办公用品管理制度1

办公用品管理制度

第一章总则

第一条：为使办公用品管理规范化，限制办公费用开支合理化，特

制定本制度。

其次条：本制度适用于本集团各部门及全体员工。

其次章职责

第三条：集团行政人事中心负责对各部门提出的办公设施和办公用

品的选购支配分类、送审、购买及登记、管理。

第四条：集团总经理负责对办公设施选购置和报废的审批。

第五条：集团各部门主动协作行政人事中心做好办公用品的月支

配、管理及领用、维护工作。

第三章办公用品分类

第六条：本制度所称办公用品分为消耗品、易耗品、管理办公用品

及实物资产四种。

1、消耗品（价值50元以下）：其中包括部门所需品和个人所需品。

1.1、部门所需品：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨水、胶水、

订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。

1.2,个人所需品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、

双面胶、回形针、信笺纸等。

2、易耗品（价值50-300元以下）：碳粉、墨盒、填加墨水、硒鼓、

复印纸、、传真纸、专用印章、剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、

打孔机、名片、名片册、高级笔记本、拍纸簿（大）、计算器、电话等。

3、管理办公用品（价值300-500元以下）：各类办公设施、各类行政

支出、各类办公用具等或运用年限1年以下的物品。

4、实物资产（价值500元以上）：打印机、复印机、传真机、电脑、

空调、投影仪等或运用年限1年以上的物品。

第四章物资选购

第七条：各部门每月28日依据各自运用物品状况填写《物品选

购申请单》（附件一），部门负责人审核，交行政人事中心负责人审核,

经总经理审批后，交行政人事中心统一选购，并于次月3日发放至各

部门。其他时间只发放易耗品、消耗品，实物资产和管理办公物品不予

发放（如遇办公设施故障等特殊缘由可另行处理）。

第八条：集团行政人事中心收到各部门月度办公用品支配后，

进行项目分类并编制选购清单，各部门所申请物资在选购完毕

后，登入《部门选购费用统计表》（附件二）内。

第九条：集团物资的选购，原则上由行政人事中心统一购买,

属特殊物资经行政人事中心同意，可由申购部门自行购买。

第十条：物资选购由行政人事中心指定专人负责，并实行以

下方式：

1、定时.：每月月初进行物品选购。

2、定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

3、特殊物品：如电脑、打印机等由行政人事中心负责筛选、申

报、购买，择优选用。

第十一条：各类办公用品进集团时，由集团行政人事中心物资

管理员进行核对、验收、保管及发放；办公设施进集团时•，由集团行政

人事中心组织财务部及运用部门进行验收、登帐、编号及保管。

第十二条：1.办公设施在运用过程中出现故障时，应刚好通

知集团行政人事中心组织修理。

2.因办公设施不能满足工作须要或因损坏而不能修复时(修理

费高于购买费的50%),依据财产的分类办理报废手续。

第五章物资领用管理

第十三条：集团依据物资分类，进行不同的领用方式：

1.消耗品、易耗品：干脆向行政人事中心物品管理员申请领用。

2.管理办公品：由行政人事中心负责人签字，在行政人事中

心管理员处领用，管理员应做好备案工作。

3.实物资产：总经理签字审批后，由行政人事中心负责人进行

发放工作。

4.办公用品领用细则

(1)行政人事中心在集团每位员工入职时为其一次性供应符合

规定的全月办公用品，并设立《个人办公物品领用台帐卡》(附件三)，

此台卡由行政人事中心统一保管，供人事异动之用；

(2)个人先向部门负责人申请，由行政人事中心发放登记；

(3)各项办公物用品的发放数量有确定的基准，且因工作性质、

职别的不同因人而异运用人可依据个人自身需求领用，大体以正常合理

运用量为限量标准；

(4)发放办公物品时，行政人事中心应照实填写《物资出库登

记表》(附件四)，经用人签字确认后统一留备；

