公司会议室外借管理制度

公司会议室外借管理制度第一章总则

为确保公司会议的高效、有序进行，规范会议室的使用与管理，提高会议质量，特制定本制度。公司会议室外借管理制度适用于公司内部各部门及外部单位借用会议室的相关事宜。

一、目的

1.规范会议室使用，提高会议效率；

2.保障会议室资源合理分配，满足公司及外部单位会议需求；

3.确保会议室设施设备完好，提供良好的会议环境。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各部门召开的各类会议；

2.本制度适用于外部单位借用公司会议室的相关事宜。

三、定义

1.会议室：指公司内部用于召开各类会议的固定场所；

2.借用单位：指公司内部各部门及外部单位。

四、权责

1.公司行政管理部门负责会议室的日常管理与维护；

2.各部门负责本部门会议的申请与组织；

3.借用单位负责会议室使用期间的安全、卫生及设施设备完好。

五、基本原则

1.公平、公正、公开原则：会议室借用遵循先申请、先审批、先使用的原则；

2.效率优先原则：优先保障重要、紧急会议的需求；

3.节约原则：合理规划会议时间，避免会议室资源浪费。

六、会议室外借流程

1.借用单位需提前向行政管理部门提交会议室借用申请；

2.行政管理部门根据会议性质、时间、规模等因素，审批会议室借用申请；

3.审批通过后，借用单位与行政管理部门签订会议室借用协议；

4.借用单位按照协议约定使用会议室，并负责会议室使用期间的安全、卫生及设施设备完好；

5.会议结束后，借用单位需及时归还会议室，并反馈使用情况。

七、违规处理

1.借用单位违反本制度规定，行政管理部门有权取消其借用资格；

2.借用单位造成会议室设施设备损坏的，应承担相应赔偿责任；

3.借用单位未按照约定归还会议室，影响其他会议正常进行的，行政管理部门有权强制收回会议室，并视情况给予通报批评。

八、制度修订

本制度根据公司业务发展及管理需要，适时进行修订。修订后的制度经公司领导审批后，予以公布实施。

九、附则

本制度的解释权归公司行政管理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应严格遵守本制度，共同维护公司会议秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是公司会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议发起人需明确会议主题，确保会议内容紧密围绕主题展开，达到预期目标。

2.制定会议议程：会议议程应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题等内容，并在会议召开前至少1个工作日发送给参会人员。

3.发送会议通知：行政管理部门负责发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息，提醒参会人员准时参加。

4.准备会议材料：会议发起人需提前准备好会议所需的材料，并在会议开始前分发给参会人员。

5.预约会议室：根据会议规模和需求，提前向行政管理部门申请借用合适的会议室。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，行政管理部门负责组织参会人员进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律，宣布会议正式开始。

3.会议讨论：按照议程安排，逐一讨论会议议题。会议主持人应确保讨论有序进行，避免跑题。

4.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容，包括主要观点、决策和行动计划等。

5.会议决策：针对讨论议题，形成会议决策，明确责任人和完成时间。

三、会议总结

1.会议主持人对会议讨论内容进行简要总结，确保参会人员对会议决策和行动计划有清晰的认识。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人需在1个工作日内完成会议纪要的整理，并发送给会议主持人审核。

3.会议纪要审批：会议主持人对会议纪要进行审核，确保纪要内容准确、完整，并签字确认。

4.发布会议纪要：行政管理部门将审批通过的会议纪要发送给参会人员，以便跟进执行。

四、会议跟进

1.责任人根据会议决策和行动计划，按时推进相关工作。

2.行政管理部门负责监督会议决策的执行情况，对未按计划推进的事项进行催办。

3.定期召开会议，对会议决策的执行情况进行回顾和总结，确保会议目标达成。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下是会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保纪要内容准确、完整。

2.会议主持人对会议纪要初稿进行审核，并在1个工作日内完成审批。

3.审批通过的会议纪要由行政管理部门统一发布，发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、会议决策和行动计划等内容。

2.会议纪要应突出重点，简明扼要，便于阅读和理解。

3.会议纪要应明确责任人和完成时间，确保会议决策的执行。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.行政管理部门负责对会议纪要中明确的行动计划进行跟踪监督，确保各项工作按时推进。

2.责任人应按照会议纪要的要求，定期汇报工作进展，对遇到的问题和困难及时反馈。

3.行政管理部门对未按计划推进的事项进行催办，协助责任人解决问题，确保会议决策的落实。

四、会议纪要的回顾与评估

1.定期召开回顾会议，对会议纪要中明确的行动计划进行评估，总结执行情况。

2.对已完成的事项进行总结，分享成功经验；对未完成或推进缓慢的事项，分析原因，制定改进措施。

3.根据回顾会议的评估结果，对会议纪要进行更新，调整行动计划，确保会议目标的实现。

五、会议纪要的归档与保管

1.会议纪要经过审批通过后，行政管理部门负责将电子版和纸质版进行归档保管。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行整理，便于查阅。

3.会议纪要的保管期限根据公司规定执行，确保在需要时能够迅速找到相关资料。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和良好维护，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需要使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计结束时间、参会人数、会议类型等信息。

3.行政管理部门根据预订申请情况，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请部门或个人。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得提前占用或延迟归还。

2.使用会议室期间，应保持室内整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾。

3.会议室使用者需爱护室内设施设备，如遇故障或损坏，应及时报告行政管理部门。

4.会议室使用过程中，应遵守公司规章制度，保持安静，不得大声喧哗。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用者应检查设备是否正常，发现问题及时报告。

3.使用者不得擅自拆卸、改动会议室设备，确需调整的，应向行政管理部门申请。

四、会议室环境卫生

1.行政管理部门定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内环境整洁。

2.会议室使用者在会议结束后，应将座椅归位，清理桌面垃圾，保持会议室整洁。

3.严禁在会议室墙壁、家具等处乱涂乱画，损坏公物。

五、会议室安全管理

1.会议室使用者应确保会议期间的安全，遵守消防安全规定，严禁私拉乱接电源线。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品，确保消防通道畅通。

3.行政管理部门定期检查会议室安全设施，发现问题及时整改。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，行政管理部门有权进行制止并给予口头警告。

2.严重违反规定，导致会议室设施设备损坏或安全事故的，应承担相应赔偿责任。

3.情节严重者，将移交公司相关部门进行处理，并根据公司规定给予相应处罚。

遵守会议室管理规定，共同维护良好的会议环境，为公司会议的高效、有序进行提供保障。

第五章附则

为确保公司会议室外借管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本