农商银行会议管理制度

农商银行会议管理制度农商银行会议管理制度

第一章总则

第一条本制度依据农商银行（以下简称“银行”）的管理需要，为加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、准确性和权威性，特制定本制度。

第二条本制度适用于银行内部各类会议，包括但不限于董事会、监事会、高级管理层会议、部门会议等。

第三条会议应遵循以下原则：

1.精简、高效原则：会议应注重实际效果，减少形式主义，严格控制会议数量、规模和时长。

2.议题明确原则：会议议题应具有针对性和可行性，与会人员应提前了解议题内容，确保会议讨论的实效性。

3.权限明确原则：会议决策事项应明确权限，严格按照权限范围进行决策。

4.公开透明原则：会议内容应公开透明，确保会议决策的公正性和公平性。

第四条银行各部门应按照本制度规定，做好会议的筹备、组织、召开和落实工作，确保会议的顺利进行。

第五条银行设立专门的会议管理部门，负责会议的统筹协调、监督指导、服务保障等工作。

第六条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

第七条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由会议管理部门提出，经行长办公会审议通过后实施。

第二章会议流程

第一节会议筹备

1.议题征集：会议召开前，由会议管理部门向相关部门和人员征集会议议题，议题应明确具体，包含议题名称、背景资料、讨论目的和预期成果等内容。

2.议题筛选：会议管理部门对征集到的议题进行筛选、整理，确保议题符合会议原则，并对议题进行排序，合理安排会议议程。

3.会议通知：会议管理部门应在会议召开前至少三个工作日向与会人员发送会议通知，通知应包含会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

4.会议材料准备：会议召开前，相关部门应准备好与议题相关的背景资料、数据分析、建议方案等材料，并在会议前至少一个工作日提交给会议管理部门。

第二节会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，会议管理部门负责统计参会人员，确保会议出席率。

2.会议主持人：会议主持人负责引导会议讨论，确保会议按照既定议程进行，并控制会议时间。

3.议题讨论：会议主持人按照议程顺序组织议题讨论，与会人员应围绕议题充分发表意见，展开讨论。

4.决策表决：会议主持人根据讨论情况，组织对议题进行表决。表决方式包括举手表决、投票表决等，具体方式由会议主持人确定。

5.会议记录：会议管理部门指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论情况、决策结果等。

第三节会议纪要

1.纪要整理：会议结束后，会议记录人应在会议结束后一个工作日内整理出会议纪要，包括会议基本情况、主要议题、讨论结果、决策事项等。

2.纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批，确保纪要内容准确、完整。

3.纪要发布：会议纪要审批通过后，由会议管理部门及时向与会人员和相关人员发布，以便跟踪落实会议决策。

第四节会议后续工作

1.任务分解：会议决策事项需分解为具体任务，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.跟踪落实：会议管理部门负责对会议决策事项的落实情况进行跟踪，督促相关部门按期完成任务。

3.汇报反馈：责任部门应按照完成时限，将任务执行情况向会议管理部门汇报，会议管理部门汇总后向行长办公会报告。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一节跟踪落实机制

1.建立健全会议纪要跟踪落实机制，明确跟踪落实的责任主体、流程和时限。

2.设立专门岗位或指定专人负责会议纪要的跟踪落实工作，确保会议决策得到有效执行。

第二节跟踪落实流程

1.会议纪要发布后，责任部门应立即开展相关工作，确保任务按期完成。

2.责任部门在执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议管理部门报告，寻求支持和协调。

3.会议管理部门对会议纪要的执行情况进行定期检查，了解工作进度，确保决策事项的落实。

第三节跟踪落实报告

1.责任部门应按照完成时限，向会议管理部门提交会议纪要执行情况的书面报告。

2.报告内容应包括已完成任务、未完成任务、存在问题、解决措施等，并对未完成任务的成因进行分析。

第四节跟踪落实评估

1.会议管理部门对责任部门提交的跟踪落实报告进行评估，分析会议决策事项的执行效果。

2.对未按期完成的任务，会议管理部门应督促责任部门采取措施，加快进度，确保会议决策的落实。

第五节跟踪落实结果应用

1.将会议纪要跟踪落实情况作为部门及个人绩效考核的依据，对落实不力的部门和个人进行问责。

2.对会议决策执行过程中发现的问题，及时总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

第六节持续改进

1.会议管理部门应不断总结会议纪要跟踪落实的经验，优化跟踪落实流程，提高工作效率。

2.定期对会议纪要跟踪落实情况进行回顾，查找不足，制定改进措施，持续提升会议决策的执行力。

第四章会议室管理规定

第一节会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.会议管理部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议的顺利进行。

3.如遇特殊情况，会议管理部门有权调整会议室安排，各部门应予以配合。

第二节会议室配置

1.会议室应配置必要的设施设备，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.会议管理部门负责定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

3.鼓励采用智能化会议室管理系统，提高会议室使用效率。

第三节会议室使用

1.会议召开前，各部门应提前进入会议室，做好会前准备工作。

2.会议期间，与会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意离开座位，不接打电话或进行其他与会议无关的活动。

3.会议结束后，各部门应负责清理会议室，确保会议室整洁。

第四节会议室维护

1.会议管理部门负责对会议室进行定期维护，包括设备保养、环境保洁等。

2.各部门在使用会议室过程中，如发现设施设备损坏或故障，应立即向会议管理部门报告，以便及时修复。

3.会议室的维护和修缮费用，由会议管理部门负责申请和安排。

第五节会议室安全管理

1.会议管理部门应加强对会议室的安全管理，确保会议期间的人员和财产安全。

2.会议室应配备消防设施，并定期进行消防安全检查。

3.会议期间，禁止在会议室吸烟，禁止携带易燃易爆物品进入会议室。

第六节会议室资源优化

1.会议管理部门应不断优化会议室资源，提高会议室利用率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，节省会议室资源。

3.定期对会议室使用情况进行统计和分析，为会议室管理提供决策依据。

第五章附则

1.本制度的解释权归农