《ISO56001-2024创新管理体系 - 要求》之19：“7支持-7.4沟通”解读和应用指导材料(雷泽佳编制-2024)

“7.4沟通”理解和应用指导材料ISO56001-2024《创新管理体系—要求》之19：“7支持-7.4沟通”理解和应用指导材料(雷泽佳编制，2024年9月)“7.4沟通”条文“7.4沟通”标准条文理解和应用指导7.4沟通组织应确定与创新管理体系相关的内部和外部沟通，包括：a）沟通什么；b）何时沟通；c）与谁沟通；d）如何沟通；e）谁来沟通。组织应确定与创新管理体系相关的内部和外部沟通；内部沟通：指组织内部各部门、员工之间的信息传递和交流。这包括但不限于创新管理体系的目标、方针、流程、进展及成果等方面的沟通。通过内部沟通，可以确保所有员工对创新管理体系有共同的理解和认同，促进跨部门间的信息共享和协作，以及及时解决问题和风险。外部沟通：涉及组织与外部相关方（如用户、顾客、合作伙伴、供方、竞争对手、协会、学术界、监管机构、公共权力机关、所有者和投资者等）之间的信息传递和交流。外部沟通旨在展示组织在创新管理体系方面的努力和成果，增强外部相关方对组织的信任和认可度，同时吸引潜在的合作伙伴、投资者和专家，为创新管理体系的持续优化和创新提供资源和支持。创新管理体系中的沟通原则；内容明确性；沟通什么：确保沟通内容具体、明确，与创新管理体系紧密相关。内容应涵盖创新战略、目标、进展、成果、挑战及解决方案等关键信息，避免模糊和歧义，确保接收者能够准确理解。时机适宜性；何时沟通：根据创新管理体系的需求和外部环境的变化，选择合适的沟通时机。确保信息在关键节点及时传递，如项目启动、阶段完成、问题解决等，同时避免信息过载或延误。对象针对性；与谁沟通：明确沟通对象，包括内部员工、外部合作伙伴、客户、供应商、投资者等。根据沟通对象的角色、需求和偏好，调整沟通内容和方式，确保信息能够精准传达。方式有效性；如何沟通：选择适合的沟通渠道和方式，如面对面会议、电话、电子邮件、社交媒体、内部平台等。确保沟通方式能够覆盖所有相关方，且信息传递高效、准确。责任明确性；谁来沟通：明确沟通责任人，包括内部和外部沟通的责任人。确保责任人具备足够的沟通能力和专业知识，能够代表组织进行有效沟通，并及时处理沟通中的问题和反馈。双向互动性；鼓励反馈：建立双向沟通机制，鼓励接收者提供反馈和意见。对反馈进行及时、认真的处理，并将处理结果反馈给沟通对象，以增强沟通的互动性和有效性。一致性、连贯性和准确性；信息一致：确保在不同时间和不同沟通对象中传递的信息保持一致性和准确性，避免信息矛盾或冲突；连贯性：沟通内容应具有连贯性，能够形成完整的信息链条，帮助接收者全面理解创新管理体系的各个方面；准确性：使用清晰、准确的语言和表达方式，确保信息能够被正确理解和接受。灵活适应性；适应变化：根据创新管理体系的变化和外部环境的变化，灵活调整沟通策略和内容。保持沟通的敏感性和灵活性，以应对不同情况和挑战。持续改进性。定期评估：定期对沟通活动进行评估和审查，收集沟通对象的反馈和建议；持续改进：根据评估结果和反馈意见，持续改进沟通策略和方法，提高沟通的有效性和效率。确定创新管理体系相关的内部和外部沟通，包括：为何沟通（沟通的目的）；塑造意识：通过沟通，组织可以向内部员工和外部相关方传递创新管理体系的重要性和价值，从而塑造他们对创新的积极意识和态度；增加人员参与度：有效的沟通可以激发员工的积极性和创造力，使他们更愿意参与到创新管理体系的实施和改进中来；为措施做准备：沟通有助于提前告知员工和外部相关方即将采取的创新措施，使他们能够做好相应的准备和配合；建立思想领导作用：通过沟通展示组织在创新方面的愿景和战略，可以树立组织在行业内的思想领导地位，引领行业创新趋势；产生影响力：有效的沟通可以增强组织在外部相关方中的影响力和话语权，为组织争取更多的资源和支持；建立品牌价值：通过沟通展示组织在创新方面的成果和贡献，可以提升组织的品牌形象和知名度，从而增加品牌价值。沟通什么（沟通内容的界定）；内部沟通内容；创新管理体系的目标、方针和战略：组织应向内部员工清晰传达创新管理体系的总体目标、方针和和战略，，以便他们能够将自己的工作与之对齐，共同推动组织的创新发展；创新文化和价值观：传递组织对创新的重视和倡导的文化氛围，以及与之相应的价值观，有助于激发员工的创新意识和积极性；创新过程和方法：员工需要了解创新管理体系中采用的过程和方法，包括如何识别创新机会、如何评估和实施创新项目等，以便他们能够更有效地参与创新活动；角色和责任：明确每个员工在创新管理体系中的角色和责任，确保每个人都清楚自己的职责范围，以及如何与其他部门或团队协作；创新项目的进展和成果：定期沟通创新管理体系的进展和成果，包括成功案例、面临的挑战以及未来的计划，以增强员工的参与感和成就感，同时促进跨部门之间的协作与支持。