医疗智囊团：医院物资采购与库存管理

医疗智囊团：医院物资采购与库存管理【主持人：唐中怀前言】：

张波先生将以一个非莆系财务管理人员的角度来讲《采购与库存管理》，如何设计内控，防止职务带来的财务风险。正如刚才有一个朋友讲的，像我这样的非莆系财务管理人员，更会认真去处理好内控，做好一个职业人应该做的事。主要与大家分享三个方面的内容，一是内控，如何解决职务不相容的问题，如何进行授权和监督的问题；二是采购成本的控制，如何实现优质低价，如何实现快速采购，及时保障供应；三是库存零库存管理，如何降低管理成本、如何防止报废与过期，以及特殊药品和耗材的应急保障供应等内容。提到钱大家都不会陌生，我相信有不少人都能讲出一二自己的理财经，俗话说，你不理财，财不理你，小到个人、中到企业，大到一个国家都一样，俗称财务即财神爷，今天就让我们与少校财神爷作一个次零距离的沟通，随着我国市场经济的发展，越来越多的企业设立了财务总监的职务。所谓财务总监即CFO（ChiefFinancialOfficer），是一个企业里围绕资金的筹集、管理以及如何评估投资的效益、利润的分配等领域展开活动的管理者和决策者。现代企业围绕着“财务核心”的管理体制，明确了财务总监在企业经营管理中的核心地位。那么，作为一个财务管理人员，如何做好一个职业人应该做的事呢？【以下是直播内容】：

大家好！很荣幸在这里与大家一起分享《向沃尔玛学习采购与库存管理》。为什么向沃尔玛学习采购与库存管理？道理很简单，沃尔玛是全球在采购与库存管理方面做得最好，才成功成为全球最大的零售商，才做上了NO.1沃尔玛在采购和库存方面有哪些值得民营医疗借鉴和学习？第一，沃尔玛是全球采购成本最低的零售商，实现了低成本运营；第二，沃尔玛实现了零库存管理（这里讲的零库存是指沃尔玛的大卖场是没有仓库的，所有的商品都在在卖场，民营医院是否也可以不要药品库、耗材库，而只需要药房？值得我们去思考！）；第三，沃尔玛有严格的采购流程，有健全的内控制度，需不需要山姆•沃顿派他们家的亲人来采购，这不需要来问。下面我就针对这三个方面的内容和我在民营医院的经验，与大家一起谈采购与库存管理。采购与库存管理是两个环节，分别由两个部门来完成。采购在民营医院的实际操作环节大致是：使用部门（仓库）申购——院领导审核——采购部部门询价，确定供应商，制作采购表，向供应商发出采购申请——供应商供货——仓库验收入库——财务确认负债——由采购部提出付款申请——院领导审批——财务付款大家认为这个采购流程有没有问题？我告诉大家，这个采购流程有问题，而且问题很大。正是因为这个采购流程，所以老板必须要莆系的员工做采购，只有莆系的员工做这项工作，才相信不会出现高价采购、才不会出现职务舞弊。靠的是信任。这个流程是靠信任，第一是价格信任，因为价格没有管控流程和监督；第二是从询价到商品入库前的整个过程都是由采购人员完成，为采购人员提供了舞弊的条正如有一位总经理经常讲的一个故事：有人总是把钱放在上衣的口袋里，并有一半露在口袋外面，为路过的人提供了想拿他的钱的欲望。因此，在采购流程中，至少要分为两大部分的内容，即第一大部分是采购前的准备——采购商品（包括药品、耗材、办公用品和生活用品等）目录的制订，这是一个采购的基础。第二大部分才是我们真正理解的采购。目前民营医院建立了采购目录的医院很少。但我告诉大家，这是非常必要的流程，也是解决低价优质采购的前提，同时也是内控的基础，能够有效的防止职务舞弊行为的发生。如何制作采购目录，有以下步骤：商品（药品、耗材、办公用品和生活用品等）分类——商品名称的选择——询价——实施集中招标——与供应商商谈价格——确认供应商——签订采购意向书——制作采购目标在这里，为了让大家能够真实的感受到民营医院的采购，我先就商品分类、询价、确定供应商等几个步骤做一个简单的介绍：商品分类：大类可分为大三类：即，药品，耗材，非医疗物资。