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文档简介
水利工程建设项目档案整编规程RegulationsonthearrangementofwaterconseHYPERLINK2016-06-15发布2016-07-15实施安徽省质量技术监督局发布本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准由安徽省水利厅提出并归口。本标准起草单位:安徽省驷马山引江工程管理处。本标准主要起草人:许实付、何效平、郑小松、邹金中、胡志琴、晁圣红。工1水利工程建设项目档案整编规程本标准规定了水利工程建设项目档案整编规程的术语和定义、基本规定、归档文件及其质量要求、项目文件立卷、项目文件归档与移交等内容和要求。本标准适用于大、中型水利工程,其他水利工程可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T18894电子文件归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。水利工程建设项目Waterconservancyprojectcons指在兴建防洪、除涝、灌溉、发电、供水、水土保持、围垦等项目形成固定资产的活动中,按照一个总体设计、施工,独立组成的,在经济上统一核算,行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。指项目在前期、实施、竣王验收等各阶段过程中形成的文字、图表、南像等丕同形式和不同载体的X)I又J记录。按照一定的原则,对项目文件进行鉴定、分类、组合、排列、编目、装订,使之有序化的过程。按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。2指项目设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位提交经整理的全部相应文件;建设单位各部门将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理部门。指经过鉴定、整理并归档的项目文件。指项目竣工验收后,建设单位根据合同(协议)和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门提交有关项目档案。4基本规定4.1项目建设单位对项目档案整编工作负总责,并负责组织、协调、检查和指导各参建单位对形成文件材料的收集、整理、归档工作。4.2在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确各参建单位职责范围内形成的文件材料整理、归档责任。4.3建设单位、勘察设计单位、施工单位和监理单位应根据本规程要求,负责各自形成的项目文件的收集、整理、归档工作。4.4项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。4.5项目建设单位应根据本规程,结合项目实际,制定更加具体的项目文件归档范围、分类方案和整5归档文件及其质量要求其他用5.1归档范围其他用5.1.1在项目的前期至项目竣工验收等全过程建设活动中,形成具有保存利用价值的不同载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档。5.1.2电子文件的归档应符合GB/T18894的要求。5.1.3声像资料的归档应符合GB/T11821的要求。5.1.4项目文件归档范围及保管期限应执行附录A。5.2归档文件质量要求5.2.1项目文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续应完备,内容必须真实、准确、完整,应与工程实际相符合。35.2.2项目文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图纸应使用激光打印机或喷墨打印机,不应使用色带式打印机和热敏打印机。5.2.3项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。5.3竣工图的编制质量要求5.3.1项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。并加盖红色“竣工图章”,式样见附录C。5.3.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,签字(盖章)手续完备,真实反映项目竣工验收时的实际情况。5.3.3竣工图应编制总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则,各专业目录及编制情况。5.3.4竣工图的更改要求:a)按施工图施工没有变动的,须在施工图上加盖并签署“竣工图章”;b)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的,可在原施工图上更改,在说明栏内注明变更依据,加盖并签署“竣工图章”;c)凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变,或图面变更超过1/3的,应重新绘制竣工图(可不再加盖竣工图章)。重绘图应按原图编号,并在说明栏内注明变更依据,在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”,式样见附录C。6项目文件立卷6.1立卷原则、流程、方法与要求6.1.1立卷原则遵循水利工程文件的自然形成规律和专业的特征,保持卷内文件的有机联系,满足案卷的成套性和系统性要求,便于档案的保管和利用。6.1.2立卷流程流e)排列案卷,装盒上架;f)制作案卷目录,编制检索工具。6.1.3立卷方法a)项目前期文件应按建设程序、形成单位及有机联系等进行立卷;b)项目管理文件应按项目建设单位成立后的建设管理程序、管理文件内容等进行立卷;c)项目监理文件应按招标标段,结合文件内容或专业、阶段等进行立卷;d)项目施工文件应按招标标段,结合单位工程、分部工程、单元工程或文件内容、专业进行立卷;专业承(分)包施工的分部、子分部(分项)工程应分别单独立卷。4e)项目竣工图应按项目、单项工程、单位工程分专业进行立卷;f)项目阶段验收文件应按合同项目、专项工程、阶段工程、单位工程分别立卷;g)项目竣工验收文件应按建设项目、专项工程分别立卷;h)科研课题按项目以阶段立卷;i)成册、成套的项目文件、宜保持其原有形态;j)通用图、标准图可单独立卷或放入相应项目内容文件中合并立卷。6.1.4立卷要求a)案卷内项目文件应齐全、完整,签字(盖章)手续完备;b)不同幅面的工程图纸,应统一折叠成A4幅面,且符合GB/T10609.3的要求;c)涉密项目文件应单独立卷保管,密级变更、解密及利用,按国家有关规定办理;d)案卷不宜过厚,文字材料卷厚度不宜超过20mm,图纸卷厚度不宜超过50mm。6.2案卷和卷内文件排列6.2.1项目文件按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列,卷内文件一般应按文字材料在前,图样在后;译文在前,原文在后。6.2.2案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不应分开,并应按批复在前、请示在后,印件在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。6.2.3图纸按专业排列,同专业图纸应按图号顺序排列。6.2.4项目案卷宜按本规范附录A的类别和顺序排列。6.3案卷编目6.3.1卷内文件页号编写a)卷内文件均应按有效书写内容的页面编写页号,页号从“1”开始。各卷之间不连续编页号;b)页号编写位置单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角;。