外部沟通内容；组织创新愿景和战略：与外部相关方（如客户、供方、合作伙伴、投资者等）沟通组织的创新愿景和战略，以建立共同的理解和期望；创新能力和成果展示：向外部相关方（如客户、合作伙伴、投资者等）展示组织的创新能力、研发成果和成功案例，提升组织的品牌形象和竞争力，增强外部相关方对组织的信任和合作意愿；创新合作与交流机会：寻求与外部组织的合作机会，共同开展创新项目或交流活动，促进知识共享和资源整合，实现互利共赢；创新法规和政策要求：确保与外部相关方沟通相关的法规和政策要求，以确保组织的创新活动符合法律法规和行业标准，确保合规性；创新需求和反馈收集：积极收集客户、市场等外部相关方的创新需求和反馈，为组织的创新活动提供市场导向和客户需求依据。沟通内容的确定原则。相关性：确保沟通内容与创新管理体系紧密相关，避免无关信息的干扰；准确性：确保沟通内容的准确无误，避免误导或产生歧义；及时性：确保沟通内容的及时更新和传递，保持信息的时效性和有效性；针对性：根据不同的沟通对象和目的，选择适当的沟通内容和方式，提高沟通的针对性和效果。何时沟通（沟通的最佳时机）；内部沟通的最佳时机；创新项目启动阶段：在项目启动之初，组织应召开内部会议，明确创新项目的目标、任务分配、时间节点等关键信息，确保团队成员对项目有清晰的认识和共同的目标；项目进展关键节点：在创新项目实施过程中，当达到某个关键节点或里程碑时，组织应及时进行内部沟通，分享进展、成果和遇到的问题，以便团队成员及时调整策略、解决问题；问题出现和解决时：当创新项目中出现问题或挑战时，组织应迅速组织内部沟通，分析问题原因，制定解决方案，并确保团队成员对解决方案有共同的理解和认同；项目结束和总结阶段：在项目结束后，组织应召开总结会议，回顾项目过程、评估成果、总结经验教训，并为未来的创新项目提供参考和借鉴。外部沟通的最佳时机创新成果展示和推广时：当组织取得创新成果时，应及时向外部相关方（如客户、合作伙伴、投资者等）进行展示和推广，以提升组织的品牌形象和竞争力；合作洽谈和协商时：当组织寻求与外部组织的合作机会时，应在合适的时机进行洽谈和协商，明确合作内容、方式、期限等关键条款，确保双方对合作有共同的理解和期望；政策和法规变化时：当与创新相关的政策和法规发生变化时，组织应及时与外部相关方（如监管机构、行业协会等）进行沟通，确保组织的创新活动符合最新的政策和法规要求；市场反馈和需求收集时：为了及时了解市场对创新产品的反馈和需求变化，组织应定期与外部客户和市场研究机构进行沟通，以便及时调整创新策略和产品方向。确定沟通时机的原则。及时性：确保沟通在需要的时候及时进行，避免信息滞后或过时。有效性：选择最合适的时机进行沟通，以确保信息能够准确传达并被接收方理解和接受。协调性：确保内部和外部沟通之间的协调一致，避免信息冲突或矛盾。灵活性：根据创新项目的实际情况和外部环境的变化，灵活调整沟通时机和方式。与谁沟通（沟通对象）；内部沟通对象；员工：员工是组织创新活动的直接参与者，他们拥有关于组织运营、产品、服务等方面的第一手信息。与员工进行沟通，可以确保他们理解创新管理体系的目标和要求，激发他们的创新意识和参与度。所有者和投资者：所有者和投资者是组织的重要利益相关者，他们对组织的创新活动和未来发展有着直接的影响。与他们进行沟通，可以确保他们了解组织的创新战略和计划，增强他们对组织的信心和支持。外部沟通对象。用户和顾客：用户和顾客是组织创新活动的最终受益者，他们的需求和反馈是组织创新的重要来源。与他们进行沟通，可以确保组织了解他们的真实需求和期望，为创新活动提供有力的市场导向；合作伙伴：合作伙伴是组织在创新过程中共同协作、共享资源的重要伙伴。与他们进行沟通，可以确保双方在创新活动中保持协同一致，共同推动创新项目的成功实施；供方：供方是组织获取创新所需资源和服务的重要来源。与他们进行沟通，可以确保组织及时获取所需的创新资源和服务，保障创新活动的顺利进行；竞争对手：竞争对手是组织在市场上的重要参照系，他们的创新活动和策略对组织有着直接的影响。