规定1.上海市内交通费报销：部门总经理（含总经理）以上各级人员，由公司派车接送至机场、车站，或凭出租车票按实报销；其余员工原则上乘坐公交车（包含机场专线）、地铁，凭票按实报销，特殊情况，经部门领导同意可派车或乘坐出租车；两者费用均计入本部门（人）的考核指标。2.城市间交通费报销（1）凭票据实报销，遗失票据不予报销。（2）搭乘公司交通工具出差者，不得再报销。（3）遇特殊情况需坐上一级职务之交通工具的，需事先报集团公司主管领导批准，方可报销。3.出差地交通费报销（1）报销无需凭证，按在出差地的实际天数计算（不满半天算半天，超出半天算一天，以中午12:00为界限）予以补贴。（2）搭乘公司交通工具出差者，不再享受出差地交通费补贴。（3）特殊情况，经集团公司领导同意按实报销出差地市内交通费的，不再享受出差地交通费补贴。（4）参加各种会议，由会务统一布置车辆接送，费用已包含在公司支出的会务费中的，出差人员不再享受出差地交通费补贴。4.留宿费报销（1）超标部分自理。（2）总经理以下（含总经理）同性偶数人员出差，应两人合住一间客房，留宿标准按高一级人员标准报销。（3）随集团公司领导出差，经领导同意同住一个酒店的，可超标准报销。（4）参加各种会议，公司支出的会务费中已包含留宿费的，出差人员不再报销留宿费。5.伙食费报销（1）报销无需凭证，按出差期间实际天数计算（不满半天算半天，超出半天算一天，以中午12：00为界限）予以报销。（2）在出差地因业务需要接待客人，尽量能出差前申请；在出差地宴请客人报销业务接待费的，在计算伙食费补贴时应扣除相应的就餐次数；同时，业务接待费用计入本部门（人）的考核指标。（3）参加各种会议，由会务统一布置用餐，费用已包含在公司支出的会务费中的，出差人员不再享受伙食费补贴。6.通讯费报销出差期间因业务需要可拨打长途电话，报销时须附酒店打印的电话费明细清单，由总裁办公室核对属公务电话的，予以报销，其它一律自理。四、订票、订房方法出差人员的订票、订房原则上由总裁办公室前台统一布置。正常情况下出差人员应提前2至3天通知前台，以便尽快、更妥地布置；特殊情况也可以由出差人员自行布置。五、差旅费报销程序1.总裁办公室与财务部是差旅费报销的管理审核部门。2.员工出差回来后应在3天内到财务部报销清帐，特殊情况应报财务部经理核准。无故超出30天未报销清帐的，由财务部从出差人员的工资中扣回预借差旅费。3.报销应填写差旅费报销单，送总裁办公室审核并登记；若出差的六项费用超出出差申请时预算的，需出差批准人在报销单上签字同意；整个部门差旅费超出年度预算的，另需分管副总裁（总裁）审批。4.财务部复核后报销。发布人：叶中国高科办（20**）第35号关于下发《集团公司本部出差管理增补规定》的通知各部门：依据集团公司本部人员出差过程中所遇到的实际情况，经过对《集团公司本部出差管理规定》，文件编号“中国高科办（20**）第40号”的反复研究，现对此规定作出相应增补完善，以加强对集团本部人员出差的管理并得到制度保障，尽量躲避问题的发生。增补内容包含：1、“出差费用的报销规定”第3点：“出差地交通费报销”，现新加添第（5）条规定。2、“出差费用的报销规定”第5点，“伙食费报销”，现新加添第（4）条规定。其余内容及附件未作修改。希望各公司及各部门遵奉执行。特此通知。中国高科集团股份有限公司20**年12月23日附：《集团公司本部出差管理增补规定》集团公司本部出差管理增补规定为加强集团出差费用的管理，遵奉并服从勤俭节省的原则。特修订《集团公司本部出差管理规定》。一、出差审批方法1.除董事长、总裁外，集团公司全部员工出差按逐级审批原则，经批准后方能出差。