档案数字化管理投标方案（技术方案）

档案数字化管理投标方案

目录

第一章项目整体设想及策划.........................10

第一节项目背景分析...........................10

一、档案数字化概述.........................10

二、档案数字化的优势.......................11

三、档案数字化的内容.......................12

第二节项目需求分析...........................13

一、项目概况...............................13

二、项目总体要求...........................14

三、数字化加工需求及技术要求...............15

四、档案管理系统要求.......................28

五、售后服务要求...........................32

第三节项目设想及策划.........................33

一、项目实施计划...........................33

二、本项目分析..............................33

第四节项目重难点分析.........................38

一、大幅面档案数字化硬件设备的配置.........38

二、大幅面档案数字化软件的选择及安装.......39

三、大幅面档案数字化图像效果处理...........42

第二章项目组织机构与人员管理.....................46

第一节组织机构...............................46

一、组织机构设置的原则.....................46

二、组织机构...............................49

1

第二节人员管理...............................49

一、人员管理方式...........................49

二、人员分配.................................52

第三节部门岗位职责.............................57

第三章项目进度计划控制方案.......................60

第一节进度计划...............................60

一、项目设计计划...........................60

二、历史档案数字化扫描实施计划.............61

第二节进度计划控制方案.......................61

一、合理安排工作进度.......................61

二、工作进度控制的人员保障.................61

三、进度控制措施...........................62

四、进度管理的奖惩措施.......................62

第四章数字化管理实施方案.........................63

第一节数字化加工系统业务操作流程.............63

一、档案出库...............................64

二、档案整理...............................64

三、目录建库...............................65

四、档案扫描...............................68

五、图像处理...............................71

六、图像储存...............................71

七、数据挂接...............................72

八、图像稿本标识...........................73

九、数据质检...............................74

2

十、档案装订还原...........................75

十一、档案实体验收入库.....................75

十二、数字化工作文档整理...................76

十三、项目验收.............................76

十四、数据备份.............................78

十五、成果移交.............................79

第二节档案数字化加工系统功能.................80

一、数字化加工系统功能特点.................80

二、数字化加工系统功能模块.................85

三、数字化加工.............................85

四、任务管理...............................86

五、信息利用...............................87

六、数字化加工系统工位设计.................88

七、数字化加工系统权限分级设置.............90

八、分级授权................................92

九、数字化加工系统安全机制.................94

十、数据保密...............................96

十一、数据备份、恢复.......................97

十二、回收站介绍...........................98

十三、日志管理介绍.........................99

十四、与相关系统之间的衔接及整合...........99

第三节档案交接方案..........................100

第四节项目验收方案...........................101

一、项目验收标准...........................101

3

二、档案扫描验收电子文件的提交.............102

三、验收不合格电子文件的退回和返工.........102

四、验收工具...............................102

五、项目验收流程...........................103

六、验收指标...............................103

七、成果移交...............................104

第五章售后服务方案.............................106

第一节售后服务原则...........................106

一、以业务为中心的可行性原则...............106

二、重在措施的可靠性原则...................106

三、安全性及保密性原则.....................107

四、适应性原则.............................107

五、标准性原则.............................107

第二节售后服务内容...........................108

一、售后服务内容..........................108

二、售后服务团队...........................108

三、售后服务方式...........................109

四、质保期及响应时间安排...................110

五、培训服务...............................110

第六章项目管理制度.............................114

第一节人员管理制度.........................114

一、工作区域管理..........................114

二、实际操作管理...........................114

三、通讯及存储设备管理.....................114

4

四、工作日志管理...........................115

五、出入证使用管理.........................115

六、请销假制度管理.........................115

七、日常行政管理制度.......................115

八、岗位责任制.............................116

九、巡回检查制度...........................117

十、档案追溯表制度.........................117

十一、安全文明操作管理制度...............118

第二节档案数字化安全管理制度.................119

一、档案实体的安全管理.....................119

二、数字化场所的安全管理.................119

三、数字化加工设备安全管理...............120

四、档案数字化成果安全管理.................121

第三节其他管理制度...........................122

一、项目设备管理制度.......................122

二、档案实物管理制度.......................122

三、档案库房管理制度.....................123

四、档案统计制度...........................124

五、档案交接管理...........................125

六、原档案保护措施.........................125

七、档案安全存放...........................126

八、操作安全管理...........................126

九、防火安全管理..........................126

第七章项目保障体系.............................127

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第一节项目质量控制方案.......................127

一、确定职责制...........................127

二、落实档案整理、安全和宣传工作...........127

三、完善档案管理措施.......................130

第二节档案扫描质量保障.......................130

一、扫描作业质量保障.....................131

二、加工数据质量控制.....................133

第三节档案整理质量保障......................136

一、整理作业质量保障.......................136

二、资料整理质量控制.......................137

三、资料装订质量控制.....................139

第四节档案资料的安全、保密措施.............140

一、加强保密制度的学习.....................140

二、签订保密协议，建立保密员制度...........141

第八章项目应急预案.............................142

第一节应急总预案.............................142

一、应急准备..............................142

二、应急响应...............................144

三、应急响应流程图.........................147

第二节受灾档案抢救预案.......................147

一、抢救原则...............................147

二、抢救流程...............................148

三、抢救方法...............................149

四、抢救流程...............................150

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五、水淹档案的抢救.........................150

