会议室使用预约管理制度

会议室使用预约管理制度第一章总则

为确保会议室使用的高效与有序，提高会议质量与效率，制定本会议室使用预约管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部所有会议室的使用预约、管理及维护，适用于公司全体员工。

一、目的与原则

1.本制度旨在合理分配会议室资源，避免资源浪费，提高会议效率。

2.会议室使用遵循公平、公正、公开的原则，实行预约制度。

3.鼓励各部门提前规划会议，确保会议的顺利进行。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室，包括但不限于多功能厅、会议室、接待室等。

2.本制度适用于公司全体员工，包括全职、兼职及实习生。

三、责任部门

1.行政管理部门为公司会议室管理的责任部门，负责会议室的日常管理与维护。

2.行政管理部门应定期检查会议室设施，确保设施设备完好，为会议提供良好环境。

四、会议类型

1.公司内部会议：指公司内部各部门、团队或项目组召开的会议。

2.公司外部会议：指与公司外部单位或个人合作的会议。

3.临时会议：指因特殊情况临时召开的会议。

五、预约方式

1.员工需通过公司指定的会议室预约系统进行预约。

2.预约时需提供会议主题、参会人数、会议时间等信息。

3.预约成功后，系统将自动生成会议通知，并发送至相关人员。

六、违规处理

1.未经预约，擅自使用会议室的，视为违规使用。

2.违规使用者将被记录在案，并根据公司相关规定进行处理。

3.情节严重者，将追究相应责任。

本制度的解释权归行政管理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整，并报公司领导审批。本制度自发布之日起施行。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为本公司会议流程的相关规定：

一、会议筹备

1.会议发起人应根据会议目的、议题、参会人员等因素，提前制定会议计划。

2.会议发起人需通过会议室预约系统提交会议申请，填写相关信息，包括会议主题、时间、地点、预计参会人数等。

3.会议发起人应在会议前至少一个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等信息，并附上会议议程。

4.会议发起人应确保会议资料在会前准备齐全，并在会议室内提前布置好。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，行政管理部门负责安排人员在会议室门口进行签到。

2.参会人员应在会议开始前到达会议室，并在签到表上签名。

3.会议发起人应对参会人员的出勤情况进行记录，并在会议纪要中予以体现。

三、会议议程

1.会议按照议程进行，会议发起人应确保会议议题清晰、有序。

2.会议期间，参会人员应集中精力，积极参与讨论，禁止随意离场。

3.会议主持人应控制好会议节奏，确保会议高效进行。

四、会议记录

1.会议记录由行政管理部门指定专人负责。

2.会议记录应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、讨论结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后一个工作日内完成，并发送至会议发起人及相关部门进行确认。

五、会议决策

1.会议决策应根据公司相关规定，遵循民主集中制原则。

2.会议决策结果应形成书面文件，并由参会人员签字确认。

3.会议决策的执行责任部门应明确，并在会议纪要中予以体现。

六、会议结束

1.会议结束后，会议主持人应对会议进行总结，对参会人员表示感谢。

2.会议记录人应收集会议纪要确认单，确保会议决策的落实。

3.会议资料、设备等应及时归还至原位，保持会议室整洁。

本章节对会议流程的规定旨在提高会议效率，确保会议的顺利进行。参会人员应严格遵守相关规定，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的落实具有关键作用。为确保会议纪要的有效跟踪与落实，特制定以下规定：

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由指定的记录人根据会议内容及时编制，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、主要议题、讨论过程、决策结果、责任部门及完成时限等。

3.会议纪要完成后，由会议发起人审核，并在会议结束后两个工作日内发送至所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的确认与反馈

1.接到会议纪要的参会人员应在两个工作日内对纪要内容进行确认，如有异议，应及时向会议发起人提出。

2.会议发起人收到反馈后，应及时核实并作出调整，确保会议纪要的准确性。

3.确认后的会议纪要应由参会人员签字，并存档备查。

三、会议决策的落实

1.会议决策的责任部门应按照会议纪要中明确的时限和要求，制定具体的实施方案。

2.责任部门在执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议发起人汇报，寻求解决方案。

3.会议发起人应定期跟踪会议决策的落实情况，协调相关部门解决问题，确保决策的顺利实施。

四、会议纪要的督办与评估

1.行政管理部门负责对会议纪要的落实情况进行督办，确保决策事项按期完成。

2.对于未按期完成的决策事项，行政管理部门应了解原因，并提出整改措施。

3.会议发起人应定期对会议纪要的落实情况进行评估，分析问题，总结经验，以提高会议决策的质量和效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.确认无误的会议纪要应由行政管理部门负责归档，并建立索引，便于查阅。

2.员工如需查阅会议纪要，可向行政管理部门提出申请，经批准后予以查阅。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源合理利用，维护会议室设施设备，提高会议室使用效率，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.员工需通过公司指定的会议室预约系统进行预订，并按照实际需求选择合适的时间、地点和规模。

2.预订成功后，预订人应确保会议按时进行。如需取消或变更，应至少提前一个工作日通知行政管理部门。

3.会议室预订遵循先到先得的原则，行政管理部门有权对会议室使用进行调整，以保证公司重要会议的顺利进行。

二、会议室使用规范

1.使用会议室时，应保持室内整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等行为。

2.会议室内禁止大声喧哗，以免影响其他会议室的正常使用。

3.使用会议室期间，应爱护设施设备，如发现问题，应及时向行政管理部门报告。

4.未经许可，禁止将会议室内设施设备携带出会议室。

三、会议室设施维护

1.行政管理部门应定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行。

2.会议室内的投影仪、音响、话筒等设备使用前，预订人应与行政管理部门联系，安排专业人员协助调试。

3.会议室内如有损坏，应及时报修，行政管理部门负责跟进维修进度。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，预订人应负责会场的安全，确保参会人员的人身安全。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议室应保持通风良好，确保空气质量。

五、会议室外围管理

1.会议室外围区域应保持整洁，禁止堆放杂物。

2.会议室外围的公共区域，如走廊、休息区等，应保持安静，不得影响会议室内的正常使用。

3.行政管理部门负责对会议室外围区域进行定期巡查，确保环境整洁、安全。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节轻重给予相应处罚。

2.情节严重者，将追究相关责任，并在公司内部进行通报。

3.行政管理部门应加强对会议室管理规定的宣传和培训，提高员工的自觉遵守意识。

本章规定的会议室管理规定旨在为员工提供一个良好的会议环境，提高会议效率。全体员工应共同遵守，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归行政管理部门所有。

二、本制度自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整，并报公司领导审批。

三、各部门应在本制度