二级分类，药品应当分为专科药、普药、中草药；耗材应当分为卫生材料、医用材料、医用低值易耗品、化验试剂；非医疗物资可为分办公耗材、办公用品、生活物资、生活用品。为什么要进行分类，是每一类的物资在采购和管理上均有所区别，在后面的分享中可能会针对不同的物资进行分别解释。为了便于大家更好的理解分类，对个别分类加以说明，卫生材料与医用材料的区别：卫生材料是指在治疗中使用但不可以单独计价并向患者最费用的材料，如：棉签、纱布等；医用材料是指专属用于某个病人并根据政府的规定可以单独计价并向患者收取一定的费用（根据国家的规定，一般规定可在成本价的基础上加价10%或15%，且不高于最高零售价）。办公耗材与办公用品的区别：办公耗材是指打印纸张等一次性耗材的耗材；办公用品是指计算器、电话机等可以重复使用，未达到固定资产管理的办公物资。生活物资与生活用品的区别：生活物资是指如病人使用的奶粉、小孩的一次性尿布等一次性的物资；生活用品是指员工的工作服、病人使用的床单等可以重复使用，且未达到固定资产的生活物资。根据上述进行分类，并依据上年度实际使用的物资（可从医院管理软件的库存管理库中导出），并结合新年度可能使用的物资的实际情况确定物资目录。确定目录以后就需要对上述物资进行询价。询价是一个长期的工作，初始第一次做这项工作需要花一定的时候和精力，这是采购部门的一项重要工作内容之一。前段时间与一名采购员交流，他提出，一些小的东西，其他医院都是由采购员直接到市场上询价后决定购买即可。如果每一个小的项目都不加以管控，细水长流，多少成本就流失？询价的要求：对药品和耗材，一般都有专门的供应商，对他们的询价要求，一般是根据确定的药品和耗材名称、规格等基本信息制作询价函，将询价函发送给拟合作的供应商，由供应商报价，然后回收询价回函。询价回函至少应当包括以下内容：供应商的基本信息——名称、地址、邮编、联系人、联系电话、电子邮箱或传真等，物资询价结果——各种药品或耗材的价格，包括现付价格、月结价格和三个月延期付款价格。有明确供应商的物资，一般每种物资（药品和耗材）均不得低于5家供应商。这些询价的资料都要备案，以后作为确定供应商的依据和集团公司审计部的依据如果是非医疗物资，有些医院是固定的供应商，有些医院是零星采购。不管是那个方式，仍然要做采购目录并询价。询价的方式会更多，除了上述的采购供应商发询价函以外，还需要两种方式：其一是到当地的各大超市（如沃尔玛、家乐福）或商场去抄价，超市的价格最能够代表市场价格。在大型超市抄价时的几点要求：必然注明超市名称、商品在超市的位置。这个价格是参与，不一定是我们未来的采购价格。其二是到淘宝网上去抄价格，淘宝网是代表市场最低价。在淘宝网抄价时的几点要求，必须抄下淘宝商场的具体网址，该商品当月的销量等信息。非医疗物资每种物资的询价超市或商场不低于5家，淘宝网不低于3家。确定供应商一定不能只由采购部门确定，这就是内控的关键环节，也是基本要求。这也是现在民营医院存在的问题，是解决内控的基础！！！根据民营医院的特点，一般来说，确定供应商必须由采购部门负责人、财务部门负责人和总经理开会集体决定，如果是药品应当有院长参加。这是决定价格和质量的第一关，如何把选择供应商，就是要在价格和质量上进行选择，这是确认供应商的基础。采购目录是要经常更新的，特别是非医疗物资，所以询价是采购部门的经常性工作之一有了上述资料，目录就可以制作完成，包括了物资的基本信息，价格和供应商。在以后的采购中，将严格按照上述目录的价格和供应商实施采购。这个采购目录就是未来采购活动的基础。在这里说明一下，确定供应商时，同一商品，应当有第一备选供应商和第二备选供应商，防止供应商中途的其他变故，能够及时的替代和供应保障。