(5)办公物用品的领用分个人运用和部门运用两种，凡部门运

用的办公物用品，各部门负责人应指定特地人领用并保管；

(6)做好每次办公物用品的库存帐。

5.修理及各部门需领用工具等自用设施时，需填写《物资出库

登记表》，在行政人事中心物品保管员签字领用。

第十四条：办公用品领用原则

1.消耗品的领用遵循适度的原则，按工作的状况来确定，不行

领用与本工作无关的用品。

2.打印纸的运用以节约为原则，除正式文件及合同外，其他打

印文件尽量运用废纸打印，如运用新纸张应接受双面打印。

3.办公用品严禁带回家私用。

4.新进人员到职时由部门负责人通知部门内的物品管理员发

放消耗品和易耗品，如有须要可向行政人事中心申请管理用品及实物物

资；人员离职时，必需向行政人事中心办理办公物品归还手续，未经行

政人事中心认可的，不得为其办理离职手续。

5.行政人事中心有权限制每位员工的办公物品领用总支出。

第六章集团物资借用

第十五条：凡因工作须要借用集团办公器材的须先由部门负责

人审核后，在行政人事中心物品保管人员处签字领用。

第十六条：借用物资超时未还的，行政人事中心有责任督促归

还。

第十七条：借用物资发生人为损坏或遗失的，视详细状况照价

或折价赔偿。

第十八条：集团物资不外借给员工私人运用。

第八章行政物资入库条件、流程、要求

经行政人事中心、申请部门等检验合格的选购物资可以办理物资

入库手续。

第十九条行政物资入库流程

1、选购员将选购来的行政物资交给物资管理员管理；

2、物资管理人员再次清点《购销合同》和《物品选购申请

单》上所列各项指标，比照质量和数量；

3、清点无误后依据入库物品、时间、型号等填写《物资入库登

记表》（附件五）同时备份存档。

其次十条行政物资入库要求

1、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见入库单不见

实物的现象；

2、入库时，行政人事中心物资管理员必需查点物资的数量、规

格型号、合格证件等项目，如发觉物资数量、质量不合格时，不得办理

入库手续；

3、人员离职时，由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入

库，如物资回收时因保管、运用不当或有意损坏造成损失，由运用者酌

情赔偿。

第九章行政物资报修

其次十一条行政物资的报修条件

以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政人事中心联系修理，

其中属个人物资由个人提出报修申请，部门物资由该部门负责人申请。

1、价值为300元以上的管理办公用品或固定资产；

2、物资在正常工作当中由于自然磨损等缘由造成非人为损坏。

其次十二条行政物资报修流程

1、由物资运用者向行政人事中心提出修理申请，并填写《行

政物资报修申请单》，依据物资选购相应审批标准由相关负责人审核、

审定；

3、行政人事中心物资管理员凭审定通过的《物资修理、报废

申请单》联系修理单位修理，并将申请单存档；

4、修理完毕后由管理员归还运用人员，并做修理记录，物资

运用者在记录单上签字；

5、修理时如需更换零部件需报修人员依据物资选购流程

和物资领用流程办理相关手续。

其次十三条行政物资报修要求

1、由于运用不当等个人缘由造成物资损坏的，也可报行政人

事中心修理，但产生费用须个人担当；

2、把个人办公物资借给他人而造成损坏的，修理费用由借出

者个人担当；

3、行政人事中心作修理记录时必需将《物资修理、报废申请

单》附在修理簿上存档，以便集团日后的物资清查管理。

第十章行政物资报废

其次十四条行政物资报废条件

以下两种条件同时满足可办理行政物资报废：

1、被划分为集团固定资产的行政物资；

2、运用期满并丢失运用效能或由于各种缘由造成损坏且无法

修理或无修理价值。

其次十五条行政物资报废流程

1、物资损坏部门负责人向行政人事中心提出物资报废要求；

2、由行政人事中心物资管理员填写《物资修理、报废申请单》,

详细填写部门、缘由、品名、数量、处理看法等资料；

3、物资管理员将申请表交至行政人事中心负责人处组织相关

人员进行初审，并提出报废初审看法，经总经理审核，方可作报废处理;