员工出差前填写“出差申请单”（见附件）一式三联，核准后的申请单第一联由出差人附于“差旅费报销单”（见附件）之后，报销时供财会人员核对，第二联送人力资源部存查，第三联做为预借差旅费依据（无须预借差旅费者可免填此联），财务部按“借款制度”办理借款，遇领导外出时由其职务代理人核准，否则差旅费将不予报销。特殊情况事先未办理手续，事后应及时补办。2.出差审批权限：部门副总经理（含副总经理）以下人员3天以内（含3天）出差，由部门总经理批准，3天以上出差，由部门总经理审核后，报主管副总裁批准；总经理3天以内出差，由主管副总裁批准，3天以上出差，报总裁批准；副总裁出差须总裁批准；部门总经理以下人员国外出差，由总裁批准；部门总经理（含总经理）以上人员国外出差，由董事长批准。3.出差人员出差期限经批准后，不得任意延期。因患病及交通堵塞或因工作实际需要等因素需要延期，应致电请示部门总经理或集团公司主管领导，经同意后方可延期，否则除不予报销差旅费外，延期时段作旷工处理。二、出差标准及费用核定1.员工出差交通工具乘坐标准核定如下：职级飞机火车轮船董事长、总裁不限常务副总裁、副总裁、总监、董秘经济舱软卧一等舱顾问、监事长、副监事长经济舱软卧二等舱总经理、副总经理、总经理助理经济舱硬卧三等舱主管、员工硬卧三等舱2.出差的留宿费、伙食费补贴、市内交通费补贴标准如下：职级留宿费伙食费出差地市内交通费董事长、总裁实报实销实报实销实报实销常务副总裁、副总裁、总监、董秘600元/天实报实销实报实销顾问、监事长、副监事长、500元/天60元/天60元/天总经理、副总经理、总经理助理400元/天50元/天50元/天主管、员工300元/天40元/天30元/天（注：其中留宿费除北京、深圳、广州、大连、厦门、上海、珠海以外的地区下浮10%，北京地区按以上标准上浮10%。）三、出差费用的报销规定1、上海市内交通费报销：部门总经理（含总经理）以上各级人员，由公司派车接送至机场、车站，或凭出租车票按实报销；其余员工原则上乘坐公交车（包含机场专线）、地铁，凭票按实报销，特殊情况，经部门领导同意可派车或乘坐出租车；两者费用均计入本部门（人）的考核指标。2.城市间交通费报销：（1）凭票据实报销，遗失票据不予报销。（2）搭乘公司交通工具出差者，不得再报销。（3）遇特殊情况需坐上一级职务之交通工具的，需事先报集团公司主管领导批准，方可报销。3.出差地交通费报销：（1）报销无需凭证，按在出差地的实际天数计算（不满半天算半天，超出半天算一天，以中午12:00为界限）予以补贴。（2）搭乘公司交通工具出差者，不再享受出差地交通费补贴。（3）特殊情况，经集团公司领导同意按实报销出差地市内交通费的，不再享受出差地交通费补贴。（4）参加各种会议，由会务统一布置车辆接送，费用已包含在公司支出的会务费中的，出差人员不再享受出差地交通费补贴。（5）随集团领导全程出差或出差地为集团下属公司所在地并已由下属公司全程布置接待的，均不享受交通补贴。集团领导先行离开或非全程接待等情况，享受部分交通补贴，原则上不超出标准的一半。4.留宿费报销：（1）超标部分自理。（2）总经理以下（含总经理）同性偶数人员出差，应两人合住一间客房，留宿标准按高一级人员标准报销。（3）随集团公司领导出差，经领导同意同住一个酒店的，可超标准报销。（4）参加各种会议，公司支出的会务费中已包含留宿费的，出差人员不再报销留宿费。5.伙食费报销：（1）报销无需凭证，按出差期间实际天数计算（不满半天算半天，超出半天算一天，以中午12：00为界限）予以报销。（2）在出差地因业务需要接待客人，尽量能