上港物流应收账款系统设计

PAGEPAGEI物流企业应收账款管理系统需求分析作者单位：上海国际港务（集团）股份有限公司作者赵云川2012年6月内容提要随着国际航运及相关物流行业的发展，第三方物流企业的数量及规模日益壮大，其客户量也随之增多。企业应收账款也呈现出居高不下的态势。为了更好地管理这些应收账款，填补应收账款管理的漏洞，所以开发了本物流企业应收账款系统。论文论述了系统总体设计思想、功能模块设计，给出了物流企业应收账款系统各项业务流程。该系统主要包括：用户登录、单据管理、核销处理、账表分析、其他管理以及系统管理六大模块。该系统具有较好的实用性，相信该系统的开发能够对第三方物流企业的应收账款的管理起到至关重要的作用。关键字：第三方物流应收账款管理系统实时监控目录一、绪论……………………1（一）物流企业应收账款系统设计背景……………1（二）系统设计的意义及实现的目标………………..1二、物流企业应收账款系统需求分析……2（一）系统功能概述…………………..2（二）系统业务流程分析……………..3（三）系统数据流图分析……………..7三、物流企业应收账款系统设计…………9（一）系统总体结构…………………..9（二）系统功能模块设计……………10四、问题分析及应对……………………..12（一）系统设计难点………………..12（二）新问题分析及应对…………..12参考文献……………………15一、绪论（一）物流企业应收账款系统设计背景应收账款是企业因赊销商品、材料或提供劳务等而应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项或垫付的运杂费以及承兑到期而未能收到货款的商业承兑汇票等。目前我国应收账款的坏账损失越来越多，此问题已严重影响了企业的正常经营活动，制约了企业的生存与发展宋秀芹，2009：《宋秀芹，2009：《加强企业应收账款日常管理》，《理论界》，第12期。赊销是物流企业常用的销售手段，随着第三方物流市场竞争日趋激烈，许多企业不得不采用赊销即发放信用，或延长信用期等措施去揽取客户，扩大市场占有率。伴随着物流营业额的迅猛扩大，企业的逾期应收账款也呈居高不下的态势，其潜在的财务风险即坏账风险越来越成为物流业经济运行中的一大顽症，对企业的可持续发展带来隐患许荣平、张延华，2010许荣平、张延华，2010：《物流企业应收账款管理应做好五门“功课”》，《财务与会计：理财版》，第4期。许多物流企业已结合自身实际，开发或购置适合业务和财务需要的计算机信息系统软件。财务部门可以根据核算需要，将客户应收账款信息实时传输到财务系统中，在进行相关处理后生成应收账款核算数据，以便及时挂账、核销各个客户的每笔应收账款，随时查询分析应收账款的客户状况、发生额、核销额、坏帐、余额及账龄等。（二）系统设计的意义及实现的目标本物流企业应收账款系统是在传统应收账款系统的基础上加入信用管理，通过这个系统能够使用户实现在第三方物流企业对客户应收账款的实时监控及管理。他们可以通过此系统完成单据管理、单据核销处理、账表分析等功能对客户信用进行评级，从而达到应收账款的实时监控和良好的管理。二、物流企业应收账款系统需求分析就拿集团的上港物流为例，它是以合同的形式，在物流渠道中独立出来为供方和需方提供全部或部分运输、船舶货运代理、仓储、加工、配送等综合物流服务，一方面要及时向提供物流服务的船公司、车队、场站等实际操作商及时支付账款，另一方面又要给应付账款的物流客户发放信用，即允许其延期支付，即目前物流行业多采用物流公司为客户先垫付运费、杂费甚至税费等各项费用，物流劳务完成后，物流公司按双方约定的费用及实际操作中发生的费用，为客户开具发票，客户收到发票后，按发票金额向物流公司付款于开省、任斌：《于开省、任斌：《完善第三方物流企业应收账款信用管理体制的思考》，《工业审计与会计》。