QMS文件控制程序-程序文件中第一份文件

QMS文件控制程序-程叙文

件中第一份文件

1.目的

对本公司所有文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明

确管理职责，确保公司文件统一有效。

2.范围

合用于本公司所有文件，包括系统文件、技术文件、管理文件、

表单记录、相关资料的管理和控制。

3.工作职责

此制度合用于本公司所有部门，包含各管理部门及技术部门。

4.工作程序

4.1.文件编制

4.1.1.各部门负责本部门内部相关文件的编制、使用和管理，包

含各类技术文件、工艺文件和管理规定的编制。

4.1.2.正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，文中浮现的部

门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称。编写完成后，

应通读流畅，需断句的内容使用中文标点符号进行断句。

4.2.文件发行和补发

4.2.1.各部门的文件编写完成后发送至体系部进行审核。审核完

成后的文件将由体系部统一发放，并将发放的文件数量记入《文件发

放管理台账》，由签收人当面进行签收。

4.2.2.文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当,

不慎丢失、损坏，需要补发或者重新发放的，由申请人员填写《文件

补发申请单》，部门负责人审核确认后，由体系部进行发放。

4.3.文件修订

4.3.1.当部门文件一页有两处以上错误时需要进行换页，当一份

文件中有连续两页发生替换时，需要进行换版。当本公司所执行文件

如有换页、换版情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，

通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》。

4.4.文件受控

4.4.1.各部门下发文件应加盖体系部的文件受控章，经体系部审

核后下发至员工手中的文件应具有受控章，无受控章的为无效文件。

4.5.文件废止

4.5.1.当各部门确认文件废止时，各部门将旧版文件收回至体系

部，体系部确认回收完成并对旧文件加盖作废章以作区别，

4.6.文件销毁

4.6.1.当确认文件有销毁需求时，各部门将需要销毁的文件统一

报送至体系部，体系部将负责文件的统一销毁，并将销毁时间记入《文

件记录销毁清单》。

4.7.记录编制和使用

4.7.1.各部门负责本部门记录表单的建立、采集、整理和保存。

记录根据实际需要进行编制，编制原则简洁明了、方便实用、便于追

溯和管理。

4.7.2.各部门编制完成的记录表格，经部门主管领导审批后，将

其发至体系部留档，体系部统一汇总后将其编入《文件记录清单》。

4.7.3,各部门内同一编号的记录表格应格式一致，以电子版形式

保存，需使用时由各部门自行打印使用。

4.8.记录变更

4.8.1.当确认部门现行记录表单需要变更时，本部门需拟定好改

版样式，交由体系部进行替换备案。

4.8.2.替换更改后的记录表单编号不变，各部门不得继续使用更

改前的记录表单，以防止混淆。

4.9.记录保存

4.9.1.填写完成的记录由本部门专人进行留档保存，保存方式应

便于查阅和存取

4.9.2.各部门根据记录实际使用需求制定保存年限，对于超期限

的记录交于体系部进行统一销毁。

4.10.记录废止和销毁

4.10.1.对于废止和过期记录应各部门统一采集后交给体系部进

行处理。

4.10.2.体系部对于已替换的记录表单和超过保存期限的文件进

行销毁，并将销毁日期记入《文件记录销毁清单》。

5.相关文件

《文件格式及编号规定》

6.相关记录

《文件发放管理台账》

《文件补发申请单》

《文件更新换版台账》

《文件记录销毁清单》

《文件记录清单》

文件发放管理台账

文件编号QRQM01

发放日期文件名称及编号签收人

发放数量文件是否受控

发放口期文件名称及编号签收人

发放数量文件是否受控

发放口期文件名称及编号签收人

发放数量文件是否受控

发放n期文件名称及编号签收人

发放数量文件是否受控

发放日期文件名称及编号签收人

发放数量文件是否受控

发放日期文件名称及编号签收人

发放数量文件是否受控

发放日期文件名称及编号签收人

发放数量文件是否受控

文件补发申请单

文件编号QR-QM-02

申请文件

申请部门

申请原因：

年月日

领导审批:

年月日

体系部意见：

年月日

文件更新换版台账

文件编°QRQM03

文件名称及编号更换方式日期

文件记录销毁清单

文件编号QRQM04

销毁日期文件名称及编号执行人

是否经过销毁确

负责人签字

认

销毁日期文件名称及编号执行人

是否经过销毁确

负责人签字

认

销毁日期文件名称及编号执行人

是否经过销毁确

负责人签字

认

销毁日期文件名称及编号执行人

是否经过销毁确

负责人签字

认

销毁口期文件名称及编号执行人

是否经过销毁确

负责人签字

认

销毁日期文件名称及编号执行人

是否经过销毁确

负责人签字

认

销毁日期1文件名称及编号