虽然与竞争对手的直接沟通可能受到限制，但组织可以通过市场研究、行业分析等方式间接了解他们的创新动态，为自身的创新活动提供参考；协会和学术界：协会和学术界是组织获取创新知识和技术的重要渠道。与他们进行沟通，可以确保组织及时了解最新的创新理论、方法和技术，提升组织的创新能力和水平；监管机构和公共权力机关：监管机构和公共权力机关是组织在创新活动中必须遵守的法律法规和政策要求的制定者和执行者。与他们进行沟通，可以确保组织了解并遵守相关的法律法规和政策要求，避免创新活动受到不必要的限制和阻碍。如何沟通（沟通方式与方法）：内部沟通方式与方法；团队会议：定期或不定期召开团队会议，以促进团队成员之间的信息共享和讨论，确保团队成员对创新项目的目标、进展和问题有共同的认识和理解；公告板与内部网络：利用公告板和内部网络发布创新管理体系的相关信息，如政策、流程、成果等，确保员工能够及时获取所需信息；新闻通讯与杂志：通过编发新闻通讯和杂志，向员工传达组织的创新动态、成功案例和最佳实践，激发员工的创新意识和积极性；游戏与培训：通过设计创新相关的游戏和培训活动，以寓教于乐的方式提升员工的创新能力和团队协作能力；会议与研讨会：定期或不定期召开项目会议、部门会议或专题研讨会，针对特定议题进行深入讨论和交流，促进团队成员之间的知识共享和协同合作；内部报告与简报：通过编制定期报告或简报，向不同层级的员工传达项目进展、成果和问题，确保员工对组织的创新活动有全面的了解；内部通讯系统：利用电子邮件、企业社交软件等内部通讯工具，实现信息的即时传递和反馈，提高沟通效率和响应速度；内部论坛与博客：设立内部论坛或博客平台，鼓励员工发表观点、分享经验和知识，促进内部交流与合作，形成创新文化的良好氛围。外部沟通方式与方法。网站与年度报告：通过网站和年度报告发布组织的创新成果、战略和未来规划，增强透明度和公信力，吸引潜在合作伙伴和投资者；企业内刊与白皮书：编发企业内刊和白皮书，向外部相关方介绍组织的创新理念、技术实力和管理水平，提升组织的品牌形象和知名度；简报与广告：针对特定受众编发简报和广告，如金融机构、用户、顾客、合作伙伴等，传递组织的创新产品和服务信息，促进市场拓展和合作；贸易展览与专业会议：参加或举办贸易展览和专业会议，展示组织的创新产品和服务，与业界同行交流经验，拓展业务合作机会；公开声明与报告：及时发布组织的公开声明和报告，回应外部关切和质疑，维护组织的声誉和形象；行业活动与会议：积极参与行业活动和会议，与业界同行建立联系，了解行业趋势和最新动态，为组织的创新活动提供有益参考；客户关系管理：通过客户拜访、电话沟通、在线支持等方式，及时了解客户需求和反馈，提供个性化的解决方案和服务，增强客户满意度和忠诚度；合作伙伴与供方协作：与合作伙伴和供方建立紧密的合作关系，定期进行沟通，确保技术、数据和服务的高效协同，共同推动创新项目的成功实施；社交媒体与公众互动：利用社交媒体平台发布信息、回应关切，增加公众对组织及其创新管理体系的认知和认同，提升组织的社会影响力和美誉度。谁来沟通（沟通责任人）。内部沟通责任人：负责在组织内部传递与创新管理体系相关的信息，确保所有相关部门和人员都能够及时、准确地了解创新项目的进展、成果、问题和需求。这些责任人通常包括：高层管理人员：他们负责设定创新战略和方向，并向组织内部传达这些重要信息；创新管理部门：作为创新管理体系的核心部门，他们负责协调和管理创新活动，包括内部沟通；项目团队：具体负责创新项目的实施，他们需要定期向组织内部报告项目进展和成果；其他部门：如市场、销售、生产等部门，他们也需要了解创新项目的相关信息，以便更好地支持项目的实施。外部沟通责任人：负责与组织外部的相关方（包括客户、合作伙伴、供方、投资者、政府机构等）进行沟通。他们的主要职责是传递组织在创新方面的成果、战略和规划，同时收集外部相关方的反馈和意见，为组织的创新活动提供有益的参考。外部沟通责任人通常包括：公关部门：负责对外发布组织的创新成果和战略，提升组织的品牌形象和知名度；市场部门：负责与客户和合作伙伴进行沟通，了解市场需求和合作机会；投资者关系部门：负责与投资者进行沟通，传递组织的创新战略和财务业绩；法务部门：负责与政府机构进行沟通，确保组织的创新活动符合法律法规的要求。创新管理体系有效沟通的特别注意事项。沟通内容的深度与广度；深度：确保沟通内容不仅涉及创新管理体系的表面信息，还要深入探讨其背后的理念、策略和执行细节，以帮助沟通对象全面理解并融入创新过程；广度：沟通内容应涵盖创新管理体系的各个方面，包括技术创新、管理创新、市场创新等，确保信息