国有企业财务信息化建设研究-以费用报销系统为例

一、费用报销系统信息化的必要性随着我国经济和社会的不断发展，互联网技术已成为工作和生活中必不可缺的手段。在“互联网+”、云计算、大数据等新兴技术猛烈发展的今天，财务信息化建设势在必行，许多大型国有企业纷纷搭建财务共享平台，用云ERP替换传统的单机版财务ERP系统，用电子会计凭证代替传统纸质会计凭证，用费用报销系统替代传统纸质报销。费用报销作为财务部门十分重要的日常工作之一，对于国有企业全面预算的考核或是最终利润的完成情况而言都有着重要的影响。通过上线费用报销系统，运用信息化手段控制履职待遇及业务支出的标准，将费用预算由事后控制转化为事前、事中控制，利用新兴技术审核票据是否重复、真实、合法合规，降低传统费用报销依靠人力审核产生的错误成本，摆脱了报销时间和报销地点的限制，进一步完善了国有企业的报销流程，对提高费用报销工作的效率和支出管控的质量具有重要的作用。二、费用报销系统较传统报销工作的优势（一）履职待遇及业务支出方面为贯彻党中央及国务院的要求，国有企业会合理确定并严格规范企业负责人及员工的履职待遇和业务支出。业务招待的次数、招待客户重要程度、陪同人数、公务或商务等有着不同的标准，因公出差乘坐的交通工具、住宿、工作餐按出差地点、出差人员级别不同也有不同的标准。在传统报销模式下，业务人员往往不熟悉公司的制度标准，部门领导、分管领导都已签字报销流程走到财务部，才发现不合规需重走流程，造成报销效率低下，一旦财务人员审核不严，还可能出现不符合规定的费用入账，引发财务风险。上线了费用报销系统后，各部门业务人员在填单时，系统会根据不同城市的淡季旺季、人员职级、招待的重要程度等自动带出标准，超出标准的报销单据无法提交，减轻了财务人员对履职待遇、业务支出标准进行计算审核的工作，也避免出现超额报销的情况。（二）预算管理方面国有企业通常建立了完善的全面预算管理体系，每年末会为完成企业战略发展目标并合理地确定下一年度经营目标而进行两到三轮的预算编制工作，其中费用项目会根据具体明细制定预算指标。在传统报销模式下，通常都是到月度、季度或者年度财务部做预算执行情况分析时，才会发现某个期间费用的某项明细超出序时进度或超出了年度预算的情况，使费用预算管控工作难以真正执行到位。上线了费用报销系统后，每年年初企业各部门会在预算系统录入各部门年度及月度的费用预算，经各级审批后在系统形成企业当年预算标准。员工在费用报销系统报销时，报销系统会自动对接预算系统的预算数据，点击报销明细时可以联查此明细行对应的费用预算执行情况，超出预算的费用无法提交。财务部审核人员也可以通过报销系统的查询统计功能，查询到各部门各期间已发生的各项费用明细，及时了解各部门支出情况。将费用预算执行的事后控制转化为事前控制、事中控制，对企业费用实施监控，严格控制超预算报销。（三）发票电子化方面国家税务总局2015年12月起在全国范围推行增值税电子普通发票，2020年12月在前期3个地区试点的基础上在全国新办纳税人中实行增值税专用发票电子化，由此可见财政票据电子化已经成为大势所趋。但在目前电子发票还处于起步阶段，在传统报销模式下，存在重复打印、重复报销的问题。上线了费用报销系统后，业务人员报销时上传发票影像，影像系统自动OCR识别发票信息，发票重复时影像无法保存，从源头上避免了电子票重复报销的问题。（四）资金支付方面在传统报销模式下，费用报销流程到达财务部出纳的支付环节时，出纳需在excel表中手工录入员工姓名或对公账户的全称、收款银行名称、账号、金额等信息，需经人工反复检查，然后批量导入资金管理系统，提交审核。上线了费用报销系统后，报销系统对接资金管理系统、对接了财企接口平台，业务人员在填写报销单时选择收款人后会自动带出收款人信息，审批通过后到达出纳的支付环节，出纳只需检查后进行确认，再由财务部分管领导审核支付，该单据就会通过银企直联的方式自动向资金平台发起支付任务并完成支付，实现了安全快捷的资金支付。