六、炭化档案的抢救.........................155

第三节疫情防控应急预案.......................156

一、基本原则...............................156

二、领导小组...............................157

三、人员管理...............................158

四、应急措施...............................159

温馨提示：

本方案目录中的内容在word文档内均有详细阐述，如

需查阅，请购买后下载。

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说明

一、如招标文件评分标准要求“项目整体设想及策划”

详情可见本文第一章。

二、如招标文件评分标准要求“项目组织机构与人员管

理”详情可见本文第二章。

三、如招标文件评分标准要求“项目进度计划控制方案”

详情可见本文第三章。

四、如招标文件评分标准要求“数字化管理实施方案”

详情可见本文第四章。

五、如招标文件评分标准要求“售后服务方案”详情可

见本文第五章。

六、如招标文件评分标准要求“项目管理制度”详情可

见第六章。

七、如招标文件评分标准要求“项目应急预案”详情可

见本文第八章。

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编制依据

一、项目招标文件、补遗及设计文件等相关资料。

二、国家现行技术规范、标准及有关的技术资料、规范、

规程及技术标准。

三、依照有关主要法律、法规：

(一)《中华人民共和国档案法》。

(二)其他法律法规。

四、行业规范、标准。

(以下内容根据招标文件及项目实际情况进行修改)

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第一章项目整体设想及策划

第一节项目背景分析

一、档案数字化概述

(一)简介

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记

录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有庞大、

下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集

团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数

字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

(二)基本介绍

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD

技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技

术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信

息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信

息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计

算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时

提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的

档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务

网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信

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息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案

业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供

高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适

应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，

其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服

务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服

务。

二、档案数字化的优势

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

1.提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费

用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而

数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转

为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且

查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的

纸张和人员的浪费。

2.提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。

以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确

的档案信息。然而档案数字化管理可提供详细、及时的数据

信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使

查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可

知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上

11

成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成

了提供利用方便的信息控制中心。

3.增强档案原件保护

将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加

安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对

其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部

分档案篡改的行为。

三、档案数字化的内容

1.档案数字化管理：

数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创

新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、

转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织

系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案

业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有

关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅

档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅

档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服

务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的

转变。

2.档案数字化采集：

从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分

高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像

进行纠偏、去污、去黑边等处理，核对档案目录、核对电子

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材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进

