医院会议智能管理制度

医院会议智能管理制度医院会议智能管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在加强医院会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、合理性及有效性，通过智能化手段提升会议管理水平。

第二条本制度适用于医院各类会议，包括但不限于院务会、专题会、晨会、培训会等。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）务实高效：会议议题应具有针对性和实用性，注重解决实际问题，提高工作效率。

（二）事先准备：会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议程、参会人员、资料准备等。

（三）发言有序：会议过程中，与会人员应按照会议议程有序发言，禁止私下议论。

（四）民主集中：会议决策应充分发扬民主，尊重不同意见，最终形成统一意见。

第四条会议采用智能化管理系统，实现会议预约、通知、签到、纪要等功能，提高会议管理效率。

第五条医院设立专门的会议室，并配备相应的智能化设备，以满足各类会议需求。

第六条医院各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，确保会议顺利进行。

第七条本制度解释权归医院行政管理部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据医院工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确会议开始和结束时间，合理分配各议题的讨论时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门负责人及必要的工作人员参加。

4.会议通知：通过智能化管理系统向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

5.会议资料准备：收集与会议主题相关的资料，整理成会议资料，提前发送给参会人员。

二、会议签到

1.采用智能化签到系统，参会人员通过刷脸、扫码等方式进行签到。

2.会议组织者应及时查看签到情况，确保参会人员按时到场。

三、会议进行

1.会议主持人按照议程主持会议，确保会议有序进行。

2.与会人员围绕会议议题展开讨论，充分发表意见，禁止发表与会议主题无关的言论。

3.会议主持人对讨论内容进行总结，形成决策意见。

4.如有需要，可邀请相关部门或专家进行汇报、讲解。

四、会议纪要

1.会议纪要员负责记录会议讨论内容、决策意见及待办事项。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、讨论情况、决策意见、待办事项等。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内整理完毕，并发送给参会人员。

五、会议总结与反馈

1.会议组织者应对会议效果进行评估，收集与会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

2.参会人员应按时反馈会议决策的执行情况，确保会议决策的落实。

六、会议督办

1.医院行政管理部门负责对会议决策的执行情况进行督办。

2.对未按时完成任务的部门或个人，进行督促、提醒，确保会议决策的落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经整理完成后，由会议组织者审核批准，通过智能化管理系统发布给所有参会人员。

2.会议纪要的发布应确保时效性，以便参会人员及时了解会议决策和行动计划。

3.会议组织者应通过适当方式，如邮件、短信等，提醒参会人员关注会议纪要内容。

二、任务分解与责任落实

1.会议纪要中明确的待办事项应进行任务分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应根据会议纪要的要求，制定具体的执行计划，并将任务分配到个人。

3.责任人应清晰了解自己的任务目标，确保按时完成。

三、进度监控与反馈

1.责任人需定期向会议组织者报告任务进度，会议组织者应建立跟踪机制，确保任务按计划推进。

2.如遇问题或困难，责任人应及时向会议组织者反馈，寻求解决方案，避免影响整体工作进度。

3.会议组织者应根据任务执行情况，调整工作计划，确保会议决策的有效实施。

四、成果评估与总结

1.任务完成后，责任部门应对执行结果进行自我评估，并向会议组织者提交评估报告。

2.会议组织者组织相关人员对成果进行审核，评价会议决策的执行效果。

3.根据评估结果，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

五、问责机制

1.对于未按会议纪要要求完成任务的部门或个人，医院行政管理部门应启动问责机制。

2.根据具体情况，采取通报批评、责令整改、追究责任等措施，确保会议纪要的严肃性和执行力。

六、持续改进

1.会议组织者应定期收集会议纪要执行过程中的意见和建议，不断完善会议纪要的跟踪落实机制。

2.通过持续改进，提高会议决策的执行力和医院管理效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用智能化管理系统，各部门需提前预订所需会议室。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，以便于合理安排会议室资源。

3.预订成功后，系统自动向预订人发送确认信息，预订人需在规定时间内确认。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循预定时间，不得提前或超时使用。

2.使用会议室时，应保持室内整洁，爱护设施设备，禁止吸烟和乱丢垃圾。

3.会议室内的设备使用前应进行检查，如有问题及时联系技术人员解决。

4.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离席。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.定期对会议室设备进行检修、保养，及时更新和升级软件系统。

3.会议组织者在使用会议室前，应了解设备操作方法，必要时请教技术人员。

四、会议室安全保障

1.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

2.会议组织者应确保会议室在使用期间的安全，如发生紧急情况，及时组织疏散。

3.严禁在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

五、会议室环境卫生

1.定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内空气质量。

2.会议期间，提供充足的饮用水和卫生纸等用品。

3.会议结束后，应及时清理会议室，恢复原状，确保下一次会议的顺利进行。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，医院行政管理部门将视情节轻重给予相应处罚。

2.造成的设施设备损坏，应照价赔偿。

3.重复违规者，将限制其会议室预订权限，