物流企业采取的是为客户先垫付运费、杂费甚至税费等各项费用。此时信用额度的控制对于应收账款的安全性就至关重要。所以在本应收账款系统中，分析信用额度成为了极为重要和与众不同的一个模块。（一）系统功能概述根据需求分析，系统共有以下功能。（1）发票处理。实现发票的录入、查询、编辑、删除、审核、反审核。发票种类包括增值税专用发票、普通发票，蓝票、红票等类型发票。审核通过时对应客户形成应收账款余额。（2）其他应收单处理。实现其他应收单的录入、查询、编辑、删除、审核、反审核。审核通过时对应客户形成应收账款发生额及余额。（3）收款单处理。实现收款单的录入、查询、编辑、删除、审核、反审核。审核通过时对应客户更新应收账款发生额及余额。（4）退款单处理。实现退款单的录入、查询、编辑、删除、审核、反审核。审核通过时对应客户更新应收账款发生额及余额。（5）单据核销处理。对同一客户的应收类单据与收款类单据之间进行钩稽的处理，核销更新应收类单据与收款类单据的未核销金额。不产生新的内部单据也不产生凭证。核销处理影响帐龄分析。（6）核销日志管理。提供核销查询询功能。（7）客户应收账款余额表处理。显示指定会计期间或指定时间段内客户的应收款的期末余额。（8）客户账龄分析表处理。按照发生日期和应收日期两种基准、单据和客户两种分析对象对应收款的时间分布进行分析。（9）客户信息管理。实现客户信息的录入、查询、修改、删除、打印。客户信息包括：客户代码、名称、地址、联系人、电话号码、银行账号、发票寄往地。（10）合同管理。实现合同的录入、查询、修改、删除、打印。合同信息包括：合同编号、客户代码、名称、其他相关信息。（11）信用管理。根据客户账龄分析表、应收账款余额表进行评级。（二）系统业务流程分析根据系统各项功能，得出系统总体流程。财务人员在拿到发票、应收单时登陆系统录入，在拿到收款单和退款单录入同时也要马上核销单据并更新未核销金额即应收账款余额。在期末或者需要时进入报表分析模块进行报表的生成及处理。同时对新客户的资料及合同信息进行录入并对已有的客户及其合同的数据变动进行更新。并做好客户信用分析对客户应收账款做到实时监控。根据系统总体流程描述得到系统总体流程图，如图2.1所示。发票发票其它应收单收款单退款单客户信息合同客户应收账款余额表客户账龄分析表信用报表分析单据核销核销日志应收类单据收款类单据核销处理形成应收账款余额更新应收账款余额其他管理图2.1系统总流程图财务人员在收到业务员开具的发票和其他应收单时登陆系统，在系统中录入发票及其他应收单信息。需查询、编辑或删除发票和其他应收单信息时，登陆系统先根据单据号查询，然后编辑或删除该单据。如果该单据的客户为和公司有合同关系的结算客户，则形成未核销金额即应收账款余额。根据应收类单据的功能描述得到应收类单据系统流程图，如图2.2所示。开始开始登陆录入？选择应收单种类录入查询？显示编辑？客户？YNYN编辑形成未核销金额删除？删除YYNNY结束图2.2应收单业务流程图财务人员在收到业务员开具的收款单和退款单时登陆系统，在系统中录入收款单和退款单信息。需查询、编辑或删除收款单和退款单信息时，登陆系统先根据单据号查询，然后编辑或删除该单据。如果该单据的客户为和公司有合同关系的结算客户，查找到该客户之前已形成的未核销金额，进行核销处理，更新未核销金额即应收账款余额。根据收款类单据的功能描述得到应收类单据系统流程图，如图2.3所示。开始开始登陆录入？选择收款单或退款单录入查询？显示编辑？客户？YNYN编辑更新未核销金额删除？删除YYNNYNN结束图2.3收款单业务流程图完成收款单信息录入后，需对原应收单形成的未核销金额进行核销。登陆系统，进入核销模块，选择客户后，显示该客户的应收单信息及未核销金额。