员工差旅费用报销管理制度

员工差旅费用报销管理制度1.背景和目的本制度的订立旨在建立一个规范、高效的员工差旅费用报销管理机制，确保公平、公正、公开原则的贯彻和执行，保障企业的利益同时提高员工的工作乐观性。2.适用范围本制度适用于全体在本企业注册并具有差旅费用报销需求的员工。3.定义3.1员工：指本企业的在职员工，包含劳动合同工、聘用合同工以及实习生。3.2差旅费用：指员工出差、参加培训、会议等工作需要发生的交通、留宿、餐饮、市内交通等费用。3.3报销申请：指员工向企业申请差旅费用报销的行为。3.4报销凭证：指用于核实差旅费用真实性和合法性的票据、发票、发行凭证等原始票据。4.报销管理流程4.1差旅费用报销申请—4.1.1员工在出差、参加培训、会议等需发生差旅费用的事项前，必需提前向直接上级提出差旅费用报销申请，并说明差旅费用的预算金额和申请事由。—4.1.2直接上级审核员工的差旅费用报销申请是否符合企业的规定和利益，如申请内容合理且符合预算范围，批准差旅费用报销申请，并将审核看法记录在申请表中。—4.1.3若直接上级对差旅费用报销申请有异议，可以要求员工供应进一步的解释和证明料子，或进行进一步审批程序。4.2报销凭证要求—4.2.1员工必需妥当保管好差旅费用相关的票据、发票等原始凭证，防止遗失或损坏。—4.2.2差旅费用报销必需供应真实、准确的票据、发票等原始凭证，不得使用伪造、假冒或变造的凭证。—4.2.3报销凭证必需标明差旅费用的内容、金额、时间、地方等认真信息，并加盖费用发生地相关部门或机构的公章。4.3报销申请审批—4.3.1员工完成差旅费用的支出后，需填写完整的差旅费用报销申请表，并附上相应的报销凭证。—4.3.2直接上级对员工的差旅费用报销申请进行审批，核对报销金额与申请金额是否全都，并确认报销凭证的真实性和合法性。—4.3.3若差旅费用超出预算金额的10%，需由部门负责人审批，超出预算金额的30%，则需由经营主管或财务总监审批。4.4报销核算和支出—4.4.1经审批后的差旅费用报销申请，将交由财务部门进行核算，确认报销金额的准确性和合理性。—4.4.2差旅费用报销金额将以电子转账的方式支出给员工，相应的费用将从企业费用预算中划拨。5.监督与掌控5.1内部审计—5.1.1企业将定期进行内部审计，对差旅费用报销的相关流程和资金使用情况进行检查。—5.1.2内部审计部门将对差旅费用报销申请、审核、核算等环节进行抽查，以确保各个环节的规范执行和业务合规性。5.2外部审计—5.2.1公司将定期委托独立的外部审计机构对差旅费用报销进行审计，以确认企业的财务报告和差旅费用的真实性和合法性。—5.2.2外部审计机构将对差旅费用报销的相关流程和资金使用情况进行全面的审核和评估，及时发现可能存在的违规行为或风险。6.惩罚措施6.1对于差旅费用报销中存在的违反制度规定、违反诚信原则的行为，将依据公司规定进行处理，包含但不限于：—6.1.1相关责任人将被予以警告、记过甚至解雇等纪律处分。—6.1.2如涉及违反法律法规的行为，将移交给司法机关处理。—6.1.3向上级主管部门报告，限制相关责任人肯定期限内的报销申请。6.2公示—6.2.1依据需要和情况，公司将定期或不定期公示差旅费用报销的相关信息，包含报销金额、报销对象等内容，以提高管理的透亮度和公开性。7.附则7.1本制度中未涉及的问题，可通过公司内部相关规定进行具体处理。7.2本制度的解释权归企业管理负责人全部，并可依据实际运营情况进行调整和完善。以上制度自发布之日起生效，并适用于全体员工，员工须严格依照本制度要求进行差旅费