XX学校财务管理制度

XX学校财务管理制度（2024年9月修订）为加强XX小学财务管理，规范财务审批，节约经费开支，防止国有资产流失，提高资金使用效益，保障学校工作正常运转，根据有关规定，结合学校实际，特制定本制度。第一章财务报销管理规定为了规范我校财务行为，加强财务管理，提高资金的使用效率，促进学校教育事业的健康发展，根据《事业单位财务规则》及《中小学财务制度》，结合我校实际情况，特制定本规定。一、财务报销票据原始凭证的要求原始单据（发票）的一般要求。1.报销凭证必须是正式发票或财政局及税务部门印发的统一收据，填写时一律用炭素笔，圆珠笔或铅笔填写无效。2.发票内容要齐全：单位名称、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符。票据一经涂改即无效。3.印章要齐全：报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；事业收据必须有省或市级财政部门统一印制的财政票据监制章并加盖财务专用章。发票或收据须在税务机关规定的使用有效期内（必须是本年度或前一年度印制的）。4.发票须为机制发票（发生金额较小的，经总务处同意，可以提供有效期内的定额发票），发票上须注明品名、单价、数量，种类较多的需提供购物清单（盖售货单位公章）且商品符合财务报销范围。5.报销凭证严重破损导致内容不全、不清的，财务人员不得给予报销。二、财务报销手续及要求（一）财务报销审批权限学校实行“一支笔”审批制度，学校所有的财务支出都必须经校长审批后，方可到总务处办理结算。（二）财务报销基本手续及要求1.凡到总务处报销的票据，需按照经手人、会计、处室负责人、分管副校长、执行校长的顺序进行签字后，方可报销。2.报销时必须携带报帐所需的全部凭证，（包括：需要报销的有关发票、收据）；物资采购一律由学校统一执行；符合固定资产的还须有固定资产入库单，外出参加会议的还须有会议通知、QQ、微信截图等。3.各种凭证、单据一律要求用碳素笔填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用0补齐。4.对于发票、收据手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象，人民币大小写不正确、不相符，不按规定粘贴、不按规定填写报帐凭证的，财务人员有权拒绝报帐。（三）具体业务报销手续及要求1.外聘教师讲座费，劳务费，保洁费等临时工劳务工资，需签订用工协议（合同），由出纳填制领款单据，经会计审查，处室负责人签字、分管副校长批准，执行校长签字同意后进行报销。2.绩效考核奖、奖励性绩效工资等奖励性资金根据相关发放方案，由总务处进行核算、造表，经分管副校长审核，执行校长签字后由总务处负责发放，并由领款人签字。3.因学校教育教学工作需要，购置各类教学仪器或专用材料，先由办公室、教务处、总务处、幼教办按照职责分工填写《物资采购申请单》，相应分管副校长签字，报执行校长批准后，由学校物资采购工作小组实施（小组成员名单附后）。所有购置物品，必须遵循先入库(经办人、保管人签字)，再签字报销、后办领用手续的程序。报销时，发票下面必须由经手人、处室负责人、分管副校长、执行校长签字后进行报销。4.差旅费的报销（1）教职员工的出差一律由学校安排批准，凭开会文件、通知（含QQ、微信截图），填写《出差审批单》。（2）严格执行《XX市市直机关差旅费管理办法》，严格按照费用标准进行报销。教职工出发前必须与总务处核实相关费用标准，超出标准部分不予报销。擅自违反规定超出标准的依规追究相关人员的责任。（3）严格执行《XX市市级预算单位公务卡管理暂行办法》，购买车票、机票，支出住宿费、培训费等必须用公务卡结算。机票必须通过网上采购。（4）出差人回校后一周内需到财务办理结算手续，用碳素笔填写《差旅费报销单》、《经费批准报销单》，数人一起出差使用一张差旅费报销单时，要将每个人的姓名都填上，内容、签名要齐全，将出差的车费报销单和住宿费发票按规定在粘贴单整齐粘贴好，并附出差通知和有关会议通知（包括QQ、微信通知截图）、费用支出凭证。