2024年会议室管理制度模版（三篇）

第2页共2页2024年会议室管理制度模版1、会议室的管理、使用登记、调度及设备维护等事务，均由总务处全权负责。未经许可，任何个人或部门不得擅自使用会议室，亦不得擅自挪用会议室内的多媒体设备、桌椅等物品。本管理办法所涵盖的会议室包括：1212波司登培训教室（大会议室）、1221会议室、1312培训教室、1321会议室、1319会议室、1406党员活动室（四楼）及1408会议室。2、为确保会议室使用的有序性，实行提前预约制度。为避免会议时间冲突，相关部门需提前____天向总务处提交会议室使用申请，并填写相应表格，以便总务处进行统一调度。对于临时召开的紧急会议，需及时向总务处提出申请，并在会议结束后补办相关登记手续。各部门在获得会议室使用权后，需领取会议室钥匙。3、各部门在申请使用会议室时，需明确使用时间、参会人数等信息。如需总务处协助办理的事项，请提前注明，以便总务处做好相应的准备工作。若需使用会议室的设备，请提前向总务处说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。4、在会议室使用安排发生冲突时，应遵循局部服从整体的原则。学校会议具有优先权，部门会议之间则需根据重要性和紧急性自行协商解决。5、使用会议室的部门应爱护会议室的设施，保持会议室清洁。会议结束后，应及时整理会场，检查安全（电源），关闭窗户、空调，锁好门，并将钥匙交还总务处。6、会议期间，请与会人员爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，共同维护会议室的清洁环境。7、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源。特别注意投影仪的散热问题，需等待指示灯变红后方可切断电源。同时，关好门窗，整理会议场地。如发现设备故障或损坏，请及时报至总务处进行维修，以确保其他会议的顺利进行。安全责任由申请者所属处室主任或系部主任承担。8、与会人员应爱护会议室内的公共设施，如有损坏需照价赔偿。未经总务处同意，任何部门和个人不得将会议室的各种设施带出会议室或转做他用。9、会议室的日常卫生由学校卫生员负责打扫。会议室活动结束后，由学校卫生员进行清扫和整理工作，将移动的桌椅及时放回原位（必要时请相关部门协助）。10、在举办特定活动或培训时，由活动的组织者临时负责会议室的卫生及设备安全工作。2024年会议室管理制度模版（二）一、为优化会议室管理，确保其规范且高效地使用，特此制订以下会议室管理规定。二、会议室的管理工作由综合管理办公室全权负责，涵盖钥匙保管、使用调度、设施设备的保护以及卫生清洁等方面。三、会议室主要服务于公司内部的会议、培训、招聘及外事接待等事务。未经正式许可，不得擅自提供给外部单位或个人使用。如外部有需求，需事先向综合管理办公室提出申请。四、各部门如需使用会议室，需提前一天向综合管理办公室提出，填写《会议室使用申请表》。综合管理办公室将依据任务的紧急程度进行合理调度，以便做好必要的会前准备。五、在使用过程中，未经办公室允许，不得随意移动会议室的设备或家具，不得将室内物品带出，也不得擅自操作音响、功放、DVD、投影等设备。如有特殊需求，应在预约时一并提出，由办公室指派专人进行操作和调试。六、内部会议不提供茶叶、纯净水和纸杯。如承办部门有相关需求，需在预约时提前告知。其他额外需求需自行准备。部门会议的会务服务工作请自行负责。在会议室进行悬挂、张贴活动时，需在综管办的监督下进行，并在使用后立即恢复原状，保持墙面整洁。七、会议期间，主办部门需负责会议室的卫生、照明、空调及设备的正常使用。请妥善使用各种设施，如有损坏，将按照公司规定进行赔偿。八、各部门必须严格遵守预约时间使用会议室。如需调整，需事先征得综合管理办公室的同意。九、与会人员需尊重会议室设施，保持室内清洁。十、会议结束后，负责会议的部门或车间人员应立即关闭会议室门窗，确保空调、音响等设备电源关闭。如因疏忽导致损失，责任人需承担相应责任。