项目文件编码及文档管理手册

中粮置业投资有限公司

项目文件编码及文档管理手册

（试行版）

（第二版/2010-3-04）

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批准

授权中粮置业投资有限公司

目录

1.引言

2.文件归档

2.1电子文件归档

2.2书面文件归档

3.文件编码系统

3.1文件编号（编码）系统

3.2项目参与单位编号（编码）表

4.文件收发程序

4.I地址和邮件

4.2来件受理过程

4.3发函过程

4.4承包商文件提交

5.图纸管理

5.1图纸分类

5.2图纸接收

5.3图纸发放

5.4旧图存档

6.借阅管理

7.标准格式和表格

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附录1预算合约部文件归档系统结构图

附录2招标阶段文件存档目录

附录3经济文件存档内容

附录4项目文件编号（编码）表

附录5项目参与单位编号（编码）表

附录6文件收进流程

附录7文件发放流程

1.引言

1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调

阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。

1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。

1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关

范本及其使用程序。

1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。

2.文件归档程序

2.1电子文件归档

全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所

有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约

部将所有相关数据单独备份。专预算合约部主产件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹,例如：

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每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。

一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改口期。备案的正式招标文件、合同等重要文件

的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。

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2.2书面文件归档

书面文件的归档原则：

2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到

排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。

与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照

对应的合同集中归档。

2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制,

并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。

2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。收文统一按照发文单位

进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公

司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。

2.2.5发文：发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工

程师或合约工程师在文件上注明存档形式；

2.2.6收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。

2.2.7其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。

下面是预算合约部文件归档系统目录。

1.合同

1.1设计类

1.2咨询类

1.3工程类

合同

设计变更

工程洽商

现场签证

图纸会审

经济审批文件

设计变更

1.2工程洽商

现场签证

工程款支付

主材调价文件

材料、设备审批单

材料设备品牌变更审批单

合同

1.4采购类

L5前期类

2.会议纪要

2.1咨询例会

2.2监理会议纪要

2.3其他例会

3.其他

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3.1询价文件

3.2内部传阅文件

3.3招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣

工验收后统一移交。）

O

2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。

2.3书面文件检索

项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅

文件索引。

3.文件编码系统

3.1缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。

3.2文件编号（编码）系统

3.2.1文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。

部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：YSPS-094）01

“YS”为文件发出单位缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流

水代码、由0~999的数字按顺序编排。

询价文件需要单独编码，编码方式为：X-QS-09-001

“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩

写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。

其他文件编码详见附录4

3.3项目参与单位编号（编码）

详见附录5

4.文件收发程序

任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则预算合约部有

权要求其修改后重新提交。

4.1地址和邮件

预算合约项目办公室地址

预算合约项目办公室传真号

4.2来件受理过程

“执行”、“传阅”或“抄送”。通常，来件由一人负责跟进，需要时其余人员负责协办。负

责跟进的人进行以下操作：

（a）将该文件复印并立即发给指定执行人签收；

（b）将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。

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4.3发函过程

4.3.1发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系单》，打印后

在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件

存入项目电子版文件夹中。资料员在对方签收后将文件副件归档，井进行发文电子目录登记。

-4承包商文件提交

5.图纸管理

5.1图纸接收

O

5.2图纸发放

指定单位签字接收后方可取走。

5.3IH图存档

6.借阅管理

外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅单》，

经部门领导签字同意，借阅人签字借出。借阅人应妥善保管借阅文件，不得涂改、撕毁，并应按时

归还。

7.标准格式和表格

7.1工作联系单

7.2内部传阅单

7.3公司文件传阅表

7.4借阅登记簿

7.5发文登记簿

7.6收文登记簿

7.7资料销毁记录

7.8档案标签

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附录1预算合约部文件归档系统结构图

［文件U1档系统）

1咨询乐合1可工程.美合同米啕卖合同）（制朝烝合同）I其他羹合同］〔

世安设计监理合同-［1.总承包合同］

林装性设法造价咨询合同］1.1招标文件

园林景观设计■（招标代理靖同）

格墙设计其他咨询合同］

市改及附

mm：.

