企业管理-采购工作流程

会计实操文库PAGE1企业管理-采购工作流程一、需求确认1.需求部门提出需求公司内部的需求部门（如生产部门需要原材料、行政部门需要办公用品等）根据自身的业务计划和日常运营需求，填写采购需求申请表。申请表中应明确所需物品或服务的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。例如，生产部门预计在接下来的一个月内生产1000件产品，根据生产配方，需要1000公斤特定型号的原材料，于是向采购部门提交包含这些信息的采购需求申请表。2.需求审核与汇总采购部门收到需求申请表后，对需求进行审核。审核内容包括需求的合理性（是否符合公司的预算、业务战略等）、准确性（规格是否明确、数量是否合理等）。例如，采购部门发现需求部门申请的某种原材料数量超出了正常生产所需的合理范围，会与需求部门沟通调整。审核通过后，采购部门将各个需求部门的需求进行汇总，制定总的采购计划。二、供应商选择1.供应商搜寻采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商。渠道包括互联网搜索、行业展会、供应商名录、现有供应商推荐等。例如，在采购新的办公设备时，采购人员在专业的办公设备供应商网站上搜索，同时参考以往办公设备供应商推荐的其他相关产品供应商。2.供应商评估对潜在供应商进行评估，评估的维度包括供应商的资质（如营业执照、生产许可证等）、产品或服务质量（查看产品样品、参考客户评价等）、价格、交货能力（生产能力、库存水平、交货期等）、售后服务等。例如，对于原材料供应商，采购部门会要求供应商提供样品进行质量检测，同时调查供应商的生产能力是否能够满足公司的长期需求。3.供应商选择与确定根据评估结果，选择最符合公司需求的供应商。可以选择单一供应商（当供应商具有独特优势且风险可控时）或多个供应商（为了分散风险、获取更有竞争力的价格等）。例如，对于关键原材料，可能选择两家供应商，一家为主供应商，占采购量的70%，另一家为备用供应商，占30%。三、采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购的具体条款进行谈判。谈判内容包括价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务条款等。例如，采购人员与供应商就原材料的价格进行谈判，争取更低的采购单价；同时协商交货期，确保原材料能够按时供应，满足生产需求。2.合同签订在谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的详细描述、数量、价格、交货期、付款方式、质量保证条款、违约责任、争议解决方式等内容。例如，合同中规定如果供应商未能按时交货，应按照一定比例支付违约金；如果产品质量不符合标准，供应商应负责免费更换等。四、订单下达与跟踪1.订单下达根据采购合同，采购部门向供应商下达采购订单。采购订单应包含与合同一致的详细信息，如订单编号、供应商名称、采购物品或服务的详细信息、数量、交货日期、交货地点等。例如，采购人员通过企业的采购管理系统生成采购订单，并发送给供应商。2.订单跟踪采购部门对订单的执行情况进行跟踪。跟踪内容包括供应商是否已经确认订单、是否已经开始生产（对于货物采购）、预计发货时间等。例如，采购人员定期与供应商沟通，了解原材料的生产进度，确保供应商能够按时交货。如果发现供应商可能出现延迟交货的情况，及时采取措施，如与供应商协商加快生产、寻找替代供应商等。五、货物验收与入库1.货物验收当供应商将货物送达时，采购部门会同需求部门、仓库管理部门等相关部门对货物进行验收。验收的依据是采购合同中的质量标准和规格要求。验收内容包括货物的数量（是否与订单一致）、外观（是否有损坏等）、质量（通过检验设备、抽样检测等方式）等。例如，对于原材料的验收，质量检验人员会按照既定的质量标准对原材料进行抽样检测，仓库管理人员会核对货物的数量是否与采购订单相符。2.货物入库如果货物验收合格，仓库部门办理入库手续，将货物存入仓库。入库手续包括填写入库单，记录货物的名称、规格、数量、入库日期、供应商名称等信息。例如，仓库管理员将验收合格的原材料按照规定位置存放，并在库存管理系统中录入入库信息。六、付款结算1.发票审核采购部门收到供应商开具的发票后，对发票进行审核。审核内容包括发票的真实性、发票内容与采购订单和货物验收情况是否一致（如货物名称、数量、金额等）。例如，财务人员将发票上的金额与采购订单和入库单上的金额进行核对，确保三者一致。2.付款审批根据公司的财务制度，进行付款审批流程。审批流程可能涉及采购部门负责人、财务部门负责人、公司高层领导等。例如，采购金额在一定范围内，由采购部门负责人和财务部门负责人审批即可；如果采购金额较大，则需要公司高层领导审批。3.付款执行审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式（如银行转账、支票等）进行付款操作。例如，财务人员通过网上银行将采购款项转账给供应商，并在财务系统中记录付款信息。七、采购绩效评估1.建立评估指标建立采购绩效评估的指标体系，指标包括采购价格与市场价格的比较、供应商交货期的遵守情况、产品或服务的质量水平、采购成本的控制情况等。例如，将采购价格与行业平均价格进行对比，评估采购部门是否获取了合理的价格；统计供应商按时交货的比例，衡量供应商的交货能力。2.绩效评估与反馈