董事会议题管理制度

董事会议题管理制度第一章总则

为确保公司董事会议事效率，提高决策质量，明确会议议题的管理程序，特制定本管理制度。

一、本制度适用于公司董事会及其下设专业委员会的各类会议，包括但不限于定期会议、临时会议及特别会议。

二、董事会会议议题应遵循以下原则：

1.符合公司战略发展方向，紧密围绕公司核心业务；

2.具有重要性和紧迫性，涉及公司重大决策、重大事项及重要人事变动；

3.议题提交前应充分调查研究，确保议题的准确性和可行性；

4.议题涉及的相关资料、数据和信息应真实、完整、准确。

三、董事会秘书处负责会议议题的收集、整理、筛选和报送工作，确保会议议题的质量和效率。

四、会议议题的提交、审批、讨论和决策流程应遵循本管理制度的规定，任何单位和个人不得擅自变更。

五、本管理制度所称“重大决策”、“重大事项”和“重要人事变动”，参照公司相关制度及法律法规的规定执行。

六、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

七、本管理制度最终解释权归公司董事会所有。

第二章会议流程

一、会议议题的征集与筛选

1.董事会秘书处定期向公司各部门、各层级管理人员征集会议议题。

2.各部门及管理人员根据公司战略发展需要，结合实际工作中遇到的重大问题和决策需求，提交议题。

3.董事会秘书处对征集到的议题进行初步筛选，确保议题符合总则中规定的原则。

4.对于涉及多个部门或重大利益的议题，董事会秘书处可组织相关部门进行协调，形成统一意见。

二、会议议题的审批与确定

1.董事会秘书处将筛选后的议题及相关资料提交给董事长或董事会专业委员会进行审批。

2.董事长或专业委员会根据议题的重要性、紧急性和可行性进行审批，确定会议议题。

3.董事会秘书处将审批通过的议题列入会议议程，并通知相关部门准备会议材料。

三、会议通知与材料准备

1.董事会秘书处负责向董事、监事及相关人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议程等内容。

2.各议题负责人按照会议议程准备相关材料，包括但不限于议题背景、分析报告、决策建议等，并于会议前提交给董事会秘书处。

四、会议召开与讨论

1.会议主持人按照议程顺序组织议题讨论，各议题负责人对议题进行详细汇报。

2.董事、监事及列席人员围绕议题展开讨论，提出建议和意见。

3.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策建议。

五、会议决策与表决

1.会议主持人将决策建议提交给董事会进行表决。

2.表决方式按照公司章程及有关规定执行，可采用举手、投票等方式。

3.表决结果由董事会秘书处记录，并在会议纪要中予以体现。

六、会议纪要的编写与发布

1.董事会秘书处负责编写会议纪要，内容包括会议议程、讨论情况、表决结果等。

2.会议纪要经董事长审阅后，发送给各位董事、监事及相关人员。

3.董事会秘书处对会议纪要进行归档管理，并根据需要向相关部门通报会议决策。

七、会议流程的监督与评估

1.董事会秘书处对会议流程的执行情况进行监督，确保会议高效、规范进行。

2.定期对会议流程进行评估，根据实际情况调整和优化流程，以提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，由董事会秘书处提交给董事长审批。

2.董事长审批通过后，会议纪要正式发布，并分发给所有董事、监事及相关人员。

3.董事会秘书处负责确保会议纪要的及时发布，并对发布情况进行记录。

二、会议决策的执行与监督

1.各部门和相关人员根据会议纪要中的决策内容，制定具体的执行计划和时间表。

2.董事会秘书处负责对决策执行的进度进行跟踪，定期向董事长报告执行情况。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，相关部门应及时上报，并由董事会秘书处协调解决。

三、决策结果的反馈与评估

1.决策执行完毕后，执行部门应向董事会提供执行结果报告。

2.董事会秘书处组织对决策执行结果的评估，评估内容包括决策的实施效果、对公司的积极影响等。

3.评估结果作为今后决策的重要参考，对于执行不力的情况，应分析原因并追究责任。

四、会议纪要的归档与管理

1.董事会秘书处负责对会议纪要进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的归档应按照公司档案管理的规定执行，确保信息安全。

3.对于涉及公司商业秘密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

五、后续行动的跟进与协调

1.董事会秘书处根据会议纪要中的后续行动要求，督促相关部门按时完成。

2.对于需要跨部门协作的后续行动，董事会秘书处负责协调，确保各项行动的顺利进行。

3.对于重大决策的后续行动，董事会秘书处应定期向董事会汇报进展情况。

六、持续改进与优化

1.董事会秘书处定期收集董事、监事及各部门对会议纪要跟踪落实的意见和建议。

2.根据反馈情况，对会议纪要跟踪落实流程进行持续改进和优化，提高决策执行效率。

3.定期对会议纪要跟踪落实情况进行总结，形成报告，为董事会决策提供支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前向董事会秘书处预订会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。

-董事会秘书处负责统筹安排会议室，确保会议需求得到满足。

-遇有紧急会议，董事会秘书处可根据实际情况调整会议室预订顺序。

2.会议室使用：会议开始前，相关部门应确保会议室设备、设施正常运行，会议所需材料准备齐全。

二、会议室设备与管理

1.会议室设备：包括但不限于投影仪、音响设备、白板、会议电话等。

-各部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

-如设备出现故障，应及时报修，并通知董事会秘书处。

2.会议室管理：会议室管理员负责会议室的日常管理，包括卫生、设备维护等。

三、会议室保密与安全

1.保密要求：会议期间，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

-会议室应配置必要的保密设施，如隔音设备、监控设备等。

2.安全要求：会议室应保持消防安全通道畅通，消防设施齐全，定期进行安全检查。

四、会议室服务与支持

1.会前准备：董事会秘书处负责协调会前准备工作，包括会议室布置、设备调试等。

2.会中服务：会议室管理员应确保会议期间设备运行正常，提供必要的会务支持。

3.会后整理：会议结束后，相关部门应负责整理会议室，确保会议室恢复原状。

五、会议室资源优化与调整

1.定期评估：董事会秘书处定期评估会议室使用情况，根据实际需求调整会议室资源配置。

2.提高利用率：通过优化会议安排、共享会议室资源等措施，提高会议室利用率。

3.节约成本：合理利用会议室资源，降低会议成本，提高公司运营效率。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起