大型会议论坛管理制度

大型会议论坛管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本管理制度旨在规范大型会议论坛的组织、召开及管理流程，确保会议高效、有序进行，提高会议质量与成果。本制度依据相关法律法规及公司规章制度制定。

第二条适用范围

本制度适用于公司举办的大型会议论坛，包括但不限于以下类型：

1.公司级会议论坛；

2.行业交流会议论坛；

3.学术研讨会议论坛；

4.政企合作会议论坛。

第三条基本原则

1.统一领导、分工负责；

2.高效务实、注重成果；

3.公开透明、广泛参与；

4.严格遵守会议纪律，确保会议安全。

第四条会议分类

根据会议性质和规模，将大型会议论坛分为以下类别：

1.甲类会议：参会人数在1000人以上，具有较高影响力的会议；

2.乙类会议：参会人数在500-1000人，具有一定影响力的会议；

3.丙类会议：参会人数在100-500人，以公司内部或特定群体为主的会议。

第五条组织架构

大型会议论坛设立以下组织架构：

1.会议筹备组：负责会议的筹备、组织和实施；

2.会议秘书处：负责会议的协调、服务和保障；

3.专项工作组：根据会议主题和需求，负责相关工作的开展；

4.新闻宣传组：负责会议的宣传、报道和舆论引导。

第六条会议纪律

1.严格遵守国家法律法规，维护社会秩序；

2.遵守会议时间，准时参会，不迟到、早退；

3.尊重其他参会人员，文明参会，不喧哗、不打断他人发言；

4.保守会议秘密，不泄露会议内容和参会人员信息；

5.服从会议安排，配合会议工作人员开展工作。

第七条责任追究

对违反本管理制度的行为，将依据公司规章制度和相关法律法规，对责任人进行严肃处理。

第八条制度修订

本管理制度根据公司发展需要和会议管理实际，适时进行修订。修订后的管理制度自发布之日起生效。

第九条附则

本管理制度的解释权归公司所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

第十条会议筹备

1.确定会议主题：根据公司战略发展目标和业务需求，明确会议主题，突出会议亮点。

2.制定会议方案：包括会议目标、规模、时间、地点、预算等，报公司领导审批。

3.筹备组成员分工：明确各筹备组成员职责，确保筹备工作顺利进行。

4.邀请参会嘉宾：根据会议主题和需求，邀请相关领域的专家、学者、企业家等参会。

5.场地布置与设施检查：确保会议场地、设施符合会议需求，提前进行调试和检查。

第十一条会议通知与报名

1.发布会议通知：通过公司内部平台、官方网站、社交媒体等渠道发布会议通知。

2.报名方式：提供在线报名、电话报名等多种报名方式，方便参会人员报名。

3.报名审核：对参会人员资格进行审核，确保参会人员符合会议要求。

4.发放参会材料：在会前向参会人员发放会议日程、参会指南等材料。

第十二条会议报到与签到

1.报到流程：参会人员到达会场后，按照指引完成报到手续。

2.签到方式：采用电子签到、纸质签到等方式，确保签到信息准确无误。

3.参会证件：为参会人员制作并发放参会证件，作为进出会场的凭证。

第十三条会议议程安排

1.开幕式：会议主持人介绍参会嘉宾，公司领导致辞，宣布会议开幕。

2.主题演讲：邀请专家、学者、企业家等进行主题演讲，分享经验与见解。

3.分会场讨论：设置多个分会场，围绕会议主题展开深入讨论。

4.圆桌论坛：组织参会嘉宾就热点问题进行圆桌讨论，激发思想碰撞。

5.闭幕式：总结会议成果，对优秀发言和贡献者进行表彰。

第十四条会议服务与保障

1.会务服务：提供参会人员接待、引导、咨询等服务。

2.餐饮安排：为参会人员提供茶歇、工作餐等，确保饮食安全。

3.交通保障：协调会场周边交通，为参会人员提供便捷的交通服务。

4.安全保卫：加强会场安全保卫工作，确保会议顺利进行。

第十五条会议总结与反馈

1.收集反馈意见：在会议结束后，向参会人员收集对会议的意见和建议。

2.会议总结报告：整理会议成果，形成会议总结报告，报公司领导。

3.改进措施：根据反馈意见和总结报告，对会议流程和内容进行改进。

第十六条会议资料归档

1.归档范围：将会议通知、参会名单、会议议程、演讲稿、会议总结等资料进行归档。

2.归档方式：采用电子档案和纸质档案相结合的方式，便于查阅和保存。

3.保密要求：对涉及敏感信息的会议资料，严格按照公司保密规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十七条会议纪要的编写