其他设计合同

卜精装住工程］

卜市政工程］

■（园林生观］

-［其他工程合用］

预算合约部文件归档系统结构图

说明：收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。

发文：按发文编号顺序存档。

业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）。

顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。

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附录2招标阶段文件存档内容

招标阶段文件存档目录

阶段序号文件名称

1工程招标图纸及技术说明（工程部发函）

2资格预审文件初步定版（内部文件传阅表）

资格预审3资格预审文件初步定版（外部文件传阅表）

资格预审文件招标工作小组决议:附:文件传阅表（资

4

格预审文件）；资格预审文件编制说明）

5招标文件初步定版（内部文件传阅表）

6招标文件初步定版（外部文件传阅表）

招标文件及资审结果招标工作小组决议（附:招标报名

7

招投标阶段情况；资格预审评审报告；文件传阅表（招标文件）；

8招标文件及资审结果招标领导小组决议

9备案招标文件1正1副（求实提供,有备案号）

10答疑文件和招标文件补充文件1壬1副（有备案号）

11中标人招标工作小组决议（附:招标投标情况报告）

定标阶段

12中标人招标领导小组决议

13项目公司内部请示.报告

合同签署阶段14合同文件内部流转会签单

15项目公司合同会签表

16预付款保函

17支付保函

保函18履约保函

19保修保函

20调试保函

21承诺函（对外存档）、补充协议

其他

22授权委托书

一招标公告阶段

1招标公告表

2招标公告发布单

3招标人委托登记表

4招标方式登记表

5招标公示网页打印页

二资格预审阶段

招标代理机构提供资料

6资格预审文件

7资格预审文件备案表

8资格预审评审专家登记表

9资格预审评审报告

10资格预审情况书面报告

11招标资格预审结果登记表

一招标阶段

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12招标文件

13标底（如果有）

14招标文件备案表

15北京市建设工程评标专家抽取申请表

16评标专家抽取通知单

17工程专家名单

18评标报告

19中标公示网页打印页

20中标通知书

21招标答疑（如果有）

四其他文件

投标资料（除中标人的资料外，其他投标人所有的资

22

审文件和投标文件在项目竣工验收后统一移交）

23业主发放的所有图纸归还业主

对内存档承诺函

附录3经济文件存档内容

经济文件存档内容

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1.合同变更报价文件2.材料设备认价文件

一

序序

a内容号内容

1经济文件审批表1经济文件审批表

2变更工程报价汇总表及变更工程报价清单2材料/设备价格审批单

业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效

3组价明细3

确认文件

4变更指令

,业主工程部/设计单位及工程监理签署的

有效文件

6用于计量的有效图纸

7获批准的材料价格审批单（如果有）

8其他相关文件

3.工程款申请支付文件4.工程款付款审批文件

序序

a内容a内容

1经济文件审批表1合同付款审批表

2工程款支付申请表2资金请款单

3工程形象进度表3经济文件审批表（已签批的）

4工程款支付评估报告（造价咨询公司出具）4合同中关于付款条款复印件

,工程进度款报审表（采购货物的供应商不,其它资料（如有，预付款保函、置业内部请

适用）示等）

6工程部确认函（如有）

7监理审核意见

5.材料品牌变更审批文件6.材料价格调差审批文件

序序

a内容a内容

1经济文件审批表1经济文件审批表

分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定

2材料、设备品牌变更审批单2

调整价格的材料价格调整明细表

经监理、设计单位或业主工程部签署的有

33工程形象进度表

效确认文件

4其他合法有效的证明文件

7.材料/设备审批文件

序

内容内容

号

1材料、设备审批单

经监理、设计单位或业主工程部签署的有

效确认文件

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附录4项目文件编号（编码）表

合同类别代号合同编号付款编号发文编号

设计类SJH-S-001S-001-01YS-MCC-09-001

咨询类ZJH-Z-001Z-001-01YS-QS-09-001

工程类