行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行

归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程

中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的

采集、审核工作。

3.档案数字化查阅：

以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/

服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、

阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间

或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细

的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运

行更加安全可靠。

第二节项目需求分析

一、项目概况

目前，XX市XX单位档案管理采用的是单纯纸质存档、

手工查阅与数字化相结合的管理模式，档案数字化管理还不

完善。近年来，各部门、单位调阅档案较为频繁，手工查阅

的方式大大降低了检索利用范围和效率，同时对纸质档案会

造成一定损害，缩短其保存年限。为了提升XX单位对机关

档案管理的水平，使档案更便捷地服务于局内各项工作，XX

单位拟委托第三方机构，按照相关档案建设标准和管理规

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定，通过档案的电子化目录录入、档案扫描等手段依托档案

管理系统实现机关文书档案数字化检索、借阅等功能，并对

纸质文书档案重新进行整理和归档。

二、项目总体要求

1.档案著录要求

档案著录严格按照相关规则操作，不允许存在著录项缺

失、著录内容不准确、著录标准不统一等问题，档案数字化

的著录项目应主要包括：档号、全宗号、全宗单位名称、责

任者、文件编号、文件题名、目录号、案卷号(件号)、顺

序号、保管期限、页号(页数)、归档年度、文件形成时间、

密级等。除此之外，在做档案数据库字段设计时，要预留出

档案鉴定、划控时产生的开放、控制使用、废止失效等信息

字段，为档案管理的后续工作做好准备。

2.工作环境需求

XX单位负责提供安全的工作场所，我公司负责提供办公

桌椅，以及整个加工过程中所用装订线纸张、卷皮、档案盒、

防霉防虫药等耗材，数字化加工软件、电脑、扫描设备、打

印机、复印机、装订所需的设备、监控视频、周转硬盘、油

墨耗材以及维修等。合同签订后，在XX个工作日内，将有

关设备、人力配置等总体配备完毕。

3.项目人员要求

我公司在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项

目，加工期间项目组负责人及工作人员均不得随意更换，若

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确需更换需征得甲方同意。本项目的我公司应按需求直接为

XX单位提供服务，不得在签订合同后进行转包、分包。

我公司所使用的项目实施人员必须为本法人员工(或必

须为本法人或控股公司员工),且具有档案整理相关工作经

验2年以上。

4.项目管理要求

我公司配有档案扫描工作流程管理系统，加强全过程管

理。确保各环节工作符合档案工作相关的法律、法规、规章、

内部制度以及《档案著录规则》、《文书档案文件级目录数

据库结构与数据交换格式》等标准规范的要求，并列出具体

的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施，

建立完整、规范的工作记录。

我公司在XX单位指定地点实施各项工作。项目实施过

程中，我公司接受XX单位的实时检查与监督。

三、数字化加工需求及技术要求

(一)加工流程及技术要求

1.档案接收

我公司应配合XX单位建立库存台账目录明细。我公司

按照与XX单位共同制订的计划分批次对需要进行数字化加

工的档案及资料进行搬迁，档案迁移由我公司负责。我公司

应指定专人在XX单位档案室库房内对卷内档案进行核验、

登记和装箱，XX单位负责监督。档案出库前，经双方负责人

复核确认无误后，双方共同签署《档案出库交接单》,办理

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交接手续后，由我公司安排人员完成档案装卸、搬运、上架

等工作，XX单位负责监督。

2.目录录入

要求根据档案实体对电子目录进行逐条录入，录入完之

后要核对，发现或缺少或不完整的电子目录要进行补录和完

善，确保档案与目录对应。重点检查档号(包括各组成部分)、

题名、保管期限、成立日期、责任者、密级等必录项的内容

是否完整、准确、规范。

我公司需根据档案目录数据库录入的要求进行目录数

据录入，要求目录与档案原件目录一致、完整准确。目录录

入关键字(案卷级档号、档号、题名、文号、责任者、文件

形成日期、保管期限、盒号、件号、页数、归档年度等)准

确率为100%,部分全宗中文书档案字体为潦草的手写体、草

体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真地辨认，正确率

达到100%;如有不清楚的地方，可咨询XX单位档案管理人

员，相互配合完成。对于某些特定档案，如人员名册等，需

根据XX单位要求，逐页进行目录录入，便于后期档案的查

询利用。

3.档案整理

(1)将不规范的档案进行整理、清点核对：逐卷、逐

件、逐页核对档案排序、档案数量、档案编号、清点页数，

并在目录中添加每件应扫描页数。(对于原页码错编或漏编

的档案，需根据档案实体的情况重新编号，并根据更正后的

页号打印新的卷内目录以替换原有的卷内目录。)

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(2)清除档案积尘：对粉尘进行处理。

(3)档案修补展平：对开裂档案进行简易修补过程中

不可以使用胶类材质，对原有档案不进行任何美化操作，对

褶皱档案进行展平处理，并在案卷备考表中添加档案原件修

复处理信息。

(4)拆卷：按照相关规则要求，拆卷应保持档案完整、

整洁，对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固

定器具)、装订线要先拆除，拆除原件上装订物时应注意保

护原件，不可损毁，如拆除后不能复原的珍贵原件或其他特

殊情况，应及时向XX单位报告。

(5)区分扫描件和暂不扫描件：按要求把同一案卷(卷、

件)中的扫描件和暂不扫描件区分开，暂不扫描的档案应与

扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标

识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

4.档案扫描

按照国家行业标准，采用专业文件扫描仪、A0大幅面扫

描仪、照片扫描仪相互配合进行扫描加工，要求在扫描过程

中不对档案原件造成破坏，确保档案扫描图像与原件一致、

整洁、清晰；对纸张较古老、超薄的和不可拆卷的档案需要

采用专业不拆卷非接触冷光源扫描仪进行扫描，不得涂改和

损坏原始档案。

(1)扫描模式

扫描分辨率≥300dpi,特殊情况下，如文字偏小、密集、

清晰度较差等，需适当提高分辨率，以扫描的电子文档打印

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结果清晰为准。

(2)图像内容完整

扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的

现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章页脚、反面印章、

附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，

不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

(3)扫描卡纸处理

纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽

宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改

用平板扫描，并尽可能恢复纸质档案原状。

(4)图像清晰度

扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且

不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，

即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保

证扫描图像可读。对于不同的图纸，应根据图纸的颜色状况，

调整其扫描参数，以确保扫描的图像清晰为原则。

(5)数量核查

每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每

一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否

一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员

询问，漏扫则应及时补扫并正确插入图像。

(6)纸质档案扫描

从原档案的整理、编号、修复、登记，到档案扫描过程

中的电子图像质量检查、文件格式、大小、清晰度确定，到

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最后的电子文档储存，每一个步骤都要有严格的标准和要

求，不得影响扫描文件的质量以及原档案文件的安全性和完

整性。

5.图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删

除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注

释和印鉴等。

图像画幅数要与纸质加工流程表单上保持一致，准确无

误。每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致，不

一致时应及时进行调整。

扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右

现象。不准出现页面内容残缺或将其他页面信息扫入本页的

现象。

每页影像视觉上基本无偏差。对方向不正确的图像进行

旋转还原，以符合阅读习惯。

去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过

程中带来的无损，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对

图像页面中出现的影像图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、

黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和

理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈

旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下

无法看清。或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，

不出现字迹笔画残缺或字迹画笔叠合而影响阅读的情况，档

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案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证

