会议服务保障制度

会议服务保障制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议服务保障的相关规定，特制定本制度。

一、会议服务保障制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

二、会议服务保障制度旨在规范会议的组织、召开、记录、落实及会议室管理等环节，确保会议质量，提高决策效率。

三、公司各部门应严格按照本制度规定，切实履行会议组织、参与、服务等职责，共同维护会议秩序。

四、会议服务保障工作由行政管理部负责统筹协调，各部门应积极配合，确保会议服务保障工作落到实处。

五、会议服务保障内容包括：会议筹备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要、会议落实、会议室管理等。

六、会议服务保障工作人员应具备良好的职业素养，严格遵守公司规章制度，保守公司秘密，确保会议安全。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

八、本制度的解释权归公司行政管理部所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据实际工作需要，明确会议主题，并在会议申请单中详细说明。

2.提交会议申请：会议发起人需提前向行政管理部提交会议申请，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

3.审批会议申请：行政管理部收到会议申请后，应及时进行审批，确认会议是否符合规定，并在审批通过后通知会议发起人。

二、会议通知

1.发布会议通知：会议发起人应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发布会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知方式：可采用电子邮件、短信、电话等方式进行通知，确保参会人员及时了解会议相关信息。

三、会议签到

1.签到时间：会议开始前10分钟，由会议服务保障工作人员负责组织签到。

2.签到方式：可采用纸质签到、电子签到等形式，确保签到信息的准确性。

3.签到记录：会议服务保障工作人员需记录参会人员签到情况，并及时反馈给会议主持人。

四、会议进行

1.会议主持人：由会议发起人或指定人员担任，负责主持会议，确保会议按照议程进行。

2.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容、决策结果等，确保记录准确、完整。

3.会议纪律：参会人员应保持会议秩序，不迟到、不早退、不随意离席，手机静音或关机，尊重他人发言。

五、会议纪要

1.编制会议纪要：会议结束后，由会议记录人根据会议内容编写会议纪要，明确列出会议讨论事项、决策结果、责任人和完成时限等。

2.审核会议纪要：会议纪要由会议主持人审核，确认无误后，发送给参会人员。

六、会议结束

1.会议总结：会议主持人应对本次会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.退还会议室：会议结束后，会议服务保障工作人员应检查会议室设施，确保完好无损，并及时退还会议室。

七、会议资料归档

1.会议资料归档：会议结束后，会议记录人应将会议纪要、签到表等相关资料整理归档，以备查阅。

2.资料保存期限：根据公司规定，会议资料需保存一定年限，以满足审计、查阅等需求。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要的发布：会议纪要经主持人审核通过后，由行政管理部负责通过邮件、公司内部通讯平台等方式向所有参会人员及相关部门发布。

2.纪要传达：各部门负责人应确保会议纪要的内容被及时传达给部门内所有相关人员，确保每位员工了解会议决策和行动计划。

二、责任分配与执行

1.任务分解：根据会议纪要中的决策和行动计划，各部门负责人应将任务分解到具体责任人，明确任务目标和完成时限。

2.责任人执行：各责任人应按照分配的任务，制定详细的执行计划，并严格按照计划推进工作。

三、进度跟踪与汇报

1.定期汇报：责任人在执行任务过程中，应定期向部门负责人汇报工作进度，确保工作按计划进行。

2.跟踪监控：行政管理部应设立专门的会议纪要跟踪机制，对会议决策的执行情况进行监控，确保各项任务按时完成。

四、问题反馈与协调

1.问题反馈：在执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向上级汇报，并寻求协助。

2.协调解决：部门负责人或行政管理部应积极协调资源，协助责任人解决问题，确保会议决策的顺利实施。

五、成果评估与总结

1.成果评估：任务完成后，由行政管理部组织对会议决策执行成果进行评估，检查是否达到预期效果。

2.总结经验：根据成果评估结果，总结经验教训，为今后的会议决策和执行提供参考。

六、信息反馈与持续改进

1.信息反馈：会议纪要的跟踪落实情况应定期反馈给公司高层，以便了解公司决策的执行力度和效果。

2.持续改进：根据反馈信息，不断优化会议管理制度，提高会议决策的执行力和效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订原则：会议室预订遵循“先申请、先安排”的原则，行政管理部有权根据实际情况调整会议室分配。

二、会议室使用

1.使用规范：会议室使用时应保持整洁，遵守会议纪律，正确使用会议室设备，不得损坏或擅自携带会议室物品离开。

2.会前准备：使用部门应提前进入会议室检查设施设备，确保正常使用，如有问题及时与行政管理部联系。

三、会议室设施管理

1.设施维护：行政管理部负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，对损坏设备及时维修或更换。

2.技术支持：会议期间，如有技术问题，应由专责人员提供及时的技术支持，确保会议不受影响。

四、会议室清洁与安全

1.清洁卫生：会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保场地整洁，如需专业清洁，应及时通知行政管理部。

2.安全检查：会议结束后，使用部门应检查会议室门窗是否关闭，电器设备是否关闭，确保消防安全。

五、会议室保密管理

1.保密要求：会议室使用过程中，应严格遵守公司保密规定，不得泄露会议内容。

2.保密措施：涉及敏感内容的会议，应采取加密通信、限制记录设备使用等措施，防止信息泄露。

六、会议室资源优化

1.资源调配：行政管理部根据会议室使用情况，合理调配资源，提高会议室使用效率。

2.利用率提升：鼓励跨部门共享会议室资源，减少空置时间，提高会议室的整体利用率。

七、违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的部门或个人，行政管理部有权进行提醒、警告直至取消会议室使用权。

2.责任追究：因违规行为造成设备损坏或信息泄露的，应追究相关人员责任，并按公司规定给予相应处罚。

第五章附则

一、本制度的解释权