编委办会议费管理制度

编委办会议费管理制度第一章总则

为确保编委办会议的规范化、高效化，提高会议质量，节约会议费用，特制定本会议费管理制度。

一、会议分类

会议分为例行会议、专题会议和临时会议。例行会议主要包括定期召开的工作例会、总结会等；专题会议针对某一特定主题召开的会议；临时会议则是因紧急工作需要临时召集的会议。

二、会议宗旨

1.提高工作效率，减少无效会议；

2.保证会议质量，注重会议效果；

3.厉行节约，合理控制会议费用；

4.严格执行会议纪律，确保会议安全。

三、参会人员

1.编委办全体工作人员应当按时参加相关会议；

2.特邀嘉宾、专家及其他相关部门人员根据会议主题和需要，由会议召集人邀请参加；

3.会议召集人负责确定参会人员名单，并对参会人员进行签到管理。

四、会议费用报销

1.会议费用包括场地租赁、会议材料、参会人员交通、住宿、餐饮等；

2.会议费用报销需按照国家及单位相关规定执行，严禁违规报销；

3.会议费用报销需提供正规发票及相关报销材料，由会议召集人负责审核、报销。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，保持会场秩序；

2.参会人员应准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退；

3.会议内容涉及单位机密，参会人员需保守秘密，不得泄露；

4.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，如有紧急情况需离开会场，应向会议召集人请假。

本制度的解释权归编委办所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、调整。参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据编委办工作计划和实际需要，明确会议主题，确保会议目标明确；

2.确定会议时间、地点：选择合适的会议时间，避免与参会人员其他工作冲突；选择合适的会议室，确保场地设施满足会议需求；

3.发送会议通知：会议召集人应在会议召开前至少3天向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员等；

4.准备会议材料：会议组织者需提前准备会议议程、相关文件、PPT等会议材料，并在会议召开前至少1天发送给参会人员。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，会议组织者应安排签到工作，确保参会人员到场情况；

2.签到方式可为纸质签到、电子签到等，签到表需记录参会人员姓名、单位、签到时间等信息；

3.会议组织者应实时统计签到情况，对未签到人员及时联系确认。

三、会议议程

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员；

2.各议题负责人按照会议议程顺序，对相关议题进行汇报、讨论；

3.会议主持人负责把控会议节奏，确保会议议程顺利进行；

4.会议期间，参会人员可就议题发表意见和建议，主持人需给予合理安排发言时间。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行表决；

2.表决方式可为口头表决、举手表决、投票表决等，具体方式由会议主持人确定；

3.表决结果需记录在会议纪要中，作为会议决策依据；

4.会议主持人对会议决策进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

五、会议总结

1.会议结束后，会议主持人对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求；

2.会议组织者负责收集、整理会议材料，编写会议纪要；

3.会议纪要需在会议结束后3天内发送给参会人员，并报编委办领导审批。

六、会议评估

1.会议组织者应在会议结束后对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议；

2.根据评估结果，对会议流程、组织方式等进行持续改进，提高会议质量。

参会人员应熟悉并遵守会议流程，确保会议的顺利进行。会议组织者应加强对会议流程的管理，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行和跟踪具有重要意义。为确保会议纪要的有效落实，以下规定会议纪要的跟踪落实流程：

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应由会议组织者或指定专人负责编制，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论要点、决策结果等；

2.会议纪要应客观、准确地反映会议内容和决策，避免出现遗漏或误解；

3.会议纪要编制完成后，需提交给会议主持人或编委办领导审批，确保纪要内容准确无误；

4.审批通过后的会议纪要应及时发送给参会人员，以便了解会议成果和执行任务。

二、会议决策的分解与责任落实

1.根据会议纪要中的决策内容，将任务分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时限；

2.会议组织者应对行动计划进行跟踪管理，确保责任人按计划推进工作；

3.责任人应主动汇报工作进展，对工作中遇到的问题和困难及时反馈，以便协调解决。

三、会议决策的执行监督

1.编委办应设立专门的监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查；

2.监督检查可以采取现场查看、查阅资料、听取汇报等方式，确保决策落到实处；

3.对执行不力的情况，应查明原因，及时采取措施予以纠正，并对相关责任人进行问责。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照单位档案管理规定进行归档，便于日后查询和追溯；

2.会议纪要的归档可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，确保资料的安全和完整性；

3.会议纪要的保管期限应根据单位规定和会议内容确定，一般为5年或10年。

五、会议纪要的跟踪评估

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析会议决策的落实效果；

2.根据评估结果，对会议组织、会议流程、决策执行等方面进行优化和调整；

3.对于长期未落实的会议决策，应组织专题会议进行研究，推动决策的落实。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用，创造良好的会议环境，以下为会议室管理规定的相关内容：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理部门提交申请；

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便管理部门合理分配会议室资源；

3.会议室管理部门应在收到申请后1个工作日内回复预订结果，会议组织者应确认预订信息。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座位安排、会议设备调试等；

2.会议组织者应提前到达会议室，检查设施设备是否正常运行，确保会议顺利进行；

3.对于特殊会议需求，如视频会议、投影等，会议组织者应提前与会议室管理部门沟通，做好相关设备的准备工作。

三、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，保持环境整洁，不得随意挪动设备、损坏公物；

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不在会场内吸烟、进食；

3.会议室使用完毕后，会议组织者应负责整理会场，关闭电源、水源等设施，确保消防安全。

四、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期对会议设备进行检查、维护，确保设备正常运行；

2.会议组织者在使用会议室设备时，如遇到问题，应及时与会议室管理部门联系，寻求技术支持；

3.会议室设备使用过程中，如发生故障，应立即停止使用，及时报修，避免影响会议进程。

五、会议室安全保障

1.会议室管理部门应制定应急预案，确保会议期间的安全；

2.会议组织者应关注会场安全，如发现安全隐患，应及时报告并采取措施予以消除；

3.会议室应配置消防设施，并对参会人员进行消防安全培训，提高应对突发事件的能力。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据单位工作安排和实际需求确定，并在会议室管理部门进行公示；

2.会议组织者应遵守会议室开放时间，按时召开和结束会议，不得擅自占用会议室。

第五章附则

为确保编委办会议管理制度的有效实施，以下为附则相关内