浅谈科研档案的知识组织与服务

浅谈科研档案的知识组织与服务摘要：本文以高校档案管理工作为对象，提出知识经济背景下高校科研档案管理的新思路。通过优化档案管理方式和方法，最大限度开发科研档案的资源利用价值，使其为教育、科研活动的开展提供更有力支撑，同时能够通过合理的资源共享，拓展服务范围。关键词：知识经济；档案管理；高校科研档案；资源共享；科研档案高校科研档案工作应该重视和接受信息化背景下知识经济管理理念，转变传统的被动接受型和资源依赖型管理模式，提升科研档案管理的信息化和知识化水平，推动知识经济的发展。1知识经济环境下高校科研档案管理的新要求1.1规范化。科研档案是高校档案管理的重要模块，知识经济时代的科研档案价值维度更加多元、价值含量逐渐提升，与高校其他档案资源的管理之间存在一定差异的同时，又有很强的关联关系。因此在对科研档案管理方式方法做创新优化时，要始终保持档案管理的规范性和统一性，即提高档案管理整体工作的规范程度，将科研档案与其他档案资料的管理相互协同，做到整体规范、有所侧重。1.2全面化。科研档案的资料完整、全面是对科研档案管理的基本要求。在科研档案收集、归档过程中，必须对档案类型、数量、成分等做出精确规划和明确要求，并以此作为归档依据，分门别类进行科研档案管理，避免出现人为疏忽、遗漏等问题，为档案资料后期使用提供便利。[1]对此，科研档案管理需要确保全面性与系统性，做到管理范围明确、管理内容系统完整。1.3信息化。高校档案管理现代化最早体现在档案管理的数字化上，并从数字化档案管理逐渐向信息化档案管理过渡。知识时代科学研究工作的频繁开展使得科研档案更新、积累速度进一步加快，档案管理体量日渐庞大、档案类型逐渐复杂，此时必须合理借助数字化、信息化手段，使得科研档案管理工作能够高效、便捷地开展。此外，知识经济时代的一大特征为知识资源共享，在传统档案管理阶段，档案资料多以纸质文件的形式存在，在转移、翻阅过程中必然会导致档案受到不同程度的破坏，影响档案存储寿命，因此档案资源的共享程度非常低。而随着档案管理信息化建设条件的完善，将科研档案转化为数字资料的形式进行存储，不但可解决使用过程中易引发原始资料遭破坏的问题，还可延长档案保存周期，实现原始档案与数字档案的同步保存。1.4资源化。科研档案资源化开发以档案管理规范化、全面化和现代化为基础，是高校科研档案管理顺应知识经济时代社会发展特点的必然选择。科研档案管理的最终目的是通过数字化、数据化和知识化的管理方式，实现科研档案的资源化共享，充分发挥档案参考作用，实现档案的知识价值，推动科学创新发展，最终转化为科研成果。科研档案的资源化共享对于高校自身来说是一种共赢，通过科研档案在各个高校以及高校与社会间的有效流转，使得固有的档案资料能够参与到社会科技再生产当中，创造更高的科研价值。[2]2知识经济环境下高校科研档案管理的新路径2.1完善科研档案管理模式。高校科研档案管理工作应当在统一领导、集中保管的模式下，结合高校科研工作实际开展科研档案分级管理工作。通常情况下，科研档案应当由高校科研部门和档案管理部门共同对科研课题或项目进行分级，根据科研项目重要程度、学术意义、技术水平、获奖情况等进行科研项目等级划分。[3]如国内某高校执行科研档案分级管理方案，根据各项科研档案资料的类别、内容、使用价值、重要程度，将科研档案划分为三个类别。其中：一类档案为核心档案，非公共部门及其他必要性需求不对外共享；二类档案为重要档案，由校内档案管理人员或档案提供者，对档案中的信息要点做筛选、编辑和重组，形成可被共享的科研项目期刊文献、项目报告等形式，面向学校师生、合作企业及其他社会公共单位开放；三类档案为非重要档案，依照学校科研档案管理规程，按流程提交申请、签订保密协议后，可向社会各类科研活动、学术研究活动以及一般用户提供档案服务。科研档案的分级管理模式明确了各类科研档案的工作重点，提高科研档案管理效率的同时，有利于提高科研档案的开放共享率。2.2强化科研档案归档管理2.2.1规范档案收集流程。