档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。

纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字

上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

对大幅面档案进行分区扫描而形成的多幅图像，应进行

拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像

的完整性。对两幅图像的拼接区域必须完全重合，不可出现

错位、扭曲变形现象；相邻两幅图像色调必须一致，不可出

现明显的色差，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。对超大图

像拼接后影响阅读速度的，可分幅保存。

6.档案修复

根据XX单位要求对破损的档案需要进行修复。

7.图像质检

加工单位应逐件、逐页检查扫描文件。

(1)检查图像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、图

像畸变等；

(2)检查档案漏扫、多扫等情况；

(3)检查图像文件排列顺序与档案原件是否一致；

(4)检查图像文件命名是否规范；

(5)检查图像数据与实际目录信息是否相符；

(6)根据质检情况填写质检记录单，跟踪并监督质检

记录单的处理情况。

8.图像存储

图像文件命名格式：第一级目录为图像文件的保存路

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径，为根目录下的一级目录；第二级目录名为全宗号；第三

级目录名为年度+保管期限+档案标识+卷号；文件名为件号+

子件号(2位)+页号(3位)+扩展名。

全部档案进行彩色扫描并使用硬盘存储为TIFF和JPG

格式，进而合并成多页PDF格式，存储图像压缩模式的选择，

应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准

则，建议选择LZW压缩模式。

提供网络查询的扫描图像经过OCR识别存储为双层PDF

文件。

9.数据挂接

数字化加工过程中形成的图像数据，通过影像质检确认

“合格”后，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质

档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。

利用专业挂接工具软件，通过每一份图像文件的文件名与档

案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起

一一对应的关联关系，以实现档案目录数据库与图像文件的

批量、快速挂接。保证目录数据库与图像文件的一一对应关

系，不得错挂、漏挂，确保挂接准确率达到100%。

10.档案还原

将拆分扫描的纸质档案重新装订，恢复其原貌。在完成

扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求线装。力

求保护原件，对整理过的档案确实要重新装订的，应遵循“两

对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，案卷内页面下边缘对

齐。要保持卷内文件的排列顺序不变，不得漏页、错页，不

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压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

对原档案整理过程中产生的错误进行修改。如认真核对

档案页码总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现

错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员。

经核对无误的档案，以文件左边沿和下边(底边)沿为

准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册；

对原来已打孔装订的档案，在装订时应尽可能利用原孔

装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时应严格按照

规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页

也不损害文件字符；

系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线

松紧适度；

装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装

掉页情况出现。

11.数据质检

为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环

节进行全面检查，要求我公司具有质量检测软件及相关数据

质量检测经验，通过电子档案质量检测软件能自动检测数字

化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有

空白页、数据挂接是否完整等。对错误或不规范的数据及时

进行修正，并做好相应的自检错误记录登记，在自检合格后

方能提交XX单位验收。具体质检目标如下：

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率控制

在万分之二以内。

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扫描图像检查：漏扫率控制为零。

图像质量检查：检查所图像的质量情况，优质率达到98%

以上。

目录核对：以案卷(文件)为单位，关键字段正确率100%,

其余字段录入错误率≤1%。

条目与图像挂接检查：挂接正确率达到100%。

档案原始材料：100%不缺失。

12.档案入库

质检完成后要及时归还档案。我公司要保持档案原件的

排列顺序，不缺少，缺漏档案原件，保证档案原件完好完整，

如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报XX单位进行处理，

顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符要求等情况，要求重新

进行处理。与XX单位项目管理人员办理书面归还手续，档

案清点合格率达100%。

13.数据备份

数据验收合格后，我公司须刻录硬盘一式三份提交给XX

单位，包括无压缩TIFF、JPG格式和多页双层PDF格式，以

移动硬盘存储格式向XX单位移交。备份数据也应进行检验，

备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息

是否完整、文件数是否准确、是否携带病毒，是否加密等，

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管

理。

14.数字化成果管理及数据安全

为保障数字化加工成果安全性，确保从数据批次生产验

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收到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完