（5）《差旅费报销单》、《经费批准报销单》先经会计认真核对签字，再由副校长复审，执行校长签字，最后报销。（6）校长在每月一结簿上签字。5.如上级主管部门有具体相关制度下发，以上级主管部门的制度为准。第二章XX小学物资采购管理规定为了规范采购行为，控制采购价格，提高采购效率，保证采购质量，根据《XX市级政府集中采购目录及限额标准》，特制定本物资采购管理规定。本规定所指物资采购是指属于单位自行采购范围内的采购行为以及办公用品、低值易耗品、低值教学用品的采购。一、领导工作机构1.设立物资采购领导小组，由校委会成员组成。物资采购领导小组是学校物资采购的领导机构，负责对物资采购的程序、采购物资的质量、价格等验收情况进行监督。2.成立物资采购工作小组，由分管副校长任组长，总务人员、购物申请部门负责人及教师代表组成。物资采购小组是全校物资采购的实施部门（物资种类较多、金额较大的需委托专业招标代理机构代为招投标）。3.成立物资验收工作小组。根据采购物品使用部门、种类、数量，成立由分管副校长、总务主任、资产总管理员、部门管理员、物资使用人（使用部门主要负责人）组成的验收小组。验收小组负责验收物资的种类、规格型号、数量、质量等。必要情况下可委托代理机构代为验收。二、严格执行当年《XX市级政府集中采购目录及限额标准》，严格在目录范围内实施。三、采购流程（一）采购预算及决策1.采购预算。采购物品必须严格执行预算，原则上不得采购预算外的物品，确因需要必须超出预算的，必须经校委会集体研究，报上级部门批准后实施。2.研究决策。单件物品超过1000元的物资采购项目，必须经校委会集体研究、报党支部同意后组织实施。（二）组织实施3.部门申请（专指低值易耗品采购）。教职工根据工作需要提出书面采购申请，填报采购申请单，按照下列职责权限提交申请。属于办公用品范畴的提交办公室；属于教学用品范畴的提交教务处；属于后勤保障范畴的提交总务处；幼儿园购买物品提交幼教办。提交购物申请时间：每月1-4号。需紧急采购的物品，需经分管副校长同意，随时提交申请。4.汇总申请（专指低值易耗品采购）。办公室主任、教务主任、总务主任、幼教办主任分别将汇总后的部门购物申请提交资产管理员，由资产管理员根据库存情况拟定采购计划，填制采购需求表。5.购物审批（含大宗物品及固定资产采购）。资产管理员将采购需求表报总务主任、分管副校长、执行校长依次签字。6.采购实施（含大宗物品及固定资产采购）。采购领导小组组长根据审批签字后的采购需求表，安排采购工作小组进入采购程序，进行市场调查、三方及以上比价、招投标等工作。采购行为必须至少两人全程参与。（三）物资验收入库7.资产验收。物资采购到位后，由资产验收小组对物品数量进行清点，对物品规格、质量进行验收。8.资产登记入库。资产管理员按照《固定资产管理制度》进行资产入库登记，应计入固定资产的，按照固定资产增加流程进行管理。9.低值易耗品发放。部门负责人（办公室、教务、总务、幼教办负责人）填写物品领用表，领回物品并负责物品领用、发放登记管理。四、采购原则及方式1.为保证采购方式合规，采购物资前需征询总务处主任的意见，符合自行采购方式的方可进行采购。2.采购物资本着公平、公正、公开的原则，施行“阳光采购”，必须本着秉公办事，维护学校利益，处处节约的原则，并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选购。3.自行采购物资要严格执行采购流程，手续合规。4.一次性采购量较大，市场上质价差异较大且涉及范围较广的物资采购应委托社会代理机构进行招标采购。5.采购人员应认真检查物资质量，力求价格合理、质量合格，如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负一定经济责任。