十一、本规定适用于东会议室(大)及小会议室，全天候开放。十二、本规定自公布之日起生效。十三、本制度的最终解释权归行政部所有。2024年会议室管理制度模版（三）面的《专题会议纪要》在经会议主持人严格审核并签发后，即开始执行，并同步向上级组织进行备案处理。第七节部门日常管理例会第三十二条公司内部所有车间及部门均须确保部门日常管理例会的有效召开，并致力于会议质量达到公司既定的标准与目的。公司人力资源部将承担对各车间、部门会议质量、会议时长及会议成效的定期抽查或综合评估职责。第三十三条部门日常管理例会应全面覆盖以下核心议题：深入传达并贯彻股份公司及公司级会议、文件精神及领导指示；详尽了解并总结本部门及其下属单位本期工作完成情况，识别存在的问题，并提出针对性的处理建议；精心规划下期工作计划，及时纠正不当的工作方法与行为；运用科学的分析方法（如PDCA循环法）深入剖析部门工作过程中的问题，明确改进措施，制定有效的预防策略；积极分析并讨论员工提出的工作难题，探索并实施相应的解决方案与改进措施；以适宜的方式开展批评与自我批评，促进成员间的和谐关系，营造团结奋进的良好氛围；合理安排专题培训等。第三十四条部门日常管理例会原则上应坚持每周召开一次，由部门负责人担任会议主持，必要时可邀请分管领导参与指导。第三十五条公司所有车间、部门必须妥善保存完整的部门日常管理例会原始签到记录及会议记录，保存期限设定为____年。第八节对外接待会议第三十六条对外接待会议主要聚焦于政府机关及上级领导对公司进行的检查、指导工作的汇报会议。第三十七条对外接待会议的接待规格及参与人员将依据来宾的级别与来访目的确定，通常由公司总经理或相关分管副总经理（总助）负责接待，并邀请相关部门负责人参加；若涉及业务对接，则由公司分管副总经理（总助）及指定人员负责接待。第三十八条公司层面的对外接待会议由公司办公室负责整体的联系与组织工作；而涉及业务对接及专题内容的会议，则由公司对接部门负责具体联系与组织，公司办公室可协助进行会议室安排及接待等事务的协调。第九节其他会议第三十九条公司党委会、党员大会、职代会（工代会）、董事会、监事会及团队研讨等其他会议，将依据实际情况或部门职责，由公司相关部门负责相应的组织工作。第三章会议的组织、管理和服务第一节会议的组织第四十条会议的批准1.临时召开的公司级内部小范围会议需经分管领导审批同意；而公司级大型会议则需获得总经理的批准。2.本制度已明确规定的会议，将按照既定程序进行审批。第四十一条涉及公司多部门共同参与且需公司领导出席的会议，应由会议主要牵头部门与办公室进行联系，并完成会议情况的备案工作；若需办公室进行协调安排的，将由办公室统一进行调度。第四十二条会议组织工作包括但不限于会议通知的发布、会议时间地点的确定、会议主持人的选定、参会人员的邀请、会场布置与安排、会议设施的准备、会议材料的撰写与分发、会议记录的制作、会议录音录像摄影的安排、会议纪要的撰写以及会场横幅、会议宣传等事项的落实。第四十三条会议通知1.会议通知应提前发出，一般会议应至少提前半个工作日通过电话或其他有效方式通知参会人员；大型会议则需至少提前____个工作日下发正式书面通知。2.会议通知内容应详尽，包括但不限于会议时间、地点、参会人员名单、会议主题及要求等。第四十四条会议的准备1.确保会议通知的及时性与准确性，以便应到人员能够按时参会。2.精心落实并安排会场环境，包括会场布置、设施检查及人员与服务用品的配备。3.做好参会人员的引导与组织工作，确保会议顺利进行。4.对于重要接待会议，应制定详尽的会议及接待方案，涵盖接机接站、车辆调度、餐饮住宿、横幅席卡、摄影摄像、公共活动等各项安排。第二节会议室的管理与服务第四十五条公司____号、____号会议室由公司办公室统一负责管理；其他会议室则遵循“谁使用谁管理”的原则，由相关部门自行负责日常管理工作。第四十六条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施维护、会议服务等方面的工作。第四十七条会议室应在会议召开前____分钟