整性、可用性得到100%保障。我公司应向XX单位提供档案

管理软件程序源代码，软件著作权归属XX单位所有。我公

司应加强对数字化成果的管理，提供档案数据保真保全软件

技术服务，有效防止档案数据损坏、篡改等系列安全问题，

确保数字化成果安全、完整和长期可用。主要目标如下：

(1)每一批次的数据验收通过后，应立即进行数据保

真保全。通过数据校验，生成身份认证码。数据与身份认证

码一起打包进入数据保真保全平台进行不断监测及保真保

全，在数据保真保全过程中，数据如出现问题，将进行实时

预警修复，以确保数据始终与验收后的数据是一致的。

(2)项目全部结束后，XX单位在对数据接收入库前，

对准备入库的档案电子数据再次进行数据校验，生成身份认

证码，并与验收后的数据身份认证码进行比对，比对一致，

进行数据挂接入库。比对不一致，进行数据追溯，查找问题，

修改数据，确保数据真实性、完整性。我公司应对数据保真

保全功能进行重点演示。

(3)我公司按照网络安全二级等保和XX单位的其他安

全要求，完成应用系统开发层面安全设计和应用系统开发改

造。配合XX单位完成该软件系统的网络安全二级等保测评

相关工作。

15.数字化加工验收

(1)档案实体验收

逐卷(件)交接档案实体，核对档案数量。档案实体验

24

收要100%自查，后续出现相关问题我公司应无条件解决。如

发生档案损毁或丢失，XX单位将根据合同和相关法规向我公

司要求赔偿并追究法律责任。检查档案还原质量是否合格，

要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排

列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，

我公司应及时返工进行补救。

(2)样品数据验收

我公司应先期完成100卷且不少于2万页档案数字化加

工样品，并将样品数据交由XX单位预检，验收合格后，所

有档案数字化加工成品均应符合样品标准。

(3)数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括

目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。XX单位对一

个全宗的档案进行抽检，数据验收时抽检的比率不低于10%。

若连续2个批次验收不合格，则视为数字化加工我公司违约。

我公司应拥有档案数字化加工质检管理软件，并提供用

户质检报告。每月定期向XX单位提供数字化情况进展报告

和费用使用及结余情况。

(4)验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录

数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量

问题时，都视为不合格产品。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于

万分之一。

25

扫描图像：漏扫率为零。

16.资料移交

(1)成果移交

我公司根据验收结论，对存在问题进行整改，并将修改

正确的备份数据移交XX单位。

(2)资料移交

我公司应将档案整理登记、扫描登记、质检记录、验收

记录等日志台账资料，监控视频资料完整移交XX单位，并

确保数据的可读性。

(3)数据销毁

我公司应在XX单位负责管理人员的现场监督下，将工

作站上的数据全部、彻底删除，并以磁盘格式化、重复写入

数据等形式确保数据的不可恢复性。

(二)数字化场所安全管理要求

1.我公司须在合同中进行责任约定(保密安全协议另

签);我公司须对其工作人员进行身份审查和登记备案，并

与参与该项目的所有员工签订保密协议，同时工作人员身份

证、个人简历及相关证件复印件提交XX单位审核保存；我

公司在工作期间必须遵守XX单位的相关保密制度。

2.档案数字化加工形成的各种影像资料和纸质资料所

有权归XX单位所有。在项目结束时都必须向XX单位进行移

交(其中纸质资料必须整理成册后移交),不得下载、留存、

持有和使用XX单位的任何档案信息，违者承担相应的法律

责任。

26

3.数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监

控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据

导出端及门窗等无监控死角。我公司定期向XX单位移交视

频监控。

4.为保证档案实件和档案信息安全，进入加工现场的计

算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接

口。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机硬盘不得

带离加工现场。项目完成时，所有在项目过程中使用设备须

经XX单位检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，

我公司须将所有使用过的存储设备全部交给XX单位处理。

5.扫描场所为封闭区间，所有进入加工场地的工作人员

实行挂牌制度，无关人员不得进入；不得带入有信息录入传

播功能的设备(相机、手机、U盘等);不得以任何形式将

各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄

漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

6.我公司必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合

同中进行责任约定；我公司在工作中必须与XX单位做好档

案的安全交接，并有全部记录。

7.项目安全保障要求

(1)制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、

物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档

案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。

(2)规范项目保障措施。该项要求加工单位在培训保

障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整

27

的措施。

(3)提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密