五、采购物资单据报销物资采购单据应先由物资采购人员签好经手人和证明人后，由资产保管人员签字验收，再由总务主任签字认可，报主管财务副校长审批，最后由执行校长签字后报销（见《财务报销管理制度》）。第三章政府采购招标工作流程根据《预算法》、《XX市政府采购管理办法》，结合学校实际，特制定本流程。本流程是指除自行采购外的其他政府采购行为。一、政府采购概念及总体要求政府采购，是指政府为实现管理职能或者为社会公众提供服务的需要，以规范的方式和程序，使用财政性资金购买货物、工程、服务的行为。财政性资金，包括预算内资金、预算外资金、事业收入以及国内外政府贷款。采购单位在编制年度部门预算时，同时编制年度政府采购预算。政府采购实行集中采购与分散采购相结合，以集中采购为主的原则。集中采购由财政部门委托政府采购机构或具备政府采购招标代理资质的中介机构组织实施。二、采购招标流程（一）根据当年预算，由总务处编制政府采购计划，采购计划应当列明拟采购项目的名称、数量、质量、规格、性能要求、参考单价、总金额、供应时间等内容。（二）采购计划经总务主任初审，分管副校长审核后，提交学校校委会、支部委员会研究讨论确定。（三）总务处根据校委会、支部委员会研究确定的采购计划启动招投标程序。方式一：政府集中采购1.采购预算编制、上报、审批；2.通过政府采购平台录入采购预算，发布需求意向，工程类需编制招标控制价；货物、服务类需编制货物、服务清单及技术要求。3.录入、审批采购计划。4.财政部门审批通过后，委托招标代理发布招标公告。5.按照采购平台要求完成其它操作（包括生成招标合同等），招标具体工作由招标代理负责。6.开标时，由采购工作小组成员1-2人参与现场招标，监督开标过程，招标完成后代表甲方签字。方式二：网上超市采购1.采购预算编制、上报、审批；2.通过政府采购平台录入采购计划。3.根据货物价格、数量选取采购方式，按规定程序进行采购。三、验收流程1.施工完成（购买货物到位）后，由验收小组（分管副校长、总务主任、资产总管理员、使用人）进行验收，验收内容需按照招标文件逐项对照，重点对货物数量、规格型号、质量进行查验。验收时必须要求乙方（施工方或供货方）在场。2.验收合格的，由验收小组填写验收表（甲乙双方盖章、签字）。验收不合格的列明不合格事项内容，由乙方进行整改，直至达到验收标准。3.产品类按照《物资采购管理规定》及固定资产管理规定进行入库登记。四、报销支付支付采购物品费用时，需提供以下材料：招投标合同、验收表、中标通知书、政府采购项目资金申请表、会议纪要、发票（工程类的需提供施工合同、审计报告）等。经手人一般由使用人或采购小组成员签字，无使用人的由采购小组成员签字。其它报销要求按照《财务报销管理规定》执行。第四章加班餐登记审批规定根据市财政局《关于市直机关事业单位加班餐报销管理的通知》（X财行〔202X〕1号），为进一步规范加班餐管理，结合学校工作实际，特制定加班餐登记审批规定。一、适用范围本通知适用于学校在编在岗工作人员。二、适用条件加班餐报销仅适用于工作人员确因工作需要，经学校领导批准在正常工作时间外连续加班工作4小时及以上的情况。以下情形不得开支加班餐。（一）参加会议、培训、出差、出国等公务活动。（二）不需到办公室坐班,只需开通电话、有事进行安排处理的值班带班。（三）加班后给予调休的。（四）参加公务活动已享受伙食或补助的。三、报销标准（一）工作日晚上连续加班4小时及以上的，可报销1次加班餐。（二）休息日及国家法定节假日加班的，连续加班满4小时不到8小时的，可报销1次加班餐；连续加班满8小时及以上的，可报销2次加班餐。（三）加班餐报销标准，每人每次不超过40元。四、审批程序（一）加班餐必须由校委会做出加班决定（通知），办公室根据加班通知，提出书面加班申请（填写加班审批单），报请分管副校长、执行校长分别签字同意。（二）加班餐审批单必须注明加班时间、加班时长、就餐地点、就餐种类，并由加班人员、部门负责人、办公室、分管副校长、执行校长签字。（三）加班餐必须使用公务卡或由财务直接支付。（四）财务人员对加班餐报销要进行严格审查，对不符合就餐条件、超出