4、行政人事中心物资管理人员依据《物资修理、报废申请单》

所列名目，向部门收回报废物资；

5、对有回收价值的报废物资，应协同运保部和财务部对其进

行贩卖出售，所得款项由财务部做入账登记。

6、行政人事中心物资管理员凭《物资修理、报废申请单》到

财务处销账，做到帐、物同时注销。

其次十六条行政物资报废要求

1、为保证物资经常处于良好状态和账实相符，除因无法妥当

存放的物资专项报废外，物资报废每年年终进行一次；

2、固定资产报废必需由部门负责人、专业人员、行政人事中

心负责人、运保部负责人等相关人员会同鉴定，依据物资报废流程严格

执行；

3、因个人或部门保管、保养不善造成的物资报废，应由个人

或部门负责人写出详细报告并依据损失程度担当经济赔偿；

4、报废物资一经批准报废，必需将实物交回行政人事中心处

理，不得随意丢弃；

5、凡有修旧利废价值的，应充分实现其再利用价值，进行物

资修理工作，不得随意做报废处理。

第十一章行政物资清查

其次十七条行政物资清查条件

集团应对价值50元以上的行政物资做定期清查核算。

其次十八条行政物资清查流程

1、在行政物资清查工作起先之前，由行政人事中心负责人布

置清查工作，确定清查范围、时间和应达到的要求；

2、行政人事中心相关人员从台帐上将全部符合清查条件的行

政物资与实际物资进行核对，并跟据《个人办公物用品领用台帐卡》、《物

资出库登记表》做详细校对，同时物资管理人员应停止行政物资的收发

活动，将物资分类摆放有序，严禁实物流淌；

3、物资清查中发觉帐实不符，应刚好查明缘由，以书面形式

给出相应处理看法（如盘亏的从账面销除，盘盈的估价入账等），并依

据价格依据物资选购报批标准上报行政人事中心负责人审核，总经理

审定;

4、由行政人事中心负责人、总经理确定差异处理确定和对相

关责任人的处置确定。

其次十九条行政物资清查要求

1、行政人事中心负责人每季末进行行政物资清查，每年年末

会同运保部、财务部等部门进行年度盘点，并将工作记录装订成册保管

存档；

2、清查过程中要支配专人负责清点、专人负责记录、专人负

责监督。清查过程中，除了要保证清点数量精确外，还要关注各类行政

物资的价值有无减损、有无超储积压、奢侈等现象；

3、清查过程中如有固定资产需作报废处理的，必需按审批程

序经相关领导审核批准后才可处理，否则一律不准自行调整；

4、清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题（如超期、老化、

变质或损坏等），应刚好用书面的形式向相关领导汇报，如因台帐管理

人员等由于疏忽等自身缘由造成集团固定资产帐实严峻不符，须视详细

状况赐予经济惩处。

第十一章附则

第三十条：本制度由行政人事中心负责说明、修改，由集团颁

布生效。

第三十一条：本规章自批准之日起实施。

二零一三年九月九日

附件一：《物品选购申请单》

附件二：《部门选购费用统计表》

附件三：《个人办公物用品领用台帐卡》

附件四：《物资出库登记表》

附件五：《物资入库登记表》

附件六：《物资修理、报废申请单》

附件一：物品选购申请单

□办公用品□副资材申请人部门负责人

□月度选购物品

11临时选购用品

希望纳期：临时选购缘由：

序物品名称型号数量单价小计结算采购联系备注

号方式地点方式

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计金额

部门负责人行政人事中心审

审批及看法：批及看法：

财务部审总经理审

批及看法：批及看法：

附件二：《部门选购费用统计表》

部门：年月日

序号日期物品名称数量选购入库员金额备注

员

总计

附件三：《个人办公物用品领用台帐卡》

姓名部门职级

品名规格单位数量领用日期备注

领用人签字：物资管理员签字：

部门负责人签字：行政中心负责人签字：

附件四：物资出库登记表

一

序

号物品名称规格数量申请人发放人出库时间备注

.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

附件五：物资入库登记表

一

序

号物品名称