秘书实务第5章-信息工作

【内容提示】

信息工作是秘书做好辅助工作的关键。本章在阐述信息工作的概念、特点与分类基础上，介绍了秘书信息工作的内容、范围、工作程序，以及收集、整理、加工、存储和利用各环节信息工作的特点。最后强调了信息安全维护工作的内容和方法。第五章信息工作第五章信息工作第一节信息与秘书信息工作第二节信息工作程序第三节信息安全维护工作一、信息（information）的含义二、信息的特点三、信息的分类四、秘书信息工作的特点

第一节信息与秘书信息工作信息是客观存在的事物通过物质载体发出的消息、指令、数据、符号、图形等所包含的有价值的内容，是客观事物的反映。这种客观事物的反映通过人的各种感官并被大脑提取时才会真正成为信息，没有人脑的感知,其物质属性的特征就得不到表现,也就不能转化成信息。第一节信息与秘书信息工作一、信息（information）的含义信息是客观世界中各种事物运动状态的反映信息是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。春江水暖鸭先知

信息是经过传递再现客观事物的状态的（一）可识别性（二）可存储性（三）可扩充性（四）可压缩性（五）可传递性（六）可转换性

（七）特定范围有效性

二、信息的特点

第一节信息与秘书信息工作名称发现原理年份形成产品年份用时年电机1821188665真空管1882191533无线电1887192235X光1895191318雷达193519405原子堆193919423半导体184819513激光195819612

美籍华人科学家杨振宁博士在2000年中国科协学术会议上提供了一份资料表格，以说明人类重大科技成果由原理到成品在历史上所用的时间。按信息源的性质：自然信息；社会信息。按信息的表现形式：语言信息；文字信息；数据信息；图像信息。按信息来源的方向：横向信息；纵向信息；外部信息；内部信息。按信息的稳定状态可分：静态信息；动态信息。按信息存在或作用时间：长时信息；短时信息。三、信息的分类第一节信息与秘书信息工作秘书的主要任务是接受社会信息，为领导决策和管理提供依据和参考

政治信息经济信息文化信息教育信息军事信息科技信息体育信息按信息源的性质

自然信息

社会信息

人工摄取、制作和传播

按信息的表现形式语言信息文字信息

数据信息图像信息

按信息来源的方向横向信息纵向信息外部信息内部信息按信息的稳定状态静态信息动态信息按信息存在或作用时长时信息短时信息秘书信息工作通常如此划分类别：

综合信息：指若干个或全体结合在一起的信息；专题信息：特指某人、某事、某物的信息；固定信息：指相对稳定和变化不大的信息；流动信息：指经常性地处于变动状态的信息；基本信息：指日常工作中基本情况的信息；派生信息：指经过人的主观因素引发的信息；客观信息：指由外部引进而滋生的信息；特殊信息：指超出客观规律而由突发事件所反映出来的信息。

世界上每过1小时即产生20项新发明；全世界每过一年会增加790亿条信息；美国《纽约时报》一天的信息量等于17世纪一个人一生所得到的信息量总和；利用信息高速公路，1秒钟可以把2年的《人民日报》信息输完；到21世纪末，直径50mm的一束光纤可传输全世界一天全部的电话通信量。计算机每隔3～6个月即可更新换代一次。人类社会目前处于知识爆炸的时代

（一）超前性（二）紧迫性（三）开发性（四）普遍性

四、秘书信息工作的特点

第一节信息与秘书信息工作一、信息的收集二、信息的加工三、信息的存储四、信息的传递

第二节信息工作程序第二节信息工作程序一、信息的收集（一）收集信息的范围内部信息组织机构的职能活动信息。历史信息。领导个人的相关信息。第二节信息工作程序一、信息的收集（一）收集信息的范围外部信息政策法规类信息。指挥性信息。社会反馈信息。其他信息。秘书部门办公信息。第二节信息工作程序一、信息的收集（二）收集信息的渠道

文献研究口头交谈现场观察网络搜索调查研究第二节信息工作程序二、信息的加工信息加工主要包括以下环节。（一）信息鉴别分析法调查法核对法第二节信息工作程序二、信息的加工（二）信息筛选查重法类比法时序法第二节信息工作程序二、信息的加工（三）信息提炼信息提炼这种深度加工则是对信息进行由表及里的进一步开发和改造的过程。第二节信息工作程序二、信息的加工（四）信息研究信息研究是对获得的原始信息和其他信息进行分析、推论、归纳、综合,以形成明确的观点、概念和结论,创造出新的更有价值的信息,使其成为更高层次的信息和知识。第二节信息工作程序二、信息的加工（五）信息撰写

信息撰写是将经过加工的信息转换为新的书面信息。第二节信息工作程序三、信息的存储（一）信息存储的准备信息存储前需要了解的情况主要有：信息每年的产生量是多少，使用的频率有多高；有哪些信息需要保存，需要分散保存还是集中保存，保存多久；重要的、保密的信息怎样保存；各种信息载体需要什么样的保存条件；单位可提供的存储空间有多大；需要购买什么样的存储设备；等等。第二节信息工作程序三、信息的存储（二）对信息进行分类信息分类的方法一般是：先将信息按载体分类，然后再按所反映的问题特征分类，再按时间顺序排列。第二节信息工作程序三、信息的存储（三）编码与编目编码和编目即按一定的体系给每一份信息材料一个独特的编码进行登记，并编制目录索引等检索工具以便查找。第二节信息工作程序三、信息的存储（四）存储方法手工存储缩微存储数据硬盘存储云服务存储云服务存储是在云计算（cloudcomputing）概念上延伸和发展出来的新概念，是一种新兴的网络存储技术。是指通过集群应用、网络技术或分布式文件系统等功能，将网络中各种不同类型的大量存储设备通过应用软件集合起来，协同工作，共同对外提供信息存储和业务访问功能的系统。第二节信息工作程序四、信息的传递传递信息的主要方式有书面形式和口头形式两种。

书面形式包括正式文件、内部文件(便条、备忘录等）、邮件、传真、电子邮件等。

口头形式包括电话、会议、比较正式的谈话等。一、信息安全维护工作内容二、维护信息安全的方法

第三节信息安全维护工作第三节信息安全维护工作一、信息安全维护工作内容依据信息的三个特点考虑如何保障信息安全：一是保密性，要确保只有被授权人才可以接触到信息；二是可靠性，确保信息和信息处理方法的准确和完整；三是可用性，确保在需要时，可以方便地获取到该信息。第三节信息安全维护工作二、维护信息安全的方法（一）防止信息的丢失或损坏电子信息备份电子信息备份要做好下列工作。第一，考虑好合适的应用备份软件；第二，使用软盘、可移动硬盘、光盘或磁带备份；第三，将备份放在保险箱或远程保险库(专门的保存公司）中；第四，异地保存备份；第五，设置访问权限。建立健全纸质文件和其他信息的借阅手续第三节信息安全维护工作二、维护信息安全的方法（二）防止信息受到破坏和滥用防止电子信息受到破坏和滥用防止所有载体信息受到破坏（三）采取保密措施1.信息的含义是什么，具有哪些特点?