上海市会议费管理制度

上海市会议费管理制度第一章总则

上海市会议费管理制度旨在规范本市各级机关、企事业单位会议的管理，提高会议效率，保证会议质量，合理控制会议费用。以下是会议管理制度总则内容：

一、本制度适用于本市各级机关、企事业单位召开的各类会议，包括但不限于：工作例会、专题协调会、研讨会、评审会等。

二、会议组织单位应遵循务实、高效、节俭的原则，严格控制会议规模、会期和费用。

三、会议组织单位应建立健全会议管理制度，明确会议的审批、组织、实施、监督等环节，确保会议的顺利进行。

四、会议组织单位应加强会议费用的预算管理，合理预计会议费用，严格执行会议费用报销制度。

五、会议组织单位应采取有效措施，提高会议质量，鼓励利用现代信息技术手段，开展远程视频会议，减少参会人员往返费用。

六、参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，认真履行职责，提高会议效果。

七、本制度与国家有关法律法规、政策规定相抵触的，按国家法律法规、政策规定执行。

八、本市各级机关、企事业单位可根据本制度，结合实际情况，制定具体的实施细则。

九、本制度自发布之日起实施，解释权归上海市会议费管理部门。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

后续章节（会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定、附则）可根据本总则，结合实际情况进行详细制定。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章对会议流程进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：明确会议的主要议题和预期达到的目标，为会议的筹备提供方向。

2.制定会议方案：根据会议主题和目标，制定会议的时间、地点、参会人员、议程等方案。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并要求回复确认。

4.准备会议材料：整理与会议主题相关的资料、报告、文件等，确保会议材料齐全、准确。

二、会议签到

1.设立会议签到台，配备签到表、签到笔等物品。

2.参会人员应在会议开始前10分钟完成签到，签到时需填写姓名、单位、职务等信息。

3.会议组织单位应实时统计签到情况，确保参会人员到齐。

三、会议议程

1.会议主持人按照议程顺序组织会议，确保会议内容全面、有序。

2.各议题负责人对相关内容进行汇报、讨论，其他参会人员可就议题提出意见和建议。

3.会议主持人对讨论情况进行总结，形成决议或提出下一步工作要求。

四、会议记录

1.指定专人负责会议记录，记录内容包括：会议时间、地点、参会人员、议程、讨论情况、决议等。

2.会议记录应真实、完整、准确，字迹清晰，便于查阅。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成，并发送给参会人员。

3.参会人员应认真阅读会议纪要，如有异议，应在1个工作日内向会议组织单位反馈。

六、会议资料的归档与保存

1.会议结束后，会议组织单位应将会议通知、签到表、会议纪要等资料进行归档，保存期限为5年。

2.会议资料的归档和保存应符合国家相关规定，确保资料的安全和完整。

本章对会议流程的规定，旨在规范会议的组织和实施，提高会议效率，保证会议质量。会议组织单位应严格按照本章规定执行，并根据实际情况予以调整。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定，以确保会议决议得到有效执行。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，内容应包括会议时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、形成的决议、责任分工及执行期限等。

2.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人审核，确保纪要内容的准确性。

3.审核通过后的会议纪要，应在规定时间内发送给所有参会人员，并根据需要抄送相关部门和单位。

二、决议任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的决议和任务，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按计划推进执行。

3.会议组织单位应对决议任务的执行情况进行跟踪监督，确保各项任务按时完成。

三、进度报告与协调

1.责任人应定期向会议组织单位报告决议任务的执行进度，遇到问题应及时反馈，寻求协调解决。

2.会议组织单位应根据进度报告，对执行情况进行汇总分析，对存在的问题提出解决方案，必要时召开协调会议。

四、会议纪要的跟踪检查

1.会议组织单位应设立专门的检查机制，对会议纪要的执行情况进行定期检查。

2.检查内容包括但不限于：任务完成情况、责任人履职情况、存在的问题及原因分析等。

3.检查结果应以书面形式报告给会议主持人及相关领导，作为考核和评价的依据。

五、会议纪要的闭环管理

1.对于未按期完成的任务，责任人应说明原因，并提出整改措施和完成时间。

2.会议组织单位应跟踪督促整改措施的落实，直至任务完成。

3.会议纪要的闭环管理应形成长效机制，确保会议决议的落实到位。

本章通过对会议纪要的跟踪落实进行规定，旨在强化会议决议的执行力，提高工作效能，确保会议成果转化为实际工作成效。会议组织单位及相关责任人应严格按照本章要求，做好会议纪要的跟踪落实工作。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，本章对会议室的管理规定如下：

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议组织单位提前向会议室管理部门提交申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便管理部门合理分配会议室资源。

3.管理部门应建立会议室预约台账，及时更新预约情况，确保会议室使用有序。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的设施设备，如音响、投影仪、白板、座椅等，以满足不同类型会议的需求。

2.定期对会议室设施进行检查、维护，确保设备正常运行，为会议提供良好环境。

3.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题和氛围。

三、会议室使用规范

1.会议组织单位应在会议开始前15分钟进入会议室，检查设备是否正常运行，确保会议按时开始。

2.参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意走动，不在会场内吸烟、进食。

3.会议结束后，会议组织单位应负责清理会议室，确保场地整洁，关闭设施设备。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定安全管理制度，明确安全责任人，确保会议期间的安全。

2.会议室应配备消防器材，定期开展安全检查，消除安全隐患。

3.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得携带易燃易爆等危险物品进入会议室。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据实际情况制定，保证在工作时间内满足会议需求。

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据实际需要调整开放时间，并及时通知相关单位。

本章对会议室管理规定的详细规定，有助于提高会议室使用效率，为各类会议提供良好的环境和服务。会议室管理部门及会议组织单位应严格遵守本章规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

为确保上海市会议费管理制度的实施，以下为附则内容：

一、本市各级机关、企事业单位可根据本制度，结合实际情况制定具体的实施细则。

二、本制度的解释权归上海市会议费管理部门。

三、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

四、