会议电话管理制度模板

会议电话管理制度模板第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效实施，根据公司相关管理制度，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部各类会议的管理，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、项目协调会等。

第三条会议分类

根据会议性质和内容，将会议分为以下几类：

1.决策性会议：对公司重大事项进行讨论、决策的会议。

2.协调性会议：协调各部门、项目组之间的工作，解决问题的关键性会议。

3.交流性会议：分享经验、交流心得、提高团队能力的会议。

4.例行性会议：定期召开，总结工作、布置任务、跟进项目进度的会议。

第四条会议原则

1.精简高效：严格控制会议时间，提高会议效率，减少无效会议。

2.准备充分：会议召开前，相关人员应做好充分准备，确保会议内容的针对性和实用性。

3.决策明确：会议决策应明确、具体，便于执行和落实。

4.记录完整：会议纪要应详细记录会议内容、决策事项和责任分工。

第五条责任部门

公司行政管理部门为会议管理的责任部门，负责组织、协调、监督会议的召开和实施。

第六条制度修订

本制度根据公司发展需要和实际运行情况适时修订，由行政管理部门负责解释和修订。

第二章会议流程

1.会议申请与审批

2.会议通知与参会人员

3.会议议程与资料准备

4.会议召开与主持

5.会议决策与记录

第三章会议纪要的跟踪落实

1.会议纪要的编写与审批

2.决策事项的责任分解

3.跟进与监督

4.效果评估与反馈

第四章会议室管理规定

1.会议室预订与使用

2.会议室设备与设施

3.会议室卫生与安全

4.会议室费用管理

第五章附则

1.制度生效与废止

2.违规处理

3.保密与公开

4.其他相关规定

第二章会议流程

一、会议申请与审批

会议的召开需提前向行政管理部门提出申请，填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息。申请表需经申请人所在部门负责人审批，并根据会议性质，报公司相关领导审批。

二、会议通知与参会人员

会议申请批准后，行政管理部门负责发布会议通知，通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议申请人或行政管理部门请假。

三、会议议程与资料准备

会议申请人负责制定会议议程，明确会议讨论主题和顺序。会议资料应包括但不限于：会议议程、相关报告、数据、图表等。会议资料需在会议召开前至少一天发送给参会人员，以便提前阅读和准备。

四、会议召开与主持

会议应由指定的主持人负责召开和主持。会议开始时，主持人应介绍会议主题、议程和参会人员，确保会议有序进行。会议期间，主持人应引导讨论，控制会议节奏，确保会议内容紧扣主题。

五、会议决策与记录

会议讨论过程中，主持人应对重要事项进行总结，明确决策结果。会议记录员应详细记录会议内容、决策事项、参会人员发言及责任分工。会议结束后，会议记录需整理成会议纪要。

六、会议纪要的编写与审批

会议纪要应由会议记录员在会议结束后及时编写，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果等。会议纪要需经主持人审批，并在规定时间内发送给参会人员。

七、跟进与监督

行政管理部门负责对会议纪要中的决策事项进行跟进和监督，确保决策的有效实施。对于重大决策事项，应设立专项小组负责推进，并及时向公司领导汇报进展情况。

八、效果评估与反馈

会议结束后，行政管理部门应组织对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议质量。对于会议决策的执行情况，应定期进行反馈，确保决策落地。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

会议纪要经主持人审批通过后，由行政管理部门负责发布。纪要应通过公司内部通讯系统、邮件或纸质文件等形式，及时传阅给所有参会人员及相关部门，确保相关人员了解会议决策内容。

二、决策事项的责任分解

行政管理部门应根据会议纪要中的决策内容，对事项进行分解，明确责任部门和个人。对于每项决策，应指定具体的责任人，并设定完成时限和验收标准。

三、执行计划的制定与实施

责任部门应根据分解后的决策事项，制定详细的执行计划，包括工作步骤、时间节点、所需资源和预期目标。执行计划需报行政管理部门备案，并在指导下组织实施。

四、跟进与监督机制

行政管理部门应建立跟进与监督机制，对会议决策的执行过程进行定期检查。通过设立跟踪表、定期汇报等形式，确保决策事项的进展情况得到有效监控。

五、问题反馈与协调解决

在决策执行过程中，如遇到问题或困难，责任部门应及时反馈给行政管理部门。行政管理部门负责协调相关部门，协助解决问题，确保决策事项的顺利推进。

六、进度更新与信息共享

行政管理部门应定期更新决策事项的执行进度，并通过适当的方式共享给公司相关人员，保持信息的透明度和及时性。

七、效果评估与绩效挂钩

会议决策执行结束后，行政管理部门应组织效果评估，评估结果作为相关部门和人员绩效考核的依据。对于执行不力的情况，应分析原因，采取改进措施。

八、持续改进与闭环管理

基于会议纪要执行情况的反馈和评估，行政管理部门应不断优化会议管理制度，完善决策执行流程，实现闭环管理，提高公司决策执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订需提前向行政管理部门提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政管理部门根据会议室使用情况，统筹安排并确认预订。

3.会议室使用应严格按照预定时间进行，如有特殊情况需提前或延后使用，需及时与行政管理部门沟通调整。

二、会议室设备与设施

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、白板、音响设备等。

3.使用会议室时，参会人员应爱护设备设施，如有损坏，需按公司规定赔偿。

三、会议室卫生与安全

1.行政管理部门负责会议室的清洁卫生工作，确保会议环境整洁。

2.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议期间，参会人员应遵守消防安全规定，不得在会议室吸烟或使用明火。

四、会议室费用管理

1.行政管理部门对会议室的使用情况进行统计，合理分摊会议室使用成本。

2.会议室使用费用应根据实际使用情况，纳入相关部门的预算管理。

3.特殊情况下，如需对外租赁会议室，相关费用需按照公司财务规定进行报销审批。

五、会议室资源优化

1.行政管理部门应定期评估会议室使用情况，优化资源配置，提高使用效率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，减少对实体会议室的依赖。

3.通过合理规划，实