管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、

保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密

纪律等内容。

(4)完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安

全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、

档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

(三)其他要求

本项目制作的数字化产品的所有权归XX单位所有。我

公司协助XX单位完成电子档案EEP封装工作。在未经XX单

位同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用

及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

四、档案管理系统要求

(一)档案收集

1.档案著录

要求档案著录有利用计算机自动处理的特点，有一系列

录入时的辅助功能，实现档案著录自动化和智能化，满足多

用户录入，以减轻档案管理员的工作强度，缩短工作周期，

提高工作效率。

2.档案目录著录

把纸质档案的关键栏目按档案标准转成电子目录，并具

备以下的辅助功能：

28

(1)主题词自动标引：当文件标题或题名输入之后，

主题词会自动产生(产生的主题词是从主题词库里提取的)。

(2)自动复制：录入人员在录入时可以自动复制指定

的条目内容，只需要在这基础上改个别栏目即可。

(3)工作量统计：可以很方便地统计出每人每天或某

段时间的工作量(总共录入了多少数据)。

(4)必须著录：档案管理员可以设定录入人员必须著

录的栏目(按照档案标准著录规范设定)。

(5)批量修改：对于一批有相同数据的栏目，用户可

以一次性批量著录(如100条记录，保管期限都为短期，可

以通过批量修改把100条一次性全部改为短期)。

(6)档案查询：可以多种方式查找自己录入的内容。

3.数字化处理

能实现室藏纸质档案数字化工作，可将纸质文件转化成

电子文件。

(1)扫描：可以直接关联目录进行多件扫描，默认为

jpg格式，用户也可以选择其他扫描件格式。

(2)扫描件处理：对扫描件进行转换、纠偏、去黑点

等扫描质检工作。对一些质量很差需要重扫的档案，可以删

除，然后重新扫描。

(3)已经电子化的档案：针对已经电子化的档案可以

直接导入本系统，并和目录自动形成关联关系。

4.导入导出

把已经存在的电子档案可以通过导入接口进入本系统，

29

支持所有关系型数据库、XML、TXT、EXCEL等数据格式，也

可以把本系统的数据以多种格式进行导出备份。

(二)档案管理

档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个

独立的工作环节；是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完

整和安全的重要环节；档案保管工作质量的高低，对提高档

案管理水平具有重大影响。

1.保管期限鉴定

在档案整理之前可以批量地对保管期限进行鉴定，确定

每份文件的保管期限。

2.确定档案分类

按照不同档案的分类标准和本单位分类特色，把档案进

行有序的分类存放。

3.归一件

依据档案管理的规范，将需要作为一件存放的多份文件

进行归一件操作，如请示和批复归为一件，如整理后发现归

一件错误可取消操作。

4.一文一件自动归档

按照新的《归档文件整理规则》,采用各种分类方案，

实现一文一件新的档案管理办法，操作简便。

5.取消归档

对错误的归档，档案管理员可以取消，并重新归档。

6.插入归档

归档时如何有漏归的文件，档案管理员可以在指定的地

30

方进行插入归档，插入归档的文件的件号会从指定的地方重

新编，后面已经归好档的文件的件号也会自动重新编。

7.自动组卷

本系统在新增新的立卷方式的同时还保留了旧的立卷

方式，便于处理历史记录，更是适应了不同单位的不同需求。

8.调阅档案

通过两种不同的检索方式(表格检索、全库检索、全文

检索)快速查找到所需的文件条目及对应的原稿，显示其精

确的检索效果。

9.报表设计及导出

方便灵活，可以设计出符合该报社的各类档案上所需的

报表，并对其报表打印输出(如归档文件目录，会计案卷目

录及卷内目录，科档总目录及分类目录等等)。

10.统计分析

根据用户的不同统计要求(如：按保管期限统计它的记

录数或按密级统计其记录数等等),以简单扼要的表格方式

表述统计汇总的结果，反映统计研究对象在数量方面的具体

表现和有关联系，并输出其统计表，还可以自动统计上报年

检表。

(三)档案利用

1.档案检索

提供简单检索、高级检索及模糊检索等多种快捷搜索方

式，让用户能快速查询到所需要的档案。

2.利用统计

31

统计出不同时间段档案的利用率。

3.系统维护

(1)词组设置

对档案的著录、整理规范等进行定义。

(2)结构定义

定义档案的著录栏目和档案的分类标准。

(3)用户管理及权限分配

各全宗的系统管理员可以对本全宗的部门、角色、用户

进行管理，并定义用户的档案操作权限(具体到条目级)。

(4)系统日志

对登录用户的操作进行实时的记录，确保数据的安全

性。

4.数据备份

用户可自主选择对数据库自动或手动的备份，一键操

作，简单方便。

五、售后服务要求

1.售后服务期限：项目验收交付使用后，我公司要提供

三年免费质量保证和售后服务，并有三年期满后提供有偿服

务的技术支持方案。

2.售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，我公

司24小时热线响应，在接到电话要求后必须在2小时内到

达维护地点，以保证数据的安全运行。

3.售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，

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严重问题我公司要及时提出用户可接受的解决方案和服务

承诺。

4.保修期内对故障移动硬盘提供免费更换服务。

5.按照XX单位的安全管理制度进行日常工作，并根据

XX单位网络安全监测监管的要求做好系统软件及服务器等

配套硬件设备的日常检查、备份恢复、安全整改、应急处置

等工作。

