学生会会议制度管理制度

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第一章总则

第一条学生会会议制度管理制度（以下简称“本制度”）旨在规范学生会会议的组织、召开和实施，以提高会议效率，确保会议结果的科学合理，促进学生会工作的有序开展。

第二条本制度适用于学生会全体成员，包括主席团、各部门成员及列席人员。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）公开透明：会议内容应公开，保证全体成员了解会议议题及进展。

（二）民主集中：会议决策应充分发扬民主，确保每位成员充分表达意见，同时遵循集中统一的决策原则。

（三）务实高效：会议议题应紧密结合学生会工作实际，注重解决实际问题，提高会议效率。

（四）规范有序：会议组织、召开和实施应遵循本制度规定，确保会议有序进行。

第四条会议分为以下类型：

（一）定期会议：学生会定期召开的全体会议、主席团会议、部门例会等。

（二）临时会议：根据工作需要，学生会主席或部门负责人临时组织的会议。

（三）专题会议：针对某一特定议题召开的会议。

第五条会议的组织、召开和实施，由学生会主席团负责统筹协调，各部门负责人具体组织实施。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由学生会主席团负责解释。如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。

第二章会议流程

第一节会议筹备

一、会议议题征集

1.定期会议的议题征集应在会议召开前至少一周完成。

2.各部门应结合工作计划，向主席团提交议题，议题应明确具体，包含议题名称、议题背景、议题目的等内容。

3.主席团对征集到的议题进行筛选、整合，形成会议议程。

二、会议通知

1.会议议程确定后，由主席团或相关部门负责人在会议召开前至少三天向全体与会人员发送会议通知。

2.会议通知应包含会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

第二节会议召开

一、会议签到

1.与会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到。

2.未能按时签到的人员，需向主席团或相关部门负责人说明原因。

二、会议议程执行

1.会议主持人按照会议议程逐项组织讨论。

2.各与会人员应充分发表意见，共同讨论，形成决策。

三、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，确保记录真实、完整、准确。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题讨论情况、决策结果等内容。

第三节会议决策与表决

一、会议决策

1.会议决策应充分发扬民主，尊重多数人的意见。

2.对于重大事项，应由主席团或相关部门负责人进行充分调查研究，形成可行性报告。

二、表决

1.表决方式分为口头表决、举手表决和投票表决。

2.表决事项需达到与会人员半数以上同意，方为通过。

第四节会议总结与反馈

一、会议总结

1.会议结束后，由主席团或相关部门负责人对会议进行总结，梳理会议决策和任务分工。

2.会议总结应在会议结束后一周内完成。

二、会议反馈

1.各与会人员应将会议决策和任务分工落实情况及时反馈给主席团或相关部门负责人。

2.主席团或相关部门负责人对反馈情况进行跟踪，确保会议决策的落实。

第五节会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议记录、决策文件等资料应进行归档，由相关部门负责保管。

2.会议资料的保管期限原则上不少于一年。如有特殊情况，可适当延长保管期限。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一节会议纪要的编制与发布

一、会议纪要编制

1.会议纪要应由专人负责编写，确保内容真实、准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、任务分工等内容。

3.会议纪要编写完成后，由主席团或相关部门负责人审核、签字确认。

二、会议纪要发布

1.会议纪要应在会议结束后一周内完成，并通过适当方式发布给全体与会人员。

2.发布会议纪要时，应确保每位与会人员都能及时查阅。

第二节会议决策的执行与监督

一、决策执行

1.各部门应根据会议纪要中的任务分工，及时开展相关工作。

2.部门负责人应加强对任务执行情况的指导、督促，确保决策落实。

二、决策监督

1.主席团或相关部门负责人应定期对会议决策的执行情况进行检查、评估。

2.对于执行不力的情况，应查明原因，及时采取措施予以纠正。

第三节反馈与沟通

一、执行情况反馈

1.各部门应在规定时间内将会议决策的执行情况反馈给主席团或相关部门负责人。

2.反馈内容应包括已完成的任务、未完成的任务及原因、需要协调解决的问题等。

二、沟通与协调

1.对于执行过程中遇到的问题，各部门应及时与主席团或其他相关部门沟通、协调，共同解决问题。

2.主席团或相关部门负责人应积极协调资源，支持各部门完成任务。

第四节跟踪落实结果的运用

一、结果评价

1.主席团或相关部门负责人应根据会议决策的执行情况，对各部门工作进行评价。

2.评价结果作为各部门工作考核和奖惩的依据。

二、持续改进

1.各部门应认真总结会议决策执行过程中的经验教训，不断改进工作方法，提高工作效率。

2.主席团或相关部门负责人应定期组织会议，对会议管理制度进行审视和优化，以提高会议纪要的跟踪落实效果。

第四章会议室管理规定

第一节会议室预订

一、预订原则

1.会议室预订应遵循“先申请、先安排”的原则。

2.优先保障学生会重要会议和活动需求。

二、预订流程

1.需要使用会议室的部门或个人，应提前向学生会相关部门提交会议室预订申请。

2.申请内容包括会议时间、地点、参会人数、设备需求等。

3.学生会相关部门在收到申请后，及时安排会议室，并通知申请人。

第二节会议室使用

一、使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、饮食。

2.使用会议室时，应爱护公物，不得随意损坏设备。

3.未经允许，不得擅自使用其他部门的会议室。

二、会议设施

1.会议室应配置必要的会议设施，如投影仪、音响、话筒等。

2.使用会议室前，申请人应检查设施是否完好，如有问题及时报告相关部门。

第三节会议室维护与管理

一、日常维护

1.学生会相关部门应定期对会议室进行清洁、保养，确保设施设备正常运行。

2.发现会议室设施损坏，应及时报修，并跟踪维修进度。

二、安全管理

1.会议室应加强安全管理，确保消防设施、安全通道等符合规定。

2.会议期间，应指定专人负责安全工作，确保与会人员安全。

第四节会议室预订与使用的监督

一、监督机制

1.学生会相关部门应建立健全会议室预订与使用的监督机制，加强对会议室使用情况的检查。

2.对违反规定的行为，应予以制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

二、投诉与建议

1.与会人员对会议室预订与使用过程中存在的问题，可向学生会相关部门投诉或提出建议。

2.学生会相关部门应及时处理投诉与建议，不断优化会议室管理规定。

第五章附则

一、本制度的解释权归学