会所会议室管理制度范本

会所会议室管理制度范本第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高决策效率，规范会议室管理，特制定本制度。本制度适用于会所内所有会议的组织与管理。

一、会议目的

1.提高工作效率，促进各部门之间的沟通与协作。

2.集中解决工作中的重大问题，推动工作进展。

3.传达上级指示，研究部署工作，确保各项工作任务的落实。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

三、会议组织

1.会议的召集：由会议主持人或相关部门负责召集。

2.会议通知：会议召集人应在会议召开前，将会议时间、地点、议程等内容通知参会人员。

3.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议召集人应做好考勤记录。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项，需离开会场，应向主持人请假。

2.会议内容涉及机密事项，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

3.会议结束后，参会人员应按照主持人要求，及时反馈会议精神的贯彻执行情况。

五、本制度的解释权归会所管理部门所有，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作步骤，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主要议题，确保会议目的明确。

2.制定会议议程：列出会议主要议题、讨论重点及预计时间，合理安排会议时间。

3.确定参会人员：根据会议主题，邀请相关部门及人员参会，确保涉及议题的相关部门均有人参会。

4.发送会议通知：在会议召开前，将会议时间、地点、议程等内容通知参会人员，确保参会人员提前做好准备。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。

3.会议发言：按照议程，依次进行会议议题的讨论，发言人应简明扼要地阐述观点，其他参会人员可进行补充或提问。

4.会议决策：针对会议议题，主持人组织参会人员进行讨论，形成决策。

三、会议记录

1.会议记录人：指定专人负责记录会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录要求：记录人应确保会议记录真实、准确、完整，便于会后传达和执行。

四、会议总结

1.主持人对会议进行总结，强调会议决策事项和下一步工作安排。

2.参会人员就会议内容进行反馈，提出建议或意见。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会。

2.会议记录人将会议记录整理成会议纪要，并在规定时间内发送给参会人员。

3.参会人员按照会议决策，及时开展相关工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保各项工作落实到位，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要由会议主持人审核，确认无误后，及时发布给参会人员和相关执行部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各执行部门应在收到会议纪要后，根据会议决策，制定具体实施方案，明确责任人、完成时间等。

2.各责任人对会议决策的执行情况进行定期汇报，确保工作进度与会议要求保持一致。

3.会议召集人应对会议决策的执行情况进行跟踪，督促各执行部门按计划推进工作。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各执行部门在完成会议决策事项后，应及时向会议召集人反馈执行结果。

2.会议召集人组织相关人员对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的归档可采用电子文档和纸质文档两种形式，确保资料的安全性和完整性。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议召集人或相关部门提出申请，经批准后方可查阅。

五、会议纪要的监督与问责

1.对于未按会议决策执行或执行不力的部门和个人，会议召集人有权进行监督、指导，并提出整改要求。

2.对于严重违反会议决策，导致工作失误的，应按照相关规定进行问责。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需召开会议的部门应提前向管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等内容。

3.管理部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理调整，确保会议环境舒适、整洁。

2.会议桌椅、话筒、投影仪等设备应摆放整齐，确保设备正常运行。

3.会议室内应保持适当的温度、湿度，确保通风良好。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备状态良好。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，避免造成设备损坏。

3.若设备出现故障，应及时报告管理部门，以便及时维修或更换。

四、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静，不得吸烟、喧哗，禁止携带易燃、易爆物品。

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏或私自带走。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

五、会议室清洁与维护

1.管理部门应定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境卫生。

2.会议室使用完毕后，应立即清理垃圾，保持会议室整洁。

3.对于会议室设施的损坏，应及时进行维修，确保会议室的正常使用。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，管理部门有权进行制止，并视情节给予相应处罚。

2.严重违反规定，导致会议室设施损坏或影响会议进行的，应按照公司规定承担相应责任。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归会所管