接着点击核销按钮进行核销。此时会更新客户未核销金额。并生成核销日志。根据核销处理的功能描述得到应收类单据系统流程图，如图2.4所示。开始开始登陆选择客户显示核销内容按核销键更新原单据未核销金额写核销日志结束图2.4核销处理业务流程图（三）系统数据流图分析外部实体客户下订单数据处理传输到外部实体业务员，业务员开具单据，单据数据输入系统形成数据储存文件包括：发票、其他应收单。最后信息反馈给外部实体财务人员。根据上述描述，应收类单据数据流图如图2.5所示。开票业务员财务人员发票开票业务员财务人员发票其收应收单订单客户外部实体客户下订单数据处理传输到外部实体业务员，业务员开具单据，单据数据输入系统形成数据储存文件包括：收款单、退款单。最后信息反馈给外部实体财务人员。根据上述描述，收款类单据数据流图如图2.6所示。开票业务员开票业务员财务人员收款单退款单客户订单外部实体财务人员对单据进行核销处理，然后形成报表数据储存文件，最后反馈给财务人员。根据上述描述，核销及报表数据流图如图2.7所示。财务人员财务人员核销报表图2.7核销及报表数据流图三、物流企业应收账款系统设计系统设计是根据系统分析报告中的系统逻辑模型综合考虑各种约束，利用一切可利用的技术手段和方法进行具体设计，确定新系统的实施方案，解决系统怎么做的问题。本应收账款系统根据第三方物流企业的需要对客户信息及合同管理，对日常单据进行录入、管理及核销，然后选择会计期间对客户应收账款做相应的报表分析。现在对系统的功能模块及后台数据库做细致的分析。（一）系统总体结构根据系统需求分析得出系统总体功能图，如图3.1所示。物流企业物流企业应收账款系统单据管理核销管理账表分析其他管理应收类单据管理收款类单据管理单据核销管理客户应收账款余额表核销日志管理客户账龄分析表客户管理信用管理合同管理发票录入发票管理其他应收单录入其他应收单管理收款单录入收款单管理退款单录入退款单管理客户信息录入客户信息管理合同录入合同管理系统管理用户管理系统维护用户登录图3.1系统总体功能图（二）系统功能模块设计（1）用户登录模块本模块是用户进入系统的入口，用户登录时要经过身份验证，财务人员输入名字和密码即可登录。（2）单据管理模块本模块是对应收类和收款类单据的日常管理，分为4种单据的录入和管理共8个子模块。管理功能共有查询、编辑、删除、审核、反审核等功能。应收单审核同时生成未核销金额，即应收账款的余额。根据以上描述得出功能模块图如图3.2所示。单据处理单据处理录入单据查询单据删除单据编辑单据审核单据反审核单据单据管理图3.2单据管理模块图（3）核销处理模块本模块共分两个子模块，单据核销和核销日志。单据核销模块是对同一客户单据金额进行核销处理。以收款单的金额冲减应收单的金额从而更新未核销金额即应收账款的余额。核销日志模块可以查询已完成的核销内容。（4）账表分析模块本模块是对当前应收账款以报表的形式进行分析，共分两个子模块，客户应收账款余额表子模块是反应每个客户当前应收账款的余额。客户账龄分析表子模块是以过滤出未完全核销的应收单据按照应收账款的发生日期和收款日期进行比较计算客户的账龄，判断客户应收账款归属哪个帐龄段。（5）其他管理模块本模块共分客户、合同录入管理和信用管理5个子模块，客户和合同的管理模块实现客户和其合同的查询、修改、删除功能，信用管理模块具体根据回款金额比例和账龄天数来得出共分A、B、C、D、E共5种等级。比如回款100%的定为A类客户，90%~100%以上的定为B类客户．80％~90%定为C类客户以此类推，账龄超出规定期限的降一个档次。根据以上功能描述得出功能模块图如图3.3所示。