第一，加强科研档案的前端控制，实现科研档案管理工作与科研管理活动的紧密结合。科研档案的收集工作应当由档案部门对科研项目归档情况进行统一指导和监督，将收集归档工作纳入科研管理部门的科研管理流程，共同收集各类在科研活动过程中自然形成的、具有保存价值的材料。第二，完善科研档案收集制度及流程，对档案管理全面性进行约束。例如，要求各类科研项目结题后，必须第一时间向档案管理部门报备并提交有关的档案材料，做好归档准备，并将归档申请作为高校科研项目评估的一项指标，以敦促项目参与师生积极配合科研档案收集工作。第三，加强科研档案管理宣传，向科研人员普及档案管理知识以及知识产权保护知识，使其熟悉科研项目结项后的档案归档流程和要求，尽快将全面、真实的项目材料上交。最后，科研项目在结题之前，必须先向档案管理部门报备、提交归档申请，由档案管理部门审批通过后，才可开展项目结题活动，进入到科研经费报销、项目评价评优等后续环节。2.2.2扩大档案归档范围。随着“大档案观”兴起，全方位信息资源整合建设的理念与目标成为未来档案事业发展的新方向。知识经济时代，任何与科研项目有关的资料都可能成为后续开展科学研究工作的宝贵资源。因此为最大化科研档案的资源价值，有必要合理扩大档案归档的范围，将具备保存价值的隐性档案资源纳入收集范围，由分散管理的传统模式转为集中管理模式，实现资源的集中统一管理。[4]在一些发达国家的高校档案管理中，科研档案、教学档案以及有关专家、教授的个人档案都被纳入到归档范围内，该方法也非常值得我国高校档案管理工作学习。[5]例如，制定本校的档案归档政策，鼓励即将退休的教授、离校学生及其他科研人员，自主、自愿地将个人所积累的科研资料，包括项目记录、论文、项目报告等捐赠给学校档案馆，使得之后的学者和学生有机会享受前辈们提供的宝贵科研资料。档案归档范围的扩大并不意味着档案资料的大范围归档，相反，归档范围扩大必须要与科研档案资料质量的严格把控同步进行，确保所获取的科研档案“全”而“精”，以合理缩减科研档案体量，确保高校档案馆所保存的档案资料具备较高的使用和珍藏价值。与此同时，加强档案资料安全管理，尤其在各类信息化技术不断向档案管理融合的局面下，档案的保密性更为关键。2.3科研档案的信息化建设。现阶段，国内各高校档案数字化建设已取得一定成果，档案资料的数字化程度逐渐提高。档案资料数字化、档案管理信息化使得以往科研档案管理中重复、低效的工作可借助信息技术高效完成。依托功能强大的档案数据库，可实现科研档案的精细化管理，确保档案资料的安全性，使得更多用户能够顺利使用科研档案资源。高校在推进科研档案信息化建设时应重点关注以下问题：第一，结合本校实际资源配置情况，循序渐进完成科研档案的数字化过渡，对于有条件的学校，应尽快完善各类信息化管理软硬件设施。第二，结合档案管理人员具体职级和工作内容，设定相应的管理权限，保证档案资料安全的同时，有效规避人员系统操作中的失误问题。最后，设置完善的档案管理信息化建设体系，明确本校档案信息化的标准、要求、进度安排等，确保科研档案资料按规定入库保存。2.4构建科研档案服务平台。高校科研档案的信息化能够有效提升档案服务的深度和广度。高校在档案数字化建设的基础上，需要整合内外部资源，通过服务平台将本校科研档案资源活化，使其能够辅助新科研项目的顺利开展，开发科研档案在知识经济时代的经济价值。[6]高校科研档案服务平台的构建可从以校园网为平台。以校园网作为科研档案服务的基础平台能够保证档案服务过程的权威性，无需建设新的服务平台，可帮助学校节约服务成本，依照档案类别及重要程度，将可共享资源集成至校园网，供高校师生及其他合作单位人员使用。在利用校园网提供科研档案服务时，首先是要保证提供档案资料的完整和丰富，能够被目前科研领域发展所需要；其次是要充分考虑不同用户群体对档案服务的不同需求，为其提供差异化的服务功能。最后是要以新媒体为平台。基于新媒体平台提供科研档案服务，优势在于可同时对高校科研档案