c)成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一册的,宜按一册一卷组卷,可不编页号;d)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。6.3.2卷内目录编制a)卷内目录排列在卷内文件首页之前使式样宜符合参规范附录B图B45的要求;b)卷内目录包括的内容如下:——序号应以一份文件为单位编写,用阿拉伯数字从“1”依次标注;——文件编号应填写文件形成单位的文件文号、图纸的图号,设备、项目代号,协议、合同编号等;——责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,应选择两个主要责任者,其余用——文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时或题名不全面,应根据内容拟写标题;——日期应填写文件的形成日期,一份文件中如有多个单位或人员签署意见形成多个日期,应填写最终日期,竣工图应填写最终审定日期。日期中“年”应用四位数字表示,“月”和“日”应分别用两位数字表示;——页次应填写文件在卷内所排的起止页号;5a)卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后,式样应符合本规范附录B图B.6的要求;c)立卷人应由立卷责任者签名,立卷日期应填写完成立卷时间;d)检查人应由案卷质量审核者签名,检查日期应填写案卷质量审核的时间;e)互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体的类型;f)档号填写方法同6.3.4中b)款。a)案卷封面应采用内封面形式,也可印刷在卷盒的正表面(封面样式见附录B图B.1。虚线内为提示项,下同);b)档号应由项目号、类别号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写;c)案卷题名应简明、准确地揭示卷内类型名称等d)立卷单位应填写负责组卷的单位或部门;e)起止日期应填写案卷内全部文件形成的最早形成日期和最迟形成日期;f)保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。当同一案卷内有不同保管期限的文件a)案卷脊背印在卷盒的侧面,脊背式样见附录B图B.2;b)案卷脊背应由档号、案卷题名构成,由档案保管单位填写,填写方法同6.3.4规定;6.3.6卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作,幅面应统一采用A4幅6.4.1案卷文件装订6.4.1案卷文件装订6.4.2装订形式a)装订采用三孔一线式,应在案卷的左侧装订,装订线距左边缘10mm~20mm,不得压卷内文字内容,上、下孔距上、下边缘60mm,中孔位于装订线中点。b)一个案卷文件纸张幅面大小不一致,小于A4幅面的,无法进行一次装订(如小册子),可按件号顺序,同样采用三孔一线式在左侧装订,装订单面文件要裱糊成A4幅面大小,每件文件的右上角应盖档号章,档号章式样见附录B图B.8。6c)图纸可不装订,折叠成A4幅面,每件文件的右上角应盖档号章。a)卷盒的外表尺寸应为310mm×220mm,厚度可为20、30、40、50mm。卷盒式样见附录B图B.3,卷盒展开式样见附录B图B.4;b)卷夹的外表尺寸应为310mm×220mm,厚度宜为20mm~30mm;a)案卷目录式样宜符合本规程附录B图B.7的要求;b)档号填写符合6.3.4中第b)款;c)案卷题名填写符合6.3.4中第c)款;d)立卷单位填写符合6.3.4中第d)款;e)起止日期填写符合6.3.4中第e)款;f)保管期限填写符合6.3.4中第f)款;g)密级填写符合6.3.4中第f)款;7.1.1项目文件归档可由项目建设单位根据实际情况确定。可分阶段在单项工程或单位工程完工后向双方签字、盖章后方可交接。7.1.3勘察设计、施不及监理单位需向本单位归档的文件,应按国家有关规定和要求立卷归档。7.2.1项目档案验收合格后,项目建设单位应在项目正式通过竣工验收后三个月内,向运行管理单位7.2.2项目建设单位与运行管理单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续,明确档案移交的内容7.2.3列入档案管理机构接收范围的工程项目,勘察、设计、施工单位应根据档案管理机构的要求,7(规范性附录)归档文件档案部门1规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件。项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件。可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件。初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件。各阶段的鉴定、实验等专题报告。招标设计文件。技术设计文件。施工图设计文件。招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件。采成招标代理工作报告或评标工作报告。招标备案请示、招标工作报告及竞争性文件材料。移民征地申请、批准文件及红线图(包括土地图、坐标图8表A.1(续)归档文件档案部门有关工程建设管理的各种合同、协议书。有关工程建设计划、实施计划和调整计划有关投资、进度、质量、安全控制文件材料。划、协议书。工程建设管理涉及的有关重要往来文件。工程建设项目划分的报、批文件。出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料单位工程验收建设管理工作报告进场通知、合同项目开工令(开工申请)、分部工程开工通知(分部工程开工申请)。施工人员进场报审(施工项目部成立的文件、公章启用函、管理制度等)。施工设备进场报审资料。施工专项技术方案报、批材料。工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。建筑材料(水泥、石子、砂、土等)质量证明材料及试验报告。混凝土(砂浆)试块抗压强度试验报告。设备材料、零部件质量证明材料及试验报告。基础处理、基础正程施工、桩基立程、皮地基验槽记录。设备及管线焊接、清洗、试压、通气、消毒等记录及试验报告。隐蔽工程验收记录记载工程或设备变化状态(测试、沉降、位移、测记录。绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录。电器装置操作、联动实验记录。9表A.1(续)归档文件流域机构档案部门工程质量检查自评材料(单元、分部、单位工程质量评定表)长期长期长期长期长期长期长期长期反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件监理部成立的文件、人员机构、岗位责任制、长期长期长期长期长期监理通知,协调会审纪要,监理工程师指令长期工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期长期长期长期施工质量检查分析评估、工程质量事故、施长期长期长期长期长期长期设备采购市场调查、考察报告长期长期原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期长期长期长期长期长期长期设备采购、监造工作总结长期长期长期长期表A.1(续)归档文件档案部门设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定协议书、委托书、合同试验记录、图表、照片实验分析、计算、整理数据阶段报告、科研报告、技术鉴定十长期安全操作规程、事故分析报告表A.1(续)归档文件档案部门工程概算、预算、决算、审计文件及标底、合同价等说明
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