1.纪要内容：会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、讨论结果、决策事项等。

2.纪要格式：采用规范格式，条理清晰，文字简练，便于阅读理解。

3.纪要审核：会议纪要完成后，需由会议主持人或指定负责人进行审核，确保内容准确无误。

4.发放范围：根据会议内容和需要，确定会议纪要的发放范围，确保相关人员及时获取信息。

第十八条会议决策的分解与落实

1.决策分解：将会议决策事项分解为具体的行动计划，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.跟踪机制：建立会议决策跟踪机制，对决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.落实情况反馈：责任部门定期向会议秘书处报告决策事项的落实进度和结果。

4.问题协调：对于落实过程中出现的问题，及时协调相关部门和人员予以解决。

第十九条会议纪要的执行监督

1.执行监督：会议秘书处负责对会议纪要的执行情况进行监督，确保决策落地。

2.监督报告：定期向公司领导层报告会议决策的执行情况，便于领导层了解工作进展。

3.考核评价：将会议决策的执行情况纳入相关部门和人员的考核评价体系，作为奖惩依据。

第二十条会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要按照规定进行归档，便于后续查阅和历史记录保留。

2.查阅权限：设置会议纪要的查阅权限，确保信息安全，防止泄露。

3.在线查阅：提供在线查阅平台，方便相关人员随时查阅会议纪要。

4.纸质版保存：对于重要会议纪要，同时保存纸质版，以备不时之需。

第二十一条会议纪要的更新与修订

1.更新机制：根据决策事项的执行情况，及时更新会议纪要，反映最新进展。

2.修订程序：对于需要修订的会议纪要，按照规定程序进行审批和修订。

3.修订记录：记录会议纪要的修订情况，包括修订时间、修订内容和修订人。

第二十二条会议纪要的利用与分享

1.经验总结：通过会议纪要总结会议中的成功经验和教训，为今后工作提供参考。

2.知识分享：将会议纪要中的有价值信息进行分享，促进团队知识积累和共享。

3.培训资料：将会议纪要作为培训资料，帮助新员工快速了解公司战略和业务动态。

第四章会议室管理规定

第二十三条会议室预订

1.预订原则：会议室预订遵循“先到先得”的原则，特殊情况可由会议秘书处协调安排。

2.预订流程：通过会议室预订系统进行在线预订，填写会议主题、时间、参会人数等信息。

3.预订确认：预订成功后，系统自动发送预订确认信息至预订人，同时会议秘书处进行人工确认。

4.变更与取消：如需变更或取消预订，应提前通知会议秘书处，以免造成资源浪费。

第二十四条会议室配置与维护

1.基础设施：会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、话筒、白板等。

2.网络保障：确保会议室网络畅通，满足视频会议和在线直播等需求。

3.维护保养：定期对会议室设施进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。

4.环境卫生：保持会议室整洁卫生，提供舒适良好的会议环境。

第二十五条会议室使用规范

1.使用原则：会议室使用应遵循高效、节约、环保的原则。

2.使用时间：严格按照预订时间使用会议室，不提前占用或延迟退场。

3.会议纪律：遵守会议纪律，不在会议室内吸烟、进食，保持安静，不随意走动。

4.设备使用：正确使用会议室设备，如有损坏，需及时报告并承担相应责任。

第二十六条会议室安全管理

1.安全检查：会议前对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

2.人员准入：凭证入场，严禁无关人员进入会议室。

3.保密要求：对于涉及保密内容的会议，应采取相应保密措施，防止信息泄露。

4.突发事件处理：制定会议室突发事件应急预案，确保遇到突发情况时能够迅速应对。

第二十七条会议室费用管理

1.费用标准：根据会议室类型和参会人数，制定相应的费用标准。

2.费用报销：按照公司规定，对会议室使用费用进行报销审批。

3.预算控制：合理安排会议室预算，避免浪费，提高资源利用率。

第二十八条会议室服务评价

1.评价机制：建立会议室服务评价机制，收集使用者的意见和建议。

2.改进措施：根据评价结果，及时调整会议室管理策略，提升服务水平。

3.表扬与惩罚：对提供优质服务的团队和个人给予表扬，对服务不到位的进行惩罚。

第五章附则

第二十九条适用范围补充