第06章-采购管理

第6章ERP的采购管理6.1采购管理面临的困惑与问题

6.2采购管理的工作内容6.3企业采购作业流程分析采购订单采购询价采购订单变更采购收料采购退料采购结算6.1采购管理面临的困惑与问题

信息不能共享采供双方未建立稳定的协作关系与预测和物料需求计划结合不紧无法跟踪采购情况缺乏制约缺乏对供应商的评价和管理6.2采购管理的工作内容确定需求

通过物料需求计划系统，如MPS、MRP或再订购点等计划方法自动获得采购建议计划，或者手动输入采购请求，如对于临时性采购、非直接应用于生产过程的物料等。询价和选择供应商

采购部门接到采购申请后，如果采购物料是初次或间断性购买，则会根据自己掌握的关于潜在供应商的详细资料，向相关供应厂商提出供货申请(口头或书面形式)，要求提供产能、品质、价格、交货期限、付款条件等资料。签订采购订单

与供应商签订供货协议、确定交货数量和交货日期；确定收货地点、运输方式；确定付款方式、地点和银行账号。并依据协议文件，手动或由计算机系统自动产生一份正式的采购订单。采购订单执行与控制物料验收和库存管理发票确认6.3采购管理作业流程分析采购管理作业流程：经过MPS和MRP的自动规划，或者采购人员手动输入采购请求，产生计划性采购订单，经过承办单位审核后成为正式的采购订单，然后再据此执行(收料、检验、验收入库、结转应付账款等)，并控制其结果。图6.1采购管理的工作流程图6.3.1采购订单的作业流程图6.2采购订单的作业流程图采购订单是企业与供应商签订的采购合同或采购协议，一般应包含采购项目、采购数量、价格、采购项目的简短描述、交货日期及请购部门等。6.3.2采购询价图6.3采购询价的作业流程图

供应商针对拟定采购项目、提供报价。报价项目应包含可靠度、交货时间、可交货数量、交货质量及价格等，以询得最佳的采购条件，这样的流程称之为“询价”。针对所收到的供应商报价单，采购部门输入电脑以供进一步的条件及价格比较，并从中选择最适合的条件价格与供应商，以便签定采购订单。6.3.3采购订单变更图6.4采购订单变更的作业流程图对于已经审核过的采购订单，由于生产计划变更或请购需求发生变动，在生产主管或请购者提出申请后，可对采购订单进行变更。6.3.4采购收料图6.5采购收料的作业流程图在采购物料送到时，采购部门需签收相关文件及物料，并进行各项工作，总称为采购收料作业，在这项作业中，除了验收采购物料的数量外，还包含对到货单中价格的检查。这种到货检验可能有采购单(外购)或是制令单(内制)等文件作为与到货单中的进货明细的对照参考。到货作业也可能包含质量检验，万一发现质量检验结果不符标准，若物料属于外购，则必须通知相关人员以决定是将采购物料退货还是暂时冻结付款，若物料属于内制，则通知制造部门决定处理方式。6.3.5采购退料图6.6采购退料的作业流程图采购员需定时查询来料不良仓中的材料库存数，联系供应商，主动开单通知仓库将不良料退还给供应商。6.3.6采购结算图6.7采购结算的作业流程图采购结算也称为采购报账，是指采购核算人员根据外购入库单、采购发票核算采购入库成本。采购发票一般关联外购入库单开具，是应付账款的单据。发票必须与对应的外购入库单勾稽后，才真正确定为应付账款。关联外购入库单的发票在审核时可以自动勾稽。采购费用发票必须与具体的采购发票相关联，否则应使用“应付款管理”的有关单据来处理，