校务管理会议管理制度

校务管理会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本管理制度旨在规范校务管理会议的组织、召开和实施，提高会议效率，确保决策科学民主，依据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国行政监察法》以及学校的相关规章制度，制定本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于校务管理会议的组织、召开、记录、落实及其相关的会议室管理等活动。

第三条会议性质

校务管理会议是学校决策的重要形式，是传达政策、研究问题、协调工作、部署任务的主要平台，应坚持公开、公平、高效、节俭的原则。

第四条组织架构

校务管理会议设立会议主席一名，由校长担任，负责会议的召集和主持。设立会议秘书一名，由副校长或指定人员担任，负责会议的组织、记录和督促执行。

第五条参会人员

校务管理会议的参会人员包括校领导、各部门负责人及相关工作人员。根据会议内容，可邀请教职工代表、学生代表或其他相关人员列席。

第六条会议频次

校务管理会议分为定期会议和临时会议。定期会议每学期至少召开两次，临时会议根据工作需要随时召开。

第七条会议通知

会议秘书应在会议召开前至少三天向参会人员发出书面通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并提供必要的会议材料。

第八条会议纪律

参会人员应按时到会，遵守会议纪律，不得无故缺席、迟到或早退。会议期间应关闭通讯工具或调至静音状态，不得擅自离场或进行与会议无关的活动。

第九条保密原则

校务管理会议讨论的内容涉及学校机密或个人隐私的，参会人员应严格遵守保密原则，不得擅自泄露。

第十条决策执行

会议形成的决议，由相关部门和人员负责执行，会议秘书负责跟踪督促，确保决策落到实处。

第二章会议流程

第一条会议筹备

会议筹备工作由会议秘书负责，具体包括：

1.确定会议主题和议程，收集相关资料，准备会议材料；

2.确定参会人员名单，通知参会人员，并确保通知到位；

3.预订会议室，检查会议设施设备，确保会议顺利进行；

4.准备会议签到表、表决票等会议用品。

第二条会议签到

会议开始前，参会人员应在会议签到表上签到，会议秘书负责统计签到情况，及时向会议主席报告。

第三条会议开幕

会议主席宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

第四条会议议程

会议按照以下议程进行：

1.学习上级文件和领导讲话精神；

2.传达学校重要决策和通知；

3.听取各部门工作汇报；

4.讨论学校重要事项，包括发展规划、重大改革、人事调整等；

5.研究学校突发事件应对措施；

6.其他需要讨论的事项。

第五条发言与讨论

1.与会人员应围绕会议主题和议程积极发言，发表自己的意见和建议；

2.会议主席应保证与会人员的发言时间，确保讨论充分；

3.会议讨论过程中，应尊重不同意见，保持良好的会议氛围。

第六条表决与决策

1.对于需要表决的事项，会议主席应明确表决方式和要求；

2.与会人员应认真对待表决，充分表达自己的意见；

3.表决结果由会议主席宣布，并根据表决结果做出决策。

第七条会议总结

会议主席对本次会议的讨论和决策情况进行总结，强调会议成果和下一步工作要求。

第八条会议闭幕

会议主席宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

第九条会议记录

会议秘书负责记录会议全过程，包括会议议程、发言内容、表决结果等，并在会议结束后整理会议纪要。

第十条会议资料归档

会议结束后，会议秘书应将会议材料、纪要等资料整理归档，以便查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应由会议秘书在会议结束后及时编制，准确记录会议内容、讨论要点、决策结果等；

2.会议纪要应清晰、准确、完整，便于理解和执行；

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议主席审批，确保纪要内容准确无误；

4.审批通过后的会议纪要应尽快分发至相关部门和人员。

第二条会议纪要的分发与传达

1.会议纪要应以书面形式分发至所有参会人员，并可根据需要抄送其他相关人员；

2.会议秘书应确保会议纪要传达给所有相关人员，以便于了解会议内容和执行决策；

3.对于涉及重大决策的会议纪要，可通过校内公告、邮件群发等方式进行广泛传达。

第三条任务分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策内容，将工作任务分解为具体的执行事项；

2.明确各事项的责任部门和责任人，确保每项工作都有人负责；

3.对于跨部门的任务，应指定牵头部门和配合部门，确保协同执行。

第四条执行计划的制定与提交

1.责任部门应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，包括时间节点、工作措施等；

2.执行计划应提交给会议秘书，由会议秘书汇总后报会议主席审批；

3.批准后的执行计划应作为工作指导和检查依据。

第五条跟踪督促与进度反馈

1.会议秘书负责对会议决策的执行情况进行跟踪督促，定期检查工作进度；

2.责任部门应及时向会议秘书报告工作进展，确保决策落实到位；

3.会议秘书应定期向会议主席报告决策执行情况，对于重大问题和困难，应及时汇报并寻求解决方案。

第六条结果评估与反馈机制

1.会议决策执行完成后，应进行结果评估，检查决策目标的实现情况；

2.对于未按计划执行的事项，应分析原因，制定整改措施，并进行二次跟踪；

3.建立反馈机制，对会议决策的执行效果进行总结，为今后的决策提供参考。

第七条档案管理与查阅

1.会议纪要及其相关资料应作为重要档案进行管理，确保资料的完整性和可追溯性；

2.资料应分类存放，便于查阅和利用；

3.会议纪要的查阅应遵循保密原则和相关规定，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订需提前向会议秘书提出申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数等信息；

2.会议秘书根据预订申请和会议室使用情况，合理安排会议室，确保会议需求得到满足；

3.预订成功的会议室，预订人应在会议开始前进行检查，确认设施设备正常运行。

第二条会议室设施与布局

1.会议室应配备必要的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等；

2.会议室布局应合理，确保参会人员视线、听力均不受阻；

3.定期对会议室设施进行检查、维护，确保设施设备完好。

第三条会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范；

2.严禁在会议室吸烟、饮食，保持会议室整洁；

3.会议结束后，预订人应组织参会人员共同清理会议室，恢复原状。

第四条会议室安全管理

1.会议室使用期间，预订人应确保会议室安全，遵守消防、用电等安全规定；

2.会议秘书应定期检查会议室的安全设施，如消防器材、安全通道等，确保安全设施正常；

3.遇紧急情况，应立即启动应急预案，组织人员疏散。

第五条会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由会议秘书负责管理，借用钥匙需登记，并在使用完毕后及时归还；

2.钥匙借用者应妥善保管钥匙，不得转借他人，防止遗失；

3.若钥匙遗失，应立即向会议秘书报告，并按照规定办理挂失、补办手续。

第六条会议室应急预案

1.制定会议室应急预案，包括突发情况下的疏散路线、联系方式等；

2.定期组织应急预案演练，确保参会人员熟悉应急流程；

3.遇突发情况，及时启动应急预案，确保人员安全。

第七条会议室使用反馈

1.使用会议室的部门和人员，如有意见或建议，可向会议秘书反馈；

2.会议秘书应认真对待反馈意见，及时改进会议室管理和服务工作；

3.定期收集会议室使用情况，为会议室管理提供参考。

第五章附则

第一条本制度的解释

本管理