大学 会议纪律管理制度

大学会议纪律管理制度第一章总则

为保证大学会议的效率与效果，加强会议纪律管理，明确会议参与各方职责，特制定本制度。

一、会议目的

1.提高决策效率，确保政策措施的贯彻落实；

2.促进各部门之间的沟通与协作，形成工作合力；

3.解决工作中存在的问题，推动各项工作的顺利进行；

4.增强团队凝聚力，提升组织执行力。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期和议程召开的会议，如周例会、月度总结会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题研讨会、紧急协调会等；

3.内部会议：仅限于组织内部人员参加的会议；

4.外部会议：与外部单位或合作伙伴共同召开的会议。

三、会议纪律

1.会议时间：会议应严格按照预定时间开始和结束，参会人员应提前5-10分钟入场，确保会议的顺利进行；

2.会议出勤：参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假，并经批准；

3.会议发言：发言应围绕会议主题，简明扼要，尊重他人意见，不发表与会议无关的言论；

4.会议记录：会议记录人应认真记录会议内容，确保会议纪要的准确性和完整性；

5.会议保密：会议内容涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的，参会人员应严格保密，不得泄露。

四、参会人员职责

1.会议主持人：负责组织、引导和总结会议，确保会议达到预期效果；

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并按照规定时间提交；

3.参会人员：积极参与会议讨论，提出意见和建议，会后按照会议纪要执行相关工作。

五、本制度的解释权归大学会议管理部门所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议纪律，提高会议效果。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，特制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主要议题，确保会议目标清晰；

2.拟定会议议程：列出会议讨论的主要内容和预计时间，合理安排议程；

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加；

4.通知与提醒：通过电话、邮件或即时通讯工具等方式，提前通知参会人员，并提醒关注会议主题和议程；

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，提前分发给参会人员，以便提前了解会议内容；

6.安排会议室：根据参会人数、会议类型等因素，选择合适的会议室，并确保会议设施齐全。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场；

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期目标；

3.会议发言：按照议程安排，各发言人就会议主题进行发言，其他参会人员可提出疑问和建议；

4.会议讨论：针对会议主题和发言内容，展开充分讨论，形成共识；

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作计划和责任分工；

6.会议结束：会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

三、会议纪要

1.会议记录：会议记录人认真记录会议内容，包括发言要点、讨论结果等；

2.整理会议纪要：根据会议记录，整理形成会议纪要，明确会议成果和待办事项；

3.分发会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和执行相关工作；

4.会议纪要归档：将会议纪要归档保存，以备查阅。

四、会议后续

1.跟踪落实：各部门按照会议纪要和责任分工，及时推进相关工作；

2.反馈与协调：会议主持人或指定专人负责收集会议决策的执行情况，及时解决问题，确保工作顺利进行；

3.评估会议效果：对会议成果进行评估，总结经验教训，为下一次会议提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保工作目标的实现，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的具体措施：

一、明确责任分工

1.会议纪要中应明确各事项的责任人和完成时限，确保每一项工作都有人负责；

2.责任人应对照会议纪要，认真履行职责，确保各项工作按期完成；

3.会议主持人或指定专人负责监督会议纪要的执行情况，对责任人进行提醒和督促。

二、建立跟踪机制

1.设立会议纪要跟踪表，记录各项工作的执行进度、遇到的问题和解决方案；

2.定期召开会议，对会议纪要的执行情况进行汇报和讨论，及时解决问题；

3.建立沟通渠道，便于责任人就会议纪要执行过程中遇到的问题寻求支持和协助。

三、加强协调与沟通

1.针对会议纪要中涉及多部门协作的事项，责任人应主动与其他部门沟通，形成工作合力；

2.会议主持人或指定专人负责协调各部门之间的工作，确保会议决策的顺利实施；

3.遇到问题及时上报，共同寻求解决方案，避免工作滞后。

四、定期评估与反馈

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴；

2.责任人应向会议主持人或指定专人汇报工作进展，确保会议决策的落实；

3.对未按期完成的工作，分析原因，制定改进措施，并纳入下一次会议纪要跟踪落实。

五、激励机制

1.对按期完成会议纪要任务的部门和个人给予表彰和奖励，激发工作积极性；

2.对未完成任务的部门和个人，视情况采取通报批评、绩效考核等方式，督促其改进工作；

3.建立长效激励机制，鼓励各部门和个人积极参与会议纪要的跟踪落实，提高工作效率。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.各部门需提前预订会议室，预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息；

2.会议室预订采用先到先得的原则，各部门应合理规划会议时间，避免资源浪费；

3.若因特殊情况需取消或变更预订，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的会议设施，如投影仪、音响、白板等；

2.会议室管理部门应定期检查会议设施，确保设施正常运行，及时维修损坏设备；

3.各部门使用会议室时，应爱护设施，遵守操作规程，不得随意搬动或损坏设备。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持室内整洁；

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，遵守会议纪律；

3.会议室内不得大声喧哗，不得在会议室内进行与会议无关的活动；

4.会议结束后，各部门应整理会议室，确保桌椅、设备等归位，关闭电源和门窗。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等符合安全规定；

2.会议室内不得存放易燃、易爆等危险品；

3.会议涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等内容时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露；

4.未经允许，严禁携带摄影、录音设备进入会议室。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门应制定会议室开放时间表，并根据实际情况进行调整；

2.特殊情况下，如需在非开放时间使用会议室，应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可使用。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，视情节给予通报批评、罚款等处理；

2.对故意损坏会议设施的行为，应照价赔偿，并视情节追究责任；

3.会议室管理部门应加强对会议室使用情况的监督与检查，确保管理规定得到有效执行。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特