6.我公司须为XX单位供数据交接、系统对接等技术服

务。

第三节项目设想及策划

一、项目实施计划

本项目建设周期预计XX个月，实施进度计划：

XX年XX月中旬-XX月中旬项目组进场实施，交接实体

档案整理、编页、扫描、修图、著录、装订、装盒，档案扫

描及整理完成XX%以上；

XX年XX月中旬XX月中旬：数字化果挂接档案系统，验

收正式上线。数字化成果交。

二、本项目分析

(一)XX单位档案管理信息化的重要性

1.随着信息技术的突飞猛进的发展及其在各个领域的

33

广泛应用，为档案信息资源整合、信息管理、资源开发创造

了得天独厚的条件，信息就是资源就是效率。当前，档案信

息化成为档案管理的大趋势，其优势已经显著显示并被人们

认可。档案管理也不例外，XX单位档案对XX单位管理活动

进行记录，其中包括了，土地征用以及征收的各种数据资料，

土地登记的原始资料等等。随着经济的发展，XX单位档案管

理工作量开始变得越来越繁重、数据也日渐庞大，纸质资料

存放、寻找、调用方面的管理也越来越具有难度。传统的管

理模式已不能适应发展的需要。XX单位档案管理信息化具有

管理规范化，能方便收集、归档、整理、统一的标准等优势。

因此，档案管理信息化成为XX单位档案工作的一大趋势。

为更好地利用信息化管理成为的这种优势，如何更好地完善

XX单位档案管理值得我们深思。

2.信息化是现代社会革命性的技术突破，其主要载体计

算机计算速度非常快、计算精度也具有高度的准确性、同时

其具备存储信息以及逻辑判断、自动批处理等特点。人们通

常运用计算机的这些特性进行传输文件、接收文件以及查找

特定的文件，还能识别特殊要求的文件，比如到期销毁文件

等，大大提升档案、文档的管理和利用。在XX单位档案管

理中，可以运用计算机归纳、整理、收集、检索各种档案资

料，比如土地利用情况、耕地保护情况、建设用地的登记、

不动产登记发证等，并且可以为其编制目录便于检索。

3.XX单位档案信息处理系统具有判别、筛选等功能，另

外也具有输入信息、输出信息、修改信息、打印信息、统计

34

信息、检索信息、删除信息以及汇总信息等。XX单位档案信

息化的管理不会像传统保存纸质档案那样占用大量的空间，

其具有占用较小的空间、较大的信息量、较强的应用能力、

较快的信息传送。并且能够实时地提取所需的档案信息资

源，大大提高了工作效率，是XX单位档案管理的质的飞跃。

电子文件是以新的信息载体，通常以磁性材料以及光学材料

来作为档案的载体，必将慢慢占据主体地位而替代纸质档

案。使XX单位档案管理工作效率产生实质性的飞跃。因此，

我们要转变原有的观念、更新知识、不断学习新的事物以及

经验，摸索XX单位档案管理信息化的科学方法，进而形成

高效率以及合理的XX单位档案管理制度。

(二)XX单位档案管理信息化现状

档案的类别很多，有三大类分别为土地管理档案、测绘

管理档案以及矿产管理档案包含十三小类。因此类别很多，

资料也相对丰富，虽然各部门也在推行档案信息化，但是由

于体制、利益、软件限制等各方面的因素使得档案信息共享

化还不够充分，影响工作效率。

1.档案管理信息化的规范化工作有待提高。由于各种原

因，有的档案管理部门存在基础业务薄弱，不同档案的差别

性很大、系统软件移植性较差；档案电子化、自动化尚无统

一的标准。不能够比较全面的推广、实施，延迟了XX单位

档案管理信息化的发展。

2.档案管理归档程序混乱，存储不安全。电子信息文档

的归档是使用计算机对存档完毕的有保存价值的电子信息

35

进行整理、分类并转化成为统一的电子文档的工作。而有的

档案管理部门并未就电子信息的归档做出统一的规定及要

求。电子信息的存储载体有的是电脑硬盘，有的是光盘等，

形式不一，不利于资料的安全存放。

3.部分档案室以及设备配置较低，设备更新不及时，对

录入后的资料保管不够重视。电子信息档案有优点，也有缺

点，对于存储的电子信息资料，如果发生病毒攻击、存放载

体损坏，会造成数据丢失。因此，必须加强对后期的电子信

息数据的维护工作，加强数据库的管理、设备的投入及维护，

加强防病毒工作，以及定期对数据库异地备份、加密工作，

确保数据的安全。

4.部分档案缺少复合型人才。电子信息的归档不仅需要

XX单位工作人员具备相关档案专业的知识，而且还要求具备

计算机的操作能力。这样的信息高技术人才缺乏，特别是档

案管理以及信息处理的复合型人才，需要着力培养或者引

进。把XX单位档案管理信息化推向实质化的工作中去。

5)部分档案管理信息的开发利用以及资源共享不够。

为社会服务是档案功能的初衷和目的，电子信息化为这一目

的的实现提供了新的载体，提高了档案的使用效率。但是，

由于各种因素，其开放及共享程度远远不够，资料共享有限。

(三)档案信息化管理发展趋势

1.XX单位档案管理信息化的主要特征。

(1)信息化文件可以在XX单位档案信息化管理的日常

工作中随时归档，以及在某一工作时间段归纳归档。另外，

36

文件还可以把相关文档、信息放到服务器上，供相关人员调

阅、索引、查找，实现文档信息的便捷传递性。这样就保证

了文档的及时传输、便捷保管及其效率和完整性。

(2)信息化档案可以随时编辑和修改并且不留痕迹，

因此，作为档案固定文件资料，在管理过程中，要对电子信

息文件进行加密处理、身份信息真伪以及数字签名等等，这

样才能保证信息数据的原始性、真实性、准确性，不至于在

信息传输、调用过程中出现信息的错误。

(3)为了在以后方便查询、检索，在对信息化文档进

行新建、归档的时候可以根据分类、检索给予其文件相应的

档案号、分类号并且对应其唯一的文件编号，另外应该在归

档的时候给予其关键词、标题以及备注说明等。

(4)XX单位档案系统在日常工作中必然会使用多种软

件，这种状况也形成不同的文件格式，这也就需要文件档案

归档的时候对文件使用通用的、统一的文件格式，这样以便

于文档的传输、存储，更有利于便捷的阅读文档信息。而传

统的纸质档案已经不能适应当前档案信息化工作的要求。

2.实现XX单位档案管理信息化的优点。

(1)实时的记录、收集资料并归档。在档案信息处理

过程中，能够有意识地收集、整合资料，不易造成资料的存

放遗失及存放空间的庞大，不同于传统纸质档案的资料整理

方式。

(2)电子信息能做到按要求规范、统一的标准。在处

理档案管理信息的过程中，使用电子化的方式在对其信息进

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行收集、分类、整理、归档过程中很容易做到统一的格式、

规范的要求。

(3)管理信息化能做到管理规范，信息传递、调阅方