其他处理其他处理客户管理查询客户删除客户修改客户信用管理合同管理查询合同删除合同修改合同图3.3其他管理模块（6）系统管理模块本模块共有用户管理、数据备份、数据打印三个模块，用户管理模块需用户管理员身份进入才能使用。具有增加和删除用户及给用户授权等功能。四、问题分析及应对（一）系统设计难点（1）在需求分析过程中，对账表分析及客户信用管理模块的设计是两个难点。账表分析牵涉到许多因素，比如对客户账龄的时间断的确定并将其分类是一个难点，要编制相应的程序加以完成。（2）在系统流程分析过程中，对核销的业务流程的设计我再三思考，使其简洁明了地达到预期的目标。（二）新问题分析及应对要完全管理好企业应收账款是不是建立了上述应收账款系统就足够了呢？等案是否定的。作为会计信息系统，这样的系统的功能仅限于人工会计的模拟，不仅成为企业内部的信息孤岛，而且与外部社会信息系统也相互阻隔，要知道再有效的信息也要有有效的传输媒介才能发挥最大的作用那么如何使信息的孤岛变成一个拥有四通八达内外环境的新系统呢？随着计算机网络的逐步完善和发展，人们之间的通讯变得越来越便捷，企业可以开发网络把企业内部各部门连接起来，甚至建立与世界相联系的通道，真正是网络连着你、我、他通过intranet／internet技术极大的突破了传统会计的时空限制，系统不仅实现了内部经济活动的实时跟踪、反应、处理，而且通过数字的远程传输与查询．使电子联机实时报告成为可能，同时也将原来周期性的批处理业务活动方式变成为高效廉价而有效的电子通信方式等等。在信息技术特别是Internet技术飞速发展的今天．电子商务、网上购物、虚拟企业等新概念的出现更是对传统封闭的信息系境提出了致命的挑战。由此可见．伴随着网络的飞速发展和不断普及。intranet／internet日益深入人心并得到广泛的运用，毋庸置疑，广域网、局域同对应收账款的管理也将起到巨大的推动作用。在这种情况下，现有的应收账款系统也面临着新的机遇和挑战，急需加以完善以适应网络时代的新要求．满足对应收账款全方位管理的需要。新系统特点：支持其内外平台(Intranet／Internet)作用的发挥：功能支持与接口支持Internet作为该系统的外部平台，主要发挥的作用是与企业外部的整个大环境建立联系，比如说：通过因特网上的电子邮件管理来对应收账款进行跟踪管理，移动办公、远程传输和查询使应收账款即时信息成为可能俞丽辉、丁伟丽，2001俞丽辉、丁伟丽，2001：《开放平台应收帐款管理系统设计的初步设想》，《电子财会》，第2期。intranet作为该系统的内部平台，主要发挥的作用是架起企业内部各部门之间、员工之间联系的桥梁。比如说：设置业务员个人管理功能：在Intranet上营造应收账款管理“知识花园”，随时使有关人员进行在线学习：通过Intranet上的信息传递，内部讨论组，加强应收账款的内部协作管理：使集中核算成为可能。图4.1intranet／internet应收账款系统全局图说明：◎在Internet与Intranet之间设置防火墙，既可以防止内部人员随意访问Internet，又有效的防御了来自网上的攻击和恶意信息偷取。◎设置信息交换器作为Internet与会计信息系统的门户主要是为了安全考虑，从Internet端远程传来的信息要确保无重复性和安全性，各式各样要发往Internet的确认函、催款函在信息交换器中作以审查和核实，客户查询端所需的信息通过信息交换器发出，以确保信息的正确以及没有非相关不必要的信息流出。◎Intranet、信息交换器与应收账款系统之间设有输入输出通道来实现总部核算、相关人员查询以及应收账款相关信息部门间流通。同时也要有授权权限管理和控制，防止信息的重复，也防止信息的随意流动给企业造成损失。参考文献[1]宋秀芹，2009：《加强企业应收账款日常管理》，理论界，第12期。[2]许荣平、张延华，2010：《物流企业应