下而就是采购环节。常用物资（必备物资，如常规药品、常规耗材）采购环节应当包括以下步骤：使用部门（仓库）提出申请——提交财务部门审核——提交采购部门制作采购单——供应商供货——仓库部门根据采购单验货——财务部门根据仓库入库单、采取申请单审核确认负债——财务部门根据合同确认付款。大家看一下这个采购流程，就比最开始给大家看一采购流程要简化很多！非常用物资必须增加采购流程。通过需要事先报请总经理审批，专用物资需要专业人员验收等步骤，在这里就不再详见说明。增加这两个流程的目的：一是增加采购的必要性约束，二是确保采购质量需要使用部门的要求。常用物资应建立仓库的基本信息，至少包括：名称、规格、厂家、库存上限、库存下限等内容。在这里，我重点谈一下库存上限和库存下限的问题，库存上限和下限要根据两个基本数据来确定，一是日消耗量，二是采购配送天数。日消耗量就不详细说明，大家容易理解。采购配送天数是指从使用部门申购到物资验收入库的天数，决定采购配送天数长短取决于内容申购流程和外部配送程流。为什么询价、议价和确定供应商在前期准备阶段进行，在这里大家就应该很清楚了，把这些时间都挤出来了，减少了申购到发送采购单的时间，缩短了采购天数，提高了采购效率，最终才能实现零库存管理的基础和前提。说反了，应该是日消费量将决定库存量库存与诊疗周期是没有关系的一般来说，为了计算库存上限和下限，采购配送天数最低确定为5天（或者7天），库存下限一般定为日消耗量*采购配送天数*1.5，1.5倍的原因是：发现到了下限，开始申购，到验收入库时需要消耗1倍，还需要一点预留库存解决突发事件，季节变化可以考虑，这要区别不同的医院库存上限要根据物资使用频率来确定，使用频率高的物资，一般上限为日消耗量*采购配送天数*2.5，使用频率低的物资，可以适当提高库存上限。突发事件也应当建立一个应急预案，应急预案通常需要与供商建立一个<要约>上述倍数要根据实际做一些调整，不可照抄照搬。财务部门审核申请单时，一是确认申购的物资在采购目录范围内；二是确认采购的物资达到库存下限或接近库存下限，防止物资短缺。三是确认采购的物资量不会超过库存的上限，防止积压。这是一个控制程序，需要执行力来解决！仓库验收时，一是要查看采购的物资价格是否高于采购目录的价格，二是查看物资的供应商是否是该物资的借应商。如果高于目录价格，不得验收入库，除因物价上涨经医院总经理批准除外。三是检验物资是否符合申请质量，是否是申请物资的生产厂家。如果是特殊的药品、耗材和非医疗物资，需要有专业的人员验收！如果是特殊的药品、耗材和非医疗物资，需要有专业的人员验收！财务部门根据入库单和申请审核采购部门是否随意增加采购数量，价格是否不高于采购目录的价格，供应商是否是目录确定的供应商等信息。这是一个监督流程！！！现在很多医院只能看一看这个发票是否真实，最多就是确认一下有没有入库单，解决物资的数量的问题只有这样，才能够建立价格监督体系。问题就是要定期对价格进行调整，跟上市场变化，特别是非医疗物资的价格波动较大现在很多医院或医疗集团都不愿意公开价格，其实是错的我说的公开采购价也应当在一定范围之内付款环节也要注意，现在民营医院通常是采购部根据采购情况确定付款，这也是内控的关键环节。原则上由财务部门根据合同进行月结或都延期付款。在这里举个例子：如民营医院，如果我们的下游，即老百群消费的时候，大家都保密价格，民营医院的价格空间更好。如果价格公平，对谁有利，对老百姓有利。同样，如果对采购价格公开，对谁有利，对医疗行业有利，有药品、耗材供应商不利在这里，再补充一点，就是申购到发出采购单的过程，现在民营医院往往需要3-5天才能够完成，这就是管理滞后的问题。所以我仍然坚持价格仅限于一定范围内公开的原则，主要是建立监督机制按上述流程，