便快捷。电子信息往往以数据方式存储，而传统的纸质档案

数千张的庞大的体积甚至一个小小的U盘都完全可以容纳，

很方便日常的调阅、管理。同时，系统各部门也可以实现同

时调阅、共享、复制同一份文件。实现网络共享，可以为XX

单位系统提供一个开放的资源共享平台，极大地提高其工作

效率。

第四节项目重难点分析

一、大幅面档案数字化硬件设备的配置

1.大幅面档案数字化扫描设备的选择

XX单位档案的类别很多，其中大部分为土地管理档案、

测绘管理档案以及矿产管理档案、其中图纸较多。因此在本

项目数字化过程中，涉及多卷大幅面图纸等档案资料，因此，

扫描仪和数码相机的选择应有所侧重。大幅面扫描仪能够高

质量、高速度完成大幅面档案数字化工作，但是价格相对昂

贵；普通数码相机相对扫描仪来说，价格较为低廉，适用于

普通纸质如小幅面A4档案的数字化工作，但对大幅面档案

若用数码相机完成则非常困难。如对于大幅面零号图纸数字

化，要使图像清晰，需要分多区拍摄再合成。因此，在实际

工作中，大幅面档案大多采用大幅面扫描仪，数码相机则很

38

少使用。

2.大幅面档案数字化硬件设备的配置

(1)大幅面扫描仪是核心部件，目前一般使用A0大幅

面项目图纸扫描仪。它的选用极为重要，应根据企业数字化

的主要应用范围来选择最适合的扫描仪，以力求达到最佳的

性价比。

(2)大幅面扫描仪对计算机的最低配置为奔腾4超线

程、512M内存、WindowsXP操作系统、支持USB2.0等，这

样才能获得所标示的性能指标。服务器可根据需要选择，可

选专用服务器，也可使用高配置的微机来替代。但至少需配

置双CPU、1GB内存、多个热插拔硬盘。

(3)如若档案数字化以大幅面蓝图为主，绘图仪配置

可选质优价廉的大幅面黑白喷墨绘图仪(打印机)。

二、大幅面档案数字化软件的选择及安装

1.大幅面档案数字化软件选择

随大幅面扫描仪(如SmartLF)所配送的扫描应用软件

只有一般的功能。都是以方便非专业用户的操作为目的来设

计的。对于需求更多功能的用户也有丰富的软件可供选择，

比如扫描到文件软件canWorks、专业的图像编辑软件

Preditor、项目图纸档案数字化管理软件等，可为扫描系统

提供更多的扫描控制功能和更多的特性。

我公司选用的是扫描到文件软件ScanWorks.VD4.5.5。

它可以完全控制自己的扫描流程，能满足对更多扫描控制功

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能的需求，是集扫描、浏览、编辑、影像转换于一体的多功

能专业扫描软件，可以扩展数字图像捕获过程的性能表现和

图像质量，能够大幅减轻扫描后的再处理工作。

2.大幅面档案整理和扫描

(1)大幅面档案整理

大幅面档案扫描之前，应对原件进行处理，使图纸尽量

平整、整洁。对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先

进行技术修复。褶皱不平的原件，应先进行相应处理(压平

或烫平等)后再进行数字化加工。对竣工档案资料应拆除装

订物，扫描工作完成后，按竣工档案保管的要求重新恢复装

订，并注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无

遗漏。对破旧图纸也可装入保护原稿用的透明扫描封套，如

果用白色衬背效果会很好。透明薄膜图纸在扫描的时候背衬

一张白色纸作背景，使扫描效果会更好。如果原稿的两面都

有需要扫描的信息，而原稿本身又有些透光，可在原稿后面

衬上黑色背衬的透明扫描封套，会使扫描效果更为理想。

(2)大幅面档案数字化扫描参数的设定

大幅面档案数字化扫描参数的设定关系到扫描图像质

量的优劣。所以，要想获得好的图像质量，必须根据扫描原

稿的具体情况及当前的用途对扫描参数进行合理的设置。

(3)选择扫描色彩模式和存储格式

大幅面蓝图等尽量可选黑白二值模式扫描，图像文件一

般采用TIFF(G4)格式存储。对保存年代久远的图纸可采用

灰度模式扫描、对企业的荣誉档案等可采用彩色模式扫描，

40

一般采用JPEG格式存储。提供网络查询的扫描图像，也可

存储为CEB、PDF或其他格式。存储时压缩率选择的依据，

应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容

量。

(4)介质操作控制

扫描速度与图像的清晰度成反比。扫描速度的调整，应

由慢速向快速调整，零号图纸速度不宜选太快，大幅面旧图

尽量选慢速。扫描尺寸按图幅选定，不标准的图纸可选用自

动尺寸设置。

(5)黑白图阈值设定

扫描软件ScanWorks提供了独有的IAT(自适应阈值消

蓝)技术，能够准确、快速地将质量很差的旧图或脏图扫描

成高质量的文档，从根本上解决了在黑白二值消蓝时由于参

数设置不准确时反复扫描的问题。软件内置的三个阈值参

数，能够适应绝大多数的各类图纸进行自适应消蓝工作，能

够以在线或离线的方式任意进行固定阈值调整与设置或自

适应阈值的调整与设置。黑白图阈值通常选择“自适应”,

根据蓝图情况设置前景和背景阈值，并选取允许扫描后调整

阈值。

(6)分辨率设定

在理论上，分辨率越高越好，但过高的分辨率会导致文

件存储空间过大，因此，合适的设定值应是以达到最佳输出

品质的最低分辨率。根据不同需要设定不同的扫描分辨率，

原则上以扫描后的图像清晰、完整和不影响图像的利用效果

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为准。一般文字(OCR)、黑白二值、灰度图像、彩色图片

选择分辨率大于等于200dpi。如果大幅面图纸扫描后只以图

像文件保存，或打印底图用，扫描时一般选择分辨率在100

或200dpi。如果图纸扫描后需要矢量化，则扫描时分辨率选

择应大于等于300dpi。

三、大幅面档案数字化图像效果处理

1.黑白图阈值调整

扫描后应先对黑白图阈值进行再调整，根据窗口显示的

蓝图颜色的深浅情况，调整前景和背景值。零号图纸窗口显

示的是重叠图像，应按1:1显示情况下调整前景和背景值。

然后才能对其他扫描参数进行调整。

2.图像旋转与纠偏

对扫描后方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅

读习惯。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上

基本不感觉偏斜为准。现大多数项目扫描仪配套的纠偏软件

都是采用手工划线，逐个文件的纠偏。有时要经过