（五）效率方面在传统报销模式下，财务部审核费用的员工需登录税局网站查询发票真伪，核对发票抬头是否正确；业务人员报销时必须填写纸质单据，并由领导签字审批。单据审核完成后，出纳在ERP系统录入银行日记账，总账会计再根据报销单通过日记账手工推送生成凭证；当需要查询以前月份发生的费用原始凭证时，还需要到会计档案室翻找纸质凭证。上线了费用报销系统后，业务人员在报销时上传发票影像，通过OCR识别自动与税局增值税发票查验平台连接，自动进行发票查验，准确度高；业务人员及领导出差在外，可以通过费用报销系统的手机端进行填报、审批，摆脱报销审批时间和地域限制，同时手机移动端需连接VPN才可登录使用，也确保了信息安全；审核完成的单据通过银企直联支付成功后，会通过接口连接ERP系统自动生成凭证，同时可以在ERP系统联查原始单据影像，提高工作效率，大大减少了财务人员的工作量。三、费用报销信息化建设中遇到的问题（一）业务人员专业素质有待提升业务人员对费用报销系统上线工作不够重视，培训参与度不高，对国家最新的财务政策不熟悉不了解。在填差旅费报销单时，对火车票、大巴票等实名制的交通发票、通行费发票可以按规定税率计算抵扣的政策不清楚，往往需要询问财务部审核人员。部分报销单据到财务审核流程时才发现填写有误，需要退回重走流程，甚至出现反复修改仍然有错误的情况，既增加了审核人员的工作量，也延长了报销流程，年末还可能造成费用跨期报销的情况，引发审计风险和税务风险。（二）发票内容无法自动识别判断国有企业必须严格落实中央八项规定、六项禁令的有关政策，针对不合法不合规的事项坚决不予报销。目前在使用费用报销系统对票据合法合规性进行审核时，系统暂时未做到校验发票的开票内容是否包含敏感词，主要以财务部费用审核人员的专业判断为主，与传统纸质报销流程一致，未得到明显改善。（三）信息系统之间未完全对接国有企业的费用报销系统与财务ERP系统、主数据系统（包括供应商、物料、客户准入）、资金管理系统虽已实现了数据对接，但合同审批、出差事前申请、业务招待事前申请、备用金申请等流程均在企业的OA办公系统中处理，未实现与费用报销系统的数据对接，需要业务人员走完OA流程后将审批单打印出来，再上传影像到费用报销系统。员工的账号在企业人力资源系统中申请，申请后需在财务ERP系统中开通员工权限，手工将个人信息录入后才可以进行费用报销，造成了部分工作的重复。四、完善费用报销系统的对策与建议（一）提升业务人员专业素质，并指定专人报销由国有企业财务部牵头，组织开展费用报销系统培训，培训内容包括企业规章制度中履职待遇、业务支出的标准，国家最新的政策中规定的可以计算抵扣的交通票据类型及可抵扣的税率，电子普票的抬头填写规范，票据真伪鉴别的方法，费用报销系统的操作流程，OCR影像识别及RAP机器人等新兴技术在系统中的应用等，并不定期将国家最新颁布的税务、票据相关法律法规的内容传递给各部门报销人员学习。除此之外，建议各部门指定一位报销专员与财务部费用审核人员对接，由其统一负责该部门所有费用的报销工作，避免了同部门不同人员向财务部咨询同样的报销问题，提高报销效率的同时也可以减轻财务部审核人员的工作量。（二）引入RPA机器人审单费用报销中对发票内容、发票抬头、发票号码、开票日期等发票信息核对工作通常是简单重复但是对准确率要求特别高的工作，通过将RPA机器人技术应用在发票审核当中，使其严格按照写入的规则自动校验发票各项信息的合法合规性，可以缩短报销审核时间、提高审核准确率，并能将费用审核人员从繁琐重复的核对工作中解放出来，去做更有价值的工作，助力企业实现降本增效。（三）实现信息系统之间的对接国有企业应当提高高级管理人员对财务信息化建设的重视程度，以目前已实现数据互联的费用报销、财务ERP、资金管理、主数据等信息系统为基础，讨论企业内部的OA办公系统、人力资源等系统如何在安全的前提下低成本地实现与原有信息系统之间的无缝对接，向系统开发人员提出需求，加大研发投入，运用现代信息技术手段逐步实现跨专业、跨领域、跨部门之间的数据互联、信息共享，减少不必要的重复工作。同时，