会议记录 管理制度

会议记录管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，加强会议的组织与管理，特制定以下《会议记录管理制度》。本制度适用于公司各级别、各类型会议的管理与执行。

一、目的

1.规范会议的组织和召开，提高会议效率。

2.明确会议纪要的记录、跟踪和落实，确保会议精神得到有效执行。

3.强化会议室管理，保障会议设施设备正常运行。

二、适用范围

1.公司董事会、经理办公会、部门例会等各级别会议。

2.公司内部及与外部单位联合召开的各类专题会议。

3.临时性会议及紧急会议。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则。

2.会议议题应具有针对性和可行性。

3.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容。

4.会议组织者应确保会议的顺利进行，参会人员应积极参与，遵守会议纪律。

四、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间和周期召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

五、责任划分

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和召开，确保会议顺利进行。

2.会议纪要记录人：负责会议纪要的记录、整理和分发。

3.参会人员：积极参与会议，遵守会议纪律，执行会议决定。

4.会议室管理人员：负责会议室的预订、设施设备检查和维护。

六、制度修订

本制度根据公司业务发展和实际需要，定期进行修订和完善。修订后的制度经公司领导审批后生效。

本章内容作为《会议记录管理制度》的基础，为后续章节的具体规定提供指导原则。以下各章节将针对会议流程、会议纪要跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议目的和议题：会议组织者应根据工作需要，明确会议目的和议题，并在会议通知中注明。

2.安排会议时间、地点：会议组织者应提前预订会议室，并确保会议时间与参会人员的工作安排无冲突。

3.发送会议通知：会议通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，并在会议召开前至少提前一天发送。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议所需的相关材料，并在会议召开前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持：会议主持人应按照会议议程逐项进行，确保会议有序进行。

3.讨论与决策：会议主持人引导参会人员就议题展开讨论，鼓励发表意见，形成决策。

4.会议记录：指定专人负责会议纪要的记录，确保记录真实、准确、完整。

三、会议决策执行

1.会议决策：会议主持人对讨论结果进行总结，形成明确的决策。

2.任务分配：会议组织者根据会议决策，明确责任人和完成时限。

3.决策通知：会议结束后，会议纪要记录人应及时整理会议纪要，并将会议决策通知相关人员。

四、会议总结与反馈

1.会议纪要整理：会议纪要记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，并提交给会议组织者审核。

2.会议纪要分发：会议纪要经审核通过后，由会议组织者分发给参会人员及相关部门。

3.会议效果评估：会议组织者应收集参会人员的反馈意见，对会议效果进行评估，并根据评估结果进行改进。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、决策文件等会议相关资料应按照规定进行归档。

2.会议资料的保管期限应符合公司相关规定，确保资料的完整性和可追溯性。

本章详细阐述了会议流程的各个阶段，从会议筹备、会议召开、会议决策执行到会议总结与反馈，旨在确保会议的顺利进行，提高会议效率。以下章节将继续对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行论述。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应详细记录会议的时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等关键信息。

2.会议纪要记录人应在会议结束后24小时内完成纪要的初稿，并提交给会议组织者进行审核。

3.会议组织者应在收到纪要初稿后的48小时内完成审核，确保纪要内容的准确性。

4.审核通过的会议纪要应尽快发布，最迟不超过会议结束后的5个工作日。

二、会议决策的分解与执行

1.会议纪要中明确的决策事项应分解为具体的行动计划，并明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照行动计划推进工作，并及时向会议组织者汇报进度。

3.会议组织者应定期检查决策事项的执行情况，对存在的问题及时协调解决。

三、会议纪要的跟踪机制

1.建立会议纪要跟踪表，记录每项决策的执行状态、责任人、完成时限等信息。

2.定期召开会议，对会议纪要的执行情况进行回顾和总结，确保决策得到有效落实。

3.对未按期完成的决策事项，会议组织者应查明原因，督促责任人加快进度。

四、会议纪要的反馈与改进

1.鼓励参会人员对会议纪要的执行情况提出意见和建议。

2.会议组织者应收集反馈意见，对会议纪要的跟踪落实流程进行持续改进。

3.定期对会议纪要的管理制度进行评估，确保其符合公司发展和工作实际需求。

本章详细阐述了会议纪要的整理、发布、跟踪、反馈和改进等环节，旨在确保会议精神得到有效执行。以下章节将对会议室管理规定进行论述，以保障会议的顺利进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与管理

1.会议室预订：各部门需提前向会议室管理人员预订所需会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.会议室安排：会议室管理人员根据预订需求，合理安排会议室，确保会议设施设备正常运行。

3.预订信息更新：会议组织者如需变更会议时间、地点等，应及时通知会议室管理人员进行更新。

二、会议室设施设备检查与维护

1.定期检查：会议室管理人员应定期检查会议室内设施设备，确保设备正常运行。

2.故障处理：如遇设施设备故障，会议室管理人员应立即联系相关部门进行维修，确保会议不受影响。

3.设备更新：根据实际需要，会议室管理人员可提出设备更新、升级建议，以提升会议效果。

三、会议室环境卫生与布置

1.环境卫生：会议室管理人员应确保会议室内外环境整洁，提供良好的会议环境。

2.会议布置：根据会议类型和需求，会议室管理人员负责会议室内布置，包括座位安排、投影设备调试等。

3.会后清理：会议结束后，会议室管理人员应及时清理会议室，确保场地整洁。

四、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内卫生。

2.参会人员应遵守会议纪律，按时到场，不得随意离席。

3.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，以免影响会议进行。

4.会议室管理人员有权对违反会议室使用规范的行为进行制止和纠正。

本章针对会议室的预订、设施设备、环境卫生、使用规范等方面进行了详细规定，旨在保障会议的顺利进行。以下章节将为附则，对会议管理制度的相关补充进行说明。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对本制度进行修订和解释。

二、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、本制度的执行情况将作为公司内部考核的依据之一，对违反本制度的行为，公司将按照相关规定进行处理。

四、各