幼儿园索证索票、进货查验及采购记录制度

幼儿园索证索票、进货查验及采购记录制度第一章总则第一条目的为规范幼儿园的采购行为，确保采购物资的安全、合规与有效利用，根据相关法律法规及行业标准，制定本制度。通过完善索证索票、进货查验及采购记录的管理，保障幼儿园的教学、生活质量，维护幼儿的健康与安全。第二条适用范围本制度适用于幼儿园内所有采购活动，包括食品、教具、玩具、文具等物资的采购。所有参与采购的工作人员均须遵守本制度。第三条依据本制度依据《中华人民共和国合同法》、《食品安全法》、《中华人民共和国教育法》等法律法规，以及国家和地方教育部门的相关政策。第二章管理规范第四条职责分工1.采购负责人：负责整体采购流程的把控，制定采购计划，审核采购申请，监督实施采购。2.财务部门：负责采购资金的审核与管理，索取与保管采购相关的票据及发票。3.质检部门：负责对采购物资的质量进行查验，确保符合安全标准。4.使用部门：负责对采购物资的使用情况进行反馈，并提出改进意见。第五条采购计划每学期初，采购负责人需根据教学及生活需要制定详细的采购计划，并报园长审核。计划应包括采购物资的名称、数量、预算金额及供应商信息。第三章索证索票第六条索证要求1.资质证明：所有供应商必须提供相关的营业执照、税务登记证及其他法律法规要求的资质证明。2.产品合格证明：食品及教具等物资应提供相应的检测报告或合格证明，包括但不限于食品安全检测报告、产品质量合格证书等。第七条索票要求1.发票管理：所有采购物资均须索取正式发票，发票应完整、真实，包含供应商信息、物资名称、数量、金额等。2.票据保存：所有发票、收据及相关票据由财务部门统一保管，并建立台账，确保其可追溯性。第四章进货查验第八条查验流程1.入库查验：所有采购物资到达后，质检部门应及时进行入库查验，检查物资的数量、外观及质量。2.记录登记：查验合格的物资需在《入库登记表》中详细记录，包括物资名称、数量、供应商信息、查验人员及日期等。3.不合格处理：若查验不合格，质检部门应立即通知采购负责人，并依据相关规定进行处理，包括退货或更换。第九条定期抽检为确保物资长期合规及安全，幼儿园应定期组织对已采购物资进行抽样检查，重点关注食品类物资的保质期及安全性。第五章采购记录第十条记录内容采购记录应包括以下内容：1.采购计划：每次采购前需制定的计划。2.采购申请：由使用部门提出的采购申请，包括物资名称、数量、用途及紧急程度等。3.采购合同：与供应商签订的合同及相关协议。4.发票记录：所有发票的索取及管理情况。5.入库记录：物资入库后的查验结果及登记情况。第十一条记录管理所有采购记录由财务部门统一管理，确保记录的完整性和可追溯性。记录应至少保存三年，以备审计及检查。第六章监督机制第十二条监督检查1.定期审计：幼儿园应定期对采购流程进行内部审计，检查索证索票、进货查验及采购记录的合规性。2.反馈机制：各部门应定期反馈采购过程中存在的问题，及时调整和完善采购制度。第十三条责任追究如发现违反本制度的行为，相关责任人应承担相应的责任，包括但不限于警告、罚款、直至解除合同等措施。附则第十四条制度解释本制度由幼儿园管理委员会负责解释，自颁布之日起实施。第十五条修订与生效本制度如需修订，需经管理委员会讨论通过。制度自发布之日起生效，并适用于所有涉及采购的人员和部门。---通